Автоматизированная система документооборота на предприятии/организации

Перечень документов, регламентирующих деятельность АО «Связьтранснефть» в области защиты информации, приведен в таблице 11.Таблица 11 - Перечень документов, регламентирующих деятельность АО «Связьтранснефть»в области защиты информацииНаименование документаГде издано«Инструкция по пропускному и внутриобъектовому режиму»АО «Связьтранснефть»«Инструкция по авторизации пользователей»ИТ-подразделение АО «Связьтранснефть»Положение о порядке отнесения информацииАО «Связьтранснефть» к конфиденциальнойАО «Связьтранснефть»Перечень сведений конфиденциального характера, образующихся в результате деятельности АО «Связьтранснефть»АО «Связьтранснефть»Перечень защищаемых информационных и коммуникационных ресурсовлокальной вычислительной сети подразделения АО «Связьтранснефть»АО «Связьтранснефть»Положение о порядке работы с документами, содержащими информацию конфиденциального характера в подразделениях АО «Связьтранснефть»АО «Связьтранснефть»Положение по защите информационных ресурсов от несанкционированного доступа (НСД) в подразделениях АО «Связьтранснефть»ИТ-подразделение АО «Связьтранснефть»Памятка пользователям информационной системы по вопросам информационной безопасностиАО «Связьтранснефть»Положение о работе с персональными данными работников АО «Связьтранснефть»АО «Связьтранснефть»3 Описание функционала программного решения автоматизации технологии документооборотаАО «Связьтранснефть»3.1 Выбор программного решения для автоматизации технологии документооборота АО «Связьтранснефть»В качестве технологий автоматизации документооборота в условиях АО «Связьтранснефть» были рассмотрены решения:- 1С: Документооборот;- «Дело»;- IBMLotusNotes.Для автоматизации технологии делопроизводства возможно использование как типовых, так и отраслевых решений. Приведем описание наиболее распространенных типовых программных продуктов, решающих задачи автоматизации делопроизводства.1. Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело».Программный продукт «ДЕЛО», разработанныйспециалистами компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) является комплексным промышленным решением, обеспечивающим возможности автоматизациитехнологии делопроизводства, а также поддержки технологии электронного документооборота на предприятиях. Данная система документооборота может эффективно использоваться как небольшими коммерческими компаниями, так и организациями со сложной филиальной структурой. Целью использования данной системы является повышение эффективности и качественных параметров работы специалистов с документами, представленными на бумажных и электронных носителях. В настоящее времяСЭД «ДЕЛО» является самой распространенной в России и фактически представляет собой отраслевой стандарт автоматизации документооборота. «ДЕЛО» – первая отечественная система автоматизации документооборота, получившая государственный сертификат наивысшего качества ЦСЦР Госстандарта РФ. В настоящее время систем «ДЕЛО» используют большое число компаний, учреждений и организаций в России и странах СНГ, а общее число установленных рабочих мест составляет более 150 000. Семнадцать субъектов Федерации реализуют программы автоматизации органов власти всех уровней на базе системы «ДЕЛО». Система «ДЕЛО» совместно с широким набором дополнительных модулей представляет собой бизнес-решение, направленное на эффективное решение самого широкого круга задач работы с электронными документами.Основные функции системы «Дело»:-Автоматизация полного цикла работы с документами – от проекта до списания в дело-Поддержка всех основных функций в области документооборота: регистрация, контроль исполнения, маршрутизация, различные отчеты, полноценный поиск, списание в дело-Обеспечение полного цикла работы с проектами документов, включая маршрутизацию и версионность-Возможность делегирования должностными лицами полномочий на работу с системой-Простой и интуитивно понятный интерфейс-Обеспечение быстрого ввода информации за счет использования автоподстановки и списка типовых текстов, формируемых самим пользователем-Эффективные механизмы разграничения доступа к документам и функциям системы-Работа с большими объемами документов – система хранения данных позволяет работать множеству пользователей с большими массивами документов-Наличие пользовательских настроек, позволяющих ускорить обработку документов и обеспечить удобное представление информации-Поддержка