На полученных документах на лицевой стороне первого листа документа в правом нижнем углу в виде штампа проставляется отметка о поступлении документа в администрацию, где указываются порядковый входящий номер и дата.
Все конверты с пометками «Лично», «Конфиденциально» не вскрываются, а передаются по назначению адресату.
Конверты от поступающих документов сохраняются и прилагаются к документам в тех случаях, если календарный штемпель на конверте должен служить доказательством времени отправки или получения данного документа, либо если адрес отправителя указан только на конверте.
Зарегистрированные документы с резолюцией Главы администрации передаются секретарем исполнителям по электронной почте с сопроводительным письмом, в котором указываются содержание поручения и его срок. Исполненный документ возвращается секретарю с пометкой: «В дело».
Электронная система регистрации исходящих документов предназначен для накопления сведений об отправленных документах администрации и включает такие реквизиты как номер документа, дата отправки, операция, документ, клиент (предприятие, на которого составлен отправленный документ), примечание и номер дела в которое подшит документ.
Подписанные Главой администрации документы в тот же день сдаются секретарю в приемной для регистрации и отправки. Разрыв во времени между днем подписания и днем передачи документа на отправку не должен превышать одного дня (за исключением случаев, когда документ подписывается во второй половине дня в пятницу).
Внутренняя корреспонденция администрации (служебные записки, заявления, акты, отчеты, договоры, нормативные документы и т.д.) проходит непосредственно между структурными подразделениями без учета у секретаря в приемной.
На усмотрение исполнителя внутренний документ может быть также зарегистрирован в электронном журнале, и ему автоматически будет присвоен порядковый номер.
Распорядительные документы, переписку руководства и важнейшие внутренние документы формирует и хранит секретарь, он же централизованно формирует и хранит дела.
В структурных подразделениях выделяются лица, ответственные за сохранность документов. Контроль над правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляет секретарь.
Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор.
Сроки хранения документов определяются в соответствии с требованиями Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения.
Документы, оконченные делопроизводством, считаются документами архивного делопроизводства.
Право доступа к архивным документам имеют: Глава администрации, его заместители, начальники структурных подразделений и секретарь администрации. Порядок доступа к архивным документам других структурных подразделений администрации определяется заместителем Главы администрации. Вынос документов за пределы помещения структурного подразделения администрации запрещен.
В течение делопроизводственного года на выданные по служебной необходимости дела заполняется карточка-заместитель дела. В ней указывается отдел, номер дела, дата выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении исполнителем и приеме дела на текущее хранение.
Таблица 1. Форма карточки-заместителя дела
Отдел______________
Дело № ____________
Кол-во листов Дата выдачи Кому выдано Расписка в получении Дата возвращения Расписка
в приеме
Полная проверка наличия дел и документов проводится в подразделениях ежегодно по завершении делопроизводственного года.
Наряду с вышесказанным, имеется ряд замечаний.
Ответственность за учет и сохранность документов на руководителей тех структурных подразделений, где создаются документы длительного хранения и по личному составу, прописана в должностных инструкциях.
В работе используется номенклатура дел, утвержденная государственным архивом на 2011 год.
Рекомендации:
1. Разработать номенклатуру дел на 2016 год и представить ее на согласование с экспертно-проверочной комиссией Государственного архива.
2. Разработать Положение об экспертной комиссии в соответствии с «Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии государственного органа, органа местного самоуправления, государственного и коммунального предприятия, учреждения, организации».
Согласовать положение об экспертной комиссии с Государственным архивом.

Из вышесказанного следует, что в администрации соблюдаются требования ГСДОУ. Кроме того, руководство администрации не занимается отслеживанием состояния исполнительской дисциплины.
Разработанная автоматизированная система регистрации входящих и исходящих документов позволяет контролировать сроки исполнения документов, разработан перечень документов, подлежащих обязательной постановке на контроль, введено обязательное установление сроков исполнения документов и назначаются конкретные исполнители.
Так как с каждым годом документооборот администрации возрастает, необходимо создать отдел делопроизводства. Данный отдел будет направлен на совершенствование документооборота в администрации.

