Организация работы с документами за рубежом (делопроизводство) (Украина , Белоруссия , Казахстан)

документирование: Запись информации на различных носителях по установленным правилам

правила документирования: Требования и нормы, устанавливающие порядок документирования

система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению

унифицированная система документации; УСД: Система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности

вид письменного документа: Принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения

наименование документа: Обозначение вида письменного документа
38) организационно-распорядительный документ: Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц

реквизит документа: Обязательный элемент оформления официального документа

постоянная часть реквизита документа: Неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении

переменная часть реквизита документа: Изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении
формуляр документа: Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности

формуляр-образец документа: Модель построенная документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основныереквизиты

бланк документа: набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа

унифицированная форма документа; УФД: Совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации

служебное поле унифицированной формы документа: Зона унифицированной формы документа, предназначенная для закрепления ее в технических средствах хранения документов, а также нанесения специальных изображений
зона унифицированной формы документа: Часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами

табель унифицированных форм документов: Перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов

оформление документа: Проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования

подпись: Реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица

гриф ограничения доступа к документу: Реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа

гриф согласования: Реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием

гриф утверждения: Реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию

дата официального документа: Реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования

заголовок официального документа: Реквизит документа, кратко излагающий его содержание

виза официального документа: Реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа

резолюция документа: Реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение

текст официального документа: информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа
Следует сказать, что хотя управление документацией в зарубежных странах организуется по-разному, но в то же время имеет некоторые общие черты, сформировавшиеся под влиянием международных связей и рекомендаций международных организаций.
Понятие документооборот в странах СНГ включает понятия создания учета и хранения документов на предприятии.
Сравнив обще понятия документооборота Украины, России, Белоруссии, Казахстана мы можем утверждать о едином порядке ведения делопроизводства на предприятиях этих стран. Следует отметить более полный и точный перечень понятий в Белорусском ГОСТе, Несовершенный Российский и Украинский ГОСТы, содержащие понятия уже устаревшие и не содержащие современных понятий электронного документооборота. Перечень определений Казахстана самый короткий, термины и определения в нем даны обобщенные и не раскрывают сути многих явлений документооборота в организации.
Заключение

