Становление и развитие архивоведения в США

);
- комплектование, поиск и хранение документации на электронных носителях, которые создаются в учреждении или в учреждениях-источниках комплектования;
- учет документов архива и контроль за обеспечением сохранности документации;
- создание фонда пользования и страхового фонда документами;
- информационно-справочная работа, контроль за исполнением запросов, которые поступают в архив от структурных подразделений учреждения, других учреждений, граждан и исследователей;
- контроль за делопроизводством и принятие участия во внедрении автоматизированной системы делопроизводства;
- контроль за внедрением электронного документооборота и автоматизированных систем делопроизводства в учреждениях-источниках комплектования.
Цели информатизации работы архива состоят в следующем:
- избавление от рутинных операций труда архивиста;
- увеличение оперативности и точности учета архивной документации;
- получение сводных статистических сведений и осуществления статистического анализа документооборота учреждения, движения документации в ведомственном архиве, оценки интенсивности и эффективности использования документации;
- улучшение исполнительской дисциплины, точности и скорости поиска документации при исполнении запросов по архивам;
- обеспечение сохранности документации – создание фонда пользования и страхового фонда на электронных носителях при помощи оцифровывания архивной документации.
В основном в архивном деле применяют технология баз данных (БД), а также другие информационные технологии, такие как сетевые технологии, сканирование документов и т.д.).
Все базы данных, которые созданы в архиве, условно можно разделить на информационно-поисковые и учетные. Две эти категории баз данных отличаются методикой создания, структурой, применяемым программным обеспечением.
Учетные базы данных имеют своей целью обработку статистических массивов – учета дел и документов в архиве, учета использования, контроля за обеспечением сохранности и т.д.
Учетные базы данных в архиве учреждений предназначаются для определения числа документов в единицах учета (единица хранения) и обеспечения сохранности документации при ее выдаче во временное пользование в структурные подразделения. Учетные БД могут быть созданы по интеграционному или функциональному принципу.
По функциональному принципу создаются базы данных с целью учета дел и документов, контроля за состоянием и наличием дел, учета источников комплектования, учета использования и т.д.
Интеграционный принцип представляет собой создание единой системы, которая реализует функции информационного поиска и учета документов. Эти информационные системы применяются в государственных архивах.
Информационно-поисковые базы данных применяют в целях ведения и создания таких архивных справочников, как сводные номенклатуры дел, архивные описи, картотеки, каталоги, а также для совершенствования в архиве процессов информационного поиска.
Создание автоматизированной информационно-поисковой системы архива представляет собой самую сложную задачу.
Успешное функционирование информационно-поисковой системы во многом зависит от правильной организации ее внедрения. Разработку и внедрение базы данных осуществляют в несколько стадий:
1. Исследование документооборота и делопроизводства организаций ведомства или направления работы архива, которое подлежит компьютеризации.
2. Разработка технического задания. На этой стадии важную роль играет знание правил и норм российского архивного дела и делопроизводства проектировщиками, а также знание основ технологий баз данных.
3. Поиск подходящего под определенные цели программного обеспечения и компании-системного интегратора. При этом имеют значение не только расходы на технику и программное обеспечение, но и надежность выбранного приложения, солидность компании.
4. Заключение договора, к которому прилагают техническое задание. В договоре обязательно необходимо предусмотреть поддержку «горячей линии», конвертирование данных в новые версии программы, состав документации – сопровождение к программному обеспечению, обучение сотрудников и т.п.
5. Создание, адаптация, установка программы осуществляет программист или фирма-системный интегратор – на основании технического задания.
6. Регистрация и сертифицирование программного продукта.
7. Обслуживание и поддержка системы.
При выборе программного обеспечения следует отдавать предпочтение комплексным автоматизированным интегрированным системам, которые соответствуют международным и отечественным стандартам, которые ориентированы на непрерывные развитие и модификацию, что позволит уменьшить затраты на интеграцию разных локальных систем, их сопровождение и эксплуатацию.
Какая бы технология обработки документации ни использовалась, организация документооборота должна быть основана на определенных принципах, или правилах, которые обеспечивают оперативное прохождение документов по самому короткому пути с малыми затратами времени. К таким принципам организации документооборота можно отнести следующие:
- централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов (это значит, что все документы, которые поступают в организацию всеми методами доставки (по факсу, почте, электронной почте и др.) и отправляемые из организации, обрабатываются в службе документационного обеспечения управления);
- максимальное снижение количества инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, которые не обусловлены деловой необходимостью (возвратным считается такое движение документа, при котором он поступает в ту инстанцию, в которой уже проходил обработку);
- маршрутизация отдельных типов документов (разработка схем прохождения документов);
- однократность регистрации документов (документы, которые поступают в организацию и создаются в организации, регистрируются один раз: входящие - при поступлении, исходящие и внутренние - при создании; регистрация документов может осуществляться в службе документационного обеспечения управления учреждения или в структурном подразделении);
- организация предварительного рассмотрения документов (распределение документов, которые поступили в организацию, на документы, которые направлены на резолюцию начальству, его заместителям и передаваемые на исполнение непосредственно в подразделения; предварительное рассмотрение проводит специалист службы ДОУ (секретарь-референт или помощник начальника);
- вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения;
- исключение необоснованных согласований, организация параллельного согласования документов одновременно несколькими работниками (копирование проекта документа или его передача по электронной почте одновременно всем заинтересованным лицам);
- снижение уровня подписания документов;
- исключение или большое ограничение возвратных движений документов (при их обработке – доставка и регистрация, при их подготовке - визирование и согласование и т. д.);
- наибольшее единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.
Соблюдение данных принципов позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет:
- прямоточности направления документопотоков, исключения дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;
- ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.



