Автоматизация процесса функционирования информационного отдела предприятия в ООО Мегаполис

Список с объектами неисправности подбирается из закрепленного за текущим пользователем оборудования.Рисунок 3.16. Заполнение формы ввод заявкиРисунок 3.17. Сообщение об открытии заявкиПосле выбора объекта неисправности, вида неисправности и описание проблемы необходимо нажать «Добавить позицию» и далее при необходимости добавить еще одно описание проблемы к текущей заявке, после чего нажать «Закрыть заявку». Далее введенные заявки поступают ИТ-специалистам. Для получения данных о новых заявках необходимо с правами ИТ-специалиста открыть режим «Обработка заявок» (рис.3.18). Рисунок 3.18. Режим работы с новыми заявкамиИТ-специалисты для получения информации о заявке формируют соответствующий отчет при нажатии кнопки «Детализация» (рис.3.19).Карточка заявки № 16 от 2017-03-21ФИО сотрудника:Николаева М.С. Отдел:Экономический№ТипМодельНеисправность1СканерыCanon Lide 210Неудовл.качество изображенияРисунок 3.19. Фрагмент отчета «Карточка заявки»Далее ИТ-специалисты вводят информацию о работах, проведенных в рамках текущей заявки (кнопка «Работы»).Рисунок 3.20. Ввод данных о работах по заявкеДля получения списка уже проведенных работ специалистам доступен соответствующий отчет (рис.3.21).Проведенные работы заявки № 16 от 2017-03-21ФИО сотрудника:Николаева М.С. Отдел:ЭкономическийДатаСпециалистСодержание21.03.2017Кулагин О.В.Заменен блок питания Рисунок 3.21. Карточка работ по заявкеДалее рассмотрим режим формирования отчетности.1.Отчет о количестве заявок по отделам приведен на рисунке 3.22.Количество заявок по отделамПериод:15.03.2017-21.03.2017№ОтделКол-во1Экономический72Транспортный43Юридический3Рисунок 3.22 - Отчет о количестве заявок по отделамОтчет «Статистика отказов по моделям» приведен на рисунке 3.23.Статистика отказов по моделямВид техники: Сканеры№МодельКол-во отказов1Canon Lide 2106Рисунок 3.23 – Статистика отказов по моделямОтчет «Статистика заявок за период» приведен на рисунке 3.24.Список заявок за периодПериод:01.03.2017-15.04.2017№ДатаСотрудникСодержание заявкиСостояние115.03.2016Кузнецов С.М.Повреждение узла закрепленияИсполнено215.03.2016Кузнецов С.М.Повреждение узла закрепленияИсполнено315.03.2016Ломакина В.П.Дефект ноутбукаВ работе422.03.2016Николаева М.С. В работе522.03.2016Николаева М.С. В работе623.03.2016Ломакина В.П. В работе723.03.2016Кузнецов С.М. В работе825.03.2016Николаева М.С. Исполнено925.03.2016Николаева М.С. Исполнено1025.03.2016Камова С.В. Исполнено1125.03.2016Камова С.В. В работе1208.03.2017Ломакина В.П. В работе1302.03.2017Кузнецов С.М. В работе1421.03.2017Николаева М.С. ИсполненоРисунок 3.24 – Список заявок за период4.Оценка экономической эффективности проектаЭкономическая сущность комплекса задач дипломного проекта заключается в разработке информационной системы учета заявок на проведение работ по техническому обслуживанию вычислительной техники, что предполагает снижение временных затрат на проведение данных работ.Капитальные затраты для варианта разработки приложения силами собственных сотрудников будем рассчитывать по формулеК=Кпр+Ктс+Клс+Кпо+Киб+Куч+Кво+Коэ,Кпр – затраты на проектированиеЗатраты на проектирование включают в себя затраты на заработную плату разработчиков, средства вычислительной техники, на которой производились проектирование и разработка решения, затраты на инструментальные программные средства, использованные при разработке программы.Кзп–Затраты на заработную плату разработчиковПри учете затрат на заработную плату сотрудников ИТ-отдела ООО «Мегаполис», будут учитываться следующие отчисления:Фонд социального страхования РФ – 2,9%;Федеральный фонд обязательного медицинского страхования – 5,1 %.Взносы в пенсионный фонд РФ (22%):Итого, отчисления в государственные фонды составляют 30%.Накладные расходы составят 20%.Общая сумма накладных расходов с фонда заработной платы составит 50%.Постановка задачи производится с привлечением генерального директора и менеджера. Время консультирования генеральным директором примем равным 2ч. Разработка программы производится в рамках данного проекта.На постановку задачи экономист тратит 20% рабочего времени в течение 1 недели. Разработчик ПО аналогично.Заработные платы привлеченных специалистов.