Роль секретаря в организации хранения документов
Заказать уникальный реферат- 19 19 страниц
- 7 + 7 источников
- Добавлена 26.09.2009
- Содержание
- Часть работы
- Список литературы
- Вопросы/Ответы
1. Секретарь организации и его место в документообороте организации
2. Хранение документов как одна из функций секретаря
Заключение
Список литературы
Например, все документы, созданные в октябре 2004 года, в ноябре 2004 года и т.д.
• По авторам. В группы объединяются документы в зависимости от их автора. Например, папки каждого сотрудника, папки отдельных отделов, документы, созданные определенной комиссией и т.д.
• По корреспондентам. В группу объединяются документы, имеющие одинаковый (или сходный) адресат. Например, переписка с налоговой инспекцией, переписка с арендаторами.
Обычно в файлинг-системе совмещается группировка по нескольким основаниям.
Но в любом случае, лучше если классификация первого уровня имеет какое-либо единое основание. То есть, прежде всего, необходимо определить какой именно признак будет положен в основу всей файлинг-системы. Обычно, первый уровень классификации документов для компании осуществляется по тематическому признаку. Это наиболее удобно, так как в рамках всей компании документы бывают самые разнообразные. Хотя иногда бывает необходимым даже для классификации первого уровня использовать разные основания.
Группировка всех документов в соответствии с выбранными параметрами
После того, как выбраны параметры классификации первого и последующих уровней осуществляется собственно процесс классификации. Часто бывает, что в компании уже сложилась какая-либо файлинг-система и необходимо осуществить перегруппировку документов.
Любая файлинг-система в полном объеме представляет собой разветвленное дерево. У каждой организации – это дерево уникально и не похоже на деревья других организаций.
Заключительный этап разработки файлинг-системы компании состоит в ее апробации. Для этих целей привлекаются сотрудники, более других работающие с документами. Проект файлинг-системы нужно раздать таким сотрудникам для ознакомления и дать им время на изучение, а потом выслушать их обратную связь. Это первый этап апробации. Бывает, что уже на этом этапе сотрудники высказывают существенные и полезные замечания. После внесения конструктивных предложений можно переходить к пробному использованию системы. Ориентировочно в течение месяца, после того, как введена новая система, сотрудники привыкают к ней и если всплывают какие-то противоречия, или система чем-либо неудобна, в нее вносятся коррективы. Изменение файлинг-системы компании – это по большому счету организационное изменение в компании. А к любым изменениям персонал обычно относится настороженно. Могут появиться недовольные, которые будут утверждать, что «и так все было хорошо, нечего было и огород городить». Не пройдет и полугода, как те же сотрудники будут говорить, что теперь работать стало значительно проще и приятнее, документы не теряются, времени на бесплодные поиски тратить не надо.
Итак, после того, новая файлинг-система пройдет апробацию, она утверждается руководителем компании и доводится до сведения всего персонала. Оптимально, чтобы в структурных подразделениях прошли занятия по новой файлинг-системе. Данные занятия проводит разработчик, обычно секретарь вместе с руководителем структурного подразделения. Для этого, до начала занятия, необходимо провести беседу с руководителем и убедиться, что он сам понимает суть изменений и поддерживает их. Тогда в ходе занятия он сможет помочь и поддержать ведущего. Для секретаря такая работа – это еще и профессиональный вызов, ведь его статус существенно меняется, он выступает преподавателем и осваивает новый для себя вид деятельности. Бывало, что после проведения таких занятий многие сотрудники в компаниях стали больше ценить и уважать секретаря, пересмотрели свое отношение.
При разработке файлинг-системы компании, стоит помнить еще о нескольких важных правилах этой работы:
• Компьютерные папки и бумажные папки должны соответствовать друг другу. Для этого лучше всего ввести нумерацию папок и файлов, тогда процесс поиска, как на компьютере, так и в бумажных папках существенно ускорится. Обычно нумерация состоит из нескольких чисел. Например, 1 – 2 – 1 – 15. Классификация осуществляется по первой левой цифре, затем по второй и т.д.
• В начало файлинг-системы лучше помещать группы документов, которые чаще используются. То есть имеет смысл выстраивать файлинг-систему по значимости, приоритетности документов.
