Коммуникации в организации

Региональные управляющие освободились от написания большого количества отчетов для руководства: отчет по звонкам, отчет по закупкам, отчет по оборачиваемости клиентской базы, отчет по покрытию территории и др. Нужная отчетность формируется нажатием нескольких кнопок автоматически по запросу.
Руководитель ОРП освободился от анализа большого количества отчетов и составления презентаций для вышестоящего руководства, так как все формируется автоматически и выгружается в нужном формате.
Улучшение качества принимаемых решений и обеспечение оперативности руководства.
Региональные управляющие и руководитель ОРП получили возможность для анализа ситуации в регионе в «он-лайн» режиме, что способствует оперативному принятию менеджерских решений. Согласно данным, время на получение доступа к информации и ее анализ сократилось на 50%.
Минимизация ошибок за счет исключения «человеческого фактора» при внесении или подсчете данных по сотрудникам, а так же, при планировании продаж. За счет этого вероятность ошибки сведена к минимуму. Качество принимаемых решений улучшилось и не требует перепроверки данных.
К результатам от внедрения данной системы также можно отнести дополнительные положительные факторы:
Улучшение качества обслуживания клиентов, так как в системе ведется полная история взаимоотношений. Таким образом, вновь принятому сотруднику на место уволившегося, не нужно заново налаживать деловые связи, так как вся информация храниться в базе данных. За счет этого сокращается время на адаптацию нового сотрудника.
Упростился процесс управления подчиненными. Например, можно войти в планировщик сотрудников, проанализировать степень их занятости и решить, кому какую задачу поставить, автоматически внеся ее в планировщик подчиненного. Сотрудник, войдя в программу, сразу увидит, что и в какой срок ему необходимо сделать.
Что касается руководителя ОРП, то, благодаря накоплению детальной информации, он получил возможность анализировать продажи в региональном, отраслевом и продуктовом разрезах, оценивать эффективность выбранных каналов продвижения продукции и конкретных мероприятий и, на основании этого, принимать меры для более точного определения сегментов рынка, на которые компания нацеливает свою продукцию, а также сконцентрировать усилия на работе с наиболее перспективными, прибыльными и стратегически важными клиентами и сегментами рынка, повысив эффективность всей системы сбыта.
Благодаря Mobile Intelligence компания «Гриндекс Рус» приобрела статус более привлекательного работодателя, так как повысился профессиональный уровень сотрудников. Появился новый корпоративный стандарт.
С финансовой стороны, система окупила себя за 1,5 года. Возврат инвестиций – в тройном размере.
В январе 2014 года совместно с программистами компании Mobile Intelligence Corporation в отделе региональных продаж было проведено полное исследование и анализ внедренной системы на предмет соответствия требованиям и исполнения всех обязательств разработчика. По результатам работы, нарушений выявлено не было. Однако, это исследование помогло выявить ряд дополнений, которые повысили бы эффективность системы и дали дополнительные возможности в дальнейшей работе:
Для упрощения планирования рабочего дня менеджера в систему необходимо добавить возможность планирования звонков или визитов к клиенту с помощью списков. Например, менеджер, с помощью модуля «Списки», отбирает клиентов по критерию «Визиты в Марте». Таким образом, у него есть список клиентов, к которым был совершен визит Марте. Далее программа позволяет перенести этих клиентов в «Планировщик» в Апрель и автоматически распределяет их в соответствии со временем, требующимся на совершение визита. То есть, менеджеру не нужно просматривать всех своих клиентов в системе, сравнивать с данными по звонкам и заказам и каждого отдельно перемещать в «Планировщик». Данную работу за него может сделать сама программа. Эта же функция может быть доступна Руководителю ОРП. Он сможет проанализировать работу подчиненного и сам внести тех клиентов в «Планировщик» сотрудника, визит к которым необходим по его мнению.
Так же, в программу можно добавить модуль отчета по командировкам. Например, Руководителю ОРП нужно срочно получить информацию о командировке подчиненного. Для этого он открывает «Планировщик» сотрудника и, выбрав нужный день, получает полный отчет о результатах поездки. В котором будут содержаться данные о стоимости командировки, цели, проведенной работе. Не выходя из программы, он сможет распечатать необходимые документы для отчетности перед бухгалтерией и тут же их подписать.
В системе представлено не в полной мере – это аналитический модуль. Он еще «сыроват» и не дает той же полноты функций, что другие возможности системы. Необходимо расширить возможности аналитической составляющей Mobile Intelligence. Например, добавить функцию, так называемого, анализа и сценариев «Что если». Так как все данные для подобного исследования в программе есть, но сама функция не реализована. Это значительно упростило бы работу по управлению отделом региональных продаж. С помощью этой функции можно было бы строить прогнозы с различными критериями и анализировать возможности развития бизнеса в будущем.
Стоимость ERP-системы Mobile Intelligence составила 54 000 долларов. В эту сумму входила стоимость лицензий для всех пользователей и покупка самой программы.
В 2015 году в отделе региональных продаж был проведен опрос на тему «Устраивает ли Вас работа в системе Mobile Intelligence». Результаты анализа опроса показали, что 96% сотрудников данная система полностью устраивает, и менять в ней ничего не нужно.
В таблице 3.1 представлены распространенные операции и необходимое время на их выполнение при помощи обычных офисных программ в сравнении с выполнением этих же операции в Mobile Intelligence.
Таблица 3.1
Сравнение затраченного времени на операции.
Действие Среднее количество
за рабочий день (операция) Время для выполнения одного действия (мин.)
MOffice/MIntelligence Общее время (мин.)
ОФИСНЫЕ ПРОГРАММЫ Общее время (мин.)
MOBILE INTELLIGENCE Учет контроля рабочего времени 40 5/2 200 80 Поиск необходимой информации по клиенту 5 30/2 150 10 Анализ информации за период 3 60/7 180 21 ИТОГО: 530 111
Таким образом, ежедневно, в среднем, 530 минут или 8 часов 80 минут, руководитель должен был занят занесением необходимых сведений в различные документы и офисные программы, а также, при необходимости, анализом и поиском нужных сведений. Учитывая, что продолжительность рабочего дня составляет 8 часов, делаем вывод, что на выполнение остальных обязанностей (то есть на непосредственную работу по управлению персоналом и выработке необходимых мероприятии) не остается рабочего времени, что крайне неэффективно.
Экономия рабочего времени составила в среднем около 7 часов ежедневно. Этого времени руководителю вполне хватает на выработку необходимых управленческих решений, анализ деятельности отдела в целом и по регионам, осуществления контроля за работой сотрудников, подготовку отчетов и презентации вышестоящему руководству.
Таким образом, показатели бизнес-результатов в ООО «Гриндекс Рус» благодаря внедрению Mobile Intelligence таковы:
Увеличение денежных потоков – на 23%;
Увеличение доход – на 15%;
Увеличение производительности труда – на 34%;
Уменьшение операционных затрат – на 20%.
При оценке эффективности и результатов от внедрения данной программы, трудно говорить о таких экономических показателях как рыночная цена продукции и ожидаемая прибыль. По сути, кроме как на этапе тендера, рыночная цена продукции не имеет смысла, поскольку продукт предназначен для внутреннего использования, а не для продажи ввиду специфической предметной области. Прибыль трудно вычислить ввиду того, что внедрение программы влияет на доход организации только косвенно.
Поэтому главным выигрышем от использования Mobile Intelligence является повышение эффективности управления персоналом отдела региональных продаж, при невысокой цене продукта, что полностью обосновало покупку и внедрение этой программы.
Заключение

