Организация работы канцелярии современного учреждения на примере Арбитражного суда Северо-Западного округа

На сегодняшний день наблюдается тенденция перехода систем к большим локальным и региональным вычислительным сетям, позволяющим создавать большие базы (банки) данных, концентрировать в них государственные информационные ресурсы. Это новый этап информатизации, позволяющий формировать комплексные системы, объединенные общими техническими решениями, и характеризуется созданием: информационно-справочных систем; систем информационной поддержки принятия решений.
Также сегодня появляются идеи о создании комплексных информационных систем, направленные на решение вопроса об интеграции разрозненных информационных ресурсов на уровне региона и создания хранилища данных органа.
В результате чего были созданы условия для создания: аналитических систем; систем моделирования и прогноза социально-экономической ситуации.
В настоящее время в органах растет уверенность в необходимости таких систем, которые позволят выполнять мониторинг судебной практики и законодательства, осуществлять моделирование и прогнозирование на предстоящий период.
Теперь приведем пример такой системы – «Кодекс» производства ОАО «Центр компьютерных разработок» консорциума «Кодекс» (ОАО «ЦКР»), который занимается автоматизацией органов государственной власти и местного самоуправления с 1991 года. Организации государственного сектора составляют около 80% в общем списке организаций, где внедрены программные продукты «Кодекс», а территориальная зона охвата включает тринадцать субъектов Российской Федерации.
За время создания и внедрения программного обеспечения в ОАО «ЦКР» накоплен большой опыт работы с органами государственной власти и местного самоуправления по автоматизации функций государственного управления в различных сферах: информационно-правовая поддержка; автоматизация процессов документационного обеспечения управления; автоматизация работы кадровых органов; автоматизация функций сбора и ведения информации, необходимой для управления; информационная поддержка принятия решений и контроль принятых решений
В составе информационных систем, разработанных ОАО «ЦКР» для органов власти содержится: 11 функциональных систем электронного документооборота и делопроизводства; 13 систем учетного характера, оперативного и административного управления; 10 информационно-справочных систем.
Изменения по внедрению системы будет стоить внесению изменений в стоимость времени и труда работников, также период адаптации. В учреждении час работника стоит 113,6 рублей. Организационные изменения продлятся 8 часов, при численности участвующих сотрудников 10 человек. Расчеты проводим в тыс. руб.
10*8*113,6 = 9088
Производительность в течение двух недель будет снижена на 30 %.
113,6 *8*10*10 = 90880–12000 = 78880.
Расходы на внедрение «Кодекс» рассчитываются по формуле 1:

Р=∑Рi (1)

где i - статьи расходов на внедрение системы.
Оценка эффективности от изменения сложна и зависит от многих внешних и внутренних факторов, влияние которых оценить сложно. Поэтому результаты изменений обычно оценивают по их соответствию поставленной цели методом экспертных оценок. А также проводится расчет рентабельности.
Расходы на внедрение «Кодекс»:
Клиентские лицензии – 8 000 за одно рабочее место
Однопроцессорная СУБД - 900
Дополнительное ПО – 10 000
Работы по запуску системы
Расходы по запуску системы рассчитываются по формуле 2:
Рз=М*W + М*W *F(N) (2)
где Рз – работы по запуску системы, М - количество месяцев, необходимое для выполнения работ по запуску системы на N мест; W - средняя стоимость 1 месяца работ;
F(N) - функция характеристики размера организации.
Поведение этой функции качественно похоже на логарифм от величины N и приблизительно равно следующим значениям: если N=100, то F(N)=0,3; если N=200, то F(N)=0,35, а если N <100, то F(N)=0,1.
Рз = 2*7 000 + 2*7000*0,1 = 15400 + 5 600 = 15400
Обучение (Ро) сотрудников – 7 000
Сопровождение (Рс) системы в течение года 84 000
Конвертация (Рк) данных – 7 000
Расходы по внедрению ERP за год рассчитываются по формуле 3:
Рд=Рл+Рб+Рп+Рз+Ро+Рс*(12-М)/12 +Рк (3)
Рд = 84000 + 80000 + 9000 + 10000 + 15400 + 7000+8000 = 213400
Экономический эффект от внедренной системы рассчитывается по формуле 4:
Э=Эрв+Эсб (4)
где Эрв - сэкономленное время сотрудников, Эсб – сэкономленная бумага.
Расчет стоимости времени сотрудника также осуществляется на основе экспертных оценок. Рассчитаем экономию времени сотрудника за год. Предположим, каждый сотрудник тратит 30 % своего рабочего времени на создание документов. При введении ERP экономия времени составит 20 %
Эвр = (113,6*8*22)/100*20*16 = (число всех сотрудников организации) = 63979,52 руб./мес.
Так, экономия времени составляет 3998,72 руб./месс. на человека.
Если «Кодекс» сокращает документооборот на 50%, а пачка в 500 листов стоит 150 руб. 1 лист = 150/500 = 0,3 руб.
Э сб = 10000*0,3/2 = 1500
Э=Эрв+Эсб = 1500+63979,52= 65479,52
В экономический эффект от внедрения «Кодекс» включаются следующие показатели: прямой экономический эффект (экономия трудовых и временных ресурсов); совершенствование управленческого контроля исполнения документов; унификация и стандартизация документооборота; тотальный контроль документооборота.
Заключение

