Организационные документы, их виды, требования к составлению и оформлению

Также должен быть указан период действия штатного расписания, хотя срок окончания не обязательноустанавливать.Штатное расписание составляется следующим образом: указывают наименование организации в соответствии с регистрационными документами, прописывают название документа, даты подписания и создания.Штатное расписание состоять может из нескольких листов. В данном случае сшивается документ, нумеруютсялисты, а на оборотной стороне сшива должна оформляться заверительная надпись с печатью и подписью руководителя организации. На самом бланке печать организации не является необходимой, а подписи руководителя, главного бухгалтера, начальников подразделений проставляются на последнем листе в поле, предусмотренном для этого. При необходимости ответственные лица расписаться могут на каждой странице, тогда каждая из них должна дополнена быть соответствующей строкой.Должностная инструкция может быть оформлена двумя способами (либо в двух формах).1. Должностная инструкция как приложение к трудовому договору.В данном случае она выступает неотъемлемой частью трудового договора и, соответственно, принимается при обоюдном согласии сотрудника и работодателя и имиподписывается. При этом работодатель не вправе в одностороннем порядке, самостоятельно принять должностную инструкцию и зафиксировать в ней какие-либо условия.2. Должностная инструкция оформляется в форме самостоятельного, отдельногодокумента.В процессе разработки должностной инструкции, как и в целом в трудовых отношениях, является недопустимым установление для сотрудников преимуществ либо ограничений в зависимости от цвета кожи, расы, пола, языка, происхождения, национальности, семейного, имущественного, должностного и социального положения, места жительства, возраста, политических убеждений, отношения к религии, непринадлежности или принадлежности к общественным объединениям, а также от иных обстоятельств, с деловыми качествами сотрудника не связанных. Такие предпочтения или ограничения являются дискриминационными и прямо запрещаются Трудовым Кодексом РФ.Как правило, должностная инструкция включает в себя следующие основные разделы:1. Общие положения. Закрепляются квалификационные требования к лицу, которое занимает данную должность, перечисляются нормативные акты, внутренние документы организации (распоряжения, приказыи другие), которые сотрудник должен знать и руководствоваться ими в своей деятельности, может фиксироваться подчиненность сотрудникаконкретному руководителю и (если должность руководящая) подчиненность иных сотрудниковуказанному работнику. 2. Должностные обязанности. В данном разделе отражают должностные обязанности сотрудника при учете функций и задач определенного структурного подразделения организации с подробным изложением основных направлений его служебной деятельности. 3. Права. Закрепляются права, которыми наделяется сотрудник для наиболее эффективного исполнения должностных обязанностей. Могут быть перечислены права сотрудника, установленные трудовым законодательством и другими нормативными правовыми актами (приостанавливать работу в случаях, определенных законодательством, и т.п.). 4. Ответственность. Здесь отражают меру ответственности сотрудника за несоблюдение своих должностных обязанностей, а также требований законодательства. 5.Взаимоотношения (связи по должности). Определяет взаимозаменяемость, подчинение, субординацию и иные связи, появляющиеся при выполнении закрепленных должностных обязанностей. На практике крайне желательным является, чтобы в разработке должностной инструкции принимал активное участие руководитель того подразделения, в чьем непосредственном подчинении находятся сотрудники, для которых разрабатывается данный документ. Должностную инструкцию также желательно согласовать с юридическим подразделением (либо юристом) фирмы.Согласованную и утвержденную должностную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью организации и хранят в кадровом подразделении организации в соответствии с установленным в компании порядком делопроизводства. Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают заверенную копию, которую выдают сотруднику и начальнику соответствующего подразделения. ЗаключениеТаким образом, в заключении следует сделать вывод по рассмотренной теме.Организационная деятельность компании выражается в разработке и утверждении комплекса организационных документов, содержащих положения, нормы, правила, определяющие статус организации, ее структуру, компетенцию, должностной состав и штатную численность, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их ответственность, обязанности, права и иные аспекты. Организационные документы содержат положения, обязательные для исполнения и представляют собой правовую основу деятельности компании.