Как показывает мировая практика, с ростом, компании меняют корпоративную систему управления каждые 5 лет. Это связано с различными факторами: пересмотр своих бизнес процессов, устаревание существующей системы и т.д. Очень важно, что бы система всегда была актуальной и гибкой, так как старый шкаф не сможет хранить папки с информацией больше, чем в него вмещается, а сотрудник, который знает все процессы в компании, когда-нибудь уйдет на пенсию. Такую возможность могут дать только информационные системы, разработанные и созданные специально для потребностей компании. Приобретя хороший информационный продукт можно не волноваться, что информация устареет, потеряется или ее негде будет хранить. Так как поставщики систем класса ERP постоянно обновляют свои продукты, совершенствуют системы безопасности и предоставляют клиенту возможность масштабировать структуру.
Компания «Гриндекс Рус» выбрала продукт разработчика Mobile Intelligence Corporation, так как данная система отвечала всем требованиям, заявленным в техническом задании, имела гибкую архитектуру, а так же большой опыт создания и внедрения своих продуктов не только на российском рынке, но и в Европе.
В процессе работы в программе, руководство ООО «Гриндекс Рус» пыталось просчитать какую прибыль компания получила от внедрения этой системы, но в итоге пришло к выводу, что возврат от инвестиций в ERP-систему идет не от самой системы, а от повышения эффективности бизнес процессов, которые она поддерживает. К тому же, в зависимости от внутренних корпоративных требований, компания может выбирать свои показатели эффективности. При этом ERP-система эффективна настолько, насколько эффективен персонал и бизнес процессы компании. Чем меньше существует осложнений в этих процессах, тем более эффективной будет ERP-система. То есть, как уже говорилось ранее, все процессы должны быть прозрачны и доступны для понимания. Чего и старается придерживаться руководство ООО «Гриндекс Рус».
В данной курсовой работе был выделен объект исследования, проанализирована предметная область, определены цели и задачи курсовой работы. Проведен обзор программных средств, позволяющих автоматизировать процесс управления персоналом отдела региональных продаж ООО «Гриндекс Рус».
Таким образом, проведенное исследование показало, что организация деятельности персонала становится эффективной при системном управлении, включающем диагностику процессов, методов и процедур управленческого воздействия. Так же, очевидно, что большой объем хранимой в базе данных информации за значительный промежуток времени увеличивает точность анализа и качество аналитических отчетов, а значит, способствует принятию правильных управленческих решений. Добавим к этому быстродействие программы Mobile Intelligence, что позволяет увеличить частоту оперативного анализа ситуации на предприятии, видеть происходящие изменения буквально поминутно.
Список литературы

Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ Об информации, информационных технологиях и о защите информации. 29 июля 2006 г.
ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Издательство стандартов, 2003 г
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., Издательство стандартов, 2008.
Беляев И.Г. Система электронного документооборота предприятия как элемент управления предприятием // Делопроизводство, №4, 2010
Волокитин А. В., и др. Средства информатизации государственных организаций и коммерческих фирм. Справочное пособие Издательство: ФИОРД-ИНФО., 2009 г.
Галькович Р.С., Набоков В.И. Основы менеджмента. – М.: ИНФРА-М, 2008. – 345 с.
Гаранин М.В., В.И. Журавлев, С.В. Кунегин Системы и сети передачи информации Издательство: Экзамен, 2008 г. 336 с.
Герчикова И.Н. Менеджмент. – М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 2007. – 501 с.
Годин В. В., И. К. Корнеев Информационное обеспечение управленческой деятельности Издательства: Высшая школа, Мастерство; 2009 г. 240 с.
Гончаров А.И. Понятие «финансовое оздоровление предприятия» в системе управления финансами// Финансы.-2007.-№4.
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 2009.
Грабауров В.А. Информационные технологии для менеджеров. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Финансы и статистика, 2010 – 365с.
Гринберг А.С., Король И.А. Информационный менеджмент. М: , 2008г
Дворянцева Л.П. Раскрытие информации о собственном капитале: Изменения в финансовой отчетности// Финаны и кредит.-2007.-№12.
Жариков И.А. Методика расчета экономической эффективности использования ЭВТ в хозяйственной деятельности предприятия , Тамбов, 2009
Информатика и информационные технологии. Учебник./ Н.Д.Угринович. – М.: Бином. Лаборатория Знаний, 2009
Информационные технологии управления: Учебно-практическое пособие для студентов заочного обучения всех специальностей/Под ред. проф. Ю.М. Черкасова. — М.: ГУУ, 2009
Князева Т.А. Сравнительный анализ российских систем электронного документооборота// Офисные системы № 4, 2006
Козлов И. проблемы внедрения автоматизированных систем // Новые системы финансовго учета// 2007, №3
Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник «Компьютера» 2007. № 3
Меняев М. Ф. Информационные технологии управления. Книга 3. Системы управления организацией , 464 стр., 2008 г.
Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М.: Дело,2009. – 624с.
Музанов О.И. Теоретические концепции внутрифирменного управления на основе информационных систем // Вестник МГУП. – 2010. – №7
Романов Д.А. , Ильина Т.Н, Логинова А.Ю. Романов - Правда о электронном документообороте; М., ДМК, 2009 г
Савельев А.М. Выбор системы автоматизации делопроизводства и документооборота. Журнал «Делопроизводство и документооборот предприятия» № 4 2007 г
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2009.
Электронный документооборот// Компьютера, февраль 2010
Приложение 1

