Рассчитать остатки на складах по всем изделиям на конец ЗАДАННОГО квартала.

Пример реализуется средствами MS Access на ПК. В моей работе таблицы с именами полей, заполненные конкретными значениями выглядят так:

Рисунок 3 – Физические таблицы «Договор» и «Заказчик»

Рисунок 4 – Физические таблицы «Цех», «Склад», «Изделие»

Рисунок 5 – Физические таблицы «Накладная», «СпецНакладной»
По приведенным исходным данным выполним вручную решение поставленной задачи (контрольный пример).
Подсчитаем остатки как разность между количеством поступившей и отгруженной продукции на конкретных складах по кварталам.
4. Создание базы данных
4.1. Структура таблиц
В данном разделе на основе выполненного ранее проектирования базы данных построения логической и физической моделей), разработанных данных контрольного примера реализуем базу данных практически.
Создание таблиц БД возможно несколькими способами:
Создание структуры таблиц в режиме конструктора;
Создание таблицы путем ввода данных;
Создание таблицы с помощью мастера таблиц.
Описание структуры таблиц базы данных представлено в таблице:

Рисунок 6 – Физическая структура таблиц базы данных «Договор» и «Заказчик»

Рисунок 7 – Физическая структура таблиц базы данных «Цех», «Склад», «Изделие»

Рисунок 8 – Физическая структура таблиц базы данных «Накладная», «СпецНакладной»


4.2.Схема данных
Схема данных в MS Access формируется на основе логической модели, разработанной при проектировании базы данных. В ней наглядно задаются связи между таблицами, которые затем применяются для организации форм, запросов, отчетов, гарантируя целостность данных при корректировке таблиц.

Рисунок 9 – Схема данных
4.3.Пользовательские формы
Пользовательская форма позволяет отображать данные на экране в виде первичных документов. С помощью форм реализуется ввод данных в таблицы. Формы создаются сразу после формирования таблиц и схемы данных.
Создадим форму с помощью мастера форм, затем отредактируем ее с помощью конструктора:

Рисунок 10 – Создание формы для ввода данных об изделиях
4.4.Ввод данных
Для ввода данных сформируем формы «Цех», «Склад», «Изделие» и «Накладная»

Рисунок 11 – Форма для ввода данных о цехах

Рисунок 12 – Форма для ввода данных о складах

Рисунок 13 – Форма для ввода данных об изделии

Рисунок 14 – Форма для ввода данных из накладных

5. Создание алгоритма и запросов
Задание. Расчёт остатков по изделиям на товарном складе по кварталам.
Сформулируем описание последовательности действий для получения выходных документов. Данный алгоритм допустимо представить в виде следующего вербального (текстового) описания:
1.На основе таблиц Накладная, СпецНакладной, Склад, Цех и Изделие, получить количество изделий, поступивших на склады, по месяцам до конца заданного квартала.
2. На основе таблиц Накладная, СпецНакладной, Склад, Цех и Изделие, получить количество изделий, отгруженных со складов, по месяцам до конца заданного квартала.
3. За счёт использования запроса к БД вычислить остатки в штуках на товарном складе путём вычитания из поступившей на склад отгруженной продукции.
4. Вычислить остатки в рублях на товарном складе путём умножения остатков в штуках на цену изделия из таблицы Изделие.
6. Создание отчётов
Универсальным средством обработки данных в любых системах управления базами данных являются запросы. Их можно сделать на основе одной или нескольких таблиц или других запросов.
В методическом пособии рассматриваются следующие виды обработки данных:
выборка записей, удовлетворяющих заданным условиям отбора;
включение в бланк запроса задаваемых пользователем полей;
вычисления с помощью формул и функций;
группировка записей с одинаковыми значениями в одном или нескольких полях для выполнения над ними групповых операций и другие.
Рассмотренный в разделе 5 алгоритм решения задачи построен на двух запросах к базе данных.
Сначала в запросе «ГлавныйЗапрос_база» формируется общий перечень пришедшей и отгруженной со складов продукции по кварталам. Данный запрос имеет вид:
SELECT IIf(Month([Дата])<4,1,IIf(Month([Дата])<7,2, IIf(Month([Дата])<10,3,4))) AS Квартал, Изделие.Наим_изделия, Sum(IIf([Тип_накладной]="ЦН",[Количество],0)) AS Приход, Sum(IIf([Тип_накладной]="ТТН",[Количество],0)) AS Отгрузка, Изделие.Цена, Изделие.Номер_склада
FROM Накладная INNER JOIN (Изделие INNER JOIN СпецНакладной ON Изделие.Код_изделия = СпецНакладной.Код_изд) ON Накладная.Номер_накл = СпецНакладной.Номер_накл
GROUP BY IIf(Month([Дата])<4,1,IIf(Month([Дата])<7,2,IIf(Month([Дата])<10,3,4))), Изделие.Наим_изделия, Изделие.Цена, Изделие.Номер_склада;

