Расчет остатка по заданному изделию по кварталам.

Рисунок 9 – Схема данных
4.3.Пользовательские формы
Форма для ввода информации, называемая пользовательской формой, даёт возможность демонстрировать ввод данных на мониторе компьютера в виде, имитирующем структуру конкретных первичных документов. Формы используются для облегчения процедуры ввода конкретных данных в связанные таблицы. Как правило, данные компоненты разрабатываются сразу после формирования таблиц и создания схемы данных.
Покажем процесс разработки конкретной формы с помощью соответствующего мастера и осуществим её редактирование средствами встроенного конструктора:

Рисунок 10 – Создание формы для ввода данных об изделиях
4.4.Ввод данных
Для ввода данных сформируем формы «Цех», «Склад», «Изделие» и «Накладная»

Рисунок 11 – Форма для ввода данных о цехах

Рисунок 12 – Форма для ввода данных о складах

Рисунок 13 – Форма для ввода данных об изделии

Рисунок 14 – Форма для ввода данных из накладных

5. Создание алгоритма и запросов
Задание. Расчёт остатков по изделиям на товарном складе по кварталам.
Сформулируем описание последовательности действий для получения выходных документов. Данный алгоритм допустимо представить в виде следующего вербального (текстового) описания:
1.На основе таблиц Накладная, СпецНакладн, Склад, Цех и Изделие, получить количество изделий, поступивших на склады, по месяцам до конца заданного квартала.
2. На основе таблиц Накладная, СпецНакладн, Склад, Цех и Изделие, получить количество изделий, отгруженных со складов, по месяцам до конца заданного квартала.
3. За счёт использования запроса к БД вычислить остатки в штуках на товарном складе путём вычитания из поступившей на склад отгруженной продукции.
4. Вычислить остатки в рублях на товарном складе путём умножения остатков в штуках на цену изделия из таблицы Изделие.
6. Создание отчётов
Универсальным средством обработки данных в любых системах управления базами данных являются запросы. Их можно сделать на базе таблиц или других запросов.
Обратимся к методическому пособию. В нём приведена информация о некоторых способах по обработке информации и данных:
выборка записей, удовлетворяющих заданным условиям отбора;
включение в бланк запроса задаваемых пользователем полей;
вычисления с помощью формул и функций;
группировка записей с одинаковыми значениями в одном или нескольких полях для выполнения над ними групповых операций и другие.
Рассмотренный в разделе 5 алгоритм решения задачи построен на двух запросах к базе данных.
Сначала в запросе «ПерваяВыборка» формируется общий перечень пришедшей и отгруженной со складов продукции по кварталам. Данный запрос имеет вид:
SELECT IIf(Month([Дата])<4,1,IIf(Month([Дата])<7,2,IIf(Month([Дата])<10,3,4))) AS Квартал, Изделие.Наим_изделия, Sum(IIf([Тип_накладной]="ЦН",[Количество],0)) AS Приход, Sum(IIf([Тип_накладной]="ТТН",[Количество],0)) AS Отгрузка, Изделие.Цена, Изделие.Номер_склада
FROM Накладная INNER JOIN (Изделие INNER JOIN СпецНакладн ON Изделие.Код_изделия = СпецНакладн.Код_изд) ON Накладная.Номер_накл = СпецНакладн.Номер_накл
GROUP BY IIf(Month([Дата])<4,1,IIf(Month([Дата])<7,2,IIf(Month([Дата])<10,3,4))), Изделие.Наим_изделия, Изделие.Цена, Изделие.Номер_склада;
Затем строится запрос «ЗапросДляОтчёта» в котором формируются остатки по каждому периоду:
SELECT ПерваяВыборка.Номер_склада, ПерваяВыборка.Квартал, ПерваяВыборка.Наим_изделия, Sum(ПерваяВыборка.Приход) AS Получено, Sum(ПерваяВыборка.Отгрузка) AS Отгружено, Sum([Приход]-[Отгрузка]) AS Остаток, Sum(([Приход]-[Отгрузка])*[цена]) AS Остаток_руб
FROM ПерваяВыборка
GROUP BY ПерваяВыборка.Номер_склада, ПерваяВыборка.Квартал, ПерваяВыборка.Наим_изделия
HAVING (((ПерваяВыборка.Квартал)=[За Квартал]) AND ((ПерваяВыборка.Наим_изделия)=[Изделие]));
6.1. Получение отчёта с помощью Мастера отчётов
С помощью MS Access формируется макет отчета специально определенной структуры, включающий в зависимости от ситуации: данные одной таблицы, одного запроса или нескольких таблиц и запросов.
В макете устанавливается состав и расположение:
заголовков отчета;
заголовков полей отчета;
значений полей, входящих в отчет;
значений вычисляемых реквизитов.
В процессе формирования макета отчета объединяют данные по уровням, для каждого из которых есть возможность вычислить итоги с поясняющим текстом. Для создания отчета применяют Мастер отчета или режим Конструктора отчетов.
Разработаем отчёт на основе запроса «ЗапросДляОтчёта», для чего необходимо:
В главном окне MS Access найти в меню объект Отчеты, нажать кнопкой мыши на ярлыке «Создание отчета с помощью мастера».
В появившемся окне «Создание отчетов» в окне «Таблицы и запросы» выбрать источник записей – запрос «ЗапросДляОтчёта». В окне «Доступные поля» нажать на кнопку «Выбрать все» («>>»).
Уровни группировки и порядок сортировки влияют только на внешний вид отчёта, поэтому их использование (неиспользование) не влияет на принципиальный результат.
Задать в качестве типа макета отчета – тип «в столбец» и установить ориентацию страницы «книжная».
Логическое поле «Настроить ширину полей для размещения на одной странице» установить в значение «истина» (поставить флажок).
Стиль заголовка установить «обычный».
Задать имя отчета – «ЗапросДляОтчёта».
Нажать кнопку «Готово».
Ввести номер квартала в поле «Введите значение параметра» (рисунок 15 а)).
Нажать кнопку «Ок».
Ввести название изделия в поле «Введите значение параметра» (рисунок 15 б)).
Нажать кнопку «Ок».