Уважаемый сотрудник!
Просим Вас ответить на вопросы анкеты, результаты которой будут использованы в обобщенном виде для исследования проблемы «Информационное обеспечение в управлении». Опрос анонимный. Чтобы заполнить анкету, отметьте тот вариант ответа на вопрос, который совпадает с Вашим мнением, либо напишите ответ сами, если он не приводится.

  % ответов 1. В каких видах коммуникаций вы обычно принимаете участие? Формальные коммуникации 33 Неформальные коммуникации. 67 2. С кем в рамках коллектива вы обычно осуществляете преимущественные коммуникации? личность; 50 группа; 33 организация. 17 3. Какие формы передачи информации вы обычно используете в своей работе? письменно; 7 устно; 60 жестами, 17 позами 10 другое. 7 4. На каком уровне коммуникаций вы участвуете: Коммуникации между фирмой и внешней средой: потребители, поставщики, конкуренты. 21 Коммуникации между уровнями власти и подразделениями - вертикальные. 13 Коммуникации по нисходящей: сверху вниз (руководитель - подчиненные) вертикальные. 33 Коммуникации по восходящей: снизу вверх (подчиненные -руководитель) вертикальные. 10 Коммуникации между различными отделами (подразделениями) диагональные. 10 Коммуникации между руководителем и рабочей группой под решение проблемы. 10 Неформальные коммуникации - слухи в 80-90% точны в отношении не противоречащей информации. 3 5. Какую типичная информация вы получаете по каналам слухов? Изменения в структуре организации. 7 Предстоящие сокращения рабочих мест. 17 Новые меры по наказаниям. 43 Грядущие перемещения и повышения. 17 Споры руководителей на совещаниях любого рода. 17 6. Какие преграды у вас возникают при коммуникационном обмене? Неправильное восприятие информации 20 Семантические барьеры. 13 Невербальные преграды 17 Плохая обратная связь. 17 Неумение слушать других. 33 7. Какая коммуникационная сеть преимущественно развита в вашей организации? Вертикальная связь – от начальника к подчинённому. 33 Горизонтальная связь – между равными по уровню в иерархии управления начальниками или подчинёнными. 33 Диагональная связь – связь между начальниками и подчинёнными 17 различных трудовых коллективов, подразделений внутри фирмы. 17 8. Какую роль, по-вашему, играет техническое и технологическое обеспечение в системе управления? Очень важную 17 Важную 33 Маловажную 33 Совсем не важную 17 9. Как Вы относитесь к появлению современных коммуникационных технологий и технических средств? Положительно 17 Нейтрально (все равно) 67 Отрицательно 17 10. Что может являться причиной неэффективного использования технических средств в управлении? Несовершенство техники (нет комплектности), 13 Нет квалифицированных кадров для работы с техникой, 33 Нет особой необходимости в использовании техники, 20 Приверженность традиционному подходу среди управленцев. 20 Другое 13 11.Как Вы оцениваете уровень технического обеспечения Вашей работы? Высокий 57 Средний 17 Низкий 17 12.Как Вы отнесетесь к замене привычной Вам техники на более современную? Однозначно, положительно 20 Нейтрально (все равно), 47 Скорее, положительно (изменения наверняка принесут пользу), 23 Отрицательно (я привык работать с прежней техникой) 10 13.Как часто Вы пользуетесь техническими средствами на работе? Постоянно, 17 Только при необходимости (если не могу выполнить сам), 33 Очень редко 33 14.Как Вы чаще всего общаетесь с коллегами из других регионов, городов? С помощью телеграмм, 10 С помощью писем, 57 С помощью телефона/ факса 17 Другое 7 С помощью электронной почты 10 15.Какими техническими средствами Вы пользуетесь наиболее часто? Средства копирования и размножения документации 17 Компьютер 20 Телефон/ факс 17 Принтер 7 Селектор 7 Калькулятор 17 Модем 3 Другое 3 16.Какие технические средства, кроме названных, Вам еще необходимы в работе? 17.Обращаетесь ли Вы за помощью к более квалифицированному сотруднику при работе с техническими средствами? Да, часто, 17 Да, иногда, 33 Да, редко 17 Нет 33 18.На каком уровне Вы владеете персональным компьютером? Начинающий (работа с текстовым и табличным редакторами) 33 Пользователь (то же и работа с Microsoft Office, поиск в сети Интернет, основы программирования), 23 Специалист, 10 Не умею работать с ПК. 33 19.Должен ли человек, работающий с ПК, знать программирование? Да, обязательно, 33 Да, желательно, 50 Вовсе нет, сейчас этого не требуется 17 20.Экономит ли Ваше время использование технических средств в работе? Да, очень 50 Да, в отдельных случаях, 33 Нет 17 21. Сколько времени (в %) уходит у Вас на выполнение второстепенных задач и непосредственно на управленческую деятельность? Второстепенные задачи 53 Управленческая деятельность 47 22.Как изменилось бы это соотношение при отсутствии в Вашем распоряжении необходимой техники? Второстепенные задачи 33 Управленческая деятельность 67 23.Знакомо ли Вам понятие Автоматизированная Система Управления (АСУ)? Да, 10 Да, что-то слышал, 23 Нет 33 Затрудняюсь ответить 33 24.Считаете ли Вы необходимым применение АСУ (в общем)? Да, обязательно 17 Да, желательно, 33 Нет 33 Затрудняюсь ответить 17 25.Ваш пол: Мужской 67 Женский 33 26.Возраст: до 30 лет 17 30 – 40 лет 33 40 – 50 лет 33 50 – 60 лет 10 старше 60 лет 7 27.Образование: Высшее 50 Среднее специальное 17 Среднее профессиональное 17 Начальное профессиональное 17 28.К какому звену управления Вы относитесь? К высшему 17 К среднему 33 К низшему 50 Занимаю не руководящую должность 0

