Официальное делопроизводство: виды и формы документов

Список источников и литературы
1. Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Принят Государственной Думой 8 июля 2006 года, одобрен Советом Федерации 14 июля 2006 года.
2. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения // Разработан Всероссийским НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России.
3. ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». - М.: Изд-во стандартов, 2007.
4. Федеральный закон от 10.01.2002 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // Российская газета 2002, №6.
5. Типовая инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 08.11.2005 г. № 536 // зарегистрирован в Минюсте РФ 27 января 2006 г.
6. ГОСТ Р. 6.38-1990 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: Требования к оформлению документов: [Текст] - М.: Изд-во стандартов, 1990
7. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 № 19, зарегистрированных в Минюсте РФ от 06.03.2007 № 9059.
8. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 6 октября 2000 г.
9. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002.
10. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28). Система ГАРАНТ: http://base.garant.ru/181655/#ixzz2vZmkMZu2

11.Алексеева Е.В. Архивоведение. М.:ПрофОбрИздат, 2004. - С.79.
12. Андреева, В.И. Делопроизводство: организация и ведение / В.И. Андреева. – М.: КНОРУС, 2010. – С. 101.Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления) / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. – С. 120.
13. Басаков М.И. Справочник секретаря по делопроизводству / М.И. Басаков. - Ростов-на-Дону: Издательство «Март», 2006 - с. 25
14. Быкова Т.А. Делопроизводство / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2006. – С. 5
15. Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления / М.В. Кирсанова, Ю.М.Аксенов. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008 - С.205.
16. Рогожин, М.Ю. Делопроизводство / М.Ю. Рогожин. – М.: Индекс Медиа, 2007 - с. 9
17. Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления / Л. А. Румынина. – М.: Академия, 2009. – с. 83.







Приложение 1
Образец записи в трудовой книжке
№
записи
Дата Сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер) число месяц год 1 2 3 4 ОАО «Орбита» 2 11 12 2006 Принят на работу водителем пассажирского автобуса автотранспорта на городских маршрутах по трудовому договору от 11.12. 2006 3 28388 зарегистрированному Вологодским центром занятости. Трудовой договор № 28388 зарегистрирован 13.12.2006 3 01 10 2010 Уволен по собственному желанию ст. 31 КЗоТ РФ Трудовой договор № 28388 снят с регистрации 17 октября 2010 г. 4
 Приложение 2
Образец заявления о приеме на работу

Директору
ООО «Мебель-Прогресс»
Кравчуку В.С.
Борисова Дмитрия Олеговича,
который проживает по адресу:
ул. Тихая,50, кв. 12, г.
Орел, 03958;
тел. 512 48 39


Заявление
Прошу принять меня на должность инженера деревообрабатывающего цеха.


Приложение: 1. Копия диплома о высшем образовании.
2. Трудовая книжка.
3. Личный листок по учету кадров.

15.03.2011 Подпись


 Приложение 3
Наименование организации

Фонд N ________ УТВЕРЖДАЮ

ОПИСЬ N ______ Наименование должности
дел по личному составу руководителя организации

за __________ год Подпись Расшифровка
Дата подписи


Название раздела N п/п Индекс дела Заголовок дела Крайние даты Кол - во листов Примечание 1 2 3 4 5 6
В данный раздел описи внесено ___________________________ ед. хр.,
(цифрами и прописью)
с N ________________________ по N __________________, в том числе:
литерные номера: _________________________________________________
пропущенные номера: ______________________________________________

Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Дата

Начальник службы кадров
(инспектор по кадрам) Подпись Расшифровка подписи

Дата


СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК
название организации архивного учреждения
от ______ N ________ от _________ N ______






Приложение 4

Государственный архив
г. Сочи




УТВЕРЖДЕНО
Приказ Государственного архива
г. Сочи
от«____»____________ 2004 г.№____
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА
ведомственных архивов, комплектования и экспертизы ценности документов (за счет спецсредств)

1. Общие положения
1.1.Начальник отдела организует его деятельность, определяет задачи для сотрудников, несет ответственность за исполнение возложенных на отдел задач и функциональных обязанностей сотрудников и представляет Госархив по вопросам, относящимся к компетенции отдела.
1.2. В своей деятельности руководствуется Конституцией Украины, Законами Украины, актами Верховной Рады Украины, Постановлениями Кабинета Министров Украины, приказами Государственного комитета архивов Украины, распоряжениями Севастопольской городской государственной администрации, приказами директора архива, положением об отделе и данной инструкцией.
1.3. Начальник отдела подчиняется директору, назначается на должность и освобождается с должности в установленном порядке директором архива.

2. Функции и должностные обязанности
В соответствии с возложенными на него основными задачами начальник отдела:
2.1. Организует работу по научно-технической обработке документов в органах государственной власти, местного самоуправления, предприятиях, учреждениях и организациях.
2.2. Обеспечивает контроль за проведением научно-технической обработки и экспертизы ценности документов.
2.3. Осуществляет контроль за качеством отбора документов на государственное хранение.
2.4. Участвует в разработке нормативно-методических документов, регламентирующих организацию документов в делопроизводстве учреждений.
2.5 Составляет годовые планы и отчеты о работе отдела.
2.6. Предоставляет сведения об объеме документов для составления предварительной сметы на научно-техническую обработку документов и заключение договора.
2.7. Осуществляет внедрение в практику работы передового опыта и прогрессивных методов труда.

