Организация Использования архивных документов

В архиве ведется анализ и учет состояния системы НСА архива на бумажном носителе (журнал по учету состояния НСА, картотека) и/или в автоматизированном режиме.
Дела выдаются из хранилищ:
1) для использования работниками организации;
2) для использования гражданами в читальном зале для научных и иных исследований;
3) во временное пользование для других организаций;
4) для проведения архивных работ с документами;
5) для проведения страхового копирования и специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния документов.
Дела выдаются во временное пользование из хранилищ на срок, не превышающий:
1) 1 месяц для использования работниками организации;
2) 1 месяц для использования документов в читальном зале;
3) 3 месяца во временное пользование для других организаций;
4) 6 месяцев для экспонирования документов.
Органам суда и прокуратуры дела выдаются до прекращения дела или вынесения судебного решения.
Продление установленных сроков выдачи документов во временное пользование, в том числе органам суда и прокуратуры, а также для экспонирования допускается в особых случаях с разрешения руководителя организации по письменному подтверждению пользователя о сохранности документов.
Дела выдаются из хранилища для использования и проведения работ по страховому копированию, реставрации, переплету только в обработанном виде.
Перед выдачей дел из хранилища проверяется соответствие шифра и заголовка дела на обложке шифру и заголовку дела в описи; перед выдачей и при возвращении дел в хранилище проверяются нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела.
Каждое выдаваемое из хранилища дело должно иметь лист использования.
При выдаче дел из хранилища на место выданного дела подкладывается карта-заместитель, в которой указывается номер дела, номер описи, номер фонда, когда и кому выдано дело, дата его возврата и подпись сотрудника, выдавшего дело, с указанием должности. При возвращении дела в хранилище карта-заместитель изымается.
При перемещении документов за пределами архива должны соблюдаться меры предосторожности, надежно обеспечивающие их сохранность.
Документы архивов организаций являются открытыми для использования архивом и пользователями. Исключение составляет документированная информация, отнесенная законодательными актами к категории ограниченного доступа.
Архив в соответствии с законодательством обеспечивает: право граждан на доступ к документированной информации о них; право знать, кто и в каких целях использует, и использовал эту информацию. Отказ гражданину в доступе к документам о нем может быть обжалован в судебном порядке.
Архив организации обязан предоставить информацию бесплатно по требованию тех организаций и лиц, которых она касается. Ограничения возможны лишь в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Архив может исполнять тематические запросы юридических лиц, а также запросы физических лиц имущественного и финансового характера на платной основе. Перечень таких услуг и размер оплаты утверждаются руководителем организации.
Допускается изъятие из архивных дел и выдача владельцам или их родственникам подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовых книжек и других не полученных в свое время владельцем документов.
Подлинные личные документы выдаются с разрешения работодателя заявителям по предъявлении паспорта, иного документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам нотариально заверенной доверенности. Подлинные личные документы могут быть высланы заявителю ценным письмом.
Органами правопорядка из архива могут быть изъяты документы в соответствии с законодательством Российской Федерации.
На место изъятого документа в дело вкладывается справка о выдаче, снятая с него копия или в учетных архивных документах делается отметка об изъятии, указываются номер, дата и название документа - основания для изъятия, а также расписка получателя документа (при личной передаче).
При отсутствии в архиве запрашиваемых сведений отрицательный ответ составляется на бланке письма организации. В нем указывается факт отсутствия в документах архива интересующих заявителя сведений, и даются рекомендации, куда следует обратиться за необходимой информацией. В случаях отрицательного ответа, содержащего сведения об отсутствии в архиве необходимых документов вследствие их гибели или утраты, текст письма должен быть заверен печатью организации.
Таким образом, организация использования архивных документов включает в себя такие процессы как информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке; предоставление архивных документов пользователям в читальном зале архива; экспонирование архивных документов на выставках; выдача документов во временное пользование.
Сам процесс организации использования архивных документов осуществляется в соответствии с основными правилами и нормами, установленными законодательством РФ и локальными документами, регламентирующими использование документов архива, внутри организации.

Заключение
Таким образом, в данной работе была рассмотрена тема организации использования архивных документов.
На основе изученных материалов были определены правила работы архива, рассмотрена система предоставления информации пользователям.
К выводам работы можно отнести следующие положения:
Основными формами использования документов архива являются:
1) информирование руководства и структурных подразделений организации, а также других организаций о наличии в архивах тех или иных документов и их содержании;
2) исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера;
3) использование документов в средствах массовой информации;
4) подготовка информационных мероприятий: выставок, конференций и др.;
5) выдача документов для работы в читальном зале архива;
6) выдача документов во временное пользование.
Пользователь архивных документов имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы. Доступ к архивным документам обеспечивается путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, а также подлинников или копий необходимых ему документов.
На данный момент законодательно установлено, что государственные и муниципальные архивы «могут на основе имеющихся у них архивных документов и справочно-поисковых средств оказывать пользователю архивными документами платные информационные услуги, заключать с ним договор об использовании архивных документов и справочно-поисковых средств».
Список использованной литературы
Андреева В.И. Образцы документов по делопроизводству.- М, 2005г.
Кирсанова М.В. , Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: учебное пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2004 г.
Кузнецова Т.В. Составление и оформление служебных документов. Пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур. – М, 2006 г.
Положение о Федеральном архивном агентстве от 17.06.2004 г.
Правила организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных, муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук. №19 от 18.01.2007г.
Федеральная архивная служба России ВНИИДАД «Основные правила работы архива». Одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002.



Федеральная архивная служба России ВНИИДАД «Основные правила работы архива». Одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002.
Кирсанова М.В. , Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: учебное пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2004 г., с. 67

Федеральная архивная служба России ВНИИДАД «Основные правила работы архива». Одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Кузнецова Т.В. Составление и оформление служебных документов. Пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур. – М, 2006 г.
Правила организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных, муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук. №19 от 18.01.2007г.

Правила организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных, муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук. №19 от 18.01.2007г.












21