Приложение 2



Рис. 2.3. Какие формы передачи информации вы обычно используете в своей работе?

Рис. 2.4. На каком уровне коммуникаций вы участвуете

5. Какую типичная информация вы получаете по каналам слухов?

Рис. 2.6. Преграды у вас возникают при коммуникационном обмене

Рис. 2.7. Какая коммуникационная сеть преимущественно развита в вашей организации?

Рис. 2.8. Блок 1.

Рис. 2.9. Блок 2

Рис. 2.10. Блок 3.

Рис. 2.11. Блок 4.

Приложение 3


Рисунок 3.1. Трехуровневая архитектура «клиент-сервер приложений-сервер базы данных».


Рисунок 3.2. Права доступа.


Рисунок 3.2. Вход в программу.
Приложение 4

Рисунок 3.4. Домашняя страница.

Рисунок 3.5. Страница для подготовки к встрече с клиентом

Рисунок 3.6. Карточка клиента.
Приложение 5

Рисунок 3.7. Планировщик.

Рисунок 3.8. Пример сообщения руководителю от сотрудника.

Рисунок 3.9. Метод планирования звонка в планировщике.
Приложение 6


Рисунок 3.10. Сформированный список сессий пользователей.

Рисунок 3.11. Краткий отчет по сотруднику за один день.

Рисунок 3.12. Активность по звонкам сотрудника за период.
Приложение 7


Рисунок 3.13. Выгруженная сводная таблица
Приложение 8

Рисунок 3.13. Анализ по конкурентам на территории сотрудника.


Рисунок 3.14. Анализ продаж по территориям.












2