понятие о классификации архивных документов

При описании отмечаются следующие внешние особенности материалов, составляющих единицу хранения: особый материал обложки или переплета, наличие украшений, особый писчий материал документов, особые способы написания или напечатания документов, шрифт. Наличие оригинальных печатей, миниатюр и т.д.Для исследуемого нами документа характерна серая низшего качества бумага, серая без надписей мягкая обложка. Текст рукописи отличается четким почерком, средней величины шрифтом.В случае если заголовок единиц хранения не может полностью отразить ее содержание и если в единице хранения имеются особо важные отдельные документы, рекомендуется их аннотировать. В аннотациях отражаются сведения о важнейших исторических событиях, упоминаниях выдающихся деятелей. Например:«Личный дневник учительницы истории Реттиховской школы за 1933-1937 годы». Имеются воспоминания о голодоморе 1933 года.Крайними датами единицы хранения являются: для единицы хранения из одного документа – дата этого документа, для единицы хранения, состоящей из многих документов – даты самого раннего и самого позднего документов.Если в документе дата отсутствует, то она устанавливается по содержанию, почерку, бумаге, по справочникам и т.п. Неточная дата заключается в квадратные скобки, если дата установлена лишь с некоторой степенью вероятности, то ставится вопросительный знак: [1838?]Дневники и другие документы с продолжающимися в хронологическом порядке записями датируются временем первой и последней записи.Метод опроса представляет собой метод сбора информации об изучаемом объекте в ходе непосредственного (в случае интервью) или опосредованного (при переписке) общения эксперта и опрашиваемого путем сбора ответов опрашиваемого на вопросы, заданные экспертом, вытекающие из целей и задач исследования.В данном случае, метод не может быть использован, из-за давности описываемых событий и отсутствия свидетелей жизни автора.2.2. Результаты работы с документами личного происхождения. Оформление результатовНачалом формирования фонда будет присвоение ему номера в государственном архивном учреждении. В нашем случае в муниципальном архиве Приморского края Российской Федерации создан фонд №00 «Коллекция документов работников учреждений образования и науки Приморского края за 1917-1944 годы».Результатом экспертизы ценности с представленным документом будет составление описи. В данном случае продолжения описи и научно-справочного аппарата к ней: исторической справки (описательной статьи) и предисловия к описи.Фонд №00 имеет одну опись, в которую входит 345 единиц хранения. Это документы по установлению советской системы образования и личные документы деятелей образования Приморского края первых лет Советской власти до начала Великой Отечественной войны.На представленный к научно-технической обработке дневник учительницы необходимо составить продолжение описи № 1, в котором будет только одна единица хранения под №346. К описи дел составлен титульный лист. Предлагаемый вариант представлен в приложении 1. На титульном листе указано название архивного учреждения, в котором сформирован фонд, затем название фонда, его №, № описи и крайние даты документов.Опись дел/документов личного происхождения утверждается руководителем архивного учреждения, имеет установленную форму.В описи отражается № фонда, № описи, крайние даты документов. В таблицу формы вносятся документы валовой нумерацией в первую колонку, в нашем случае это один неделимый документ. Во второй колонке отмечаются индексы дел, в том случае если опись перерабатывается. В третью колонку вносится полностью заголовок дела. В четвертую – крайние даты документов. Т.к. в нашем случае неизвестны день и месяц начала и окончания внесенных записей, поэтому указываем только годы. В пятой колонке указывается количество заполненных листов. Т.к. особенностей в данном документе не имеется, то колонка №6 «примечания» остается пустой.В конце таблицы вносится итоговая запись о количестве единиц хранения, единиц учета. Ставится подпись составителя.Описательная статья раскрывает состав и содержание дела, историю происхождения, хранения и использования документа. В описательной статье детально раскрывается заголовок дела, степень полноты дневника, указывается его подлинность, особенности языка, способы воспроизведения событий указанного периода. Во второй части описываются внешние особенности дневника, если возможно, то условно выделяются части документа, даты частей.Предисловие к описи, предназначенное дать информацию о фондообразователе будет в данном случае краткой из-за отсутствия сведений. Например: Дневник воспоминаний составлен учительницей Реттиховской школы. Начат в 1933, окончен в 1937 году. Сведения в 1937 году обрываются, логичного завершения документа нет. Фамилия, имя, отчество автора не указаны, их не представляется возможным установить.Первую – историческую – часть предисловия можно продолжить кратким изложением информации из документа. Так как сведения и другие документы автора отсутствуют, то необходимо обосновать, чем интересен и важен данный документ для истории, почему его необходимо взять на государственное хранение.С целью сбора информации о данном историческом периоде можно выборочно включить информацию из предисловий других описей данного фонда, если она восполнит существующий пробел в информации к представленной нами описи.Вторая – археографическая – часть предисловия содержит аннотацию к документам фонда, их содержанию, составу, перечисляются самые ценные и интересные документы. Здесь же указывается информация о публикациях документов фонда, ограничении доступа.Опись дел с научно-справочным аппаратом рассматривается и согласовывается на заседании экспертно-проверочной комиссии Государственного архива Приморского края и присоединяется к делу фонда.