Организация труда руководителей и специалистов предприятия

Котл= ОТЛ / Ф; Котл = 21 / 502 = 0,041; Нормативного значения равно 0,06 времени рабочего дня. Фактическое значение Котл - коэффициента времени регламентированных перерывов в работе равен 0,041, т.е. ниже нормативного значения. Если отдых у руководителя будет недостаточным, то следствием может стать снижение концентрации внимания, раздражительность, общая усталость, что негативно скажется на осуществлении управления. Показатели, показывающие рациональность использования рабочего времени,приведены в таблице 2.5.Таблица 2.5 - Рациональность использования рабочего времени руководителя отдела продаж№ п/п Наименование показателя Формула Расчетное Значение Нормативное Значение, %А. 1.1. 1.2. . По содержанию труда: Коэффициент времени подготовительно-заключительной работы, КпзКоэффициент времени основной работы, Ко % % Кпз=ПЗ/ (ПЗ+О+ОРМ) 44/(44+412) = = 9,65% 2-4% Ко=О/ (ПЗ+О+ОРМ) 412/(44+412) = = 90,3% 92-96% Б. 2.1. По характеру деятельности: Коэффициент времени организационно-административной работы, КоаКоа=ОА/ О 34/412 = 0,0820,05-0,10 2.2 Коэффициент времени творческой работы, КтКт=Т/ О 249/412 = 0,600,40-0,50 2.3. Коэффициент формально-логической работы, КфлКфл=ФЛ/ О 118/412 = 0,254 0,35-0,40 2.4. Коэффициент исполнительской работы, Ки Ки=И/ О 82/459 = 0,2860,05-0,10 Анализ рациональности использования рабочего времени показал, что затраты времени на подготовительно-заключительную часть работы слишком высоки. Коэффициент рациональности использования основного рабочего времени соответствует норме. Очень высокий коэффициент исполнительской работы, что свидетельствует о том, что в компании преобладает авторитарный стиль управления.3 Направления совершенствования организации труда начальника отдела продаж3.1 Планирование рабочего дня и недели руководителя(специалиста)Одним из основных условий эффективного труда руководителя является регулярное планирование своей работы, суть которого — в установлении рациональной последовательности выполнения работ, обусловленных обязанностями.Планирование предусматривает: а) разработку плана, б) организацию его выполнения, в) регулирование в ходе его выполнения, г) анализ достигнутых результатов. Планирование (научное) предполагает запись отдельных видов работ с учетом их важности в специально подготовленный журнал, определение их оптимальной продолжительности, сроков начала и окончания, доведение необходимых разделов плана до исполнителей, организация его исполнения.Рассмотрим процедуру разработки личного плана руководителя отдела продаж.1. Составление перечня работ, подлежащих планированию (выявление состава работ).2. Определение продолжительности их выполнения.3. Составление планаИзучение затрат рабочего времени руководителя отдела продаж позволяет сделать вывод, что его деятельность включает два основных вида работ: регламентируемых и нерегламентируемых.Регламентируемые — такие работы, которые начальник отдела продаж может заранее выявить, определить их продолжительность и спланировать выполнение. Их можно представить в виде трех групп.Первая — работы, повторяющиеся ежедневно, еженедельно, предусмотренные должностными обязанностями. Сюда относятся оперативные и диспетчерские совещания, просмотр почты, прием по личным вопросам и др.Вторая — работы, повторяющиеся нечасто, эпизодически, требующие определенных усилий для их выполнения: подготовка докладов, участие в работе совещаний, решений вышестоящих органов и др.Третья группа — деятельность, выполняемая в нерабочее время. К ней относятся все виды экономической, технической и другой учебы. Продолжительность каждой из таких работ зависит от множества факторов, и ее планирование часто вызывает затруднения.Нерегламентируемые — работы, как правило, являющиеся следствием неупорядоченности взаимодействия с внешней средой. Для таких работ в личном плане руководителя должен быть заложен резерв времени.Наиболее результативным является следующий порядок разработки плана.1. Составление перечня работ и уточнение продолжительности их выполнения.2. Выявление ежедневно и еженедельно выполняемых работ, которые должны включаться в план.3. «Закрепление» времени выполнения этих работ в еженедельном плане руководителя.4. Определение времени, остающегося для выполнения других работ.5. Распределение оставшегося времени между работами, еще не включенными в план.На этапе выполнения личного плана работы должно осуществляться постоянное регулирование и контроль.Руководителю отдела продаж ОАО МКО «Севзапмебель» необходимо в полной мере использовать делегирование полномочий, поскольку это влечёт за собой значительную экономию времени, а сотрудники отдела продаж обладают достаточной квалификацией и необходимыми знаниями. Причём для каждого сотрудника можно выделить ту область, в которой он разбирается лучше остальных. И прежде чем использовать делегирование полномочий, начальнику отдела следует выяснить сильные стороны каждого подчинённого.