Среди видов организационных документов выделяют такие, как устав  организации, учредительный договор, положение  об организации, положения о структурных подразделениях, совещательных и коллегиальных органах, штатное  расписание,инструкции  по определенным направлениям  деятельности, должностные  инструкции работников, правила  внутреннего трудового распорядка (положение о персонале) и  множество других документов.Устав собой представляет организационный документ, определяющий структуру, функциикоммерческих, общественных, государственных компаний.В уставе излагаются правила, которые регламентируют взаимоотношение организации с гражданами, иными организациями, а также её обязанности и права в конкретной области деятельности. При этом для некоторых документов (например, устав) зачастую используют в качестве основы идентичную документацию другой компании (однако проработать с нулялучше свой собственный устав, тогда будут учтены все особенности и тонкости функционирования организации), в то время как для других (к примеру, штатное расписание) существуют специальные формы. Организационные документы могут оформляться  на общем  бланке организации или на стандартном листе бумаги, при этом наносят все необходимые реквизиты. Датой организационных документов считается дата утверждения. Утверждение документапроизводится либо проставлением на самом документегрифа утверждения, либо изданием другого документа. Констатирующей частью текста организационных документов выступает раздел «Общие положения», в котором указывают основания разработки, основное назначение организационного документа, область его распространения, ответственность за нарушение установленных технологий и правил. Основной текст организационных документов разделяется на главы, пункты и подпункты. У глав должны быть названия. Главы нумеруют римскими цифрами. Нумерация подпунктов и пунктов обычно осуществляться арабскими цифрами. Руководители компаний несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление организационных документов. Беспорядок в хранении организационных документов может обернуться риском потери ценной информации, что может отразиться негативно на деятельности компании. Неправильное оформленные документы или отсутствие их может явиться причиной нареканий и штрафных санкций при разных проверках компании, проводимых налоговой инспекцией, аудиторами, ревизорами иных государственных органов. Число организационных документов составляет самый маленький процент. Но при этом, невзирая на незначительное количество, именно данные документы имеют важнейшее значение в деятельности любой организации, и поэтому особенно важно подойти к их оформлению со всей ответственностью и соблюдать все правила и требования к ним.Список использованных источниковТрудовой Кодекс РФ от 30.12.2001 №197-ФЗ (ред. от 03.07.2016) // Собрание законодательства Рос. Федерации. [Электронный ресурс]. – Доступ из справочно-правовой системы «Консультант Плюс».Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» [Электронный ресурс]. – Доступ из справочно-правовой системы «Консультант Плюс».Басаков М. И. Документы и документооборот коммерческой организации / М. И. Басаков. – М.: Феникс, 2013. – 416 с. Большедворская М. В. Роль документов в управленческом процессе // Вестник Иркутского Гос. техн. ун-та. – 2015. – № 5. – С. 182-186.Быкова Т.А., Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. Документационное обеспечение управления: Делопроизводство: Учеб.пособие для студ. вузов. 2-е изд., перераб., доп. – М: Инфра-М, 2014. - 304с.Гринберг А.С., Горбачев Н.Н., Мухаметшина О.А. Документационное обеспечение управления. – М.: Юнити-Дана, 2011. – 392 с. Ефименко Е. А. Документационное обеспечение управления в публикациях 2015 года // Делопроизводство. – 2016. – № 1. – С. 103-106.Жукова М.П. Перечень типовых организационных документов в делопроизводстве организации // Справочник секретаря и офис-менеджера. -2011. - №1. – С.6-11.Иритикова В.С Оформление документов // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2012. - №12.- С.25-36.Кирсанова М.В., Аксёнов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие – 6 изд., испр., доп. М.: Инфра-М, 2013. – 256с.Кожанова Е.Н. Организация делопроизводства с нуля // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2013. - №1. – С.14-22.Комиссарова Т.Ю. Должностная инструкция: для кого, зачем и как? // Отдел кадров коммерческой организации. - 2012. - N 7. - С. 12 - 24.Костомаров М.Н. Унификация и стандартизация документов управления // Секретарское дело. - 2011. - №4. - С.29.Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности: учебное пособие для студ. вузов. – М.: Инфра-М, 2013. – 268с.Лукашенко Г.П., Демьянов З.А. Развитие документооборота - путь развития бизнеса // Секретарское дело. – 2013. - №3. - С.23.Сологуб О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: учебное пособие. - 8-е изд., - М.: Омега-Л, 2013. - 207 с.Янковая В.Ф. Вид и разновидность документа. Классификация управленческих документов // Справочник секретаря и офис-менеджера. -2011. - №3. – С.29-38.