а) ввод первого параметра

б) ввод второго параметра
Рисунок 15 – Задание параметра – наименования изделия

После редактирования в конструкторе, отчет примет вид:

Рисунок 16 – Отчёт «ОтчётОРаботе» в виде печатной формы
6.2. Корректировка макета отчёта с помощью Конструктора отчётов
При выборе кнопки «Конструктор» в меню «Вид» главной панели будет инициирован режим редактирования макета отчёта:

Рисунок 17 – Отчёт «ОтчётОРаботе» в режиме редактирования
6.3. Вывод отчёта на печать
Для того, чтобы отправить на печать сформированный отчет следует воспользоваться кнопкой «Печать» на панели инструментов когда отчёт уже сформирован и запущен в режим просмотра.
7. Создание кнопочной формы с помощью диспетчера кнопочных форм
Для интерактивного управления объектами базы данных MS Access имеется весьма удобный и эффективный способ – применение кнопочных форм.
Кнопочная форма – это панель управления специального вида, обеспечивающая навигацию по страницам кнопочной формы и исполнение отдельных команд. Здесь размещают кнопки для возвращения к главной странице кнопочной формы и страницам предыдущих уровней и выхода.
Используемые визуальные компоненты данной формы реализуются двумя уровнями:
1 уровень – главная страница кнопочной формы;
2 уровень – функциональные страницы: Ввод изделий, Ввод накладных, Вывод отчёта об остатках, Выход.

Рисунок 18 – Кнопочная форма в режиме редактирования

Рисунок 19 – Кнопочная форма «Расчёт остатков»
Заключение
Во время выполнения работы в Microsoft Access созданы формы, запросы и отчёты, которые обеспечивают высокую эффективность обновления, поиска и анализа необходимой информации, создание эргономичных форм ввода, удобных шаблонов отчётов и оперативный вывод их на печать. Следовательно, подтверждено, что программа Microsoft Access позволяет обеспечивать эффективную обработку больших объёмов данных.
Построенная реляционная база данных обеспечивает возможность эффективного управления отделом сбыта готовой продукции в части расчёта остатков (в штуках и рублях) по наименованиям продукции на конкретных складах по кварталам. Эргономичный интерфейс кнопочной формы, позволяет хорошо ориентироваться в функциях системы, позволяя пользователю обходиться без каких-либо специфических умений и навыков в информационной сфере, но при этом обеспечивает его необходимой информацией в нужной форме и нужном объёме.
Список литературы
Бекаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2009. – СПб.: БХВ – Петербург, 2009. – 720 с.
Кошелев В.Е. Access 2007. Эффективное использование – М: Бином-Пресс, 2008. – 592 с.
Лори Ульрих Фуллер, Кен Кук Access 2010 для чайников – М.: Диалектика, 2010. – С. 384.








35




Цеха

Склады

Отдел сбыта

Цеховая накладная (ЦН)

Товарно-транспортная накладная (ТТН)

Накладная

СпецНакладной

Изделие

Цех

Склад

Заказчик

Договор