Нормативно-методическое обеспечение деятельности кадровой службы

Меры по проведению дерасслоения организационной структуры путем проведения реорганизации структурных подразделений с низкой нормой управляемости позволят повысить интенсивность управленческой деятельности, снизить количество руководителей, не имеющих реальной ответственности за результаты работы и, в конечном итоге, снизить количество уровней управления и издержки на структуру управления.Основными рычагами проведения организационных преобразований являются:- внедрение элементов организационной культуры адхократического типа;- опора на менеджеров среднего звена, как носителей ключевых функциональных компетенций;- адаптация системы управления и связанной с ней системой мотивации менеджеров среднего звена;- расширение системы управления проектами.В Положение об организационной структуре НГДУ «Джалильнефть» необходимо внести соответствующие изменения относительно порядка взаимодействия отдела управления проектами со смежными подразделениями, его новых функций, задач и расширения полномочий.Проект внедрения организационных преобразований по внедрению временных проектных групп сформирован согласно общей методике управления проектами, включающей в себя составление последовательного плана мероприятий с указанием участников проекта и длительности исполнения, составления сетевого графика и определения критического пути для уточнения минимально необходимого времени для исполнения проекта.Проведена прогнозная оценка эффективности организационных преобразований. Внедрение временных проектных групп сопровождается уточнением дерева целей, и следовательно, скорректированной системой целевых показателей деятельности, устанавливаемых для структурных подразделений. Это взаимообусловленный процесс, в который вовлечен и занимает центральное место отдел управления проектами, непосредственно реализующий новые проекты, от успешности которых зависят целевые показатели деятельности всего НГДУ «Джалильнефть» в целом. Таким образом, отдел управления проектами, получая исходные целевые установки от топ-менеджмента, трансформирует их в реальные показатели для функциональных подразделений. С другой стороны, та же система целей через линейное управление доводится до сведения, постановки и контроля задач руководителям всех нижестоящих уровней. Таким путем достигается «синергия» действия системы целей и преобразований в организационной системе управления (взаимная поддержка и усиление эффекта организационных преобразований через новую систему целей, и наоборот, новая система целей стимулирует деятельность), в чем имеется значимый организационный потенциал к дальнейшему повышению управленческой эффективности через вовлеченность и ориентацию управленческого персонала на конечный результат на всех уровнях управления.При практической реализации программы организационных преобразований можно дать следующие рекомендации: - Программа организационных преобразований рекомендуется к практической реализации в виде проекта, с обеспечением контроля исполнения, назначением ответственных лиц и выделением необходимых ресурсов; - Организационные преобразования рекомендуются к формальному закреплению поэтапно путем внесения необходимых изменений в организационную документацию компании (Положение об организационной структуре); - Необходим контроль эффективности мероприятий на каждом из этапов программы преобразований, согласно представленной исследователем методологии; - Совершенствование организационной структуры рекомендуется к применению на постоянной основе, поскольку экономически обосновано в условиях динамичного развития компании. 5.2 Регламентация и правовые основы нормативно-методического обеспечения кадровой службы в НГДУ «Джалильнефть»Правовые основы деятельности кадровой службы НГДУ «Джалильнефть» должны основываться на современной законодательстве РФ.Законодательство Российской Федерации в сфере предметного регулирования персональных данных основывается на положениях Конституции Российской Федерации и международных договорах Российской Федерации и состоит из Федерального закона N 152-ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 г. и других нормативных актов, определяющих особенности обработки персональных данных.