В научной литературе выделяют следующие пути повышения продуктивности руководителей (таблица 3.1). Таблица 3.1 - Шесть путей повышения продуктивности менеджеров3.2 Оборудование и организация рабочего места руководителя(специалиста)Начальнику отдела продажнеобходимо обратить внимание на планировку рабочего места. Она должна исходить из требований организации рационального трудового процесса и эргономики.Рекомендации руководителю по организации рабочего места:1. стол следует расположить таким образом, чтобы сидеть спиной к стене, а дверь или окно должны быть сбоку.2. Конструкция рабочего стула (кресла) должна обеспечивать поддержание рациональной рабочей позы при работе на ПЭВМ. Стул должен иметь высокую спинку, поддерживающую позвоночник, а также подлокотники. 3. Клавиатура должна находиться на расстоянии 10-15 см от края стола под тем же углом, что и предплечья. Не следует сидеть спиной к окну, чтобы не было бликов на мониторе. Монитор должен располагаться на расстоянии 600 - 700 мм, но не ближе 500.4. Поскольку начальник отдела продажпомимо компьютера, много работает с бумагами, ему может понадобиться дополнительный источник освещения - например, настольная лампа.5. При организации рабочего места лучше делить стол на условные зоны, каждая из которых имеет своё назначение. Если по центру стола стоит компьютер, то справа от него (там, где находится мышка) должны быть предметы, которыми начальник пользуется чаще всего - телефон, ручка и блокнот и др. Немного выше, в правом верхнем углу стола, советуют размещать деловые бумаги. Необходимо стараться хранить на столе только ту документацию, которая необходима именно сегодня, а всё остальное прятать в ящик стола.Следует учесть, что чем меньше предметов на столе, тем комфортнее будет работать. Лучше оставлять на нём только самое необходимое, не захламлять рабочее место. Необходимо держать на нём только те предметы, которые могут понадобиться, остальное лучше разложить в ящики стола. Канцелярские принадлежности лучше держать в специальном настольном органайзере. Документы следует разложить по промаркированным папкам, у каждой из которых должно быть своё определенное место. Кроме того, рабочие документы должны располагаться так, чтобы обеспечивалась их наилучшая обозримость. Хорошая обозримость в сочетании с постоянством мест хранения должны свести на нет потери времени на поиск необходимых документов.3.3 Автоматизированное рабочее место руководителяДеятельность руководителя всегда связана с обработкой большого количества информации. Он принимает решения, основываясь на множестве данных.Рабочее место руководителя по продажам оснащено телефоном и компьютером. Компьютер позволяет сократить бумажных оборот документов, также компьютер позволяет быстро получать информацию о положении дел на рынке, и о последних событиях внутри компании. Для полноценной работы необходимо: хорошее программное обеспечение, выхода на компьютерные сети и наличие компьютерной сети внутри организации.При организации рабочего места с монитором следует учитывать следующие требования:- специальный компьютерный стол переменной высоты;- длина 120-160 см;- ширина 80-90 см;- поверхность желательно светлая;Освещениесила света 500-600 люкс при работе с экраном;свет уравновешенный без теней;по возможности дневной, но не ослепляющий;Экранна расстоянии не менее 50 см;со слабым излучением;с высокой контрастностью и разрешающей способностью;с верхней строкой экрана на уровне глаз;с экраном, установленным параллельно окну;с регулярной очисткой экрана;Клавиатуране выше 3 см;с наклоном не больше 15 градусов;с длинным кабелем для свободной передвижки;Офисные приборы- лазерный принтер с озоновым фильтромВ своей работе начальнику отдела продажнеобходимо точная и оперативная информация. Для этого рекомендуется использовать программное обеспечение 1С Управление Торговлей 8 , которое позволяет выполнять рутинные операции в короткие сроки.1С Предприятие позволяет начальнику отдела продаж:планировать продажи и закупки; управлять отношениями с клиентами ( CRM ); управлять поставками и запасами; управлять взаиморасчетами с контрагентами и др.Кроме того, в компании следует уделить больше внимания обслуживанию рабочих мест. Учитывая большое разнообразие используемых средств вычислительной и организационной техники, обязательным элементом обслуживания рабочих мест работников, занятых управленческим трудом, является своевременное представление услуг соответствующих ремонтных служб. В настоящее время наиболее прогрессивной формой является плановое регламентированное обслуживание, позволяющее не только своевременно устранять возникающие неполадки в работе технических средств, но и предотвращать их путём проведения соответствующей профилактической работы на базе использования специально разрабатываемых графиков обслуживания.3.4 Эффективность предлагаемых мероприятийРассмотренные предложения по совершенствованию организации труда начальника отдела продаж будут способствовать:рационализации выполнения отдельных видов работ и операций, обеспечивающие рост производительности труда; · сокращению прямых потерь времени; · планированию и контроль использования временных ресурсов; · перераспределению и делегированию работ. Как было рассмотрено рационализация труда руководителя предусматривает: организацию рабочего места; оптимизацию использования рабочего времени;организацию рабочего места и его автоматизацию.