В ходе проведенного исследования изучены законодательные и нормативно-методические акты, разработанные и введенные в действие на территории Украины, Республики Беларусь и Республики Казахстан после 2000 года. Данные акты представляют собой систему международного законодательства, направленного на регулирование вопросов, касающихся сферы делопроизводства и архивного дела.
В процессе изучения законодательства стран мы выявили, что Украина и Республика Беларусь используют закон «об информации и информатизации» – о документах на бумажных и электронных носителях, Республика Казахстан – закон «об информатизации», в котором речь идет только об электронных документах. Российские нормативные акты разработаны относительно и бумажного и электронного делопроизводства.
Закон о «нормативно-правовых актах» введен в действие в трех странах. Законом регулируется порядок работы с документами в государственных органах власти, организациях, учреждениях, предприятиях. Российские законодательные акты также касаются работы федеральных органов исполнительной власти.
Каждая из стран ввела в действие в 90х годах ХХ столетия Закон « О Национальном архивном фонде». Законы включают общие понятия, разделы и статьи касающиеся документов, отнесенных к Национальному архивному фонду страны. Закон РФ «О архивном фонде РФ» содержит однотипные положения, что и законы Белоруссии, Украины и Казахстана.
На основе данного закона в делопроизводстве трех государств разработаны и введены в действие Перечни типовых документов, которые создаются в органах государственной власти, в организациях и учреждениях, с установлением сроков их хранения. Последняя редакции Перечня РФ выпущена в работу в 2010 году.
Работа по ведению делопроизводства во всех организациях, предприятиях, учреждениях любых форм собственности отражена в Типовой инструкции по делопроизводству Украины и Республики Беларусь. В республике Казахстан регламент работы службы делопроизводства носит название «Типовые правила документирования и работы с документацией». Типовая инструкция по делопроизводству РФ утратила силу, однако пока не утверждена новая, организации и федеральные органы власти придерживаются ее.
Основные правила работы ведомственных архивов (архивов организаций) устанавливают порядок составления номенклатур дел, завершения дел в делопроизводстве, передаче их в архив организации, проведения экспертизы ценности документов. Основные правила введены в действие в России раньше Правил других стран СНГ, в 2002 году.
Указы, постановления и распоряжения «о создании и использовании бланков документов» принимаются на всех уровнях власти: Президентом, Кабинетом Министров, Министерством или Министром во всех четырех исследованных нами странах СНГ.
Государственный стандарт «Делопроизводство и архивное дело» в Украине и республике Беларусь утверждается до введения нового, в Казахстане ГОСТ устанавливается сроком на 5 лет и по истечении срока вносятся изменения или срок действия продлевается. Проведенный нами анализ определений документооборота в России строился на ГОСТ 1998 года, однако в 2013 году введен в действие новый ГОСТ «Делопроизводство термины и определения», следует отметить, что несмотря на отмену устаревших понятий и введение в оборот новых, этот стандарт не достигает необходимого уровня мировых стандартов в области делопроизводства и архивного дела.
Таким образом, можно сказать, что законодательство и нормативно-правовая база четырех государств идет в ногу со временем, но требует своевременных доработок. С разницей в год, максимум пять лет, принимаются, изменяются законы. Небольшие отличия в актах зависят от особенностей развития государства.
Объективно оценивая уровень законодательной и нормативной базы Украины, Республики Беларусь, Республики Казахстан мы должны сказать, что они развиваются равномерно и последовательно. Нормы права направлены на устранение коллизий, возникающих в области делопроизводства на всех уровнях власти.
Комплекс документов каждого государства отражает политико-правовую связь структур, исторический период развития, влияние традиций на законодательство страны. Нельзя не отметить преемственность законодательства СССР во всех трех государства.
Список источников и литературы

