Понятие и виды юридических документов

Кстати, одним из стимулов к увеличению доли электронного документооборота является наступивший экономический кризис. В период экстенсивного роста многие организации, внедряя электронный документооборот, одновременно сохранили параллельный бумажный, считая дополнительные издержки несущественными. В первую очередь это касается как раз межведомственного обмена, для которого электронные документы распечатываются, тиражируются, упаковываются в конверты и отправляются по обычной почте.Все перечисленные препятствия, в сущности, являются естественными проблемами роста.Создание на базе ЭОС технического подкомитета по стандартизации «Жизненный цикл электронного документооборота»Нас – как лидеров рынка СЭД – всегда интересовали стандарты, поскольку любые массовые, тиражные решения должны базироваться на национальных и международных стандартах. Так, в 2002 году по инициативе нескольких компаний-разработчиков СЭД, включая нашу, под эгидой профессиональной общественной организации – Гильдии управляющих документацией – была создана рабочая группа, которая разработала единый формат взаимодействия между системами различных производителей. В 2004 году такой стандартный формат был подготовлен, и мы первыми реализовали его в наших системах, отказавшись от использования собственного стандарта. Все наши системы взаимодействуют друг с другом на основе этого стандарта. Долгое время это было не слишком интересно рынку, но сейчас, когда уже сами заказчики хотят, чтобы их системы взаимодействовали друг с другом, наличие такого общепризнанного стандарта очень актуально. Настало время не только его использовать, но и развивать.В рамках федеральной целевой программы «Электронная Россия» мы подготовили концепцию создания системы межведомственного электронного документооборота для федеральных органов исполнительной власти, предусматривающую, в частности, совокупность требований и стандартов к используемым СЭД.Из других наших работ отмечу подготовку к принятию в качестве национального стандарта ISO 26300 (формат офисных документов) ODF. Речь идет о том, чтобы документы, созданные в одних офисных программах, могли обрабатываться другими офисными программами без искажений и потерь. Мы привлекли к этой работе несколько компаний и совместно подготовили необходимые материалы, в т. ч. зарегистрировали официальный русский перевод это стандарта.В 2008 в системах был реализован аналогичный стандарт офисных документов – ISO 29500 (OOXML). А в начале 2008 года, когда Евросоюз готовил новую версию типовых требований к системам электронного документооборота стандарта МoReq2, мы стали единственной российской компанией, которая участвовала в работе над текстом этого документа.Таким образом, опыт работ по стандартизации у нас достаточно большой, и мы отчетливо осознаем, что отсутствие национальных стандартов в настоящее время является очевидным тормозом развития рынка. Поэтому вполне естественно, что в июне 2008 года Ростехрегулирование (Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии – прим. ред.) приняло решение создать на основе нашего предприятия технический подкомитет, занимающийся вопросами стандартизации электронного документооборота (ПК6). Мы привлекли для работы в подкомитете другие компании, которые занимаются разработкой СЭД, заинтересованные органы власти, научные, учебные и общественные организации. Сразу после создания ПК мы разослали в федеральные и региональные органы власти информационные письма с просьбами дать предложения и принять участие в работе подкомитета.В результате получили огромное число предложений, причем многие органы власти определили должностных лиц, ответственных за эту работу. Мы уже сформировали наши предложения по стандартизации в области электронного документооборота в 2009 году, в частности мы предлагаем принять в качестве ГОСТа формат взаимодействия систем, разработанный под эгидой Гильдии управляющих документаций, а также начать работу над подготовкой национальной версии стандарта MoRec2.Решения компании ЭОС для автоматизации межведомственного и межкорпоративного документооборотаСуществует несколько вариантов решений. Первое решение – централизованное.