Таким образом, фонды личного происхождения являются источниками по истории страны, истории учреждений и личностей. Их значение, ценность определяется не только разнообразием тематики, отражением различных сторон жизни и деятельности отдельного района, но и благодаря своим специфическим свойствам, способам передачи языка и стиля того времени, а иногда служат единственным доказательством существования определенных исторических событий и процессов.ЗаключениеТаким образом, документы организации внутри фонда можно отнести к различным классификациям по различным признакам:1. по принадлежности к Государственному архивному фонду или архивному фонду предприятия;2. по срокам хранения;3. по составу документов;4. по виду документов.В совокупности документы, отнесенные к Архивному фонду выполняют такие функции:- информационную: являются носителем и источником информации;- управленческую: позволяют организовать, регулировать, контролировать, анализировать управленческий процесс;- правовую: являются юридической основой производственной деятельности, подтверждают факты, поведения и показатели;- коммуникативную: помогают организовать обмен информацией и общение между различными объектами;- учетную: накапливают сведения за определенный период времени и позволяют их анализировать, выявлять тенденции и закономерности;- социальную: удовлетворяют различные социальные нужды, отображают социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и граждан;- культурную: являются памяткой культуры древней эпохи, хранят и передают культурные традиции;- историческую: являются источником знаний о событиях и деятелей различных эпох, помогают исследовать историческое прошлое стран и народов, обеспечивают нужды общества в ретроспективной информации.Изучение методов работы с документами личного происхождения для внесения их в Архивный фонд дает понимание того, что это важная и актуальная работа. Отнесение документов личного происхождения к тому или иному фонду требует особого внимания, так как их формирование не подчиняется общепринятым правилам делопроизводства.Представленный нами личный дневник передан на государственное хранение по инициативе его наследников, в нем отражена жизнь и деятельность автора и окружавших его людей. Особенностью данного документа является то, что за указанный период существует очень малое количество личных документов из-за поголовной безграмотности населения, поэтому данный дневник взят на государственное хранение.Пополнив фонды личного происхождения государственного архива, личный дневник превратил частный факт жизни одного человека в биографию целого края, страны, оставив потомкам документальное свидетельство, давая возможность более полно и всесторонне узнать историю своей страны.Список источников и литературы1.Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». 2. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утверждены приказомМинистерства культуры и массовых коммуникацийРоссийской Федерации от 18 января 2007 г. № 19.3. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утверждены приказом Министерства культуры Российской федерации от 31.03.2015 №526, зарегистрированы в Минюсте России 07.09.2015 №38830.ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому дел. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».4. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».5. Методические рекомендации по фондированию документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации / Росархив, ВНИИДАД; сост. Н.И. Химина, А.В. Елпатьевский, З.П. Иноземцева. М., 2006.Алексеева Е.В. Архивоведение: Учебник для нач. проф. Образования. М.: Издательский центр «Академия». 2005. – С. 14. – 272 с.6. Оформление описи дел после научного описания документов личного происхождения с учетом особенностей фонда. Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение «Центральный государственный архив литературы и искусства Санкт-Петербурга». Методические рекомендации. Одобрено протоколом заседания ЦЭПМК АК СПб от 29.03.2013 №3 п.4.7. Методические рекомендации по работе с документами личного происхождения (литература и искусство). Москва. 1990. // Единый порядок заполнения полей единой автомитизированной информационной системы, состоящей из программынх комплектов «Архивный фонд», «Фондовый каталог», «Центральный фондовый каталог». Москва. 2013. – 340 c. Электронный ресурс Федеральное агентство Российской Федерации. URLhttp://archives.ru/sites/default/files/poryadok-zapoln-poley-af-fc-cfc.pdf8. Общероссийский классификатор управленческой документации, принят в 1993 году. Введён 01.07.1994. (Постановление Госстандарта России от 30.12.93 № 299).9. Кабакова Д. В. Наблюдение, описание и эксперимент как основные методы биологии [Текст] / Д. В. Кабакова // Проблемы и перспективы развития образования: материалы междунар. науч. конф. (г. Пермь, апрель 2011 г.).Т. I.- Пермь: Меркурий, 2011. - С. 16-19.10. Крайская З.В., Челлини ЭВ. Архивоведение. Учебное пособие. М. 1996. – С. 62.11. Стенюков М.В. Секретарское дело. – М.: Издательство ПРИОР, 2000. – С. 49.12. Методы систематизации документов// Столичный архивист. 2015. Электронный ресурс URL: http://www.mosarchiv.ru/stat/metody-sistematizatsii-dokumentov/Приложение 1Государственный архив Приморского КраяКоллекция документов работников учреждений образования и науки Приморского края за 1917-1944 годыЛичный дневник учительницы истории Реттиховской школы за 1933-1937 годыФонд №00Опись №1 (продолжение)за 1933-1937 годыПриложение 2УТВЕРЖДАЮДиректор Государственного архива Приморского края________________ ФИО«__»_______20___г.ФОНД №Опись №1 (продолжение)дел/документов личного происхожденияза 1933-1937 годы№ п/пИндексыЗаголовок делаКрайние датыКоличество листовПримечание1234561Личный дневник учительницы истории Реттиховской школы за 1933-1937 годы.Имеются воспоминания о голодоморе 1933 года.Черновой автограф1933-1937 годы22Всего в данную опись внесено 1 (одно) дело, под №1.Опись составилглавный архивистГосударственного архиваПриморского краяПодпись РасшифровкаСОГЛАСОВАНОПротокол заседания ЭПКГосударственного архива Приморского краяот______________№_________________