Источники
1. Закон Украины «Об информации», введен Постановлением Верховной Рады Украины №2658-XII от 02.10.1992.
2. Закон Украины «О местном самоуправлении в Украине», утвержден Верховной Радой Украины 1997. № 24. ст.170.
3. Закон Украины «О доступе к публичной информации». Постановление Верховной Рады Украины от 24 декабря 1993 года N 3815-XII
4. Закон Украины «О Национальном фонде и архивных учреждениях», утвержден Постановлением Верховной Рады Украины от 24.12.1993. №3815-XII. Электронный ресурс: Верховна Рада України http://zakon4.rada.gov.ua/laws/main/nn.
6. Постановление Кабинета Министров Украины о Порядке создании и деятельности комиссий по проведению экспертизы ценности документов, утвежден 08.10.2007. 3 1004.
7. Приказ №16 от 16.03.2001, зарегистирован в Министерстве юстиции Украины 08.03.2001 №407/5598 «Об утвердждении Правил работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, организаций и учреждений».
8. ГОСТ 4163-2003 Национальный стандарт Украины. Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.»
9. Методические рекомендации по использованию ГОСТ 4163–2003 «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования по оформлению документов», принят 07.11.2003.
10. Перечень типовых документов, которые создаются в процессе деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий, и организаций, с определением сроков хранения документов, утвержден приказом Минюста Украины 12.04.2012 № 578/5.
11. Типовая инструкция по делопроизводству в центральных государственных архивных учреждениях Украины, Государственном архиве в Автономной Республике Крым, государственных архивах областей, городов Киева и Севастополя, утверждена Министерством юстиции Украины 25.10.2012 №1571/5.
12. Официальный веб-портал Государственной архивной службы Украины. Электронный ресурс URL: http://www.archives.gov.ua/Rus/
13. Международные стандарты, регулирующие управление документацией в организациях.//Сетевые решения. A-Z. Электронный ресурс URL: http://nestor.minsk.by/sr/2008/06/sr80601.html
14. Закон Республики Беларусь от 10.11.2008 № 455-З «Об информации, информатизации и защите информации». Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2008. №279№ 2/1552.
15. Закон Республики Беларусь от 5 июля 2004 года № 301-З «О государственных символах Республики Беларусь», с изменениями и дополнениями.
16. Закон Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», принят Палатой представителей 20 октября 2011 года, одобрен Советом Республики 8 ноября 2011 года.
17. Законом Республики Беларусь от 06.10.1994 №3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь.
18. Закон Республики Беларусь от 10.01.2000 г «О нормативных правовых актах Республики Беларусь».
19. Указ Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь», с изменениями и дополнениями
20. Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 25 февраля 1993 г. № 100 «О перечнях документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь», с изменениями и дополнениями,
21. Положение о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь и внесении изменений в постановление Кабинета Министров Республики Беларусь от 7 августа 1995 г. № 424, утверждено постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г. № 1172, с изменениями и дополнениями.
22. Положение об основных требованиях, предъявляемых к уровню защищенности бланков строгой отчетности, а также специальным материалам для защиты их от подделки (утверждено постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 1 марта 2002 г. № 29, с изменениями и дополнениями.
23. Постановление Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 №4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях республики Беларусь».
24. СТБ 6.38-2004 Унифицированная система документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Использоание и оформление документов, введен 01.07.2005.
25. Закон Республики Казахстан от 11.01.2007 № 217-III «Об информатизации».
26. Закону Республики Казахстан от 21.05.2013 №94-VЗРК «О персональных данных и их защите».
27. Закон Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года № 326-1 «О Национальном архивном фонде и архивах».
28. Приказ Председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан от 29 апреля 2003 года № 33 «О Типовых правилах документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан».
29. СТ РК 1037-2001 Государственный стандарт Республики Казахстан «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», продлен на пять лет с 22.02.2013.
30. СТ РК 1042-2001. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.
31. Основные правила работы ведомственных архивов, утверждены приказом председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры Республики Казахстан от 29 декабря 2003 года № 93.
32. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных организаций, с указанием сроков хранения, утверждены приказом Министра культуры, информации и спорта Республики Казахстан от 18.07.2005 №203.
Литература:
33. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение/В.И. Андреева. – М.: КНОРУС, 2010. – С. 101.Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления)/Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина Т.А. Быкова. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. – С. 120.
34. Басаков М.И. Справочник секретаря по делопроизводству/М.И. Басаков. – Ростов-на-Дону: Издательство «Март», 2006 – с. 25
35. Быкова Т.А. Делопроизводство/Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2006. – С. 5
36. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления/М.В. Кирсанова, Ю.М.Аксенов. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008 – С.205.
37. Ларин М.В. Управление документацией в организациях. М.: Научная книга. 2002 г. – 413 с.
38. Рогожин, М.Ю. Делопроизводство/М.Ю. Рогожин. – М.: Индекс Медиа, 2007 – с. 9
39. Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления/Л. А. Румынина. – М.: Академия, 2009. – с. 83.
40. Рыбаков А.Е. Комментарий к инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь.//Отдел кадров.. март 2009. №3.– С. 98.
Международные стандарты, регулирующие управление документацией в организациях. // Сетевые решения. A-Z. Электронный ресурс URL: http://nestor.minsk.by/sr/2008/06/sr80601.html
Ларин М.В. Управление документацией в организациях. М.: Научная книга. 2002 г. – 413 с.
Закон Украины «О местном самоуправлении в Украине», утвержден Верховной Радой Украины 1997. № 24. ст.170.
Закон Украины «Об информации введен Постановлением Верховной Рады Украины №2658-XII от 02.10.1992.

