Организация текущего хранения документов в филиале ФГУП Охрана МВД РФ по ХМАО-Югре

В конце года на все завершенные и оформленные дела постоянного срока хранения, на дела по личному составу, составляются описи дел по установленной форме в четырех экземплярах.Описи дел постоянного срока хранения и по личному составу составляются сотрудником протокольной части общего отдела управления делами Думы. Описи составляются раздельно на дела постоянного срока хранения и дела по личному составу. Из вспомогательных документов имеет смысл проанализировать журнал учета дел по личному составу; карточки и книги движения (перемещения) фондов, описей дел, документов; книги учета документов, переданных в другие архивы; книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению; книги повидового учета документов.Занесение информации в журнал учета дел по личному составу Сургутском отделе филиала ФГУП «Охрана» МВД РФ по ХМАО-Югре, ее офрмление, а также и другие аспекты регулируются Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2. В соответствии с ней личные дела, к примеру, регистрируются в момент подписания приказа о приеме на работу (и внесения данных о работнике в личное дело). В Сургутском отделе филиала ФГУП «Охрана» МВД РФ по ХМАО-Югре все личные дела регистрируются по хронологии.Карточки и книги движения (перемещения) фондов, описей дел, документов в Сургутском отделе филиала ФГУП «Охрана» МВД РФ по ХМАО-Югре ведутся на основе первичной документации, поступающей в организацию. В данных карточках и книгах указывается количество фондов, описей или документов, наличие того или иного параметра, а также сроки поступления или выбытия. Книги учета документов, переданных в другие архивы в Сургутском отделе филиала ФГУП «Охрана» МВД РФ по ХМАО-Югре также имеются. В них укзываются документы и дела, переданные по той или иной причине в архив другой оганизации (муниципальной или государственной) в соответствии с их важностью.Книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению в Сургутском отделе филиала ФГУП «Охрана» МВД РФ по ХМАО-Югре также присутствуют в исследуемой организации. В них имеется информация об уничтожении того или иного документа или фонда в Сургутском отделе филиала ФГУП «Охрана» МВД РФ по ХМАО-Югре, если по ЭЦД они не имеют ценности, а также считаются повторными. Уничтожение документов в организации в соответствии с нормативными документами происходит только после сверки данных документов с имеющимися копиями.Книги повидового учета документов в Сургутском отделе филиала ФГУП «Охрана» МВД РФ по ХМАО-Югре ведутся в соответствии с видовыми признаками (по выбытию, прибытию, личному составу, учет страхового фонда и фонда пользования, учет использования документов архива и т.п.). Это обегчает возмонжость нахождения того или иного фонда, дела, а также по необходимости и отдельного документа. Книги учета документов хранятся в соответствии с нормативными требованиями в Российской Федераци.2.4. Недостатки при ведении текущего хранения в Сургутском отделе филиала ФГУП «Охрана» МВД РФ по ХМАО-ЮгреВ техническом отделении технического подразделения Сургутского отдела филиала ФГУП «Охрана» МВД РФ по ХМАО-Югре отсутствует конкретное лицо, которое обязано вести делопроизводство внутри отделения или подразделения в целом. Обязанности по хранению документов распределяются между отдельными работниками подразделения. Возможно, именно настоящая причина обусловила несоответствие организации этой делопроизводственной операции требованиям нормативно-методической базы ДОУ РФ. В ходе наблюдения были выделены следующие недостатки:имеющаяся номенклатура дел составлена с рядом недочетов;дела расставляются не в соответствии с нумерацией, заданной номенклатурой дел, также нарушен хронологический порядок в расположении документов внутри дел;обложки дел оформлены с ошибками; в помещении отдела отсутствует достаточное количество мест хранения (шкафов, сейфов, стеллажей и т. п.).Всё вышеперечисленное затрудняет процесс организации текущего хранения в техническом отделении технического подразделения Сургутского отдела филиала ФГУП «Охрана» МВД РФ по ХМАО-Югре. Беспорядок в этой сфере деятельности может обернуться риском потери ценной информации, что негативно отразится на деятельности отдела и предприятия в целом. Поэтому необходимым становится тщательная проработка организации текущего хранения. