Делопроизводство в коллегиях в контексте Генерального регламента 1720 г.

Облигация - этосрочное обязательство на уплату денег, выдаваемое правительством или обществом, в виде займа, иногда с уплатой ростов.Журналы подробным образом отражали работу присутствия по решению дел.Меморий или мемория - выписка, записка с кратким изложением сущности какого-нибудь дела.Инструкция - документ, регламентирующий выполнение какого-либо рода деятельности.Частные лица обращались в государственные учреждения в форме челобитных, которые стали называть прошения челобитчиковы.В последней четверти XVIII в. за этим видом документа закрепилось название прошение.Челобитная- индивидуальное или коллективное письменное прошение, при котором «челом били», подаваемая на имя царя или местным властям.Является предком современных заявлений.В военных учреждениях применялись такие документы как рескрипты, реляции, рапорты, донесения, приказы, ордера, предписания.Для учета состава армии составлялись штаты, табеля, списки, ведомости.Договорные отношения с иностранными государствами фиксировались в трактатах, договорах, конвенциях, протоколах.Также для осуществления международных отношений применялись ноты, меморандумы, письмы. Дипломаты отправляли на родину реляции, письма, депеши.Судебная документация состояла из допросов, клятвенных обещаний, показания.Результат судебного разбирательства фиксировался в приговорах, определениях, выписках из журналов.Это характерно и для современного судебного делопроизводства.Бухгалтерский учет отражался в балансе.В тот период времени баланс составлялся в особой таблице, отражающей состояние хозяйственной деятельности на определенную дату.По такому же принципу баланс формируется и в настоящее время.В этот период начинают применять такие термины как «баланс», «дебет», «кредит», «бухгалтер».В XVIII в. начинает формироваться система документации по личному составу различных учреждений.Например, были введены формулярные (послужные) списки чиновников. Такой список давал полное представление о чиновнике, находившемся на государственной службе (его семейное положение, занимаемые должности до выхода в отставку или на пенсию).В современном российском делопроизводстве есть карточка формы Т-2, которая заполняется аналогично и является обязательной.2.2 Реквизитыдокументов коллежского делопроизводстваОтмена столбцов и введение листовой формы документа изменили его формуляр, то есть реквизиты.Реквизит – это атрибут, признак документа (дата, подпись, название документа и т.д.).Реквизиты занимают определенное место на листе бумаги.Генеральный регламент ввел обязательную регистрацию документов в журналах, поэтому на документах появились регистрационные номера - входящий и исходящий.Cтали обозначать название документа: протокол, прошение и т.п. В отдельных случаях к нему добавлялось краткое содержание документа (Реляция «об исходе компании»), хотя требование обязательно указывать заголовок к тексту появится позже.Документ начинали оформлять с обозначения адресата, который начинался с предлога «в» и писался вдоль верхнего поля листа («В правительствующий Сенат», «В Государственную Берг-коллегию»).Автор указывался под адресатом и,как правило, начинался предлогом «из» («Из Московского уездного суда»).Дальше писали наименование вида документа и, иногда, его краткое содержание («рапорт о получении указа»).Подпись состояла из названия должности, имени и фамилии, иногда титула и следовала после текста документа.Скрепы ставлялись в правом нижнем углу листа и включали, так же как и подпись, наименование должности или чина, имя и фамилию.Обязательной была скрепа секретаря.В коллежском делопроизводстве появился такой реквизит документа как дата подписания.В документах она ставилась под текстом с левой стороны листа («Генваря 23 дня 1755 года»).Исходящий регистрационный номер проставлялся вдоль поля документа.При получении документа в левом углу проставляли входящий регистрационный номер и дату получения («Получено июля 15 дня 1745 года»).Документы в некоторых случаяхподкреплялись печатью.Для каждой коллегии создавалась печать с изображением государственного герба и названием коллегии.Приложение печати обзательно надо было производить в присутствии двух свидетелей.На документах XVIII в. содержалось большое число отметок, отражающих этапы процесса документирования, стадии обработки.Преимущественно это резолюция, которую записывали на лицевой стороне первого листа.На документах того времени можно увидеть отметки о рассмотрении дела, о том, с кем передали документ, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметки о контроле, о направлении в дело и т.