Закон Украины О доступе к публичной информации. Постановление Верховной Рады Украины от 24 декабря 1993 года N 3815-XII
Закон Украины «О Национальном фонде и архивных учреждениях» , утвержден Постановлением Верховной Рады Украины от 24.12.1993. №3815-XII. Электронный ресурс: Верховна Рада України http://zakon4.rada.gov.ua/laws/main/nn.
Там же. Электронный ресурс URL: http://base.spinform.ru/show_doc.fwx?rgn=17771.
Закон Украины О национальном фонде и архивных учреждениях. (абзац третьей статье 1 в редакции Закона Украины от 22.12.2006 г. N 534-V).
Постановление Кабинета Министров Украины о Порядке создании и деятельности комиссий по проведению экспертизы ценности документов, утвежден 08.10.2007. 3 1004.
Официальный веб-портал Государственной архивной службы Украины. Электронный ресурс URL: http://www.archives.gov.ua/Rus/
Методические рекомендации по использованию ГОСТ 4163–2003 «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной дкоументации. Требования по оформлению документов», принят 07.11.2003.
Приказ №16 от 16.03.2001, зарегистирован в Министерстве юстиции Украины 08.03.2001 №407/5598 «Об утвердждении Правил работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, организаций и учреждений».
Перечень типовых документов, которые создаются в процессе деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий, и организаций, с определением сроков хранения документов, утвержден приказом Минюста Украины 12,04.2012 № 578/5.
Типовая инструкция по делопроизводству в центральных государственных архивных учреждениях Украины, Государственном архиве в Автономной Республике Крым, государственных архивах областей, городов Киева и Севастополя, утверждена Министерством юстиции Украины 25.10.2012 №1571/5.
Закон Республики Беларусь от 10.11.2008 № 455-З «Об информации, информатизации и защите информации». Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2008. №279№ 2/1552.
Указ Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь», с изменениями и дополнениями
Закон Республики Беларусь от 5 июля 2004 года № 301-З «О государственных символах Республики Беларусь», с изменениями и дополнениями
Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 25 февраля 1993 г. № 100 «О перечнях документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь», с изменениями и дополнениями, 
Положение о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь и внесении изменений в постановление Кабинета Министров Республики Беларусь от 7 августа 1995 г. № 424, утверждено постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г. № 1172, с изменениями и дополнениями.
Положение об основных требованиях, предъявляемых к уровню защищенности бланков строгой отчетности, а также специальным материалам для защиты их от подделки (утверждено постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 1 марта 2002 г. № 29, с изменениями и дополнениями.
Закон республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», принят Палатой представителей 20 октября 2011 года, одобрен Советом Республики 8 ноября 2011 года.
СТБ 6.38-2004 Уніфікаваныя сістэмы дакументацыі Рэспублікі Беларусь Сістэма арганізацыйна-распарадчай дакументацыі Патрабаванні да афармлення дакументаў, введен 01.07.2005.
Постановление Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 №4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях республики Беларусь».
Законом Республики Беларусь от 06.10.1994 №3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь.
Закон Республики Беларусь от 10.01.2000 г «О нормативных правовых актах Республики Беларусь».
Рыбаков А.Е. Комментарий к инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь.// Отдел кадров.. март 2009. №3.- С. 98.
Закон Республики Казахстан от 11.01.2007 № 217-III «Об информатизации».
Закону Республики Казахстан от 21.05.2013 №94-VЗРК «О персональных данных и их защите».
Приказ Председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан от 29 апреля 2003 года № 33 «О Типовых правилах документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан».

СТ РК 1037-2001 Государственный стандарт Республики Казахстан «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», продлен на пять лет с 22.02.2013.
СТ РК 1042-2001. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.
Закон Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года № 326-1 «О Национальном архивном фонде и архивах».
Основные правила работы ведомственных архивов, утверждены приказом председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры Республики Казахстан от 29 декабря 2003 года № 93.
Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных организаций, с указанием сроков хранения, утверждены приказом Министра культуры, информации и спорта Республики Казахстан от 18.07.2005 №203.

















47