Предполагается, что на сервере установлен один или несколько экземпляров системы электронного документооборота, в которых работают различные организации, взаимодействуя между собой. Такой проект реализован, например, в Ростовской области: здесь на одном сервере работают 55 муниципальных образований и около десятка департаментов и министерств области: они взаимодействуют между собой в рамках одной системы.Другой вариант – т. н. система взаимоувязанного документооборота, когда системы, установленные в различных организациях, взаимодействуют друг с другом посредством пересылки взаимоувязанных сообщений в стандартном формате. Такие системы работают у многих наших корпоративных и отраслевых заказчиков, а также в ряде региональных органов власти (система учреждений Банка России, система избирательных комиссий, Республика Хакасия и многие другие).Многие регионы сейчас занимаются созданием т. н. региональных информационных центров (РИЦ), одной из функций которых как раз является реализация межведомственного электронного документооборота.В этом году, в рамках работ по целевой программе «Электронное Подмосковье» мы разработали новое решение, предусматривающее создание на основе РИЦ Московской области областного документационного портала. Этот портал, реализованный в среде Microsoft Office SharePoint Server 2007, обеспечивает управление документационным взаимодействием между различными СЭД, используемыми в областных ведомствах.Кстати, на базе Microsoft Office SharePoint Server2007 мы недавно создали новый продукт – «EOS for SharePoint». Отмечу, что SharePoint – это мощная программная платформа для управления контентом предприятия, причем, контент может быть самым разным – это и документы, и записи, и базы данных. При этом тот набор функций, которые вы получаете, установив систему SharePoint, – это база, которую можно дополнять, адаптировать под собственные нужды. Мы в своем решении просто добавили в SharePoint функции электронного документооборота.Вообще SharePoint уже «умеет» управлять документами, но его настройка потребует большого объема работ, в том числе – методологических.Например, определить необходимые для описания документа параметры, регламенты работы, процессы согласования, маршруты исполнения и так далее. Это целый комплекс серьезных проблем: надо создать рабочую группу, которая пропишет регламенты, продумает все методы описания документов и поручений, сформулирует требования по ограничению доступа к данным, разработает технологии прохождения документов в электронном виде. Затем результаты работы этой комиссии надо отдать программистам, которые будут вносить изменения в платформу, после этого начнется тестовый период – и снова внесение необходимых доработок. В итоге – года через 2 у компании будет электронный документооборот.Фактически все эти задачи мы уже решили: сформировали правильное описание документа, добавили те возможности, которые нужны клиенту, но в базовой версии SharePoint отсутствуют. Далее – мы добавили процедуры исполнения документа, прохождение по маршрутам, контроль исполнения и т. д. По сути «EOS for SharePoint» представляет собой запрограммированную инструкцию по документообороту, то есть мы избавляем клиента от методологических проблем, которые ведут к потерям времени и эффективности.Сейчас на рынке представлено много решений для SharePoint, но у нас – в отличие от большинства других – все сделано настолько органично, что мы не «зарубили» ни одной возможности SharePoint: возможность адаптации и настройки очень хорошая. Наша система позволяет при помощи стандартных средств видоизменяться и настраиваться под требования клиента: если потребителя не устраивает какой-то маршрут или еще что-то, он может самостоятельно изменить условия, практически даже не обращаясь к нам. Это важно, так как если у вас SharePoint уже установлен и есть обученные работе с ним сотрудники, то неразумно менять инструменты управления, а «EOS for SharePoint» позволяет работать уже привычными инструментами.Реализованные проекты по автоматизации межведомственного и межкорпоративного документооборотаОдин из самых значимых проектов, реализованных в последнее время, – создание нового продукта «Архивный фонд 4» (АФ4) по заказу Федерального архивного агентства. Этот продукт с 2009 году будет стандартным программным продуктом для управления архивными фондами во всех государственных и муниципальных архивах России. Сейчас уже подготовлен первый тираж решения – 290 комплектов для передачи архивным органам.