Средства обработки документов

В некоторых моделях дополнительный слот присутствует в базовой комплектации, в других - его возможно установить опционально.
Архивный уничтожитель бумаги (шредер) — предполагает высочайший уровень производительности и надежности. Практически все уничтожители этой категории способны непрерывно работать и справляться с большими нагрузками.
По способу резки уничтожители бумаги разделяют на две группы:
Уничтожитель бумаги с параллельной резкой (parallel cut) перерабатывает документы на полоски различной ширины. Данный способ соответствует 1-3 уровням секретности, в зависимости от ширины полосок. Шредер с параллельной резкой рекомендуется в тех случаях, когда главной целью является скорость и объем одновременно уничтожаемых документов, а уровень секретности носит второстепенный характер.
Уничтожитель бумаги с перекрестной резкой (cross cut) перерабатывает документы на фрагменты различной площади. Данный способ соответствует 3-5 уровням секретности, в зависимости от размеров фрагментов. Шредер с перекрестной резкой рекомендуются в тех случаях, когда главной целью является уровень секретности уничтожаемых документов.
В соответствии с международным стандартом уничтожения документов (DIN 32757-1), а также в зависимости от размера полосок или фрагментов получаемых при утилизации, различают 5 официальных уровней секретности уничтожителей бумаги:
1 уровень секретности применяется для документов общего пользования. Используется параллельная резка на полоски шириной не более 12 мм с неограниченной длиной и площадью поверхности полоски до 2000 мм2.
уровень секретности применяется для документов служебного пользования. Используется параллельная резка на полоски шириной не более 6 мм с неограниченной длиной и площадью поверхности полоски до 800мм2.
уровень секретности применяется для документов служебного пользования, а также конфиденциальных документов. Используется резка как на полоски, так и на фрагменты. Для полосок допускается ширина не более 2 мм и площадь поверхности полоски до 594 мм2 . Для фрагментов – ширина не более 4 мм, длина не более 80 мм и площадь поверхности фрагмента до 320 мм2.
уровень секретности применяется для секретных документов и материалов. Используется резка на фрагменты шириной не более 2 мм, длиной не более 15 мм и площадью поверхности фрагмента до 30 мм2.
уровень секретности применяется для совершенно секретных документов и документов особой важности. Используется резка на фрагменты шириной не более 0,8 мм, длиной не более 13 мм и площадью поверхности фрагмента до 10 мм2.
уровень секретности не регламентирован международным стандартом DIN 32757-1, однако стоит отметить, что производители шредеров выделяют эту степень секретности и, в настоящее время, уже существуют аппараты, способные обеспечить столь высокий уровень секретности уничтожения документов. Прошедший, через шредер 6 степени секретности, документ превращается буквально в пыль.
Следует иметь в виду, что чем выше уровень секретности (класс) шредера, тем меньше вероятность восстановления утилизированного документа.

Заключение

Прогрессирующее развитие средств информационных технологий позволяет использовать в делопроизводстве элементы «комфортной» технологии, обмен информацией происходит посредством электронных средств коммуникации, хранение и обработка данных – при помощи персональных компьютеров и периферийных устройств, копирование и тиражирование деловой документации при помощи современного копировального оборудования.
Сегодня, в условиях множественно растущих ежегодно информационных потоков, уже почти не представляется возможным представить отчетливое взаимодействие банковских структур, торговых и посреднических организаций, государственных предприятий и иных фирм без современных средств обработки документов. В ином случае приходилось бы держать огромный штат обработчиков бумажных документов и курьеров, при этом надежность и скорость функционирования представленной системы все равно намного уступала бы предоставляемой модемной связью и компьютерными сетями. А ведь любая минута задержки в обработке данных, содержащих важную информацию, может вылиться в очень ощутимые финансовые потери и имиджевые крахи.
К техническим средствам обработки документов в обширном смысле могут быть отнесены различные технические устройства, упрощающие работу с документами, начиная от карандашей и авторучек и заканчивая компьютерами. К техническим средствам обработки документов в узком смысле относятся только технические средства, применяемые в бумажном делопроизводстве, а также средства административно-управленческой связи.
Средства обработки документов в своем развитии не отставали от самих документов. Они появлялись один за другим. Но данный процесс был далеко не настолько длительным, поскольку появление всех средств возникало из-за потребности в них, по желанию людей, которые работали с документами постоянно. На текущий день таких средств множество. Но технологии стремительно развиваются, и ежедневно появляются все новые разработки в этой сфере, каждый день технические средства обработки документов совершенствуются и обновляются.
В данной работе были рассмотрены современные технические средства, применяемые при обработке документов, изучены их характеристики, классификации и области применения.
Таким образом, цель изучения средств обработки документов в делопроизводстве выполнена.
Список использованных источников

Гедрович Ф.А. Цифровые документы: проблемы обеспечения сохранности // Вестник архивиста. № 1. 2004. – с. 13
Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспеченья управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2001 – с. 359
Делопроизводство: Учебник / Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.:МЦФЭР, 2006. – с. 248-250
Документоведение: Учебник. Н.Н. Кушнаренко – 7-е изд., стер. – К.: Знания, 2006. – с. 459
Документирование управленческой деятельности : курс лекций / И.Н. Мигель. – М.: Флинта : МПСИ, 2006. – 204-208с.
Организация работы с документами: Учебник /Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 592 с.
Секретарское дело. Учебно-практическое пособие/В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; под ред. И.К. Корнеева. – М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2005. – с. 608
Современное делопроизводство. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. – 2-е изд. – Спб.: Питер, 2006. – с. 272
Современные технологии делопроизводства и документооборота. Журнал№0, 2010. – с. 24-26
Соломенчук В.Г., Аппаратные средства персональных компьютеров. BHV-Санкт-Петербург, 2003. – с. 21-29

Делопроизводство: Учебник / Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.:МЦФЭР, 2006. – с. 248-250
Документоведение: Учебник. Н.Н. Кушнаренко – 7-е изд., стер. – К.: Знания, 2006. – с. 459
Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспеченья управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2001 – с. 359
Документоведение: Учебник. Н.Н. Кушнаренко – 7-е изд., стер. – К.: Знания, 2006. – с. 459
Организация работы с документами: Учебник /Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 592 с.
Секретарское дело. Учебно-практическое пособие/В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; под ред. И.К. Корнеева. – М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2005. – с. 608
Современное делопроизводство. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. – 2-е изд. – Спб.: Питер, 2006. – с. 272
Современные технологии делопроизводства и документооборота. Журнал№0, 2010. – с. 24-26
Гедрович Ф.А. Цифровые документы: проблемы обеспечения сохранности // Вестник архивиста. № 1. 2004. – с. 13
Соломенчук В.Г., Аппаратные средства персональных компьютеров. BHV-Санкт-Петербург, 2003. – с. 21-29












3




20