В данной работе ставилось целью проведение анализа и последующего совершенствования организации работы канцелярии в учреждении «Арбитражный суд Северо-Западного округа».
Отметим, что документооборот – это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело. Обработка поступающих документов может считаться оптимальной, если документ поступает к конечному пользователю в течение следующего дня после его получения организацией.
Оптимизация документооборота заключается в достижении следующих условий:
исключение возвратного движения документов;
однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя;
участие той или иной инстанции должно быть строго регламентировано.
Также было проведено исследование процессов управления, в ходе которых и происходит движение документов. Однако на этапе существует ряд проблем.
Решение данных проблем позволит:
значительно улучшить удобство работы сотрудников ДОУ с системой обеспечения документооборота в учреждении «Арбитражный суд Северо-Западного округа»;
сократит сроки подготовки отчетности в учреждении «Арбитражный суд Северо-Западного округа»;
ускорит работу по основной деятельности учреждения «Арбитражный суд Северо-Западного округа».
Таким образом, целью оптимизации ставилось упрощение ведения делопроизводства в учреждении «Арбитражный суд Северо-Западного округа» посредством внедрения информационной системы.
Расчет экономической эффективности мероприятий по повышению эффективности ведения делопроизводства в учреждении «Арбитражный суд Северо-Западного округа» показал эффективность данного мероприятия.
Внедрение предложенных мероприятий позволит добиться желаемого результата в краткосрочный период и в долгосрочной перспективе, при условии дальнейшего развития и анализа эффективности внедрения проводимых мероприятий.

Список литературы

Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 28.07.2012) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ (ред. от 24.07.2007) «О коммерческой тайне» (принят ГД ФС РФ 09.07.2004) (с изм. и доп., вступающими в силу с 01.01.2008).
Федеральный закон от 17.07.1999 N 176-ФЗ (ред. от 28.06.2009) «О почтовой связи» (принят ГД ФС РФ 24.06.1999).
Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ (ред. от 08.11.2007) «Об электронной цифровой подписи» (принят ГД ФС РФ 13.12.2001).
Постановление Правительства РФ от 28.01.2002 N 65 (ред. от 09.06.2010) «О федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002 - 2010 годы)».
Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в учреждениях»//Собрание законодательства РФ. 2009. N 25. Ст. 3060.
Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 (ред. от 07.09.2011) «Об утверждении Правил делопроизводства в учреждениях».
Постановление Правительства РФ от 19.01.2005 N 30 (ред. от 06.09.2012) «О Типовом регламенте взаимодействия судебных органов»
Постановление Правительства РФ от 28.07.2005 N 452 (ред. от 27.03.2013) «О Типовом регламенте внутренней организации судебных органов»
«Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (утв. Росархивом).
Басаков, М.И. Делопроизводство. [Документационное обеспечение управления]: учебник/ М. И. Басаков, О. И. Замыцкова.- Изд. 9-е.- Ростов н/Д : Феникс, 2009. – 376 с.
Генеральный регламент 1720 г. //ПСЗ Российской империи: Собр. Первое. Т.6. №3534, глава XLIII. О книгах при конторах.
Генеральный регламент 1720 г. //ПСЗ Российской империи: Собр. Первое. Т.6. №3534, глава V.
Демьянов, Б.С. Современный электронный документооборот (достоинства и недостатки) / Б.С. Демьянов // Вестник Тверского государственного университета. Сер.: Управление. – 2005. – № 3 (9). С. 42-47.
Денисова Е.И. Контроль суда за сроками предъявления исполнительных документов к принудительному исполнению // Вестник Омского университета. Серия: Право. 2009. Т. 18. № 1. С. 45-48.
Зиновьев, П.В. К вопросу повышения защищенности существующих и перспективных автоматизированных систем электронного документооборота / П.В. Зиновьев // Вестник Воронежского государственного технического университета. – 2010. Т. 6. – № 12. – С. 174.
Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления. М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 74 с.
Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) 5-е изд., испр. и доп. М: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007- с. 205.
Кузнецова Т.В. Развернутая должностная инструкция секретаря-референта и офис-менеджера. Секретарское дело. 2005 г. № 2. с. 5-6
Ленкевич, Л.А. Делопроизводство: учеб. для нач. проф. образования/ Л. А. Ленкевич.- 3-е изд., перераб.- М. : Академия, 2009. - Справочник товароведа: Непроводольственные товары: В 3т. / С.И. Баранов, Е.И. Веденеев, А.Я. Володенков и др. – 3-е изд., перераб. – М.: Экономика. Т. 2. – 1990. – 463с.
Общее учреждение министерств 1811 г.//ПСЗ Российской империи: Собр. Первое. Т.31 №24064, гл. III отд. IV.
Общее учреждение министерств 1811 г.//ПСЗ Российской империи: Собр. Первое. Т.31 №24064, гл. III отд. V.
Санкина Л.В. Контроль исполнения документов. Режим доступа: http://www.sekretariat.ru/discuss/91308/.
Скиба, О. Защита документа в системе электронного документооборота / О. Скиба // Секретарское дело. 2007. – № 12. – С. 25.
Справка о численности и оплате труда гражданских служащих федеральных государственных органов (центральных аппаратов министерств и ведомств) в I полугодии 2012 года
Шарипова Р.Р. Контроль исполнения документов в рамках СЭД. Практический опыт внутреннего регламентирования на примере инструкции по организации контроля исполнения документов и поручений в СЭД «ДИРЕКТУМ» // Секретарское дело. 2011. № 2. С. 64-70.
Янковая В. Контроль за сроками исполнения документов - это наша специфика // Секретарское дело. 2009. № 06. С. 56-59.
http://www.kodeksdoc.ru/index.php?option=com_content&view=article&id=12:tech-automation-government&catid=19&Itemid=40
http://www.minregion.ru/ministerstvo/official/



