начение и роль стандартизации для документационного обеспечения управления

Заключение

Итак, мы изучили сущность стандартизации в области управления документацией в международном масштабе, а также проследили особенности унификации и приведения в соответствие с западными нормами и стандартами российского законодательства в области информационных технологий и электронных документов, т.е. поставленная цель работы достигнута. Вместе с тем , удалось определить понятие международной стандартизации, дать характеристику деятельности, структуры, порядка разработки стандартов Международной организации по стандартизации (ИСО), изучить основы международной стандартизации в области управления электронной документацией. В ходе работы нам удалось установить, что стандартизация является ключевым фактором поддержки ряда направлений государственной политики, таких как конкуренция, внедрение инноваций, устранение торговых барьеров, расширение торговли, защита интересов потребителей, защита окружающей среды и многих других направлений.
Стандартизация, совмещаемая с законодательством, способствует более эффективному техническому регулированию на государственном уровне.
Международная стандартизация позволяет сэкономить время и средства необходимые для разработки национальных стандартов. Таким образом, развитие международной стандартизации предопределяет развитие мировой торговли.
Достижение соответствия требований международных и национальных стандартов позволит расширить границы сотрудничества и облегчить процессы информационного взаимообмена между государствами.
Стандартизация в области управления документацией позволяет более эффективно организовать работу с документами в сфере управленческой деятельности. В конечном итоге, повышается вероятность получения именной той системы управления, которая необходима организации для достижения поставленных целей, а программное обеспечение для бизнес-моделирования превращается из дорогой игрушки в ключевой инструмент построения и развития организации.
Международная организация по стандартизации – это глобальная сеть государственных и негосударственных организаций, занимающаяся разработкой стандартов для функционирования различных организаций. ИСО обладает достаточно сложной структурой, в которую входит технический комитет № 46, отвечающий за разработку норм и стандартов в сфере информации и документации. Создано огромное количество стандартов, посвященных бланкам, форматам, терминам и понятиям, нумерации, оформлению переводов, материалам и прочим характеристикам документации.
Список литературы

Астахова Т. С., Электронная цифровая подпись как фактор сохранения целостности и аутентичности документа. 2012. Т. 320. № 6.
Быкова Т. А. Основные правила организации документооборота. // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2010. – № 3-7.
Варламова, Л.Н. Новые международные стандарты ИСО по управлению документами // Профессиональный форум Инфодокум-2012 «Эффективный документооборот в органах власти и местного самоуправления». – М., 2012. – С. 1. http://www.gdm.ru/meropr/20120523_infodocum/varlamova1.pdf
Варламова Л. Н. Стандартизация управления документацией в России: современный этап // Делопроизводство. – 2010. – № 4. – С. 15-18.
ГОСТ Р 1.0 – 2004. Основные положения в стандартизации РФ. М.: изд. Стандартов, 2005.
ГОСТ Р ИСО 15489 -1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. – Введ. 2007-01-01.– М. : Стандартинформ, 2007. – 31 с.
Ларин М.В. О проекте национального стандарта «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» / Ларин М.В., Иритикова В.С. // 34 Современные технологии делопроизводства и документооборота. 2012. №3. С. 11-14.
Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.
Лифиц И.М., Метрология сертификация и стандартизация, - М.: Юрайт, 2014. - 330 с.
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76).
Никифоров А.Д., Бакиев Т.А. Метрология, сертификация и стандартизация. - М.: Инфра-М, 2015. - 422 с.
Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах ис- полнительной власти: постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477 // Собрание законодательства РФ.– 2009. – № 25. – Ст. 3060.
Постановление Правительства РФ от 16.03.2009 N 228 (ред. от 01.12.2015) "О Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций" (вместе с "Положением о Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций").
Постыка В.М., Филиппов В.В. О системности в стандартизации и системообразующих стандартах / Стандарты и качество. - 2011. - № 9. - с.10-17.
Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 31.12.2014) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2015).
Храмцовская Н. А. Актуальные проблемы современного делопроизводства и документооборота // Секретарь – референт. – 2010. - № 5. – С. 17-20.
Янковая В. Ф. Система делопроизводства в организации: важные вопросы // Секретарь – референт. – 2010. – № 10. – С. 17-23.
ISO 30300:2011. Информация и документация – Системы управления документами – Основные положения и словарь.
ISO 30301:2011. Информация и документация – Системы управления документами – Требования.
Приложение 1

