русский язык и культура речи

Именно ориентация на тех, кому предназначается документ, определяет его содержание. Понятность и однозначность при этом – одно из главных требований. Потому является допустимым в инструктивно-методические документы включать раздел с объяснением основных терминов, понятий, сокращений. Наличие такого глоссария может не только упростить понимание инструкции или методических указаний, но и сократить время, необходимое для их запоминания и усвоения. Стоит учитывать, что проще соблюдать то, что является максимально понятным и не требует постоянной проверки по словарю, например.
Разумеется, особое внимание в инструктивно-методических документах следует уделить качеству, правильности и логичности. Такие документы не должны содержать невыполнимых или противоречащих друг другу требований. Если какие-то из требований могут не соблюдаться при определённых условиях, об этом следует сказать отдельно, чётко обозначив ситуации и условия, при которых это считается допустимым.
Если речь идёт об инструкции, то в ней ещё очень важным требованием является отсутствие ошибок. Потому необходимо крайне внимательно проверять всё, что указано в этом документе, так как ошибка может привести к серьёзным последствиям. Даже простая опечатка может привести к поломке оборудования или просто к тому, что инструкцию будет невозможно выполнить. Все данные должны быть тщательно проверены, последовательность строго соблюдена, в противном случае инструкция окажется бесполезной и даже вредной.
Кроме того, стоит подумать и об удобстве использования такого рода документов. Необходимый уровень удобства можно обеспечить, структурируя материал. Для этого нужно всю информацию, которую необходимо передать в документе, разбить на блоки, а в каждом блоке по возможности выделить пункты и подпункты. Логически и последовательно организуя каждый раздел, постепенно сужая границы темы, можно добиться большего удобства. А удобно организованным документом, безусловно, проще и удобнее пользоваться.
И, конечно, всегда следует помнить о цели, с которой составляется документ. Именно она определяет, что следует включать в его структуру, какие сведения являются наиболее важными, а какая информация будет неуместной и лишней. Например, должностная инструкция не должна содержать в себе информации о том, как работает то или иное устройство, даже если должность предполагает взаимодействие с этим устройством. Цель должностной инструкции – упорядочить работу через описание прав и обязанностей сотрудников. И подобное замечание справедливо в отношении любых документов.

Заключение
Таким образом, инструктивно-методические документы – это документы, регламентирующие определённую деятельность, описывающие правила и требования, с ней связанные. Это всевозможные инструкции, нормативы, методические указания и подобные документы.
С документацией такого рода сталкиваются многие, и не только в рабочей ситуации. Ведь инструкции встречаются нам повсеместно. Например, в настоящее время инструкции прикладываются к любым устройствам, любой технике. На службе многие знакомятся с должностными инструкциями и обязуются их соблюдать.
Инструктивно-методические документы имеют перечень требований, которые необходимо соблюдать. Во-первых, это официально-деловой стиль. Во-вторых, чаще всего в них используется директивный характер обращения и иерархичность отношения. В-третьих, такие документы должны быть максимально удобно структурированы и быть понятными тем людям, для которых они составляются. В-четвёртых, эти документы должны иметь чёткую цель, которая и определяет их содержимое и объём предоставляемой информации. Учитывая все эти требования, можно составить наиболее точные, информативные и полезные инструкции или методические указания.
Чем качественнее, понятнее, лаконичнее и конкретнее составлен инструктивно-методический документ, тем меньше риск ошибки в его соблюдении и выполнении предписываемых им требований. Поэтому важно знать, по каким правилам составляется документация такого рода, каким языком она пишется, какой стиль используется. Это поможет как правильнее составить такой документ, так и лучше понять его. Ведь когда человек сразу понимает, что за тип документации перед ним и для чего он предназначен, он скорее поймёт, как его использовать и чего от него ждут.












10