Согласно положения Федерального закона Российской Федерации от 27.07.2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» персональные данные это любая информация, касающаяся физического лица (его фамилия, имя, информация относительно отчества, года, месяца, даты рождения, адрес, семейного, социального, имущественного положения, образования, профессии, доходов и другого) [41, ст. 3].Обработкой персональных данных в организациикак правило занимается отдел кадров, так как основные функции по персоналу переданы именно им.Правила и специфика ведения делопроизводства на конфиденциальном уровне должны применяться изначально в отношении личных дел работников организации, так как они содержат персональные данные.Информация, которую получают сотрудники отдела кадров при выполнении ими своих профессиональных обязанностей, подлежит защите. ФЗ регулируются такие случаи, в частности тогда, когда на эти лица федеральными законами возложены обязанности по соблюдению конфиденциальности такой информации [41, ст. 2]. Можно перечислить следующие основополагающие требования при работе с персональными данными:- установление личной ответственности сотрудников отдела кадров за неразглашение такого рода информации, - сохранение сведений относительно персональных данных,- установление ответственности за сохранность носителей подобной информации. Таким образом,сотрудник отдела кадров или работник организации, получивший право работать с персональными данными, должен принять на себя ряд обязательств: - не разглашать доверенные им сведения, - строго выполнять правила работы с персональными данными, - соблюдать надежное хранение носителей конфиденциальной информации,- соблюдение запретов на совершение определенных действий, могущих повлечь утрату носителей информации, - соблюдение запрета на передачу персональных данных лицам, не имеющим к ним доступа, - соблюдение запрета на вынос документов из рабочего помещения без служебной необходимости и т.д.Обработка персональных данных должна осуществляется в организации в соответствии с законодательством Российской Федерации и ФЗ о безопасности, ФЗ об оперативно-розыскной деятельности, а также с соблюдением уголовно-исполнительных законов Российской Федерации [41, ст. 4]. Согласно ТК РФ (часть 3 ст. 57) условие онеразглашении работником сведений, составляющих охраняемую законом тайну, ставшую ему известной в связи с исполнением своих должностных обязанностей, может быть включено в трудовой договор специалиста. В таком случае на работодателе лежит обязанность ознакомить работника с локальными нормативными актами организации, содержащими правила обработки и защиты персональных данных. Подобного рода процедура доступа может быть использована в отношении сотрудников кадровой службы.Рассмотрим содержание системы защиты конфиденциальных сведений. Что же представляет собой информационная система персональных данных сотрудников организации. Такого рода система представляет собой совокупность персональных данных работников. Полученные от работника данные содержаться в специализированной базе данных, позволяющих осуществлять обработку таких персональных данных. Эта обработка может осуществляться как посредством автоматизированных средств, так и без использования таковых.Нормативная база Российской Федерации устанавливает требования к обеспечению безопасности обработки и хранения персональных данных сотрудников организации, также установлены требования к технологиям хранения таких данных вне информационных систем [9]. Работа с персональными данными должна осуществляться только в целях, по перечням и в сроки, которые необходимы для выполнения задач соответствующего держателя или пользователя персональных данных, и устанавливается действующим законодательством, лицензией или договором. При работе с документами, делами и базами данных отдела кадров должны соблюдаться следующие основополагающие принципы защиты персональных данных: -личной ответственности работников за сохранность и конфиденциальность сведений о работе отдела и персональных данных, а также носителей этой информации; -разбиения (дробления) знания персональных данных между разными работниками отдела;-наличия четкой разрешительной системы доступа работников отдела к документам, делам и базам данных; -проведения регулярных проверок наличия традиционных и электронных документов, дел и баз данных у работников отдела и кадровых документов в подразделениях предприятия.