Маркетинг архивных документов и архивной документной информации

Ежегодно первого января в реестре описей составляется итоговая запись о количестве описей дел, документов, поступивших и выбывших в течение года в архив, и их общем количестве.
Первого января каждого года в архивном отделе уточняются сведения об изменении в составе и объеме фондов. Они содержат данные о поступивших и выбывших по каждому фонду архива единицах хранения документов за год.
Дело фонда включает в себя:
- историческую справку;
- акт приема-передачи документов;
- акт о выделении документов к уничтожению;
- акт проверки наличия и состояния документов;
- акт о переработке описи;
- акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;
- акт о технической ошибке.
Дела фондов хранятся в порядке их номеров. Все документы, находящиеся в деле фонда, подшиты и пронумерованы, на них составляется внутренняя опись. Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе. В нем указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела.
Сведения об изменениях в составе и объеме фондов составляются первого января каждого года. Они содержат данные о поступивших и выбывших по каждому фонду архива единицах хранения документов за год.
Архивные документы в архивохранилищах расположены в порядке, который обеспечивает их комплексные учет и хранение, а также оперативный поиск. Каждая коробка снабжена ярлыком, на котором указываются название и номер архивного фонда, а также номер описи дел, документов, номера единиц хранения, находящихся в коробке. В целях закрепления места хранения и поиска архивных документов в архивохранилище составлены пофондовые и постеллажные топографические указатели.
Большое значение сотрудники архивного отдела администрации района придают исполнению социально-правовых и тематических запросов граждан и организаций, выдаче архивных справок, копий, выписок из документов, инициативному информированию.
Запросы от организаций поступают в архивный отдел в виде писем. Граждане оформляют заявление на выдачу архивных документов. Исполнение запросов граждан осуществляет специалист архивного отдела администрации МО Илекский район. Сотрудники муниципального архива ведут прием посетителей и дают устные консультации. Прием посетителей занимает существенное место в деятельности архивистов и требует от сотрудников достаточно высокой квалификации, опыта работы с людьми. В редких случаях прием ограничивается устной консультацией о порядке получения архивных справок, чаще всего выполняется комплекс работ. Прием проводится в установленные дни и часы. Каждый заявитель принимается персонально и подробно излагает свою просьбу.
В архивном отделе имеются разработанные бланки заявлений по наиболее важным вопросам с учетом запрашиваемых сведений:
- заявление о подтверждении стажа;
- заявление о зарплате;
- заявление о праве собственности;
- заявление о награждении и др.
При приеме заявлений, поступивших по почте, проверяется правильность доставки, целостность конвертов и наличие вложенных в них документов, а также наличие необходимых сведений для исполнения запроса.
Заявление регистрируется в журнале поступающих документов, в нижнем правом углу ставится штамп, в котором указываются наименование архивного отдела, дата поступления и регистрационный номер. После чего сотрудник обращается к справочным документам, которые помогут определить, в каком фонде вести поиск запрашиваемых сведений. Если в запросе требуются сведения о нескольких лицах, то на каждого человека регистрируется отдельный запрос и архивные справки составляются на каждое лицо отдельно.
Поступивший запрос проверяется по базе данных исполненных запросов или по журналам регистрации заявлений и писем граждан и организаций на повторяемость за текущий и два предыдущих года.
Ответ на запрос составляется в двух экземплярах, один отправляется заявителю, а другой экземпляр подшивается вместе с запросом.
При обращении заявителя по телефону и наличии в архиве документов для исполнения запроса заявителю предлагается лично посетить муниципальный архив для подачи заявления или прислать по почте письменный запрос; при отсутствии документов – дать рекомендации о месте их нахождения.
Запросы в архивный отдел администрации муниципального образования Илекский район Оренбургской области поступают от органов законодательной и исполнительной власти, физических и юридических лиц, иностранных граждан и лиц без гражданства, проживающих за рубежом, так называемые консульские. Запросы органов государственной власти, местного самоуправления, административных органов, связанные с исполнением ими своих функций, архивный отдел рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством или обозначенные в запросе сроки. Исполнение таких запросов осуществляется, как правило, на безвозмездной основе.
По запросам адвокатов (адвокатских контор) выдается информация при наличии доверенности, оформленной в установленном порядке от лица, которое они защищают.
Содержание запрашиваемой информации часто определяется нововведениями в законодательстве и охватывает широкий спектр сведений: от подтверждения трудового стажа, факта награждения до установления продолжительности отпуска и периода нетрудоспособности.
Основными показателями качества при рассмотрении запросов в архивном отделе администрации муниципального образования Илекский район Оренбургской области являются: своевременное рассмотрение письменных запросов заявителей (в зависимости от сложности составляет от трех дней до одного месяца), достоверность и полнота предоставляемой заявителям информации о ходе рассмотрения запросов; наглядность форм предоставления информации; удобство и доступность получения информации заявителями.
Существенно выросло количество запросов с положительным ответом, соответственно уменьшаются отрицательные ответы, и это говорит о том, что документы архива используются целенаправленно и с результатом. К запросам социально-правового характера относятся запросы о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы, награждении, присвоении званий и т.д. По тематике запросы распределяются следующим образом:
- об образовании сел;
- об истории организаций;
- о переименованиях;
- о персоналиях;
- прочие.
Тематическое количество поступивших запросов в архивный отдел администрации МО Илекский район за 2011–2013 гг. представлено в таблице 1. 