Планирование и делегирование полномочий позволит руководителю отдела продаж ОАО МКО «Севзапмебель» значительно сэкономить время для выполнения других задач.Рекомендации по организации рабочего места позволят руководителю использовать правильную рабочую позу. Создание оптимальной для конкретной деятельности рабочей позы является важнейшей задачей в процессе эргономического проектирования. Длительность пребывания в рабочей позе является вредным фактором среды, но в то же время именно рабочая поза определяет эффективность и продуктивность выполняемой деятельности. Правильная организация предметно-пространственной среды оказывает на человека постоянное и вполне предсказуемое воздействие. Применение идей эргодизайна в формировании предметно-пространственной среды может повлиять на функциональное состояние человека, а именно значительно снизить утомление организма и повысить работоспособность руководителя. Очевидно, что чем лучше приспособлено рабочее место для выполнения функций руководителя, тем эффективнее будет работа руководителя. В качестве способа совершенствования труда руководителя предложено использование программы 1С Торговля 8, что позволит начальнику отдела продаж получать своевременные отчеты о результат деятельности работы отдела и принимать меры по улучшению деятельности работы менеджеров.Таким образом, предложенные мероприятия позволят оптимизировать организацию труда начальника отдела продаж, что положительно отразится на финансовых показателях компании.ЗаключениеКонечные результаты деятельности компании определяются состоянием управления. В свою очередь состояние и результативность управления зависят от того, насколько в управленческом процессе удачно сочетаются три основных составляющих: - высокий профессионализм руководителя; - технология принятия обоснованных управленческих решений; - рациональная организация управленческого труда руководителя.В процессе работы были выявлены особенности организации труда конкретного руководителя. Обнаружено, что имеются упущения по организации труда менеджера, но их устранение для предприятия и для самого руководителя не составит большого труда и больших материальных затрат. В результате работы были предложены рекомендации по совершенствованию организации труда руководителя отдела продаж. Предложенные мероприятия позволят оптимизировать организацию труда начальника отдела продаж, что положительно отразится на финансовых показателях компании.В заключение, можно сделать следующие выводы:- на деятельность менеджера оказывает влияние множество факторов, а значит, все они должны учитываться при организации труда руководителя;- не только предприятие ответственно за эффективную организацию труда менеджера, но и сам руководитель.Список использованных источниковI Учебники и учебные пособияБычин В.Б. Организация и нормирование труда: учеб. пособие для студентов вузов, обуч. по спец. 080104 "Экономика труда" /В.Б. Бычин, С.В. Малинин, Е.В. Шубенкова. - Москва: ИНФРА-М, 2011. - 248 с.Дейнека А.В. Управление персоналом. Учебник/А.В. Дейнека. - М.: Дашков и Ко, 2011. - 293 с.Кибанов А.Я. Управление персоналом организации: стратегия, маркетинг, интернационализация: учеб. пособие для студентов вузов, обуч. по спец. "Менеджмент организации" /А.Я. Кибанов, И.Б. Дуракова. - Москва: Инфра-М, 2011. - 301 с.Леженкина Т.И. Научная организация труда персонала: учебник /Т.И. Леженкина. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Московский финансово-промышленный университет «Синергия», 2013. - 352 с.:Михайлова Е. А., Гаврилина Н. И. Изучение особенностей организации труда руководителей аптечных организаций/ Современные проблемы науки и образования, 2013. -№3Самигуллин Э.В. Основы организации управленческого труда, 2011. – 95 с.Самигуллин Э.В. Основы организации управленческого труда – Б., 2011. – 95 с.Управление персоналом организации: практикум /Гос. ун-т управления; ред. А.Я. Кибанов. - 2-е изд., перераб. и доп. - Москва: ИНФРА-М, 2011. - 365 с.II СтатьиМатылевич В.А. Совершенствование организации труда менеджера (на примере конкретного руководителя//Менеджмент, 2014. -№13 (сентябрь) Особенности труда менеджера //econom.nsc.ruОценка системы управления персоналом: используемые показатели и результаты // Новая аптека. Эффективное управление. – 2012. – № 6. – С. 62–67Природа и особенности управленческого труда//econbooks.ruУправленческий труд и его специфика//21biz.ruШарахова Е. Ф Оценка эффективности управления персоналом аптечной организации / Е. Ф Шарахова // Новая аптека. Эффективное управление. – 2012. – № 5. – С. 75–79.