ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ ДВИЖЕНИЯ ПЕСОНАЛА В ООО «АРКТУР»

В дальнейшем в личное дело подшиваются следующие документы в хронологической последовательности:подтверждающие изменения анкетно-биографических данных работника (копия свидетельства о заключении (расторжении) брака, свидетельства о рождении детей и др.);характеризующие деловые и личные качества работника (характеристики, отзывы, представления, аттестационные листы, биографические справки и др.).5.2.4. Личные дела работников хранятся 75 лет, руководителей организации – постоянно.5.2.5. Личные дела хранятся в Управлении как документы строгой отчетности. Ответственность за хранение личных дел возлагается на ответственного за ведение кадрового делопроизводства работника Управления.5.3. Журналы (книги) учета – документирование основных операций по движению личного состава. К учетным документам относятся:личные карточки ф.Т-2;журнал регистрации приказов по личному составу;журнал регистрации трудовых договоров;журнал регистрации листков нетрудоспособности;журнал регистрации приказов на отпуск;журнал регистрации входящей документации;журнал регистрации исходящей документации;трудовые книжки работников;книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.5.3.1.Личная карточка работника Общества оформляется унифицированной формой Т-2. Личная карточка заполняется работником Управления Общества в одном экземпляре, от руки (разборчиво), формулируются полностью, без сокращений на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета, документа об образовании и др.).Все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника Общества должны своевременно отражаться в личной карточке.5.3.2. работник Управления Общества в учетные журналы вносит сведения о приеме на работу, переводе, увольнении, приеме на хранение трудовых книжек и их копий.Все учетные документы предназначены для обеспечения сохранности сведений о личном составе Общества. Они хранятся в течение 75 лет, книга учета движения трудовых книжек хранится 50 лет.5.4.1. При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) трудовую книжку и по письменному заявлению работника копии документов, связанных с работой (ст.62 ТК РФ). Заявление составляется работником в письменной произвольной форме, с точным обозначением конкретных видов документов, копии которых желает получить работник, и обоснованием соответствующего требования ссылкой на ст.62 ТК РФ, и подается не позднее, чем за три дня до даты увольнения.5.4.2.Трудовой кодекс РФ дополнительно предусматривает обязанность работодателя выдать работнику: надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу (ч.2 ст.68 ТК РФ); трудовую книжку и другие документы, связанные с работой, при расторжении трудового договора по инициативе работника (ч.5 ст.80 ТК РФ); копии любых записей, содержащих персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами (ст.89 ТК РФ).Работодатель обязан выдать работнику по его требованию копии связанных с работой документов в течение трех дней со дня подачи соответствующего заявления без требования с работника платы.5.4.3. Удостоверение копий, связанных с работой может производится, в зависимости от вида того или иного документа, кадровой службой или бухгалтерией Общества или ОСП.6. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА6.1. Вся поступающая в Управление Общества корреспонденция регистрируется в журнале входящих документов.6.2. Документы, подписанные руководителем Общества или руководителем СП, при наличии доверенности, выданной генеральным директором, по кадровым вопросам и предназначенные для отправки в сторонние организации, передаются в Общий отдел Общества, где производится их регистрация в журнале исходящих документов, подготовка к отправке и отправка.Копии отправляемой кадровой корреспонденции с визами подшиваются в дела Управления Общества.7. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ7.1. Организация документов в кадровом делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, систематизацию документов, формирование и оформление дел в кадровом делопроизводстве и их передачу в Центральный архив Общества в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, а также методическими документами по архивному делу. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в кадровом делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.7.2. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в Обществе, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.7.3. Группировка исполненных документов в дела осуществляется в соответствии с номенклатурой дел.При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.7.4. С момента заведения и до передачи в Центральный архив Общества дела хранятся по месту их формирования.Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта - заменитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам.Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя общества или СП, при наличии доверенности, выданной генеральным директором, с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.8. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ НА ХРАНЕНИЕ В ЦЕНТРАЛЬНЫЙ АРХИВ ОБЩЕСТВА8.1. Для определения ценности кадровых документов с целью отбора их на хранение в Центральный архив Общества и установления сроков хранения проводится экспертиза ценности документов.Отбор кадровых документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Общества путем полистного просмотра дел.По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.8.2. На завершенные дела постоянного, временного хранения и по личному составу Общества, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи.При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах.8.3. Документы, образовавшиеся в деятельности кадровой службы Общества, имеющие историческое, социальное, экономическое значение, независимо от времени происхождения, места хранения, техники и способа закрепления информации подлежат передаче на хранение в Государственный Архив Ямало-Ненецкого автономного округа.Передача дел производится по описям.Заведующий службой документационного обеспечения управленияК.Л. МерищенкоС инструкцией ознакомлен А.С. Орлов25.02.2015