     


Заключение

Таким образом, можно подвести следующий итог по работе.
В целом, проблемы управления архивами в США сходны с российскими: в центре внимания находятся вопросы финансирования и подготовки кадров. В США более отработана законодательная база, что упрощает решение ряда вопросов в управлении. Особо стоит отметить серьезное отношение органов самоуправления к подготовке к принятию законов об архивах. На протяжении десятилетий архивы поддерживались местной властью, что привело не только к появлению муниципальных архивов, но и к общему пониманию ценности архивной информации. В 1842 г. Первый Президент Техасской республики Сэм Хьюстон заявил, что “разрушение национальных архивов нанесло бы прямой вред всему народу Техаса”. Такое же отношение сохраняется и сегодня. Государственные архивы по финансированию уступают архивам общественных организаций и частных фирм, но каждый штат и каждое коммунальное образование имеют архивы со специально построенными зданиями и штатом не менее 5 человек, сотрудники государственных архивов являются государственными служащими. Все это положительно влияет на профессию архивиста и на систему управления архивами.


Список использованной литературы

Алексеева, Е. В. Архивоведение : учебник / Е. В. Алексеева, Л. П. Афанасьева, Е. М. Бурова ; под ред. В. П. Козлова. — М. : Академия, 2007.
Бардаев Э. А., Кравченко В.Б. Документоведение. – М.: Академия, 2010. – 304 с.
Безбородова И.В. Теория и методика современного архивоведения в США: учеб. пособие / И.В. Безбородова, МГИАИ.– М., 1990.– 83 с. 
Гринберг А.С., Горбачев Н.Н., Мухаметшина О.А. Документационное обеспечение управления. – М.: Юнити-Дана, 2010. – 392 с.
Зиновьева Н. Б. Документоведение: уч.-метод. пособие. - М.: Профиздат, 2013.
Кабатов С.Ю., Асфандиярова И.Г. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях: учеб. пособие. - Уфа, 2008. - С. 247-280.
Кузнецов И.Н. Делопроизводство: учебно-справочное пособие. - 6-е изд., перераб. и доп. – М.: Дашков и К, 2014. - 459 с.
Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления. – М.: МЭИ, 2010. – 232 с.
Сологуб О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: учебное пособие. - 8-е изд., - М.: Омега-Л, 2013. - 207 с.
Хорхордина Т.И. История архивоведческой мысли: Учеб. / Отв. ред.Е.И. Пивовар. М.: РГГУ, 2012. - 448 с..

Виноградова, Т.В. «История и организация делопроизводства в России»: программа и методические материалы курса / Т.В. Виноградова / Федер. Гос. бюдж. образоват. учреждение высш. проф. образования «Петрозаводский государственный университет». – Петрозаводск: Изд-во ПетрГУ, 2012. - 39 с.
Безбородова И.В. Теория и методика современного архивоведения в США: учеб. пособие / И.В. Безбородова, МГИАИ.– М., 1990.– 83 с.
Алленова, В.А. Документоведение [Электронный ресурс] : учебно-методический комплекс для вузов / В.А. Алленова ; Воронеж. гос. ун-т .— Электрон. текстовые дан. — Воронеж: ИПЦ ВГУ, 2012 .—
Бардаев Э. А., Кравченко В.Б. Документоведение. – М.: Академия, 2010. – 304 с.
Кузнецов И.Н. Делопроизводство: учебно-справочное пособие. - 6-е изд., перераб. и доп. – М.: Дашков и К, 2014. - 459 с.









2


23