Не менее интересным является проект по созданию межведомственного электронного документооборота в Республике Хакасия, реализованный силами службы информатизации и связи Аппарата Правительства на основе системы «ДЕЛО». Межведомственный документооборот осуществляют Правительство Республики, министерства, муниципальные образования – в т. ч. по ряду документов – без дублирования бумажными документами, поэтому результат проекта очень значим.Очень перспективный проект реализован в городе Шелехово Иркутской области, где в многофункциональном центре по оказанию государственных и муниципальных услуг установлена система «ДЕЛО», разработано 43 регламента электронного документооборота по оказанию услуг. Ведутся работы по организации электронного обмена с использованием средств ЭЦП и шифрования с федеральными и муниципальными органами исполнительной власти.Еще один проект, о котором хотелось бы упомянуть, – создание системы электронного документооборота для Московского городского фонда обязательного медицинского страхования, объединяющего все лечебно-профилактические учреждения Москвы, работающие в рамках ОМС.Влияние кризиса на развитие межведомственного и межкорпоративного документооборота в РоссииНынешний кризис – временное явление. Он, с одной стороны, может затянуть решение каких-то проблем. С другой стороны, в период роста экономики мало думали об издержках, а поскольку сам электронный документооборот повышает эффективность управленческой деятельности, то именно кризис будет стимулировать использование более эффективных технологий. Сейчас существует огромный пласт бумажного документооборота, который безболезненно может быть заменен на электронный. И это, во многих случаях, не потребует дополнительных инвестиций, потому что уже имеются все необходимые технологии. Так что именно кризис, по моему мнению, может привести к наиболее рациональному расходованию средств, в том числе за счет расширения сферы использования электронного документооборота.ЗаключениеДеятельность юридических и физических лиц, публично-правовых образований связана с документами и документооборотом. Назначение документов имеет правоустанавливающий, удостоверяющий и иной характер; документы содержат сведения, значимые для отдельных лиц, государства, его органов и т.д. В правовом регулировании с помощью документов оформляются нормы права, юридические факты, субъективные права и юридические обязанности, индивидуальные юридические решения и другие идеальные объекты. Одновременно они выступают как способ придания этим объектам официальности и юридической силы. С помощью юридических документов осуществляется привязка идеальных объектов правового регулирования к месту, времени и субъектам, достигается определенность правового регулирования, независимость от произвола отдельных лиц и, в конечном счете, устойчивость общественных отношений, стабильность, прочность правового и социального положения человека.Документы являются инструментом социальных коммуникаций, с помощью которых создается, собирается, обрабатывается, систематизируется, накапливается, хранится, распространяется и предоставляется соответствующая информация. Уникальная возможность сопоставления и исследования форм и содержания документов позволяет использовать документы в качестве посредников в отношениях между субъектами и фактическими обстоятельствами.Анализ научных точек зрения относительно понятия «документ», свидетельствует о том, что общим для них является сведение объема понятия «документ» к материальному носителю (бумаге) и способу документирования (письменному источнику). Тем не менее, прогресс в сфере информатизации и вычислительных технологий показал существенное значение документов на других материальных носителях, фиксирующих информацию иными способами.