Учитывая требования законодательства РФ по защите персональных данных, а также лучшие международные практики (зарубежные и международные стандарты) система защиты должна представлять собой совокупность следующих подсистем (рис. 5.1).Рисунок 5.1. Подсистемы защиты данныхПодсистема управления доступомДанная подсистема необходима для управления идентификационными данными пользователей и контроля доступа к системам. В ее рамках решаются задачи по созданию единой системы аутентификации, авторизации, персонализации, аудита доступа, делегированного управления данными о пользователях и унификации данных о пользователях.Подсистема регистрации и учетаЭта подсистема контролирует процессы регистрации входа (выхода) субъекта доступа в систему (из системы), либо регистрации загрузки и инициализации операционной системы и ее программного останова.Подсистема антивирусной защитыОсобое внимание необходимо уделять проблеме, которую представляют собой компьютерные вирусы, несущие в себе угрозу безопасности информации, обрабатываемой как на автономных рабочих местах пользователей, так и в составе ЛВС (в существенно большей степени это относится к рабочим местам пользователей, подключенным к глобальной сети Интернет).При использовании средств антивирусной защиты необходимо придерживаться комплексного подхода, который обеспечивает:• защиту шлюзов входа в глобальную сеть Интернет;• защиту файловых серверов и серверов групповой работы;• защиту рабочих мест пользователей;• централизованное управление, периодическое обновление версий программного обеспечения и антивирусных баз данных.Подсистема безопасного межсетевого взаимодействияДля осуществления разграничения доступа к ресурсам ИСПДн при межсетевом взаимодействии применяется межсетевое экранирование, которое реализуется программными и программно-аппаратными межсетевыми экранами (МЭ).Межсетевой экран устанавливается между защищаемой (иначе называемой внутренней) и внешней сетями. Межсетевой экран входит в состав защищаемой сети. Для него, путем настроек, отдельно задаются правила, ограничивающие доступ из внутренней сети во внешнюю и наоборот. При необходимости межсетевые экраны используются внутри сети для предотвращения угроз со стороны одного сегмента к другому.Подсистема обеспечения целостностиОбеспечение целостности информации и программной среды достигается путем использования продуктов для фиксации и контроля исходного состояния программного комплекса, управления хранением данных, резервного копирования и архивирования. Решения для управления хранением данных позволяют организациям добиться мобильности, управляемости и прозрачности разнородной IT-среды.Подсистема защиты от инсайдеровДействия нарушителей могут носить как случайный (по неосторожности, халатности, неумению и т.п.), так и преднамеренный характер. Недовольный или несознательный сотрудник компании, имеющий доступ к сетевым и информационным ресурсам, может нанести ей гораздо больший ущерб, чем хакер, взламывающий корпоративную сеть через Интернет. Наиболее распространенными нарушениями являются хищение критически важной для бизнеса информации, ее искажение или уничтожение.Подсистема обнаружения вторженийСвоевременное обнаружение попыток несанкционированного доступа к информационным ресурсам организации и оперативное реагирование на инциденты ИБ позволяют предотвратить различные угрозы ИБ со стороны нарушителей. Эффективное обнаружение вторжений достигается путем применения решений по обнаружению и отражению атак, в котором, наряду с традиционными механизмами, используются уникальные алгоритмы, отслеживающие аномалии в сетевом трафике и отклонения от нормального поведения сетевых приложений.Подсистема анализа защищенности данныхВ соответствии с требованиями, рекомендуется проводить регулярный анализ защищенности данных и поддерживать его на должном уровне.Анализ включает в себя ряд организационных и технических мероприятий:• контроль работников организации в части выполнения ими требований внутренних документов, регламентирующих деятельность в области обеспечения ИБ;• мониторинг событий, связанных с обеспечением ИБ, расследование событий, связанных с инцидентами ИБ.