• Каждый сотрудник должен быть обеспечен бумажной распечаткой файлинг-системы, тогда новички не будут постоянно отрывать от дел более опытных коллег вопросами о том, где найти тот или иной документ.
• Если документ вынимается из папки, в которую он подшит, то на его место обязательно должна быть вставлена карточка, с указанием того, кто, когда и на какой срок изъял документ. За этим процессом должен следить секретарь. Иначе возможна ситуация, когда сотрудники разобрали по рабочим местам документы, сами про это забыли и найти концов совершенно невозможно.
Работа с документами - серьезная часть работы секретаря. Здесь нет мелочей, важно правильно вести учет, не терять документы, знать, где и что хранится, уметь быстро найти нужный документ, вовремя переместить документ в архив, подготовить новый документ на базе существующего, использовать в работе утвержденные формы и бланки, оперативно предоставить руководителю необходимую информацию и многое другое. Файлинг-система – это управленческий инструмент, который при грамотной организации существенно облегчает работу с документами организации. Разработав и внедрив удобную файлинг-систему, секретарь может зарекомендовать себя ответственным, инициативным, творческим сотрудником. На сотрудника, справившегося с такой серьезной задачей, руководители обычно смотрят совершенно по другому, секретарь превращается для них их простого подчиненного в надежду и опору во многих ответственных делах.
Заключение
Таким образом, современная жизнь отличается динамичностью, насыщенностью событиями, множественностью деловых интересов и взаимоотношений. Любому предприятию и любой фирме приходится действовать, приспосабливаясь к определенным требованиям: правовым, административным, финансовым, техническим, экологическим и другим.
Организация документооборота и систематизации имеющейся информации занимает важное место в системе организации деятельности предприятия. При этом, в большинстве мелких и средних организаций ответственность за этот участок работы возложена на секретаря. Секретарь отслеживает поступление документов, сортирует их по необходимым и установлены в организации категориям и затем расположив их по соответствующим файлам хранения, следит за порядком пользования имеющейся информации.
Таким образом, роль секретаря в хранении документов выражается в совокупности действий, которые он производит, чтобы поступающая информация на предприятии не затерялась и была в легкой доступности для соответствующих пользователей.
Список литературы
Березина Н.М. Современное делопроизводство/ Н.М. Березина, Е.П.Воронцова , Л.М.Лысенко.- 2-е изд..- СПб: Питер, 2007.- 268 с.
Кавторева Я., Кузнецов В. Документооборот: организация и ведение.-Х.:Фактор,2006.-240с.
Кузнецова Т.В. Секретарское дело.- 6-е изд., испр. и доп..- М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2006.- 341 с.
Курноскина О.Г. Современное делопроизводство компании: постановка и ведение.- М.: Альфа-Пресс, 2005.- 202 с.
Стенюков М.В. Справочник помощника руководителя.- М.: А-Приор, 2006.- 190 с.
Серегин Н.С., Тарасов Н.Н. Основы секретарского дела.-М.: ИНФРА-М,2007.-124с.
Сологуб О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: Учебное пособие.- М.: Омега-Л, 2007.- 207 с.
Курноскина О.Г. Современное делопроизводство компании: постановка и ведение.- М.: Альфа-Пресс, 2005.-с.45
Сологуб О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: Учебное пособие.- М.: Омега-Л, 2007.-с.68
Кавторева Я., Кузнецов В. Документооборот: организация и ведение.-Х.:Фактор,2006.-с.24
Серегин Н.С., Тарасов Н.Н. Основы секретарского дела.-М.: ИНФРА-М,2007.-с.41
Стенюков М.В. Справочник помощника руководителя.- М.: А-Приор, 2006.-с.18
Кузнецова Т.В. Секретарское дело.- 6-е изд., испр. и доп..- М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2006.-51
Березина Н.М. Современное делопроизводство/ Н.М. Березина, Е.П.Воронцова , Л.М.Лысенко.- 2-е изд..- СПб: Питер, 2007.-с.68
Березина Н.М. Современное делопроизводство/ Н.М. Березина, Е.П.Воронцова , Л.М.Лысенко.- 2-е изд..- СПб: Питер, 2007.-с.74
Сологуб О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: Учебное пособие.- М.: Омега-Л, 2007.-с.55
Сологуб О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: Учебное пособие.- М.: Омега-Л, 2007.-с.69
2
2.Кавторева Я., Кузнецов В. Документооборот: организация и ведение.-Х.:Фактор,2006.-240с.