Для генерального директора – 50000 руб. Стоимость 1 часа – 298руб.Для менеджера – 45000 руб. Стоимость 1 часа – 268руб.Заработная плата разработчика ПО – 42000 руб. Стоимость 1 часа – 250 руб.Общие затраты на заработную плату с учетом потраченного времени составят:(298+268*8+250*8)*1,5=6663руб.Кзп=6663руб.Ксвт– затраты на средства вычислительной техникиС учетом того, что компьютеры для Дирекции и программистов были приобретены единовременно и по одной цене – 40 000 руб., стоимость часа машинного времени рассчитаем следующим образом:Годовой фонд машинного времени составляет 2016 час/год.Размер амортизационного отчисления за год 8 000 руб.Обслуживание парка компьютерной техники привлеченными специалистами по договору. Сумма договора составляет 5000 руб/год. Стоимость часа машинного времени:(8000+5000)/2016=6,44 руб./час.Затраты рабочего времени на разработку, консультирование и постановку задач всего составляют 17ч.В итоге затраты на средства вычислительной техники составят: Ксвт=6,44*17=109,62 руб.Кипс– затраты на инструментальные программные средстваСпециальные инструментальные средства для разработки не приобретались и не использовались.Кипс= 0 руб.Общие затраты на проектирование составят: Кпр=6663+109,62+0=6772,62 руб.Ктс – затраты на технические средства управленияСтоимость компьютера менеджеров ООО «Нова» составляет 40 000,00 руб. Компьютер приобретен в 2014 году, таким образом, проработал 2 года и его остаточная стоимость при условии срока службы 5 лет составит 20 000 руб. На решение автоматизируемых задач с использованием персонального компьютера менеджеров ООО «Нова» тратит1% рабочего времени.Ктс=20000*0,01 = 200 руб.Клс – затраты на линии связиВ связи с тем, что разрабатываемая система будет использована на локальном компьютере, прокладка линий связи не предусмотрена, Клс= 0 руб.Кпо – затраты на программное обеспечениеКак уже было указано, стоимость программного обеспечения входила в стоимость приобретенных в 2015 году компьютеров, в связи с чем затраты на ПО будут равны нулю.Кио – затраты на формирование информационной базыФормирование информационной базы предполагается осуществлять силами менеджеров ООО «Нова», время, необходимое для ее формирования – 5 часов.Таким образом, стоимость работ по внесению информации в базу силами менеджеров ООО «Нова» составят200*1,5*5=1500 руб.Стоимость машинного времени за указанное время составит:Ксвт=6,44*5=32,2 руб.Итого по затратам на формирование информационной базы:Кио=1500+32,2=1532,2 руб. Куч – затраты на обучение персоналаОбучение пользователя на его компьютере производит разработчик программы в течение 1 часа.Совокупные затраты на обучение составят:Куч=(268+250)*1,5+6,44=783,44 руб.Кво– затраты на вспомогательное оборудованиеВспомогательное оборудование для разработки системы не требуется, затраты равны нулю.Коэ – затраты на опытную эксплуатациюПроверка на реальных данных работы системы предполагает:Работу в АРМ менеджеров ООО «Нова» в течение недели с затратами рабочего времени 1%.268*1,5*8*5*0,01=160,8руб.Стоимость машинного времени составит:6,44*8*5*0,01=2,58руб.Затраты на опытную эксплуатацию составятКоэ =163,77руб.Итого совокупные капитальные затраты при разработке приложения силами собственных сотрудников составят:К =6772,62+200+0+0+1532,2+783,44+163,77= 9452,03руб. В состав эксплуатационных входят следующие затраты:С = Сзп + Сао+ Сто + Спс+ Слс + Сни + Спр, где:Сзп – зарплата персонала;Сао – амортизационные отчисления;Сто – затраты на техническое обслуживание;Спс – затраты на программное сопровождение;Слс – аренда линий связи;Сни – затраты на носители информации;Спр – прочие затраты.Сзп -Заработная плата персоналаИспользование разрабатываемого решения предполагается одним пользователем – менеджеров ООО «Нова». На выполнение задач сотрудник тратит 1% рабочего времени.Эксплуатационные затраты на заработную плату персонала составятСзп =45 000*1,5*12*0,01=8100 руб./годСао – амортизационные отчисленияАмортизационные отчисления составляют Сао =8000*0,01=80 руб./годСто – затраты на техническое обслуживаниеТехническое обслуживание компьютера предполагается силами привлечений организацииГодовые затраты на обслуживание компьютера Специалиста ЦУП составятСто = 5000/10=500 руб./годСпс – затраты на программное сопровождениеПоддержку программного обеспечения предполагается осуществлять силами разработчика. Затраты времени на поддержку не предполагают более 0,5% от рабочего времени специалиста. Таким образом, стоимость программного сопровождения составит Спс =42000*1,5*12*0,005=3780 руб.