Таблица 1. Тематическое количество поступивших запросов в архивный отдел администрации муниципального образования Илекский район Оренбургской области за 2011-2013 гг.
Виды запросов Количество запросов 2011 г. 2012 г. 2013 г. Тематические 95 75 77 Социально-правовые 1227 1302 1403 - о заработной плате 692 748 806 - о трудовом стаже 378 407 481 - о праве собственности на землю 132 121 103 - прочие 25 26 13 Итого: 1322 1377 1480
Большую часть запросов в архивном отделе администрации МО Илекский район составляют социально-правовые запросы, в основном о заработной плате, трудовом стаже, о праве собственности на землю. Это связано с изменениями в законодательстве по вопросам пенсионного обеспечения и регистрацией права собственности граждан.
Архивный отдел выдает архивные справки, архивные копии и архивные выписки при предъявлении паспорта или иного документа удостоверяющего личность.
Ежегодно в архивном отделе растет число поступивших запросов, их исполнением занимаются все сотрудники, т.к. обеспечение своевременного исполнения запросов является одной из актуальных задач архивного отдела администрации МО Илекский район. Срок исполнения запросов социально-правового характера по документам архива не превышает 30 дней с момента регистрации запроса. Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие архивы или организации, а также информирование об этом заявителя осуществляются в пятидневный срок с момента поступления запроса в архив.
С возрастанием количества поступивших запросов, соответственно, возрастает и количество используемых архивных единиц хранения для исполнения запросов.

Заключение

Следовательно, можно подвести следующие итоги.
Без развитой маркетинговой службы нельзя обойтись, поскольку следует хорошо представлять себе собирательный портрет потребителя ретроспективной документации, как иностранного, так и отечественного, его текущие запросы и интересы.
В основании маркетингового исследования лежат такие критерии эффективности и интенсивности использования документов, как потребители информации, тематика запросов, исследований, публикаций, частота обращений к разным фондам.
Одно из маркетинговых направлений представляет собой исследование спроса на мировом рынке ретроспективной документированной информации и цен на информативные услуги. Главные информационные услуги архивов представляют собой копирование документов, продажу комплектов микрофиш и микрофильмов архивных документов, изданий справочников и документов на CD-ROM, создание платных информационных ресурсов (машиночитаемых версий исторических источников в сети Интернет). Ценовая политика на рынке таких услуг определяется продуцентами — производителями и продавцами информационных данных. Продуцентами могут быть как сами архивы, так и специфические компании, которые занимаются публикацией архивной документации на технотронных носителях и продажей микрофиш и микрофильмов.
Для увеличения цен библиотеки и государственные архивы, которые должны продавать микрофильмы по фиксированным ценам, пользуются услугами посреднических компаний, имея постоянный процент от продажи микрокопий компанией.
Для того чтобы решить данные проблемы, есть механизм маркетинга информации, который обеспечивает связь потребителей ретроспективной документированной информации с ее хранителями, устанавливает, в какой степени архивные информационные услуги отвечают требованиям пользователей.
Информационный маркетинг в системе архивной федеральной службы является деятельностью по исследованию динамики информационного рынка и прогнозированию спроса потребителей на информационные услуги и товары.
В современных условиях создания российского информационного рынка и выхода отечественных архивистов на мировой информационный рынок основная и важная цель маркетинга заключается в том, чтобы задавать ориентиры для установления цен на информационные услуги в архивах и микрокопии архивной документации. Чем выше спрос на ту или другую информацию, тем выше ее цена.
Мировой рынок документной информации представляет собой совокупность информационных товаров и их потребителей во всех государствах мира. Главные действующие лица на данном рынке — это продуценты, или продавцы информационных данных, и потребители информационных сведений.
Вместе с этим цели информационного маркетинга в архивах намного шире вопросов ценообразования. К примеру, данные о количественных показателях (количестве посетителей, запросов и т.д.) нужны для планирования архивной деятельности, определения ее штата и бюджета. Данные о качественной стороне использования (категориях пользователей, тематике изучений, доле использованных дел и формах использования и т.д.) помогают показать ошибки в экспертизе ценности документации, а главное — организовать всю деятельность по усовершенствованию и созданию справочников системы НСА. Естественно, фонды, к которым наблюдается устойчивый интерес ученых, нуждаются в более подробном НСА.

Список использованных источников

Алленова, В.А. Документоведение [Электронный ресурс] : учебно-методический комплекс для вузов / В.А. Алленова ; Воронеж. гос. ун-т .— Электрон. текстовые дан. — Воронеж: ИПЦ ВГУ, 2012 .—
Бардаев Э. А., Кравченко В.Б. Документоведение. – М.: Академия, 2010. – 304 с.
Виноградова, Т.В. «История и организация делопроизводства в России»: программа и методические материалы курса / Т.В. Виноградова / Федер. Гос. бюдж. образоват. учреждение высш. проф. образования «Петрозаводский государственный университет». – Петрозаводск: Изд-во ПетрГУ, 2012. - 39 с.
Гринберг А.С., Горбачев Н.Н., Мухаметшина О.А. Документационное обеспечение управления. – М.: Юнити-Дана, 2010. – 392 с.
Зиновьева Н. Б. Документоведение: уч.-метод. пособие. - М.: Профиздат, 2013.
Кузнецов И.Н. Делопроизводство: учебно-справочное пособие. - 6-е изд., перераб. и доп. – М.: Дашков и К, 2014. - 459 с.
Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления. – М.: МЭИ, 2010. – 232 с.
Макарова А.К. Маркетинг архивной информации в России и Франции: приемы и инновационные технологии рынка информационных услуг в области архивного дела// Инновационный вестник Регион. 2013, № 4.2.
Сологуб О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: учебное пособие. - 8-е изд., - М.: Омега-Л, 2013. - 207 с.













2





2


3