д.Следует отметить, что для современных документов характерны те же реквизиты.Для многих документов в XVIII в. были разработаны «генеральные формуляры» - образцы, по которым нужно было их составлять.Разработка подобных руководств по составлению документов, на которых обучались поколения канцелярских работников, начинается еще в приказном делопроизводстве.«В специальных «образцовых книгах» помещались образцы документов; типы «деловых» бумаг и писем приводились и в азбуках, «письмовниках», предназначенных для чтения и переписывания.Таким образцам следовали в правительственных учреждениях (центральных и местных), выборных земских учреждениях, в канцеляриях крупных феодалов, «площадные подьячие», писавшие челобитные и другие бумаги.Например, в указе 1723 г. «О форме суда» содержание челобитной надо было излагать по пунктам, а титул государя указывать один раз в начале, что делало документы удобными для чтения.В XVIII – XIX вв.составление сборников образцов документов получилоповсеместное распространение.Они имели разные названия: «формулярник», «письмовник», «всеобщий письмовник», «письмоводитель», «секретарь-письмоводитель», «всеобщий секретарь», «кабинетный секретарь», «всеобщий стряпчий», «канцелярский самоучитель» и т.п. Но наибольшее распространение получили «письмовники», определяемые в словаре В. Даля как «книга, содержащая правила и примеры для писем, бумаг, деловой и частной переписки; сборник писем».В целом, делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей, на что жаловались современники.Даже значительно увеличенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не справлялись с большим количеством дел, что приводило к волоките и медлительности делопроизводства.Также в заключение необходимо отметить, что в исследуемом регламенте действительно содержатся основы современного делопроизводства. И в настоящее время в делопроизводстве есть такие процедуры как регистрация, редактирование документа, оформление, систематизация, подготовка к хранению, архивное хранение.Cовременные документы также должны содержать определенные реквизиты – название документа, регистрационный номер, дату, отметку о контроле, подпись, печать и т.д.Цель работы достигнута, задачи выполнены.ЗАКЛЮЧЕНИЕВ настоящей работе рассмотрены основы коллежского делопроизводства 18 века.Становление делопроизводства связано с развитием, становлением государственности на Руси. Историками, документоведами выделяются следующие этапы развития делопроизводства:1. До конца XV в., но единой системы делопроизводства на этом этапе в Древнерусском государстве не было в силу особенностей государственного управления того периода.Функции государственного управления выполнялись должностными лица, не имеющие штата чиновников.До наших дней дошли Договора с Византией 911 и 945 гг.Также известно, что вКиеве (978 – 1015 гг.) действовало учебное заведение для детей бояр и старших дружинников, в которое отбирались претенденты на должности «печатников» - хранителей княжеской печати, «металников» - судейских секретарей, писцов и дьяков при князьях и крупных феодалах.Документируются правовые отношения, создаются жалованные, вкладные, уставные, купчие грамоты, завещания.Основным материалом для письма служил пергамент.Тем не менее, в этот исторический период были заложены традиции русского делопроизводства, накоплен определенный опыт документирования.2. Приказное делопроизводство на Руси былона протяжении XV – XVII веков.Приказыпоявились в связи с практикой личных поручений Великого князя своему окружению, была создана Боярская Дума.Во главе отдельного приказа находился приказной судья, назначенный из думских чинов.Подчинялись ему дьяки, управлявшие подьячими.На местах в ведении приказов были воеводы.У воевод былаприказная изба из помощников (прообраз канцелярии).В приказной избе хранились государственная городская печать, денежные суммы и велось делопроизводство.Значимым этапом в развитии делопроизводства в XV в. стала замена дорогостоящего пергаментабумагой, сначала западноевропейского производства, а со второй половины XVII в. было налажено изготовление отечественной бумаги.Писали документы гусиными перьями, затачиваемыми особым способом.В приказном делопроизводствеприменялась такая форма документа как столбец (столп, столпик).Один государственный акт мог иметь до трех сотен метров. 3. Взамен системы приказов в 1717 - 1718 гг.Петром I было создано 12 коллегий, каждая из которых отвечала за определенную отрасль управления.