централизованной, децентрализованной и смешанной схемы организации документооборота-Обеспечение автоматизации как традиционного делопроизводства организации, так и полноценного электронного документооборота. Позволяет плавно и без риска осуществить переход от традиционного делопроизводства к современным технологиям управления электронными документами-Легкость и быстрота установки и настройки системы (в том числе силами заказчика), короткие сроки ввода в промышленную эксплуатацию-Настройка системы в точном соответствии со структурой организации и существующими правилами работы с документами и порядком документооборота, а также поддержка их дальнейших изменений-Масштабируемость – система обладает практически неограниченной масштабируемостью – возможностью «увеличения охвата». В ней могут одновременно работать от единиц до сотен тысяч пользователей-Система электронного документооборота «ДЕЛО» – первая на российском рынке систем электронного документооборота промышленная система, обеспечивающая полноценную работу с юридически значимыми электронными документами. С помощью криптографического комплекса «Юридически значимый документооборот» позволяет придать юридическую значимость электронному документообороту любого масштаба-Обеспечение защищенного электронного документооборота с использованием ЭЦП и специальных криптографических средств. Компания ЭОС обладает всеми необходимыми сертификатами ФСБ для использования средств защиты информации в своих продуктах-Возможности массового перевода бумажных документов в электронный вид и помещения их в базу данных системы с помощью опции «Поточное сканирование»-Полноценный Web-доступ ко всем данным и функциям (опция «ДЕЛО-Web»)-Возможность ведения финансового электронного документооборота – интеграционное решение «ДЕЛО-1С»-Подсистема «Управление процессами» позволяет специалистам в области процессного управления проектировать и создавать произвольные процессно-ориентированные приложения (например, произвольные процедуры согласования документов и т.п.)Наличие открытого API-интерфейса делает возможной интеграцию системы «ДЕЛО» с любыми используемыми в организации информационными системами и бизнес-приложениями.2. Решения на базе «1С - Делопроизводство».Данный продукт поставляется в форме конфигурации «1С-Предприятия 8». Основные функции:Работа ведется с тремя типами документов:-Входящими-Исходящими-ВнутреннимиК документу любого типа можно присоединить один или несколько файлов (например, фотографии, отсканированное изображение бумажного документа) Входящие документы:В программе предусмотрена возможность регистрации входящих документов как от юридических, так и от физических лиц, в соответствии с отечественными традициями делопроизводства и действующими ГОСТами. Обычная схема обработки входящего документа:Первичная регистрация входящего документаРассмотрениеИсполнениеИсходящие документыИсходящий документ может создаваться как сам по себе, так в ответ на входящий документ. Присвоение регистрационного номера исходящему документу выполняется секретарем после того, как документ согласован и утвержден ответственным лицом. После записи исходящего документа, являющегося ответом на входящий, у входящего документа автоматически устанавливается пометка Отправлен ответ.Обычная схема обработки исходящего документа: -Создание исходящего документа-Согласование исходящего документа-Утверждение исходящего документа-Регистрация исходящего документаВходящие и исходящие документы автоматически связываются в цепочки. Внутренние документы:Внутренними документами называются организационно-распорядительные и информационно-справочные документы официального характера – приказы по основной деятельности, документы кадрового делопроизводства, служебные записки, и.т.д.Присвоение регистрационного номера внутреннему документу выполняется секретарем или другим ответственным лицом после согласования и утверждения. Виды документов:Вид является важной характеристикой документа. Он определяет:- Нормативный срок исполнения документов - Маршруты обработки документов- Правила формирования регистрационного номераВ программе ведутся отдельные списки видов для входящих, исходящих и внутренних документов.