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы предприятия, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ специалистам к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств. 2.5. Рекомендации по ведению текущего ханения документов в Сургутском отделе филиала ФГУП «Охрана» МВД РФ по ХМАО-ЮгреВ качестве отдельной рекомендации можно сказать, что для определения количественного состава каждого фонда, контроля за их изменением рекомендуется, по мнению специалистов, вести так называемый "Шахматный журнал" ("шахматку"), в котором указывается количество дел всего по фонду, в том числе дел постоянного срока хранения и по личному составу. На чистом поле "шахматки" по состоянию на 01.01. следующего за отчетным года следует указывать количество фондов и единиц хранения в наличии, в том числе по видам единиц хранения.Иногда некоторые документы пропадают из организации по причине неточной регистации или вовсе отсутствия регистрации документов. Иногда некоторые докмуенты остаются у исполнителей, и не попадают в архив, так как сотрдуники считают данные документы не важными и ценными. В этом и есть несоверешенство учета документов в архиве Сургутском отделе филиала ФГУП «Охрана» МВД РФ по ХМАО-Югре.По причине несовершенства работы архива организации рекомендуется сделать электронную копию данного архива.Рисунок 2.6. Перевод и ввод документов для электронного архива в Сургутском отделе филиала ФГУП «Охрана» МВД РФ по ХМАО-ЮгреСоздание электронного архива является в каждом случае уникальной задачей для каждого предприятия с одной стороны, но имеет общие закономерности, с другой стороны, позволяющие производить их поблочную реализацию и поэтапно получить законченное программно-аппаратное решение.Таким образом, в Сургутском отделе филиала ФГУП «Охрана» МВД РФ по ХМАО-Югре формирование архива, оформление дел и ведение делопроизводства ведется в соответствии с требованиями государственных стандартов, за исключением небольших ошибок или невнимательного отношения специалистов.ЗаключениеАнализ учета и оперативного архивного хранения документов Сургутском отделе филиала ФГУП «Охрана» МВД РФ по ХМАО-Югре был проведен в данной работе при помощи локальных документов, таких как устав, положения, приказы, внутренняя опись, должностная инстукция делопроизводителя и т.п., в которых указывается весь процесс работы с оперативным хранением документов.Учет и архивное хранение документов в организации ведется, как правило, в традиционной форме, что имеем свои свои преимущества. Но на данный момент более популярным и безопасным считется использование электронного архива. В Сургутском отделе филиала ФГУП «Охрана» МВД РФ по ХМАО-Югре частично ведется в элекронной форме, но на старых носителях, и не подвергается четкому учету.Поэтому предлагается ввести элекронный архив, и использовать современную автоматизированую систему по учету и хранению документов в органзации.Список использованной литературы и источников 1. Нормативные актыКонституция Российской Федерации. Ростов н/Д, 2004Гражданский кодекс Российской Федерации от 30 ноября 1994 г. № 51-ФЗ (Часть I). М., 2006Гражданский кодекс Российской Федерации от 26 января 1996 г. № 14-ФЗ (Часть II). М, 2006Гражданский кодекс Российской Федерации от 26 ноября 2001 г. № 146-ФЗ (Часть III). М, 2006Гражданский кодекс Российской Федерации от 18 декабря 2006 г. № 230-ФЗ (Часть IV) // Парламентская газета от 21 декабря 2006 г. № 214-215Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (с изм. от 30.06.2006 г.). М, 2007Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации». М, 2004Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» // Парламентская газета от 7 июня 2005 г. № 100 Федеральный закон от 11 декабря 2002 г. № 165-ФЗ «О языках народов Российской Федерации» // Российская газета от 14 декабря 2002 г. № 235 Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Российская газета от 29 июля 2006 г. № 165 Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» // Собрание законодательства Российской Федерации от 31 июля 2010 г. (Часть I), Ст. 3451Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59- ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»// Справочная правовая система «Консультант Плюс». [Электронный ресурс]. - режим доступа: http: // www.consultant.ru.