В результате реформ сформировалась следующая система учреждений: Сенат, Синод, Кабинет и Коллегии – в центре, губернатор, воевода, комиссары и другие органы – на местах.Под коллежским делопроизводством понимается организация работы с документами в коллегиях. Этот способ организации делопроизводства, безусловно,был гораздо прогрессивнеепо сравнению с предыдущим (приказным), основанном на передовых европейских традициях того времени.Была внедрена регистрации документов, которая велась в специальных журналах (журнальная регистрация). В период коллежского делопроизводства была разработанасистематизация документов, организации их учета и хранения.Все решенные дела сдавались в актохранилища, получивших европейское название - архивов.Появились и новые названия документов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкция и др.Таким образом, XVIII в. внес значительные изменения в организацию работы с документами: появляются новые учреждения, занимающиеся делопроизводством, меняются виды и формуляр документов, большое значение приобретают формулы титулования.Необходимо отметить важную характеристику развития делопроизводства петровской эпохи - упорядочивающее воздействие законодательства.Впервые система государственного устройства была регламентирована.Основополагающим законом стал Генеральный регламент, определявший систему делопроизводства в России вплоть до 1917 г.Более того, на протяжении XVIII в. было издано много законодательных актов, устанавливавших формуляры отдельных видов документов.Можно констатировать, что делопроизводство существенно эволюционировалов XVIII в. В документации того времени наблюдается стремление к однопредметности содержания, что стимулировало формализацию и стандартизацию.Генеральный регламент определил структуру, принципы деятельности коллегий, упорядочивал документный поток.Но работа над документом не была здесь предметом специального рассмотрения.Возможно, документированию предполагалось посвятить отдельный регламент, но который так и не был подготовлен.Но в течение XVIII в. было издано немало правовых актов по составлению и оформлению различных видов документов.СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ1. Источники1.1 «Генеральный регламент…» от 28 февраля 1720 г. / В.И. Лебедев.URL:http://www.hist.msu.ru/ER/Etext/general.htm(дата обращения: 10.06.2014).1.2 «Табель о рангах…» от 24 января 1722 г. // В.И. Лебедев.URL:http://www.hist.msu.ru/ER/Etext/tabel.htm(дата обращения: 07.06.2014).2. Литература2.1 Андреянова, В.В.Как организовать делопроизводство на предприятии. - М.:ИНФРА - М, 2010. -289 с.2.2Ерошкин,Н.П.История государственных учреждений дореволюционной России/ Н.П. Ерошкин. - М.: Высш. академия., 1983. - 287 с.2.3 Илюшенко, М.П.История делопроизводства в дореволюционной России/ М.П. Илюшенко. – М.: РГГУ, 2008. - 176 c.2.4 Картавов, П.А.Исторические сведения о гербовой бумаге в России, вып.1/ П.А. Картавов. - СПб., 2009. - 269 c.2.5 Кузнецова, Т.В.Делопроизводство (документационное обеспечение управления)/ Т.В.Кузнецова. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интер-Сервиз», 2010 -320с.2.6 Кузнецова, Т. В. Делопроизводство: Документационное обеспечение управления / Т. В. Кузнецова//Управление персоналом». - 2009. - №8. - C.45-51.2.7 Кузнецова, Т.В. Введение в специальность «Документоведение и документационное обеспечение управления»: Т.В. Кузнецова. – М.: РГГУ, 2010. - 298 c.2.8Ларин, М.В.Управление документацией и новые информационные технологии. - М.: Научная книга, 2010 - 137 с.2.9 Лукашевич, А.А.К истории делопроизводственной документации России XVIII в. / А.А.Лукашевич // Отечественные архивы. – 2009. - № 4. - С. 12-18.2.10 Митяев, К.Г.История и организация делопроизводства в СССР / К.Г. Митяев. – М.: МГИАИ, 1959.- 387 c.2.11 Организация работы с документами/ В.А.Кудряев и др. – М.: ИНФРА. - М, 2009. - 575с.2.12 Панфилова, Т.А.Документоведение и делопроизводство/ Т.А.Панфилова, Т.Н. Кондратьева. - М.: ВАГРИУС, 2004. - 247 c.2.13 Русакова, С.В.Законодательное регулирование документирования в учреждениях XVIII в. / С.В.Русакова // Делопроизводство. - 2005. - № 2. - С. 81-87.2.14 Чистяков, И.О.История отечественного государства и права/ И.О. Чистяков. - М.: Юрист, 2010. - 507 c.2.15 Шепелев, Л.Е. Чиновный мир России: XVIII – нач. XX в. / Л.Е. Шепелев. - СПб.: Искусство - СПб, 2009. - 298 c.2.16 Янковcкая, В.Ф.Писать по образцам (о роли письмовников в русском делопроизводстве) / В.Ф.Янковская // Секретарское дело. – 2002. - № 3. - С. 73-76.2.17 Янковская, В. Ф. Как организовать делопроизводство/В.Ф. Янковская. - М.:МЦФЭР, 2004. - 413 с.