Реализованы возможности нумерации документов, формирование карточек контроля.3. IBMLotusNotesIBM Lotus Notes (также Lotus Notes, Lotus Notes/Domino) представляет собой программный продукт, платформу для автоматизации документооборота в рабочих группах. К преимуществам платформы относятся [1]: возможности создания территориально-распределенных систем; открытость архитектуры, механизмов для разработки приложений; возможности подключения мобильных и оффлайн пользователей; использование современных технологий репликации с минимизацией использования трафика, что позволяет специалистам эффективно работать даже при отсутствии доступа к сети; наличие встроенных средств обмена мгновенными сообщениями; возможность интеграции с другими информационными системами; использование документно-ориентированных баз данных - возможности работы с многочисленными типами электронных документов, в том числе неструктурированных данных; обеспечение безопасности IT инфраструктуры, наличие многоуровневой модели защиты, настраиваемой от серверного уровня до уровня индивидуальных полей в документе; кроссплатформенность.Далее проведем сравнительный анализ рассмотренных систем документооборота, определим программное решение, максимально соответствующее поставленным задачам автоматизации.Сравнительная характеристика программных платформ автоматизации документооборота приведена в таблице 13. Сравнение проведем по: функциональным технологиям документооборота, используемым средствам безопасности, параметрам совместимости с ИС предприятия, возможностям конфигурирования.Таблица 13 - Сравнительная характеристика программных платформ автоматизации документооборотаДело1С:ДокументооборотLotus NotesРегистрация входящих документов+++Учет резолюций+++Контроль сроков исполнения+++Выборки по исполнителям+++Создание электронных картотек--+Создание корпоративных конференций--+Создание собственных приложений автоматизации документооборота--+Наличие системы администрирования+-+Наличие парольной защиты+++Система разграничения доступа по ролям+++Наличие встроенных средств обслуживания баз данных+++Формирование отчетности по резолюциям+++Настраиваемость выборок по выбранным параметрам+++Ведение корпоративных картотек+++Сервисы мгновенных сообщений--+В ходе анализа функционала программных продуктов автоматизации документооборота было показано, что:- общий функционал документооборота реализован в каждом из трех программных решений;- в каждом из трех рассмотренных программных решений присутствуют необходимые средства информационной безопасности;- функционал средств администрирования в «1С: Документооборот» представляет собой конфигуратор от ПО 1С, что не позволяет полноценно настраивать политики безопасности пользователей;- возможности работы с корпоративными библиотеками и конференциями, а также сервисы мгновенных сообщений присутствуют только в ПО LotusNotes.Таким образом, в рамках поставленных задач оптимальным решением является использование ПО «LotusNotes», функционал которого будет рассмотрен в следующем разделе.3.2.Доведение документов до исполнителей. Контроль исполненияРассмотрим технологию документооборота, реализованную в ПО LotusNotes.На рисунке 14 показан режим регистрации входящего документа средствами ПО LotusNotes. На рисунке 15 показан режим постановки входящего документа на контроль. На рисунке 16 показан режим отметки об исполнении документа. Режим выборки по просроченным документам показан на рисунке 17. Режим регистрации исходящего документа показан на рисунке 18. На рисунке 19 показан режим настройки счетчиков для регистрации документов. На рисунке 20 показан режим настройки использования сертификатов электронной подписи.Рисунок 14 – Регистрация входящего документаРисунок 15 – Постановка документа на контрольРисунок 16 – Отметка об исполнении документаРисунок 17 – Режим выборки по просроченным документамРисунок 18 – Режим регистрации исходящего документаРисунок 19 – Настройка счетчиков для регистрации входящих документовНастройка карточки пользователя показана на рисунке 21.Рисунок 20 - режим настройки использования сертификатов электронной подписиРисунок 21 – Карточка пользователяТаким образом, в ходе рассмотрения функционала программного продукта «LotusNotes»показано соответствие его технологии поставленным задачам автоматизации.ЗаключениеПодводя итог проделанной работе, хочется отметить успешное выполнение поставленной цели выпускной квалификационной работы: проведено внедрение автоматизированной системы документооборота в условиях АО «Связьтранснефть». Стоит отметить, что такой подход позволил реализовать полный требуемый функционал системы, при этом риски умышленного и случайного нанесения вреда внутриорганизационным информационным системам сведены к минимуму.