-Заглавие с экрана. (дата обращения 02.03.2016)Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (с изменениями и дополнениями) [Электронный ресурс] Режим доступа:// http://base.garant.ru/12184522/ (дата обращения 02.03.2016)Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации от 25 октября 2004 г. № 43, Ст. 4169 Федеральный закон от 9 мая 2005 г. № 45-ФЗ «О техническом регулировании» // Собрание законодательства Российской Федерации. 2005. № 52. Ст. 5140Постановление Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 «О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти».Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 6 октября 2000 г., Росархив. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 01.01.1998 г. (утв. постановлением Госстандарта России от 27 февраля г., 1998 № 28)/ [ВНИИДАД]. – М., 1998 ГОСТ Р 51511-2001. Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования. М., 2003 ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов / [ВНИИДАД]. М., 2003 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД. Управление документами. Общие требования. Федеральный закон «О муниципальной службе в Российской Федерации» [Электронный ресурс] Режим доступа://http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=89725;fld=134;dst=4294967295;from=66530-0)Федеральный (дата обращения 02.03.2016)Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 8 ноября 2005 г. N 536 г. Москва [Электронный ресурс] Режим доступа:// http://www.rg.ru/2006/02/07/deloproizvodstvo-instrukcia-dok.html (дата обращения 02.03.2016)Федеральный закон 131 "Об общих принципах местного самоуправления В РФ" [Электронный ресурс] Режим доступа:// http://www.consultant.ru/popular/selfgovernment/ (дата обращения 02.03.2016)25-ФЗ "О муниципальной службе в РФ" от 02.03.2007 " [Электронный ресурс] Режим доступа:// http://base.garant.ru/12152272/ (дата обращения 02.03.2016)II.Неопубликованные акты26.Положение ФГУП «Охрана» МВД РФ по ХМАО-Югре (утвержден приказом от 26.12.2009 №28), Москва, 2011.-3-6 с.28.Должностная инструкция секретаря Сургутского отдела филиала ФГУП «Охрана» МВД РФ по ХМАО-Югре от 18.10.2012 – Сургут, 2012.- 4 с. 28. Должностная инструкция начальникатехнического отделения технического подразделения Сургутского отдела филиала ФГУП «Охрана» МВД РФ по ХМАО-Югреот 09.02.2012 – Сургут, 2012.- 2 с.29.Должностная инструкция ведущего инженера технического отделения технического подразделения Сургутского отдела филиала ФГУП «Охрана» МВД РФ по ХМАО-Югреот 26.11.2012 № 3. – Сургут, 2012.- 3 с.III. Литература и периодические издания30. Афансаьев С.И. О требованиях к системам упралвением электронными документами в контроле их качества электронный аналог журнала «Делопроизводство» №1, 2015 [Электронный ресурс] Режим доступа://http://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?365 (дата обрашения 02.03.2016)31. Борискин В.В., Поликарпова Н.М. «Делопроизводство»,2014, 300 с.32. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство. М: ВШ, 2006, С. 58-60.Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления), М., 2015. С. 1329. Ларин М.В. и Дмитрива А.П. «Мониторинг объемов документооборота в федеральных органах исполнительной власти» [Электронный ресурс] Режим доступа:// http://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?336 (дата обращения 02.03.2016)30. Ларьков Н.С. Документоведение. Томск, 2010. С. 4.31. Кузнецов С.Л. «Новые правила электронного документооборота», электронный аналог журнала «Делопроизводство» №1, 2015 [Электронный ресурс] Режим доступа:// http://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?367 (дата обрашения 02.03.2016)32. Кузнецова Т.В. Унификация кадровой документации государственных гражданских служащих// Делопроизводство. 2015. № 3. С. 333. Кукариной Ю.М. «Вопросы документирования в законодательных актах Российской Федерации» аналог журанла «Делопроизводство»[Электронный ресурс] Режим доступа:// http://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?335 (дата обращения 02.03.2016)34. Секретарское дело. Учебно-практическое пособие / Под ред. И.К. Корнеева. М., 2014, 300 с.35. Травкин Ю. Персональные данные. Амалданик, 2012, 120 с. ПРИЛОЖЕНИЯ