Сравнение терминов, относящихся к документам, в стандартах ISO 30300:2011 и ISO 9000:2011
Международный термин Русскоязычный перевод и определение термина в стандарте 30300 Русскоязычный перевод и определение термина в стандарте 9000 1 2 3 document Документированная информация – записанная информация или объект, которые можно считать единым целым документ – информация (значимые данные), представленная на соответствующем носителе; пример: записи, спецификация, процедурный документ, чертеж, отчет, стандарт record(s) Документ – информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства и актива организации или частного лица при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности запись – документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности documentation Документация – совокупность объектов документированной информации (document), описывающих действия, инструкции, решения, процедуры и деловые правила, относящиеся к определенной функции, процессу или деловой операции Комплект документов (document), например, спецификаций и записей, часто называется документацией (documentation) specification Спецификация – документ, устанавливающий требования asset Активы – все, что имеет ценность для организации: информация, ПО, ПК, услуги, навыки, опыт и квалификация людей и пр. archive(s) Архив(ы) – документ долговременного хранения или документы, сохраняемые для продолжительного использования evidence (в стандартах ИСО 9000 objective evidence) Доказательство – документация о деловой операции. Это подтверждение совершения деловой операции, которое может быть предоставлено для того, чтобы показать, что оно было создано при обычных условиях ведения деловой деятельности Объективное свидетельство – данные, подтверждающие наличие или истинность чего-либо. В стандарте ИСО 9000 содержится в разделе
«Термины, относящиеся к оценке», а не в разделе «Требования, относящиеся к документации» metadata Метаданные – данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление документами в течение времени
Приложение 2

Наименование термина Понятие, через которое дается определение данного термина в стандарте ИСО 30300 document (документированная информация) информация record(s) (документ) информация documentation (документация) документированная информация archive(s) (архив) документ evidence (доказательство) документация asset (активы) связано с понятием информация
Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 31.12.2014) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2015).
Постановление Правительства РФ от 16.03.2009 N 228 (ред. от 01.12.2015) "О Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций" (вместе с "Положением о Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций").
Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 21.07.2014) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
Постыка В.М., Филиппов В.В. О системности в стандартизации и системообразующих стандартах / Стандарты и качество. - 2011. - № 9. - с.10-17.
ГОСТ Р ИСО 15489 -1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. – Введ. 2007-01-01.– М. : Стандартинформ, 2007. – 31 с.
Варламова Л. Н. Стандартизация управления документацией в России: современный этап // Делопроизводство. – 2010. – № 4. – С. 15-18.
Варламова Л. Н. Стандартизация управления документацией в России: современный этап // Делопроизводство. – 2010. – № 4. – С. 15-18.
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76).
Астахова Т. С., Электронная цифровая подпись как фактор сохранения целостности и аутентичности документа. 2012. Т. 320. № 6.
Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.
Быкова Т. А. Основные правила организации документооборота. // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2010. – № 3-7.
Лифиц И.М., Метрология сертификация и стандартизация, - М.: Юрайт, 2014. - 330 с.
Янковая В. Ф. Система делопроизводства в организации: важные вопросы // Секретарь – референт. – 2010. – № 10. – С. 17-23.
Ларин М.В. О проекте национального стандарта «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» / Ларин М.В., Иритикова В.С. // 34 Современные технологии делопроизводства и документооборота. 2012. №3. С. 11-14.
Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти: постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477 // Собрание законодательства РФ.– 2009. – № 25. – Ст. 3060.
ISO 30300:2011. Информация и документация – Системы управления документами – Основные положения и словарь; ISO 30301:2011. Информация и документация – Системы управления документами – Требования. Варламова, Л.Н. Новые международные стандарты ИСО по управлению документами // Профессиональный форум Инфодокум-2012 «Эффективный документооборот в органах власти и местного самоуправления». – М., 2012. – С. 1. http://www.gdm.ru/meropr/20120523_infodocum/varlamova1.pdf
ГОСТ Р 1.0 – 2004. Основные положения в стандартизации РФ. М.: изд. Стандартов, 2005.
Никифоров А.Д., Бакиев Т.А. Метрология, сертификация и стандартизация. - М.: Инфра-М, 2015. - 422 с.
ISO 30300:2011. Информация и документация – Системы управления документами – Основные положения и словарь.
ISO 30300:2011. Информация и документация – Системы управления документами – Основные положения и словарь.
Никифоров А.Д., Бакиев Т.А. Метрология, сертификация и стандартизация, - М.: Инфра-М, 2015. - 422 с.
Храмцовская Н. А. Актуальные проблемы современного делопроизводства и документооборота // Секретарь – референт. – 2010. - № 5. – С. 17-20.












2




27