Слс – аренда линий связиНе требуется, затраты равны нулю.Сни – затраты на носители информацииДля распечатки отчетов, листов согласования и справок достаточно трех упаковок бумаги в 1 год. Стоимость 1 уп. – 200 руб.Сни = 3*200=600 руб./годСпр – прочие затратыДополнительных затрат не предполагается, показатель равен нулю.Общие эксплуатационные затраты составятС= 8100+80+500+3780+0+600+0=13060 руб./годДля расчета показателей экономической эффективности выбранного варианта автоматизации необходимо рассчитать базовые эксплуатационные затраты (Сб), которые несло предприятие до автоматизации комплекса задач.Расчет будем производить по формулеСб = Сзпб + Саоб+ Стоб + Слсб + Сниб + Спрб, где:Сзпб – расходы на зарплату управленческого персонала в базовом периоде;Саоб – величина амортизационных отчислений в базовом периоде;Стоб –величина затрат на техническое обслуживание в базовом периоде;Слсб – затраты на аренду линий связи в базовом периоде;Сниб – затраты на приобретение носителей информации в базовом периоде.Спр – прочие затраты в базовом периоде.Сзпб – затраты на зарплату управленческого персонала в базовом периодеДо автоматизации комплекса задач менеджеров ООО «Мегаполис» формирование отчетов производилось вручную, ведение классификаторов и журналов в технологии работы ИТ-специалистов также производилось вручную. Для формирования повседневных отчетов и ежегодных результирующих показателей менеджер затрачивал приблизительно 20% рабочего времени.Сзпб = 45 000*1,5*12*0,2=162000 руб./годСаоб – амортизационные отчисления в базовом периодеВ основном работа по сбору материалов для отчета осуществлялась в действующих системах и файлах на компьютере менеджеров ООО «Мегаполис», параллельно сотрудник просматривал бумажные архивы и вводил необходимые данные в таблицы Excel и файлы Word, поэтому время работы за компьютером в базовом периоде возьмем равное общему времени выполнения задач в базовом периоде. Амортизационные отчисления в базовом периоде составили:Саоб= 8 000*0,2=1 600 руб./годСтоб – затраты на техническое обслуживание в базовом периодеЗатраты на техническое обслуживание компьютера менеджеров ООО «Мегаполис» в базовом периоде будут аналогичны затратам после автоматизации и составят:Стоб= 500 руб./годСлсб – аренда линий связи в базовом периодеЗатраты на аренду линий связи в базовом периоде равны нулю.Сниб – затраты на носители информации в базовом периодеВ базовом периоде для анализа деятельности ИТ-специалистов проводилось формирование промежуточных отчетов в бумажном виде. Затраты на бумажные носители составлялиСниб= 200*6=1200 руб./годВеличина общих эксплуатационных затраты в базовом периоде:Сб=162000+1600+500+0+1200=165300 руб./годВнутренний экономический эффект обусловлен экономией затрат на реализацию функций управления за счет использования разработанной информационной системы. Далее приведен расчет параметров экономической эффективности.Величина годовой экономии эксплуатационных затрат составит:Эгод=Сб-С=165300-13060= 152240 руб.Оценка годового экономического эффекта от внедрения:Э=Эгод-ЕК=152240-0,2*9452,03= 150349 руб.Расчетная прибыльностьЕр=Эгод/К=152240/9452,03=16,1Срок окупаемостиТок=К/Эгод=0,06=0,7 мес.Годовые приведенные затраты базового периодаПб=Сб=165300 руб.Годовые приведенные затраты по предлагаемому варианту автоматизацииП=С+Е*К=13060+0,2*9452,03=14950,4 руб.Величина внутреннего экономического эффекта от внедрения системы составит:Эвнутр=Пб-П=165300– 14950,4=150349,6 руб.В таблице 22 приведена сводная таблица расчета параметров экономической эффективности проекта. Таблица - Сводная таблица расчета параметров экономической эффективности проектаПоказателиФормулы для расчетаЗначениеГодовая экономия152240 руб.Расчетная прибыльность16,1Срок окупаемости0,7 мес.Годовой экономический эффект150349 руб.Годовые приведенные затраты по базовому вариантуПб = Сб + ЕК165300 руб.Годовые приведенные затраты по предлагаемому вариантуП = С + ЕК14950,4 руб.Внутренний экономический эффект150349,6 руб.