3.Кузнецова Т.В. Секретарское дело.- 6-е изд., испр. и доп..- М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2006.- 341 с.
4.Курноскина О.Г. Современное делопроизводство компании: постановка и ведение.- М.: Альфа-Пресс, 2005.- 202 с.
5.Стенюков М.В. Справочник помощника руководителя.- М.: А-Приор, 2006.- 190 с.
6.Серегин Н.С., Тарасов Н.Н. Основы секретарского дела.-М.: ИНФРА-М,2007.-124с.
7.Сологуб О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: Учебное пособие.- М.: Омега-Л, 2007.- 207 с.
Вопрос-ответ:
Какая роль секретаря в организации хранения документов?
Секретарь в организации играет важную роль в хранении документов. Он отвечает за создание, организацию и поддержание системы хранения документов. Он должен быть в состоянии эффективно и точно классифицировать и архивировать документы, обеспечивая их доступность и безопасность.
Каково место секретаря в документообороте организации?
Секретарь играет важную роль в документообороте организации. Он отвечает за прием, регистрацию, обработку и передачу документов внутри организации. Он также обеспечивает сохранность и конфиденциальность документов. Секретарь работает в тесном сотрудничестве с другими сотрудниками организации, такими как менеджеры, бухгалтеры и юристы, чтобы удовлетворить потребности организации в документообороте.
В чем заключается роль секретаря в хранении документов?
Роль секретаря в хранении документов включает в себя организацию и поддержание системы хранения документов. Секретарь отвечает за классификацию и архивирование документов, обеспечивая их доступность и безопасность. Он также управляет сроками хранения документов и их уничтожением в соответствии с установленными правилами и политикой организации.
Какие методы классификации документов может использовать секретарь при их хранении?
Секретарь может использовать различные методы классификации документов при их хранении. Некоторые из них включают классификацию по дате создания, авторам и корреспондентам. Например, он может создать папки для каждого месяца или года, где будут находиться все документы, созданные в этот период. Он также может создать папки для каждого сотрудника или отдела, группируя документы по их авторам или корреспондентам.
Какова роль секретаря в организации хранения документов?
Роль секретаря в организации хранения документов включает в себя создание, классификацию, архивацию и поддержку порядка в документообороте организации. Секретарь отвечает за правильное хранение и доступность документов, а также за их защиту и конфиденциальность.
В чем состоит место секретаря в документообороте организации?
Секретарь занимает важное место в документообороте организации, так как он отвечает за организацию и поддержание порядка в хранении документов. Он координирует процессы создания, регистрации, распределения и хранения документов, а также помогает обеспечить эффективное взаимодействие между сотрудниками и отделами организации.
Какую роль выполняет секретарь при хранении документов?
Секретарь выполняет роль организатора и надзирателя при хранении документов организации. Он отвечает за создание и поддержание системы классификации документов, а также их архивацию и хранение. Секретарь также следит за соблюдением правил и процедур по обращению с документами, чтобы обеспечить их доступность и сохранность.
Как секретарь организует хранение документов?
Секретарь организует хранение документов путем создания системы классификации и организации архива. Документы могут быть отсортированы по различным критериям, таким как дата создания, автор или корреспондент. Секретарь также создает и поддерживает каталог документов, чтобы облегчить их поиск и доступность.
Какие методы классификации документов используются секретарем?
Секретарь может использовать различные методы классификации документов в зависимости от потребностей организации. Некоторые из них включают классификацию документов по дате создания, автору, корреспонденту или другим параметрам. Такая классификация помогает секретарю легко организовать и хранить документы, а также быстро находить их при необходимости.
Какая роль секретаря в организации в хранении документов?
Секретарь организации играет важную роль в хранении документов. Он ответственен за создание и поддержание системы организации документов, их классификацию и архивацию. Также секретарь следит за соблюдением правил хранения и доступа к документам. Он регулирует процессы поиска и предоставления документов при необходимости.