Регистрация документов современных организаций

При автоматической регистрации сведения о документе можно добавить следующими параметрами: вид документа; географическое местонахождение автора документа; автор резолюции; название структурного подразделения количество листов в документе; количество листов приложений; связанные документы.
3. Индексация документов в процессе регистрации
Индексация документов – это присвоение документам регистрационных номеров (порядковых номеров и условных обозначений) при регистрации.
Индекс документа составляется в зависимости от принятого для каждого массива документов принципа формирования дел. Обязательным элементом индекса является порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива, как правило, за год. Вместе с датой и названием он служит поисковым образцом документа и используется также для целей учета. Дополнения к порядковому номеру указывают место исполнения и хранения документа, принадлежность его к определенному вопросу, территории, периоду, лицу и т.д. и служат целям облегчения поиска.
Индексом документов, формируемых в дела только по названиям и авторам (бухгалтерские балансы, протоколы, наряды и др.) служит порядковый номер в пределах регистрируемого массива.
Индексом документов, формируемых в дела по вопросам, корреспондентам, территории (докладные записки, любая переписка, отзывы и др.), служит порядковый регистрационный номер, дополненный индексом по номенклатуре дел, который и определяет место хранения документа.
При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнительного буквенного индекса. Так, при регистрации приложений, заявлений и жалоб граждан порядковый регистрационный номер дополняется начальной буквой фамилии заявителя, например И-221, К-212, А-213 и т.д.; при регистрации коллективных предложений, заявлений и жалоб проставляется только порядковый регистрационный номер; при регистрации приказов по вопросам управления кадра порядковый номер дополняется буквой К, например 18-К, 107-К т.д.; к приказам по вопросам управления кадрами относятся приказы о приеме на другую работу, о предоставлении отпусков, о всех видах поощрений и наложении дисциплинарных взысканий, увольнении; при регистрации решений президиумов представительных органов порядковый номер из общего массива решений исполкома дополняется буквой П, например 74-П и т.д. Возможно использование и собственной системы буквенных индексов, например, довольно часто в кадровых документах используется индекс л/с — по личному составу.
Порядковый регистрационный номер может быть дополнен номером самого массива; так как при регистрации протоколов сессий представительных органов регистрационный порядковый номер за период созыва дополняется номером созыва, например номер протокола второй сессии семнадцатого созыва — 2/17.
Индекс документов, составленных несколькими организациями, образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных каждой организации-авторе, их последовательность определяется последовательностью указания авторов в оформляющей части документа.
При регистрации документа индекс, как и другие его регистрационные данные, переносится в регистрационные формы. Причем в регистрационных формах могут указываться дополнительные индексы и других реквизитов, которые вносятся при первичной регистрации или заполняются в процессе исполнения документа.
Заключение
В данной работе рассмотрены сущность регистрации, ее цели, основные формы регистрации документов, а так же особенности индексации.
На основе предоставленной информации можно сделать вывод о высокой значимости регистрации документов, поскольку она обеспечивает учет, контроль исполнения и справочную работу.
Процесс регистрации документов имеет глубокие корни, уходящие в XVII век. Уже тогда наши предки понимали ее важность. На протяжении пяти веков система регистрации широко развивалась в России, и теперь она представляет собой упорядоченный процесс работы с документами в организации.
Так как количество документов, поступающих в процессе управленческой деятельности, всегда велико, регистрация является одним из наиболее трудоемких процессов делопроизводства. Но именно хорошо поставленная система регистрации во многом предопределяет дальнейший процесс работы с документами. И поэтому рационализация делопроизводства чаще всего начинается с просмотра системы регистрации.
Список используемой литературы:
Андреева В.И. Практика делопроизводства: организация и ведение.- М: КНОРУС, 2006.- С. 152-159
Анодина Н.Н. Организация работы с документами.- Новосибирск, 2004.- С. 74-75
Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство.- СПб: Питер, 2005.- С. 124-128
Ватолина М.В. Организация работы с документами.- Рстов н/Д: Феникс, 2004.- С. 117-134
Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: документное обеспечение управления.- Новосибирск, 2006.- С. 281-283
Кудряев В.А., Корнеев И.К., Ксандопуло Г.Н. и др. Организация работы с документами.- М.: ИНФА-М, 1998.- С. 211-219
Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности.- М.: ИНФА-М, 2007.- С. 181-184
Ватолина М.В. Организация работы с документами.- Рстов н/Д: Феникс, 2004.- С. 117-122
Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности.- М.: ИНФА-М, 2007.- С. 181
Андреева В.И. Практика делопроизводства: организация и ведение.- М: КНОРУС, 2006.- С. 153

Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство.- СПб: Питер, 2005.- С. 125
Ватолина М.В. Организация работы с документами.- Рстов н/Д: Феникс, 2004.- С. 128













2