Подсистема криптографической защитыПри прохождении информационных потоков через внешние каналы связи основными угрозами безопасности информационных ресурсов являются те из них, которые связанны с перехватом и искажением последних. Безопасность передачи через открытую, незащищенную, маршрутизируемую сеть связи может обеспечиваться устойчивой технологией шифрования передаваемых данных. В зависимости от решаемых задач шифрование данных может осуществляться встроенными средствами или отдельно устанавливаемыми средствами криптографической защиты (внешними СКЗИ).ЗаключениеВ современных условиях рыночной экономики для любой организации необходимо совершенствовать нормативно-методическое обеспечение управления, так как это напрямую связано с качеством принятия управленческих решений.Анализ системы нормативно-методического обеспечения управления персоналом был осуществлен по материалам НГДУ «Джалильнефть».В результате ознакомления с учредительскими документами НГДУ «Джалильнефть», была установлена его организационно-правовая форма, рассмотрена отраслевая принадлежность и основные виды деятельности предприятия, его внутреннее и внешнее окружение.Оценка состояния системы нормативно-методического обеспечения управления персоналом НГДУ «Джалильнефть» показала, что наибольшая доля в документообороте предприятия приходится на внутренние документы (48,12%), 21,73% документов – исходящие, остальные 30,15% - входящие документы. Объем документооборота значительный и наблюдается тенденция роста документооборота.Исследование системы документационного обеспечения управления персоналом НГДУ «Джалильнефть»выявило ряд существенных проблем, которые требуют системного решения.Серьезным нарушением в системе нормативно-методического обеспечения управления персоналом является отсутствие каких–либо нормативно–методических материалов, регламентирующих работу с документами, а именно:1) нет инструкции по делопроизводству;2) не используются общегосударственные нормативы по оформлению документов и ведению делопроизводства;3) документы хранятся в хаотичном порядке, что затрудняет их учет, контроль исполнения распоряжений руководителя, обеспечение сохранности, а также справочно–поисковую работу по кадровым документам.4) общие бланки для составления организационно–распорядительной и другой документации кадровой службы не используются.Итак, в ходе исследования и анализа процесса организации и технологии нормативно-методического обеспечения управления, НГДУ «Джалильнефть» были выявлены недостатки, которые послужили основанием для совершенствования системы нормативно-методического обеспечения кадровой службы организации.Исследование системы нормативно-методического обеспечения управления персоналом НГДУ «Джалильнефть» выявило, что для ее совершенствования необходимо разработать комплекс нормативных и организационных документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность и организацию работы в рамках ведения документооборота. Для улучшения организации хранения большого объема информации и доступа к ней необходимо внедрение системы электронного документооборота.Поэтому автором проекта были представлены программа и план для совершенствования системы нормативно-методического обеспечения НГДУ «Джалильнефть» на основе двух подходов: 1) через регламентацию документационного обеспечения - разработка необходимых инструкций;2) и использования современных информационных технологий - внедрение системы электронного документооборота.Список литературыАладин, Н. Электронный документооборот для всех и для всего / Н. Аладин // Банковские технологии. – 2008. –№7. – С. 57–59.Аудит кадрового делопроизводства и экспертиза локальных нормативных актов/Евроменеджмент - http://opros.emd.ru/business/kk/kd.phpБелов А.А., Волкова Н.С. Синергетический подход к организации и документационному обеспечению управления /Иван.гос. энерг. ун-т. – Иваново, 2006.-156с.Бобылева М. Служба документационного обеспечения управления: критерии оценки деятельности// Финансовая газета. 2005. - № 18.- с.25-31Бобылева, М.В. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. - М.: Изд. МЭИ, - 2004.- 256с.Бобылева, М.П. Теория и практика электронногодокументооборота / М.П. Бобылева // Делопроизводство. – 2003. –№2. – С. 15–18.Гаврилова Ж.