Так же, в рамках данной выпускной квалификационной работы, были решены все задачи, поставленные на первоначальных этапах: детально изучена предметная область; выявлена необходимость автоматизации одного из самых значимых направлений деятельности – документооборота в инженерных подразделениях компании; помимо этого, при разработке проектных решений применялись современные технологии разработки средств сбора, передачи, обработки, хранения и выдачи информации.В аналитической части выпускной квалификационной работы выполнен комплекс работ, направленных на обоснование необходимости автоматизации: определена сущность задачи, описаны основные свойства существующей информационной системы АО «Связьтранснефть», дано описание основному бизнес-процессу, рассмотрены вопросы, связанные с анализом существующих разработок в этой области. Также в первой главе обосновываются проектные решения по информационному, программному и техническому обеспечению. Также определены функциональные и нефункциональные требования к системе документооборота.Далее был проведен анализ функционала наиболее распространенных программных решений в области автоматизации документооборота, определено оптимальное решение, максимально соответствующее поставленным задачам автоматизации документооборота.В экономической части работы проведено моделирование процесса внедрения системы документооборота в деятельность предприятия, оценены затраты и сроки выполнения работ.Список использованных источников1.IBMLotusNotes. Описание платформы. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.tadviser.ru/index.php/Акперов, И.Г. Информационные технологии в менеджменте: Учебник / И.Г. Акперов, А.В. Сметанин, И.А. Коноплева. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 400 c.АО «Связьтранснефть». О копмпании. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://oilnet.transneft.ru/Вдовин, В.М. Информационные технологии в налогообложении: Учебное пособие / В.М. Вдовин, Л.Е. Суркова, А.В. Смирнова. - М.: Дашков и К, 2012. – 208Венделева, М.А. Информационные технологии в управлении: Учебное пособие для бакалавров / М.А. Венделева, Ю.В. Вертакова. - М.: Юрайт, 2013. - 462 c.Гвоздева, В.А. Информатика, автоматизированные информационные технологии и системы: Учебник / В.А. Гвоздева. - М.: ИД ФОРУМ, НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 544 c.Голицина,О.Л. Основы алгоритмизации и программирования [Текст]: учеб.пособие / О.Л. Голицина, И.И. Попов. - М.: ИНФРА-М,2012г. - 432с.Голицына, О.Л. Базы данных: Учебное пособие / О.Л. Голицына, Н.В. Максимов, И.И. Попов. - М.: Форум, 2012. - 400 c.Грекул В. И., Денищенко Г. Н., Коровкина Н. Л. Проектирование информационных систем. — М.: Интернет-университет информационных технологий – М.: ИНТУИТ.ру, 2009. с.135Гринберг, А.С. Информационные технологии управления: [Учеб. пособие для вузов по специальностям 351400 «Прикладная информатика (по обл.)», 061100 «Менеджмент орг.», 061000 «Гос. и муницип. упр.»] /А.С. Гринберг, Н.Н. Горбачев, А.С. Бондаренко.-М.: ЮНИТИ, 2010.-479 с.Диго, С.М. Базы данных: проектирование и использование: [Учеб. для вузов по специальности «Прикладная информатика (по обл.)»] /С.М. Диго.-М.: Финансы и статистика, 2010.-591 с.Ивасенко, А.Г. Информационные технологии в экономике и управлении: [учеб. пособие для вузов по специальностям «Прикладная информатика (по обл.)», «Менеджмент орг.», «Гос. и муницип. упр.»] /А. Г. Ивасенко, А. Ю. Гридасов, В. А. Павленко.-М.: КноРус, 2011.-153 с.Информатика: [учеб. для вузов по специальности «Прикладная информатика (по обл.)» и др. экон. специальностям] /А. Н. Гуда [и др.] ; под общ. ред. В. И. Колесникова.-М.: Дашков и К°, 2010.-399 с.Информатика: учебник для студентов вузов, обучающихся по специальности 080801 «Прикладная информатика» и другим экономическим специальностям /[В. В. Трофимов и др.] ; под ред. проф. В. В. Трофимова.-М.: Юрайт, 2010.-910 с.Информационные системы и технологии в экономике и управлении: [учеб. для вузов по специальности «Прикладная информатика (по обл.)» и др. экон. специальностям] /[В. В. Трофимов и др.] ; под ред. В. В. Трофимова.-М.: Высш. образование, 2010.-480 с.Информационные технологии: [учеб. для студентов вузов, обучающихся по специальности 080801 «Прикладная информатика» и др. экон. специальностям /В. В. Трофимов и др.] ; под ред. проф. В. В. Трофимова.-М.: Юрайт, 2009.-624 с.третьего поколения / В.А. Литвинов. - СПб.: Питер, 2013. - 320 c.