Организация кадрового делопроизводства за зарубежом

Глава 3. Сравнительный анализ электронного документооборота в России, США, Италии, Германии и Японии
Общие требования к форматам включаются в национальные и международные стандарты, так или иначе затрагивающие вопросы управления документами и архивного дела. Характерной особенностью требований, включаемых в современные национальные и международные стандарты, является их максимальная технологическая нейтральность.
Стандарты можно разделить на две группы:
- тех из них, которые регламентируют общие вопросы управления документами и информаций;
- тех, что содержат требования к системам электронного документооборота.
Выбирая индивидуальную СЭД, заказчик рассматривает наличие необходимых элементов: стандартное решение, базовое решение или заказную разработку. (13; 75-77) Российские разработчики чаще предлагают готовые решения, а американские и европейские выступают в качестве поставщиков платформ, на базе которых основаны проекты и заказные системы. Мировая практика показала, что на рынке автоматизированных систем на долю российских разработчиков приходится около 95% от общего количества проектов по внедрению СЭД. Одно из объяснений этого в том, что в России специфика работы с документами до сих пор основывается на советских традициях управления.
Анализ новых версий систем, которые занимают лидирующие позиции на рынке, показал, что с 2009 года их развитие был направлено в основном на совершенствование сервисных возможностей, так как ранее уже были реализованы базовые возможности во всех доступных формах.
Если говорить о новейших технических разработках, то следует отметить направление развития СЭД в сторону управления различного вида мультимедийными системами, использование технологий автоматического управления и контроля и разбора содержания документа. Но в данный момент такая функциональность СЭД не обязательна, и самое главное — спрос на нее в России до конца не сформировался.
Основными отличиями зарубежных и российских СЭД являются в возможности развития на базе. К примеру, если западные системы работают на базе большинства существующих операционных систем (Windows, промышленные варианты Unix), то российские СЭД, как правило, разработаны для одной из них, чаще всего, Windows. Разного рода ограничения российских систем сильно затрудняют построение интегрированных решений.
По мнению самих руководителей процесса информатизации, проходящего в рамках административной реформы в Японии, имеется явный недостаток кадров, хорошо разбирающихся в ИТ. Для того чтобы внедрить совершенные системы документооборота необходимы люди, которые обеспечивали бы связь между управлением реформами и политикой государственного управления (или управлением предприятием в случае бизнеса).
Что касается функциональности российских систем, то в основном это, позиционированние западных систем нескольких программ для разных целей под единым брендом. Например, в Documentum есть отдельные программы, которые используются для автоматизации делопроизводства, поддержки проектно-технической документации, и т.д. Основная масса российских систем нацелены на решение только одной задачи. Например, LanDocs предназначена главным образом для автоматизации делопроизводства. А в Optima Workflow акцент сделан на движении документов. Продукты, основанные на Lotus Notes (например, «БОСС-Референт»), ориентированы на коллективную работу с информацией.
Автоматизация документооборота также обладает принципиальной разницей. Западные системы ориентированы на автоматизацию и поддержку вторичных бизнес-процессов, которые происходят в компании, в то время как российские программы автоматизируют лишь отдельные функции деловодного процесса. (6;15)
На сегодняшний день в мировой практике существуют три базовые модели правового регулирования в области электронного документооборота и электронных подписей. Модель США: стороны сами решают – использовать или не использовать электронную подпись, при этом стороны не обязаны обращаться к независимой третьей стороне, чтобы удостоверить соответствующие сертификаты ключей подписей. Вторая модель используется в странах Евросоюза, в том числе Германии и Италии: придерживаются не обязательной системы лицензирования. Страны-члены Евросоюза могут создавать структуры, которые регулируют процесс добровольной сертификации, для того, чтобы создать у клиента или потенциального делового партнера авторитет и доверие к компании, которая предоставляет услуги в области применения электронных подписей. Третья модель работает в России и Индии: признание электронной подписи действительной и необходимой в пределах страны и в любой из зарубежных стран. Данный подход не достаточно гибок и почти не способен во время реагировать на изменяющиеся условия и механизмы развития информационной сферы общественно-производственной деятельности.
Следует отметить также жесткую регламентацию движения документов по должностной иерархии. Система документооборота в России традиционно построена по вертикальному принципу. Эта вертикаль обеспечивает движение документа от исполнителя к руководителю. В зарубежных странах, как правило, используется горизонтальный принцип движения документов: от исполнителя к исполнителю, не затрагивая руководство.
В России традиционно сложилось централизованное исполнение службой документационного управления всех делопроизводственных операций в соответствии с законодательно-нормативными актами. В России традиционно документ регистрируется в специальном регистрационном журнале, регистрационной карточке и т.д., которые являются носителями сведений о данном конкретном документе. Таким образом, организация процесса документооборота и делопроизводства возложена на специальный (делопроизводственный) персонал, который не имеет никакого отношения к созданию документа и его содержанию. Подобный механизм выполнения документа в зарубежных странах не используется.
Не смотря на масштабное использование в работе ДОУ информационных и компьютерных технологий во всех сферах отечественной экономики, российской документооборот до сих пор основан на применении бумажных носителей. Поэтому в российском делопроизводстве наблюдается сочетание традиционных, «бумажных» методов с более передовыми, электронными. Сопровождая бумажный документооборот, СЭД сокращают трудоёмкость рутинных операций по обработке документов. На Западе в это время все делопроизводственные процессы и документооборот давно уже строятся исключительно на безбумажных принципах.
Таким образом, комплексный анализ показал, что в мировом обществе наметилась устойчивая тенденция приведения электронного документооборота к единым стандартам. Жесткое регламентирование обязательной сертификации СЭД хотя и обеспечивает высокую степень безопасности и надежности, но однозначно перечеркивает возможность участия компаний-разработчиков в международной электронной торговле.