3. Права
В пределах возложенных на него обязанностей начальник отдела имеет право:
3.1. Вносить предложения по улучшению организации и нормирования труда в отделе, распределять обязанности между сотрудниками отдела, вносить директору предложения по премированию работников отдела, привлечению их к дисциплинарной ответственности.
3.2. Требовать от руководства своевременного обеспечения необходимыми методическими, нормативными документами и материально-технического обеспечения.
3.3. Запрашивать от структурных подразделений Государственного архива сведений об учете, состоянии организации документов в делопроизводстве учреждения, документы которого планируются к научно-технической обработки.

4. Ответственность
Начальник отдела несет ответственность за соблюдение правил и обязанностей, предусмотренных действующими нормативными документами и данной инструкцией, а также за своевременное исполнение плановых заданий и поручений.

5. Должен знать
В своей деятельности начальник отдела руководствуется Конституцией РФ, Законами РФ, актами Государственной Думы РФ, приказами Государственной архивной службы РФ, распоряжениями Сочинской городской государственной администрации, приказами директора архива. Начальник отдела должен знать правила делового этикета, правила и нормы охраны труда и противопожарной безопасности.

6.Квалификационные требования
Высшее образование и стаж работы в должностях архивиста в архивных учреждениях не менее 5 лет.

7.Взаимоотношения
Начальник отдела ведомственных архивов, комплектования и экспертизы ценности документов (за счет спецсредств) в процессе выполнения возложенных на него задач, взаимодействует со структурными подразделениями Государственного архива г. Севастополя, с руководством и архивными подразделениями органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций.

Инструкцию составил
Инспектор отдела кадров П.А. Орлова

Юристконсульт В.В. Баранов

Ознакомлена: _________________________ Н.П. Демченко

Приложение 5
Коммунальное учреждение
Детский санаторно-оздоровительный
центр «Ласпи» УТВЕРЖДАЮ

И.о. начальника Коммунального
учреждения Детский санаторно-оздоровительный центр «Ласпи»
_________________ Н.Н. Буртовой

_________________
(дата)

АКТ
___________ № _____________
«____»_____________ 2013 года
г. Севастополь

Об изъятии для уничтожения
документов, не внесенных
в Национальный архивный фонд

На основании Перечня типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства юстиции Украины 12.04.2012 № 578/5, зарегистрированного в Министерстве юстиции 17.04.2012 № 571/20884 отобраны для уничтожения, как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы
№№ п/п Заголовок дела или групповой заголовок дел Дата дела или крайние даты дел Номера описей (номен-клатур) за год (годы) Индекс дела (тома, части) по номен-клатуре или номер дела по описи Коли-чество дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и номер статьи по перечню Примечание
1 2 3 4 5 6 7 8 1 Приказы начальника по командировкам 2004-2007 годы 4 5 лет
Ст. 16б 2 Приказы начальника по отпускам 2004-2007 годы 4 5 лет
Ст. 16б Всего 8 (восемь) дел за 2004-2007 годы.


Описи дел постоянного хранения за ____ годы утверждены по личному составу согласованы с ЭПК ________________________________________ (наименование архивного учреждения) (протокол от ________ N ________)

Наименование должности лица,
проводившего экспертизу ценности
документов Подпись Расшифровка подписи
Дата

ОДОБРЕНО
Протокол заседания ЭК
КУ «ДСОЦ «Ласпи»

от_________________№___________

Документы в количестве __________________________________________
(цифрами и словами)
дел весом ________________________ кг сдано в _____________________
(наименование предприятия)
__________________________________ на переработку по накладной от ________________№________________ или уничтожены путем сожжения.

Документы сдал (уничтожил)
Должность, ФИО _________________________________________________

Дата

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности работника
архива, внесшего изменения
в учетные документы Подпись Расшифровка подписи Дата

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Принят Государственной Думой 8 июля 2006 года, одобрен Советом Федерации 14 июля 2006 года.
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения // Разработан Всероссийским НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России.
ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». - М.: Изд-во стандартов, 2007.
Кузнецова Т.В. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления) / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. – С. 120.
Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение / В.И. Андреева. – М.: КНОРУС, 2010. – С. 101.
Федеральный закон РФ от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Российская газета 2006, №165.
Федеральный закон от 10.01.2002 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // Российская газета 2002, №6.
Федеральный закон от 06.04.2011 г. №63-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // Российская газета от 8 апреля 2011 г. № 75
Типовая инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 08.11.2005 г. № 536 // зарегистрирован в Минюсте РФ 27 января 2006 г.
ГОСТ Р. 6.38-1990 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: Требования к оформлению документов: [Текст] - М.: Изд-во стандартов, 1990
Быкова, Т.А. Делопроизводство / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2006. – С. 5
Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления / М.В. Кирсанова, Ю.М.Аксенов. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008 - С.205.
Рогожин, М.Ю. Делопроизводство / М.Ю. Рогожин. – М.: Индекс Медиа, 2007 - с.9
Басаков М.И. Справочник секретаря по делопроизводству / М.И. Басаков. - Ростов-на-Дону: Издательство «Март», 2006 - с. 25
Общероссийский классификатор управленческой документации. Принят в 1993 году. Введён 01.07.1994. (Постановление Госстандарта России от 30.12.93 № 299).

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

Стенюков М.В. Секретарское дело. – М.: Издательство ПРИОР, 2000. – С. 49.
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 №536, зарегистрирован в Минюсте РФ 27.01.2006 №7418.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утв. Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 г. № 65-ст) // М: ИПК Издательство стандартов, 2003 (Требования к оформлению документов).
Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002. – С. 4
То же – С. 83.
Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ. – ст.11

Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002. – С. 11.
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 6 октября 2000 г. – С. 8.

Положение об архивном фонде Российской Федерации, утвержденное Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 года N 552 (извлечения).
Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002. – С.7.
Постановление Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».












7