Заключение
Рассмотрев и проанализировав систему документационного обеспечения в администрации города Ижевска, мной были выявлены положительные стороны системы делопроизводства и самые актуальные проблемы, которые требуют системного решения.
В администрации используется автоматизированная программа регистрации и учета документооборота.
Нарушением в системе архивного делопроизводства в администрации является отсутствие нормативно-методических документов, регламентирующих работу с архивными документами:
- нет положения об экспертной комиссии;
- положения об архиве администрации.
Также для хранения документов, законченных делопроизводством, не выделено отдельное помещение, соответствующее нормативам правил хранения архивных документов.
В текущем делопроизводстве используются общие бланки для составления организационно–распорядительной документации.
Анализируя методы составления писем сотрудниками администрации, можно отметить, что, существующий бланк для писем используется всеми структурными.
Набор реквизитов организационно-распорядительной документации и писем соответствует типовой инструкции по делопроизводству.
При проведении функционального обследования всех процессов документооборота администрации, было выявлена целесообразность создания, внедрения и использования системы электронного документооборота. Так, используя электронную систему регистрации и учета документов, не возникают такие проблемы:
- потеря документов;
- прохождение значительного времени от момента поступления документа до получения его конечными исполнителями;
- большая трудоемкость и низкое качество контроля над исполнительской дисциплиной, как следствие, неисполнение в установленные сроки большого количества документов и резолюций по ним;
- большие сроки согласования документов и бесконтрольность данного процесса;
- значительные потери рабочего времени служащих на создание, согласование, подписание документов и их корректировку;
- большие потери времени на поиск необходимых документов и формирование тематических подборок документов;
- отсутствие выстроенной схемы работы с документами в отделах.
Функциональное обследование показало высокий уровень использования информационных технологий в администрации города Ижевска и, как следствие, наличие полноценной ИТ-инфраструктуры, высокую квалификацию служащих по работе с программными продуктами.
На основании всего вышесказанного можно сделать следующие выводы. Администрация города Ижевска осуществляет свою деятельность на основании действующего законодательства РФ, Устава и Положения.
При проведении анализа системы документирования управленческих процессов сформулированы следующие рекомендации:
Необходимость создания и определения статуса делопроизводственной службы в структуре организации. В настоящее время, значительная часть функций по организации документооборота в администрации возложена на канцелярию администрации.
Составление нормативно-методических документов, регламентирующих работу с архивными документами администрации.

Список источников и литературы
1. Федеральный закон РФ от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Принят Государственной Думой 8 июля 2006 года, одобрен Советом Федерации 14 июля 2006 года. // Российская газета 2006, №165.
2. Федеральный закон РФ от 10.01.2002 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // Российская газета 2002, №6.
3. Федеральный закон РФ от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ» // Принят Государственной Думой 7июля 2004 года Одобрен Советом Федерации 15 июля 2004 года.
4. Федеральный закон от 01.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» // Парламентская газета, 2004 № 201.
5. Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 г. №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» [Текст] // Собрание законодательства РФ – 2009 - № 25 - ст. 3060.
6. Распоряжение Правительства РФ от 12.02.2011 № 176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности» // Официальный сайт Федерального архивного агентства (Росархива) [Электронный ресурс]. - Режим доступа:http:www.archives.ru/.
7. Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» // Собрание законодательства РФ, 2009, № 25, ст. 3060 (отменены).
8. Постановление Правительства РФ от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» // Утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 года № 1009
9. Решение городской думы города Ижевска от 17.02.2011 №63 «Об утверждении структуры администрации»города Ижевска (в ред. От 19.12.2013 №525).
10. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения // Разработан Всероссийским НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России.
11. ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: Требования к оформлению документов: [Текст] Срок введения 01.07.2003 - М.: Изд-во стандартов, 2003
12. ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». - М.: Изд-во стандартов, 2007.
13. Переченьтиповых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 25.08.2010 №558.
14. Типовая инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 08.11.2005 г. № 536 // Приказ зарегистрирован в Минюсте РФ 27 января 2006 г.

15. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение / В.И. Андреева. – М.: КНОРУС, 2010. – С. 101.
16. Балибардина, Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления / Г.И. Балибардина – Волгоград, 2002. – С.63.
17. Гаева, И.И. Делопроизводство: курс лекций / И.В. Гаева, А.А. Тепляков – Мн.: Акад. управления, 2005. - С. 33.
18. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления / М.В. Кирсанова, Ю.М.Аксенов. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008 - С.205.
19. Красавин, А.С. Проблемы ДОУ по кадрам / А.С. Красавин // Делопроизводство. 2006. № 2. – С. 16.
20. Кудряев В.А. Организация работы с документами / В.А. Кудряев. - М.: ИНФРА-М, 2003.- С.102.
21. Кузнецова Т.В. Отражение вопросов документирования в законодательных актах РФ / Т.В. Кузнецова // Делопроизводство. 2001. - № 2. –С.12.
22. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления) / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. – С. 120.
23. Одегов Ю.Г. Управление персоналом: Оценка эффективности; Учеб. пособие для вузов / Ю.Г. Одегов, Л.В. Карташова. –М.: экзамен, 2006. -256с. –С.89.
24. Охотников, А.В. Документоведение и делопроизводство / А.В. Охотников, Е.А. Булавина Е.А. - Москва - Ростов-на-Дону, Издательский центр Март, 2005. - С. 227.
25. Смирнова Е.П. Делопроизводство для секретаря. Разработка, хранение и учет служебной документации / Е.П. Смирнова. М.: Омега-Л, 2007. - С. 48.
Стенюков, М.В. Документы, Делопроизводство / М.В. Стенюков. - М.: ПРИОР, 2006. - С.64.
26. Администрация города Ижевска. Официальный сайт. Электронный ресурс URL: http://www.izh.ru/i/info/adm.html
Энговатова О.А. 500 советов секретарю Издательство: Альфа-Пресс, 2006. - 224с. – С.178.