Юридический документ имеет следующие признаки:1) это разновидность социального документа; юридический документ - документ, вовлеченный в правовое регулирование и имеющий юридическое значение; он корреспондирует всем стадиям правового регулирования;2) юридический документ - это документ, созданный в ходе практической юридической деятельности;3) юридический документ обладает определенными реквизитами. При характеристике признаков юридических документов особое внимание уделяется реквизитам. Их количество определяется целями документа, его назначением, требованиями к его содержанию и форме.Любой юридический документ, так или иначе, связан с правовым регулированием. Данное положение говорит о том, что признак вовлеченности юридического документа в правовое регулирование также есть характерная черта юридического документа.Учитывая сказанное, юридическому документу можно дать следующие определения. В узком смысле, юридическими называются документы, вовлеченные в правовое регулирование посредством практической деятельности участников правовых отношений, составляемые в соответствии с правовыми требованиями с целью подтверждения прав и обязанностей или юридических фактов. В более широком смысле данное понятие можно определить как имеющий правовое значение для юридической практики документ, вовлеченный в правовое регулирование посредством практической деятельности участников правовых отношений.Список литературыАлексеев С.С. Государство и право. Начальный курс. 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Юрид. лит., 2013. – 256 с.Венгеров А.Б. Теория государства и права: Учебник для юридических вузов. – М.: ИКФ Омега-Л, 2012. – 312 с.Информатика в юридической деятельности / Самойлов В.Н., Тюпикова Т.П.. - Дубна; ОИЯИ, 2012. - 228 с.Комаров С.А. Общая теория государства и права: Учебник. - 3-е изд., переработ, и доп. - М.: Юрайт, 2010. – 294 с.Компьютерные технологии в юридической деятельности: Учебное и практическое пособие / Зинченко К.Е., Исмаилова Л.Ю., Караханьян А.Н. и др.. - М.; БЕК,1. - 304 с.Королев А.И., Явич Л.С. Теория государства и права. - Издательство Ленинградского университета, 1982. – 194 с.Лукьянова И.Н. Использование документов и материалов, изготовленных посредством электронной связи, в качестве средств доказывания в арбитражном процессе РФ // Государство и право. - М.; Наука, 2010. - № 6. – С. 96-101.Любашиц В.Я., Смоленский М.Б., Шепелев В.И. Теория государства и права. Ростов на/Д.: 2012.Никифорова М.А. Возникновение юридического лица. Учредительные документы. Регистрация юридического лица // Субъекты гражданского права. - М.; Изд-во ИГиП РАН, 2015. - с.18-38.Общая теория права и государства. Академический курс в 2-х томах /Под ред. проф. М.Н. Марченко. Т. 1. Теория государства. - М.: Изд-во Зерцало, 1998. – 358 с.Проблемы теории государства и права: Учебное пособие / Под ред. М.Н. Марченко. – М.: Юристъ, 2014. – 656 с.Теория государства и права в 2-х т./ Авт. Сост. В.В. Лазарев, С.В. Липень. – М.: 2011. – 421 с.Теория государства и права / Авт. Сост.: Алексеев С.С. Архипов С.И. Корельский В.М. Леушин В.И. Перевалов В.Д. Пучков О.А. Русинов Р.К. Семитко А.П. Тарасов Н.Н. Шабуров А.С. – М.: 1998. – 396 с.Теория государства и права: Курс лекций / Под ред. М.Н.Марченко. – М.: Зерцало, ТЕИС, 2013. – 238 с.Стародубцев С.В. К вопросу о соотношении правового акта и юридического документа //Судебные ведомости. Выпуск № 3(14). Краснодар, 2015.Стародубцев С.В. Понятие документа в российском праве // Российское правосудие, 2011. № 2.Стародубцев С.В. Классификация юридических документов и проблемы ее совершенствования // Ученые записки. Выпуск № 3. Сборник научных и научно-методических трудов Северо-Кавказского филиала Российской академии правосудия. - Краснодар, 2016.Стародубцев С.В. Об основаниях классификаций и видах юридических документов // Российский судья. 2016. № 10.Теория государства и права в 2-х т./ Авт. Сост. В.В. Лазарев, С.В. Липень. – М.: 2011. – 421 с.Комаров С.А. Общая теория государства и права: Учебник. - 3-е изд., переработ, и доп. - М.: Юрайт, 2012. – 294 с.Стародубцев С.В. К вопросу о соотношении правового акта и юридического документа //Судебные ведомости. Выпуск № 3(14). Краснодар, 2015. С. 12.Венгеров А.Б. Теория государства и права: Учебник для юридических вузов. – М.: ИКФ Омега-Л, 2012. С. 218. Общая теория права и государства. Академический курс в 2-х томах /Под ред. проф. М.Н. Марченко. Т. 1. Теория государства. - М.: Изд-во Зерцало, 1998. С. 154.