ОРГАНИЗАЦИЯ КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА.

Запрещается брать документы из дел департамента персонала Компании без уведомления руководителя структурного подразделения.
Изъятие документов из дел постоянного хранения производится правоохранительными органами на основании соответствующего постановления с уведомлением Генерального директора Компании и с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
3. Передача дела в архив
Завершающим этапом работы с документами, является подготовка документов, законченных делопроизводством, к дальнейшему хранению. Документы упорядочиваются и хранятся для использования их самой организацией в справочных целях и для пополнения документами, имеющими важное научно-историческое значение Архивного фонда Российской Федерации.
Подготовка документов к передаче на хранение в архив организации, включает, наряду с формированием и оформлением дел, работу по проведению экспертизы ценности документов, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
В ЗАО «Московская акционерная страховая компания» существует свой архив, принципы работы которого регламентирует специально созданный документ «Основные правила работы архива ЗАО «Московская акционерная страховая компания». Основные правила так же определяют процедуры работы архива ЗАО «Московская акционерная страховая компания» и экспертной комиссии.
При создании Правил работы архива Общества учитывались Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» и «Основные правила работы архивов организаций».
На хранении в архиве ЗАО «Московская акционерная страховая компания» находится следующая управленческая документация: приказы и распоряжения по общей деятельности и приказы по личному составу, личные карточки, личные дела, ведомости на выплату з/п, невостребованные трудовые книжки, дела ликвидированных структурных подразделений. Отдельные виды документов хранятся в подразделениях:
- документы, имеющие гриф секретности в Службе безопасности (соглашения о конфиденциальности, документы с грифом «Коммерческая тайна», документы с грифом «ДСП», протоколы заседаний совета директоров ЗАО «Московская акционерная страховая компания»;
- в Юридической службе учредительные документы (Устав, План приватизации, постановка/снятие с налогового учета, свидетельства о регистрации в МРП и ЕГРЮЛ), свидетельства о государственной регистрации права на недвижимое имущество, сертификаты соответствия, лицензии, документы по землепользованию (договоры аренды), материалы БТИ, отчеты о рыночной стоимости недвижимого имущества, решения о получении/изъятии номерной емкости.
На хранение в архив принимаются документы постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу по описям дел.
Для хранения в архиве дела переплетаются и оформляются в соответствии с требованиями хранения. Переплетные работы проводятся за счет сил и средств ЗАО «Московская акционерная страховая компания».
Дела временного срока хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив Общества, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.
При ликвидации ЗАО «Московская акционерная страховая компания» без правопреемников его дела с документами по личному составу подлежат передаче в государственный архив.
Основными задачами архива ЗАО «Московская акционерная страховая компания» являются:
комплектование архива документов, подлежащих постоянному или длительному сроку хранения;
учет и обеспечение сохранности документов;
создание научно-справочного аппарата к документам архива;
использование хранящихся в архиве документов.
Порядок передачи документов в архив ЗАО «Московская акционерная страховая компания», выдачи дел из архива и обеспечение сохранности документов архива происходит строго в соответствии с Основными правила работы архива ЗАО «Московская акционерная страховая компания» .
Отбор и подготовка к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда России, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности ЗАО «Московская акционерная страховая компания», осуществляется с помощью постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК), которая создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов.
В ЗАО «Московская акционерная страховая компания» создано Положение о постоянно действующей экспертной комиссии, которое включено в виде приложения в Основные правила работы архива ЗАО «Московская акционерная страховая компания».
Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
Экспертиза ценностей документов в ЗАО «Московская акционерная страховая компания» проводится экспертной комиссией, которая возглавляется заместителем генерального директора департамента персонала, и его секретарем. Персональный состав ЭК назначается приказом президентом ЗАО «Московская акционерная страховая компания» из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений.
Основными задачами ЭК ЗАО «Московская акционерная страховая компания» является:
организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел;
организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранение;
организация, и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации.
Экспертная комиссия Компании работает в тесном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) учреждений Росархива, с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК), получает от них соответствующие организационно-методические указания.
Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее, чем через 10 дней.
Далее отобранные документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками. Учитывая интенсивность использования документов по личному составу при исполнении запросов социально-правового характера, при выполнении переплетных работ и подшивке дел следует использовать картон высокого качества, имеющий повышенную плотность. Документы подшиваются и переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста всех документов, дат и виз. При подготовке к прошивке металлические скрепки, булавки или скобы от степлера из документов удаляются.
Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку в следующей последовательности:
- приказы (распоряжения) по личному составу;
- списки личного состава;
- карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи);
- личные дела (при отсутствии отдельной описи);
- лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
- невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);
- акты о несчастных случаях.
Приказы по личному составу формируются так, чтобы каждое дело ограничивалось приказами, изданными в рамках одного календарного года. Внутри года приказы должны располагаться в хронологическом порядке. Иногда из-за нарушения порядка регистрации внутренних документов может произойти сбой в нумерации приказов, например: приказ от 7 августа имеет номер 93-к, а приказ от 15 сентября - номер 84. В таком случае располагаться будут приказы по датам.
Кроме вышеуказанных документов передаче в архив подлежат и невостребованные трудовые книжки и иные документы, например аттестаты, удостоверения и т.п., оставшиеся от уволенных работников, не получивших их по каким-либо причинам. Передача таких документов осуществляется следующим образом. Документы систематизируются по годам увольнения сотрудников на основании записей об увольнении. Трудовые книжки, если записи об увольнении в них были в свое время внесены, систематизировать по годам несложно. Если же записей об увольнении в трудовых книжках не имеется, кадровой службе необходимо их сделать на основании имеющихся документов по личному составу (приказов, личных карточек, лицевых счетов и т.п.) и заверить печатью организации.
Поскольку невостребованные документы являются подлинниками, при формировании дел они не должны прошиваться. Лучше всего разложить их в картонные папки с завязками и оформить обложку. На каждое такое дело необходимо будет составить внутреннюю опись по форме.
После того как дела сформированы, оформляются заверительный лист и обложка дела. На листе-заверителе указывается количество пронумерованных листов в деле цифрами и прописью, а также присутствие каких-либо пропущенных и литерных номеров. Категорически запрещается выносить заверительную надпись на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела. Такой заверительный лист составляется для учета количества листов в деле и фиксации особенности их нумерации по форме Приложения 9 к Правилам.
Заключение
На основании всего вышесказанного можно сделать следующие выводы.
Чтобы сотрудники не отвлекались от главных производственных целей работы, работа с документами должна иметь отработанный порядок.
Каждая организация должна иметь номенклатуру дел, которая составляется и оформляется в соответствии с требованиями типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
В данной работе автором была расписана методика составления номенклатуры дел и передача дел в архив организации.
Порядок составления и утверждения номенклатуры дел ведется на основании нормативно-методических документов. Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается по кадровому делопроизводству на департамент персонала.
Номенклатура дел представляет собой составленный по установленной форме перечень заводимых дел в организации с определением сроков их хранения. Также это многофункциональный документ и с практической точки зрения нужен каждой организации для упорядочения текущего делопроизводства. Для государственных органов и муниципальных учреждений, которые передают документы в государственные или муниципальные архивы, а также для акционерных обществ, нотариусов и др. составление номенклатуры дел является нормативным требованием.
Номенклатура дел должна закреплять систематизацию всех дел, возникающих на всех документируемых участках деятельности организации.
Номенклатура дел ЗАО «Московская акционерная страховая компания» выполняет следующие задачи:
- закрепление индексов дел;
- систематизация дел;
- установление сроков хранения дел;
- учет дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Распорядительные документы в ЗАО «Московская акционерная страховая компания» формируются в отдельные дела по видам, при этом обычно уточняют их авторскую принадлежность:
Приказы по основной деятельности
о штатном расписании (утверждение, изменение)
об утверждении инструкций
о порядке проведения аттестаций
по производственным вопросам
Приказы по личному составу
о приеме на работу
об увольнении
о переводе
о направлении в командировку
о предоставлении отпуска
о поощрении
о наложении дисциплинарного взыскания
Так как каждая из этих групп имеет свои, различные сроки хранения.
Завершающим этапом работы с документами, является подготовка документов, законченных делопроизводством, к дальнейшему хранению. Документы упорядочиваются и хранятся для использования их самой организацией в справочных целях и для пополнения документами, имеющими важное научно-историческое значение Архивного фонда Российской Федерации.
В ЗАО «Московская акционерная страховая компания» существует свой архив, принципы работы которого регламентирует специально созданный документ «Основные правила работы архива ЗАО «Московская акционерная страховая компания».
Список использованной литературы
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации от 25 октября 2004 г. № 43 ст. 4169
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» Срок введения 01.07.1998-М.:Изд-во стандартов, 1998
Основные правила работы архивов организаций: Срок введения 06.02.2002-М.:Изд-во стандартов, 2003.
Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации. М., ВНИИДАД, 2007. – 264с.