Приложение 1
Глава Администрации города Ижевска ↓ ↓ ↓
Управление благоустройства и транспорта Заместители Главы Администрации Районные Администрации г. Ижевска ↓↓↓↓↓↓↓
Управления и Отделы


















Приложение 2


ГЛАВА
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«ГОРОД ИЖЕВСК» «ИЖ КАР»
МУНИЦИПАЛ
КЫЛДЫТЭТЛЭН
ЙЫРЫЗ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
13 марта 2015 года № 162

Об обеспечении сохранности документов Администрации города Ижевска

С целью обеспечения сохранности документов Администрации города Ижевска, во исполнение Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», руководствуясь Уставом города Ижевска,
ПОСТАНОВЛЯЮ:
1.Создать в Администрации города Ижевска (далее - Администрация) архивное подразделение со штатной численностью два человека.
2.Разработать и представить на согласование экспертно-проверочной комиссии Управления по архивному делу города Ижевска положение об архивном подразделении Администрации.
3. Контроль за исполнением данного постановления возлагаю на заместителя главы Администрации, Дремова Н.С.

Глава Администрации А.А. Ушаков


Кузнецова Т.В. Отражение вопросов документирования в законодательных актах РФ / Т.В. Кузнецова // Делопроизводство. 2001. - № 2 – С. 11.
ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: Требования к оформлению документов: [Текст] Срок введения 01.07.2003 - М.: Изд-во стандартов, 2003
Кузнецова, Т.В. Отражение вопросов документирования в законодательных актах РФ / Т.В. Кузнецова // Делопроизводство. 2001. - № 2. –С.12.
Типовая инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 08.11.2005 г. № 536 // Приказ зарегистрирован в Минюсте РФ 27 января 2006 г.
Постановление Правительства РФ от15.06.2009 №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» //Собрание законодательства РФ, 2009, №25, ст. 3060 (отменены).
Охотников, А.В. Документоведение и делопроизводство /А.В. Охотников, Е.А. Булавина Е.А. - Москва - Ростов-на-Дону, Издательский центр Март, 2005. -С. 227.
Гаева, И.И. Делопроизводство: курс лекций / И.В. Гаева, А.А. Тепляков – Мн.: Акад. управления, 2005. -С.33.
Кудряев, В.А. Организация работы с документами / В.А. Кудряев. - М.: ИНФРА-М, 2003.- С.102.
Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления) / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. – С. 120.
Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение / В.И. Андреева. – М.: КНОРУС, 2010. – С. 101.
Федеральный закон РФ от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Российская газета 2006, №165.
Федеральный закон от 10.01.2002 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // Российская газета 2002, №6.
Распоряжение Правительства РФ от 12.02.2011 № 176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности» // Официальный сайт Федерального архивного агентства (Росархива) [Электронный ресурс]. - Режим доступа:http:www.archives.ru/.
ФЗ РФ от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ» // Принят Государственной Думой 7 июля 2004 года Одобрен Советом Федерации 15 июля 2004 года.
Постановление Правительства РФ от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» // Утвержденыпостановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 года N 1009
Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления / М.В. Кирсанова, Ю.М.Аксенов. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008 - С.205.
Федеральный закон от 01.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» // Парламентская газета, 2004 № 201.
Стенюков, М.В. Документы, Делопроизводство / М.В. Стенюков. - М.: ПРИОР, 2006. - С.64.
Администрация города Ижевска. Официальный сайт. Электронный ресурс URL: http://www.izh.ru/i/info/adm.html
Решение городской думы города Ижевска от 17.02.2011 №63 «Об утверждении структуры администрации»города Ижевска (в ред. От 19.12.2013 №525).
Смирнова Е.П. Делопроизводство для секретаря. Разработка, хранение и учет служебной документации / Е.П. Смирнова. М.: Омега-Л, 2007. - С. 48.
Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 г. №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» [Текст] // Собрание законодательства РФ – 2009 - № 25 - ст. 3060.
Одегов Ю.Г. Управление персоналом: Оценка эффективности; Учеб. пособие для вузов / Ю.Г. Одегов, Л.В. Карташова. –М.: экзамен, 2006. -256с. –С.89.
Энговатова О.А. 500 советов секретарю Издательство: Альфа-Пресс, 2006. - 224с. – С.178.
Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 25.08.2010 №558.









39