А. Развитие персонала в период адаптации / Ж.А. Гаврилова // Справочник по управлению персоналом. – 2008. – № 4. – С. 27–31. Ганихина Д.Ю. Наставничество в системе адаптации и обучения новых сотрудников / Д.Ю. Ганихина // Справочник по управлению персоналом. – 2006. – № 5. – С. 9–16.Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст) – СПС «Гарант», 2010.Горбенко М. Регламентируем свое кадровое делопроизводство // Кадровик. Кадровое делопроизводство. -2008. - № 10. – с.18-26Доскова Л. Управление персоналом – М.: ЛитРес, 2009.- 165с.Документационное обеспечение управления / Евроменеджмент - http://opros.emd.ru/businessЗинченко, О.И. Новые тенденции в управлении / О.И. Зинченко. – М.: Бизнес Букс, 2009. – 118 с.Кадровое делопроизводство/ Эксперт - http://www.staffexpert.ru /content /Kadrovoe_deloproizvodstvo/Кадровое делопроизводство: постановка, ведение, восстановление - http://www.staffexpert.ru/content/Kadrovoe_deloproizvodstvo/Калянов, Г.Н. Моделирование, анализ, реорганизация и автоматизация бизнес-процессов / Г.Н. Калянов. // Финансы и статистика, 2007. – №8. – С. 54 – 58Козлов М. Совершенствуем Делопроизводство и документационное обеспечение управления при помощи технологий CognitiveTechnologies - http://devbusiness.ru/startup/docman/improved_dm.htmКрюкова, Н.П. Документирование управленческой деятельности / Н.П. Крюкова. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2005. – 173 с.Крылова, И.Ю. Документирование управленческой деятельности / И.Ю. Крылова. – М.: Бизнес-пресса, 2007. – 128 с.Кузнецова Т.В. Кадровое делопроизводство Традиционные и автоматизированные технологии / Т.В. Кузнецова, С.Л. Кузнецов. М. : Издательство Альфа-Пресс, 2009. – 389 с.Маневич Е.Н. Персонал как объект управления / Е.Н. Маневич // Кадровые решения. – 2005. – № 13. – С. 10-13.Мингалев В.С. Задачи совершенствования функций управления делопроизводством. Сборник работ / В.С. Мингалев, В.И. Еремеева. – М.: Маркет ДС, 2008. – 479 с. Непогода, А.В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации / А.В. Непогода, П.А. Семченко. – М.: Омега-Л, 2009. – 152 с.Нельзина О. Системы электронного документооборота на предприятии: проблемы внедрения и использования// Наука и техника. – 2006. - № 11. – с.29-35Новикова Т.М. Важность кадрового делопроизводства в сфере деятельности организации// Управление человеческим потенциалом. – 2008. - № 2. – с.12-19Орлов, С.А. Технологии разработки программного обеспечения / С.А. Орлов. – 3-е издание. – СПб.: Питер, 2004. – 213 с.Оценка правильности ведения кадровой документации - http://www.allunits.net/kadrdel.htmПавлюк Л.В. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. / Л.В. Павлюк, Т.И. Кисилева, Н.И.Воробьев. – СПб. : Издательский Торговый Дом «Герда», 2008. – 346 с. Петров А., Мамедзаде Г. Регламентация управленческой деятельности //Кадровик. Кадровый менеджмент. 2006. - № 12. – с.32-41Петров М.И. Безопасность и персонал. Подбор персонала: методы, используемые в работе / М.И. Петров // Управление персоналом. – 2006. – №1. – С. 145-154.Петровский, Д.И. Новые тенденции в управлении. Дайджест McKinsey / Д.И. Петровский. – М.:Альпина Бизнес Букс, 2007. – 218 с.Пономарева Н.Г. Современные требования к кадровой службе (отделу) – М.: «Омега-Л», 2006.- 189с.Постановление Правительства Российской Федерации № 781 от 17.11.2007 «Об утверждении Положения об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных».Рекомендации по выбору автоматизированных систем документационного обеспечения управления в организациях. – М.:Россархив, ВНИИДАД, 2003.-316с.СанкинаЛ. Система документационного обеспечения в системе управления персоналом // Библиотека журнала Справочник кадровика -http://www.termika.ru.Совершенствуем документационное обеспечение управления предприятия - http://www.uprav.biz/materials/management/view/1471.htmlСоколов А.В. К формированию нового сегмента рынка кадровых услуг / А.В. Соколов // Управление персоналом. – 2005. – № 4. – С. 36-38.Сонин Д.О., Белов А.А. Системные принципы оценки и построения документационного обеспечения управления // ГОУВПО «Ивановский государственный энергетический университет имени В.И. Ленина» - «Вестник ИГЭУ» Вып. 1. - 2009. – с.46-53Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 152-Федеральный закон «О персональных данных».