Заключение
Изучив и проанализировав организацию электронного документооборота в России и зарубежных странах можно сделать такие выводы:
1. В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое число систем электронного документооборота, которые характеризуются специфическим подходом и средствами реализации. Однако, в этих разработках отсутствует унифицированная терминология. Продукция фирм разработчиков носит такие названия как: система автоматизации документооборота, компьютерная система автоматизации делопроизводства и документооборота, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, электронный архив и т.п. Разнообразие в названиях разработанных и разрабатываемых систем говорит лишь о том, что сегодня эта область информационного рынка еще окончательно не сформировалась.
2. Международный опыт в области электронного документооборота находит отражение в национальных стандартах, не смотря на отсутствие единого законодательства.
3. Первоначальные разработки сделанные в США в 80х годах все шире распространяются в развитых странах при организации электронного документооборота.
4. В России нормативно-методические документы по работе с электронными документами обновились, но в полной мере не соответствуют мировым стандартам, в отличие от европейских стран: Италии и Германии.
5. В США, Италии и Германии отсутствует система делопроизводства. В отличие от этих стран исполнение документов в России жестко регламентировано.
6. Процессы построения информационного общества и электронного правительства в России и в Японии во многом схожи. Обе страны, несмотря на существенный разрыв в уровне технологического развития, имеют одинаковые проблемы: отсутствие связи между управлением процессом внедрения и государственной политикой; необходимость создания «электронного правительства», как органа взаимодействия власти, граждан и бизнеса.
7. Таким образом внедренные в Европейских странах в 90х годах, а в России и Японии в 2000х годах системы «электронного правительства» не совершенны. Однако, наблюдается тенденция обобщения мировой практики.
Для достижения целей механизм построения «электронного правительства» направлен на решение таких задач, как согласование информационных общегосударственных систем, нормативно-правовой и методической базы; обеспечение единых возможностей информационных систем и создание их унифицированных элементов; создание комплекса стандартов по обеспечению работы и контроля качества информационных систем.


Список литературы
1. Арндт, А.Ю. Электронная торговля: имплементация директив ЕС в национальное законодательство Германии, Франции и Великобритании / А.Ю. Арндт, О.А. Романов//[Электронный ресурс]. – http://www.russianlaw.net.
2. Басаков М.И. Делопроизводство [Документационное обеспечение управления] : учебник / М.И. Басаков, О.И. Замыцкова. – Изд. 10-е – Ростов н/Д : Феникс, 2010. – 376 с.
3. Бертяков А., Сумин А. Автоматизация документооборота // Финансовый директор. 2004. №7-8. Электронный ресурс http://www.topsbi.ru/default.asp?artID=93
4. Грудцына Л.Ю. Настольная книга инспектора по кадрам: практическое руководство – 4-е изд., испр. и доп. – М.: Эксмо, 2010. – 304 с.
5. Кузнецова Т.В. Делопроизводство: Учебник. – 2-е издание, переработанное и дополненное. – М.: МЦФЭР, 2008. – 592 с.
6. Ларин М.В., Рысков О. И. Электронные документы в управлении: Метод. Пособие; ВНИИДАД. – М., 2008. – 208 с.
7. Обзор систем электронного документооборота. Электронный ресурс http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml
8. Прохоров А., Куциняк Д. Документооборот и его программное обеспечение. // КомпьютерПресс. 2005. №1. С. 172-176.
9. Рысков О.И. Управление документами в европейских странах / О.И. Рысков // Делопроизводство. – 2006. – № 4.
10. Сокова А.Н. Электронные документы и электронные технологии в делопроизводстве/ Делопроизводство. – 2001. - № 1. – С 29-34.
11. Стырин Е.М. Опыт США в создании систем «Электронного правительства». // Электронное правительство в России. Электроны ресурс http://open-gov.ru/2010/12/09/usa/
12. Состояние и перспективы развития информационных и телекоммуникаионных технологий в Японии. Электронный ресурс http://www.ixbt.com/cm/japan-it-aug05.shtml
13. Храмцова Н. Использование форматов электронных документов // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2012. №6 – С. 70-82.

Источники:
14. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Российская газета, № 165, 29.07.2006 г.
15. ГОСТ Р 52292-2004 «Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения» (утв. Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 29.12.2004 г. № 135-ст) // М., ИПК Издательство стандартов, 2005.
16. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (в ред. от 23.12.2010) // Российская газета, № 165, 29.07.2006 г.
17. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. №28);
18. Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007);
19. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (утв. постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст);
20. Постановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота».
21. Об организации электронного документооборота в Российской Федерации //Справочник кадровика. 2010. Электронный ресурс http://www.mcfr.ru/journals/2772/28439/30062/30072/

22. Кадры.RU. Электронный ресурс http://www.kadry.ru/news/detail.php ?ID=42189&sphrase_id=426651

Приложение 1








Приложение 2













Приложение 3












31