Затем строится запрос «ГлавныйЗапрос» в котором формируются остатки по каждому периоду:
SELECT ГлавныйЗапрос_база.Квартал, ГлавныйЗапрос_база.Наим_изделия, Sum(ГлавныйЗапрос_база.Приход) AS Получено, Sum(ГлавныйЗапрос_база.Отгрузка) AS Отгружено, Sum([Приход]-[Отгрузка]) AS Остаток, Sum(([Приход]-[Отгрузка])*[цена]) AS Остаток_руб, Склад.Наим_склада
FROM ГлавныйЗапрос_база INNER JOIN Склад ON ГлавныйЗапрос_база.Номер_склада = Склад.Номер_склада
GROUP BY ГлавныйЗапрос_база.Квартал, ГлавныйЗапрос_база.Наим_изделия, Склад.Наим_склада
HAVING (((ГлавныйЗапрос_база.Квартал)<=[Квартал_]));
6.1. Получение отчёта с помощью Мастера отчётов
С помощью MS Access формируется макет отчета определенной структуры, включающий при необходимости: данные одной таблицы, одного запроса или нескольких таблиц и запросов.
В макете устанавливается состав и расположение:
заголовков отчета;
заголовков полей отчета;
значений полей, входящих в отчет;
значений вычисляемых реквизитов.
В процессе формирования макета отчета можно объединить данные по уровням, для каждого из которых есть возможность вычислить итоги с поясняющим текстом. Для создания отчета используют Мастер отчета или режим Конструктора отчетов.
Сформируем отчёт на основе запроса «ГлавныйЗапрос», для чего:
В главном окне MS Access выбрать на панели объект Отчеты, щелкнуть по ярлыку Создание отчета с помощью мастера.
В диалоговом окне Создание отчетов в окне Таблицы и запросы в качестве источника выбрать из списка запрос «ГлавныйЗапрос». В окне Доступные поля выбрать все поля для включения в отчет.
В следующих диалоговых окнах не добавлять уровни группировки и не задавать порядок сортировки.
Установить переключатель для вида макета отчета – в столбец и ориентацию книжная.
Установить флажок на «Настроить ширину полей для размещения на одной странице».
Из предлагаемого списка выбрать стиль заголовка обычный.
В следующем окне задается имя отчета – ГлавныйЗапрос.
Нажать Готово.
Ввести номер квартала в поле «Введите значение параметра» (рисунок 15).
Нажать кнопку «Ок».


Рисунок 15 – Задание параметра – номера квартала

После редактирования в конструкторе, отчет примет вид:

Рисунок 16 – Отчёт «Главный запрос» в виде печатной формы (страница 1)

Рисунок 17 – Отчёт «Главный запрос» в виде печатной формы (страница 2)
6.2. Корректировка макета отчёта с помощью Конструктора отчётов
При выборе кнопки «Конструктор» в меню «Вид» главной панели будет инициирован режим редактирования макета отчёта:

Рисунок 18 – Отчёт «Главный запрос» в режиме редактирования
6.3. Вывод отчёта на печать
Вывод отчета на печать можно выполнить с помощью кнопки Печать на панели инструментов.
7. Создание кнопочной формы с помощью диспетчера кнопочных форм
Для управления в диалоговом режиме объектами базы данных MS Access.
Формы, отчеты и макросы можно использовать кнопочные формы.
Кнопочная форма – это панель управления специального вида, обеспечивающая навигацию по страницам кнопочной формы и исполнение отдельных команд. Здесь размещают кнопки для возвращения к главной странице кнопочной формы и страницам предыдущих уровней и выхода.
Все страницы кнопочной формы представлены двумя уровнями:
1 уровень – главная страница кнопочной формы;
2 уровень – функциональные страницы: Ввод изделий, Ввод накладных, Вывод отчёта об остатках, Выход.

Рисунок 19 – Кнопочная форма в режиме редактирования

Рисунок 20 – Кнопочная форма «Расчёт остатков»
Заключение
В работе показано, что Microsoft Access позволяет обеспечивать обработку достаточно больших и сложных объёмов данных. Создаваемые в данной программе формы, запросы и отчёты обеспечивают высокую эффективность обновления, поиска и анализа необходимой информации, создание эргономичных форм ввода, удобных шаблонов отчётов и оперативный вывод их на печать.
Разработанная база данных позволяет быстро и эффективно управлять отделом сбыта готовой продукции в части расчёта остатков (в штуках и рублях) по наименованиям продукции на конкретных складах по кварталам. Эргономичный интерфейс кнопочной формы, позволяет легко ориентироваться в функциях программы, не требуя от пользователя специальных навыков в информационной сфере, но при этом обеспечивает его необходимой информацией в нужной форме и нужном объёме.
Список литературы
Бекаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2009. – СПб.: БХВ – Петербург, 2009. – 720 с.
Кошелев В.Е. Access 2007. Эффективное использование – М: Бином-Пресс, 2008. – 592 с.
Лори Ульрих Фуллер, Кен Кук Access 2010 для чайников – М.: Диалектика, 2010. – С. 384.












33


Цеха

Склады

Отдел сбыта

Цеховая накладная

Товарно-транспортная накладная

Накладная

СпецНакладной

Изделие

Цех


Склад

Заказчик

Договор