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти// Приказ Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76
Андреева В. И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие / В.И. Андреева. - 3-е изд., перераб. и доп. - М. : Кнорус, 2010. - 296 с.
Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот [Текст]: учебное пособие/ А.Н. Белов, А.А. Белов. – 5-ое Изд; доп. и перераб. – М.: Эксмо, 2005. – 621с.
Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов / Ю.М. Демин. – СПб: Питер, 2003. – 220с.
Замыцкова О.И. Делопроизводство [документационное обеспечение управления] : учебник/ О.И. Замыцкова, М.И. Басаков. – 7-ое изд. – Ростов н/Д: Феникс, 2008. – 376с.
Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: учебное пособие/ М.В. Кирсанова. – 4-е изд. – М.: Инфра-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2005. – 312с.
Кузнецова Т.В. Делопроизводство (организация и технология документационного управления) / ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: Юнити, 2002. – 359с.
Кузнецова Т.В. Секретарское дело: учебник для вузов/ ред. Т.В. Кузнецова. – М.: МЦФЭР, 2010. – 344с.
Ленкевич Л.А. Секретарь – референт. Делопроизводство [Текст]: учебное пособие/ Л.А. Ленкевич. – М.: Издательский центр «Академия», 2007. – 80с.
Райхцаум А.Л. У истоков организации секретарского дела в нашей стране // Секретарь референт. – 2011. – № 1. – С. 87–89.
Рогожин М.Ю. Справочник кадровика: практическое пособие / М.Ю. Рогожин. – М .: Велби: Проспект, 2005. – 400с.
Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству / Л.В. Санкина. – Изд-е 3-ое. перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2003. – 368с.
Соколов В.С. Документальное обеспечение управления: учебник/ В.С. Соколов. – 2-ое изд. – М.:ФОРУМ: ИНФРА-М, 2008. – 176с.
Стяжкина Т.А. Делопроизводство предприятия/ Т.А. Стяжкина. – М.: Экзамен, 2003. – 192с.
Филина Ф.Н. Справочник кадровика. Полное практическое руководство / ред. Ф.Н. Филина. – М.: Гросс Медиа: Росбух, 2008. – 512с.
Шатенштейн Л.С. Подготовка дел для архивного хранения/ Л.С. Шатенштейн //Секретарское дело. - 2012. - № 2. - С. 17-21.
Гильдия Управляющая документацией [Электронный ресурс]. – URL: http://www.gdm.ru
Деловые журналы Делопресс [Электронный ресурс]: URL:http://www/delo-press.ru
Официальный сайт Федерального архивного агентства (Росархива) [Электронный ресурс]. - URL::http:www.archives.ru/
Официальный сайт электронных офисных систем [Электронный ресурс]. - URL::http:www.eos.ru
Термика //[Электронный ресурс] – URL:: http://www.termika.ru/dou/po/delo/
Официальный сайт ЗАО «Московская акционерная страховая компания» [Электронный ресурс].-URL: http://www.makc.ru/
Приложение 1.

Официальный сайт ЗАО «Московская акционерная страховая компания» [Электронный ресурс].-URL: http://www.makc.ru/
Официальный сайт ЗАО «Московская акционерная страховая компания» [Электронный ресурс].-URL: http://www.makc.ru/
Официальный сайт ЗАО «Московская акционерная страховая компания» [Электронный ресурс].-URL: http://www.makc.ru/
По материалам ЗАО «Московская акционерная страховая компания»
По материалам ЗАО «Московская акционерная страховая компания»
По материалам ЗАО «Московская акционерная страховая компания»
Утвержденная организационная структура страховой компании ЗАО «Московская акционерная страховая компания»
Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот [Текст]: учебное пособие/ А.Н. Белов, А.А. Белов. – 5-ое Изд; доп. и перераб. – М.: Эксмо, 2005. – 621с.
Ленкевич Л.А. Секретарь – референт. Делопроизводство [Текст]: учебное пособие/ Л.А. Ленкевич. – М.: Издательский центр «Академия», 2007. – 80с.
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации от 25 октября 2004 г. № 43 ст. 4169
Основные правила работы архивов организаций: Срок введения 06.02.2002-М.:Изд-во стандартов, 2003.
Основные правила работы архивов организаций: Срок введения 06.02.2002-М.:Изд-во стандартов, 2003.
Основные правила работы архивов организаций: Срок введения 06.02.2002-М.:Изд-во стандартов, 2003.. п. 3.7.23
Основные правила работы архивов организаций: Срок введения 06.02.2002-М.:Изд-во стандартов, 2003.









6