Приложение 1
Организационная структура учреждения

Приложение 2
Документооборот Арбитражного суда Северо-Западного округа
Год Количество входящих документов Количество исходящих документов Количество внутренних документов Итого 2011 93592 110443 54313 258348 2012 92883 102799 58348 254030 2014 97897 108366 53992 260255
Приложение 3
Объем каждого документопотока в документообороте за 2014 год



Приложение 4
Пример регистрационной карточки




Санкина Л.В. Контроль исполнения документов. Режим доступа: http://www.sekretariat.ru/discuss/91308/.
Шарипова Р.Р. Контроль исполнения документов в рамках СЭД. Практический опыт внутреннего регламентирования на примере инструкции по организации контроля исполнения документов и поручений в СЭД «ДИРЕКТУМ» // Секретарское дело. 2011. № 2. С. 64-70.
Денисова Е.И. Контроль суда за сроками предъявления исполнительных документов к принудительному исполнению // Вестник Омского университета. Серия: Право. 2009. Т. 18. № 1. С. 45-48.
Ленкевич, Л.А. Делопроизводство: учеб. для нач. проф. образования/ Л. А. Ленкевич.- 3-е изд., перераб.- М. : Академия, 2009. - Справочник товароведа: Непроводольственные товары: В 3т. / С.И. Баранов, Е.И. Веденеев, А.Я. Володенков и др. – 3-е изд., перераб. – М.: Экономика. Т. 2. – 1990. – 463с.
Басаков, М.И. Делопроизводство. [Документационное обеспечение управления]: учебник/ М. И. Басаков, О. И. Замыцкова.- Изд. 9-е.- Ростов н/Д : Феникс, 2009. – 376 с.
Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в учреждениях»//Собрание законодательства РФ. 2009. N 25. Ст. 3060.
Демьянов, Б.С. Современный электронный документооборот (достоинства и недостатки) / Б.С. Демьянов // Вестник Тверского государственного университета. Сер.: Управление. – 2005. – № 3 (9). С. 42-47.
Зиновьев, П.В. К вопросу повышения защищенности существующих и перспективных автоматизированных систем электронного документооборота / П.В. Зиновьев // Вестник Воронежского государственного технического университета. – 2010. Т. 6. – № 12. – С. 174.
Скиба, О. Защита документа в системе электронного документооборота / О. Скиба // Секретарское дело. 2007. – № 12. – С. 25.
Скиба, О. Защита документа в системе электронного документооборота / О. Скиба // Секретарское дело. 2007. – № 12. – С. 25.
Скиба, О. Защита документа в системе электронного документооборота / О. Скиба // Секретарское дело. 2007. – № 12. – С. 25.
Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации. М., ВНИИДАД, 2007. – 264 с.
ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 N 299) (ред. от 23.12.2010).
Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ (ред. от 24.07.2007) «О коммерческой тайне» (принят ГД ФС РФ 09.07.2004) (с изм. и доп., вступающими в силу с 01.01.2008).
Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 06.04.2011) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (принят ГД ФС РФ 08.07.2006).
Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ (ред. от 08.11.2007) «Об электронной цифровой подписи» (принят ГД ФС РФ 13.12.2001).
Постановление Правительства РФ от 28.01.2002 N 65 (ред. от 09.06.2010) «О федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002 - 2010 годы)».
«Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (утв. Росархивом).
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст). М., ИПК Издательство стандартов, 2003 (Требования к оформлению документов), реквизит 29.
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст). М., ИПК Издательство стандартов, 2003 (Требования к оформлению документов), реквизит 30.









2








97897

108366

53992

Входящий документопоток

Исходящий документопоток

Внутренний документопоток