Внешний экономический эффект спрогнозировать затруднительно, так как оптимизация затронула внутреннюю работу специалистов ООО «Мегаполис». Можно предполагать, что повысится корректность расчетов при распределении стимулирующих выплат, следовательно, участники проектной деятельности будут больше заинтересованы в реализации проектов предприятия, что в перспективе может повлиять на сроки и качество реализации проектных решений, следовательно, на мобильность предприятия в условиях постоянно изменяющихся внешних экономических факторов.Вывод: На основании приведенных расчетов эффективности внедрения информационной системы можно сделать вывод, что внедрение информационной системы ООО «Мегаполис» экономически обосновано и годовая экономия, согласно приведенным расчетам, 150349,6 руб.ЗаключениеВ рамках данной работы проведено проектирование информационной системы для ИТ-отдела ООО «Мегаполис». Основной задачей деятельности специалистов данного подразделения является обеспечение бесперебойного функционирования информационной системы организации, что предполагает проведение работ по техническому обслуживанию информационной системы, администрирование баз данных программных комплексов, техническое обеспечение защиты информации, консультирование пользователей по вопросам работы с прикладным ПО.В качестве предмета исследования выбрана технология учета заявок на проведение работ по техническому обслуживанию. В рамках анализа технологии работы по обслуживанию заявок на техническую поддержку пользователей был определен перечень автоматизируемых бизнес-процессов. Было показано, что исследуемая технология включает в себя: работу по приему заявок пользователей информационной системы, определение типа заявки и исполнителей, регистрацию проведенных работ со средствами вычислительной техники и формирование отчетности в рамках мониторинга исполнения заявок.Далее был определен перечень автоматизируемых задач, формирование сущностей информационной системы и их атрибутов. Далее построена информационная модель системы, построена база данных, произведен выбор СУБД и средств разработки.Разработанная система имеет разграничение доступа на: пользовательский уровень, уровень оператора, администратора.Разработанная система по учету заявок на проведение работ по техническому обслуживанию соответствует поставленным задачам автоматизации.Оценка экономической эффективности проекта показывает приемлемые сроки окупаемости проекта. Таким образом, внедрение разработанной системы в работу ООО «Мегаполис» является обоснованной и соответствующей функционалу специалистов. Список использованных источниковАрнольд, В.И. Особенности разработки Windowsприложений / В.И. Арнольд, В.А. Васильев, В.В. Горюнов и др.. - М.: Лань, 2015. - 234 c.Вагин, В.Н. Экономическая информатика / В.Н. Вагин, Е.Ю. Головина, А.А. Загорянская. - М.: Дана, 2016. - 456 c. Ван, Хао Аксиоматические системы теории множеств / Хао Ван , Р. Мак-Нотон. - М.: [не указано], 2013. - 491 c.Вершик, А.М. Динамические системы - 7. Интегрируемые системы / А.М. Вершик, В.Я. Гершкович, Р.В. Гамкрелидзе. - М.: 2015. - 825 c. Воройский, Ф.С. Информатика. Новый систематизированный толковый словарь / Ф.С. Воройский. - М.: Дана, 2016. - 263 c.Габец, А.П. Моделирование бизнес-процессов / А.П. Габец, Д.И. Гончаров. - М.: 1С: Паблишинг, 2015. - 420 c. Глушков, В.М. Введение в разработку ИС/ В.М. Глушков. - М.: [не указано], 2014. - 596 c.Гольдгамер, Г.И. Информационное обеспечение исследований и разработок / Г.И. Гольдгамер. - М.: Советское радио, 2016. - 352 c.9. Дубровин, Б.А. Интегрируемые системы 1 / Б.А. Дубровин, И.М. Кричевер, С.П. Новиков. - СПб: Питер, 2016. - 285 cКарпова, Т.С. Базы данных. Модели, разработка, реализация / Т.С. Карпова. - СПб: Питер, 2017. - 304 c.Картан, Э. Информационные системы в экономике/ Э. Картан. - М.: КнОРус, 2016. - 983 c.Ковязин, А.Н. Архитектура, администрирование и разработка приложений баз данных в различных СУБД / А.Н. Ковязин, С.М. Востриков. - М.: Кудиц-образ; Издание 4-е, 2013. - 496 c.Кудряев, В.А. Защита информационных ресурсов в негосударственной сфере / В.А. Кудряев, Е.А. Степанов. - М.: Государственный Университет Управления, 2017. - 789 c.Нейлор, К. Организация ИТ-отделов / К. Нейлор. - М.:[КнОРус, 2016. - 213 c.Новиков, Ю.В. Аппаратура локальных сетей: функции, выбор, разработка / Ю.В. Новиков, Д.Г. Карпенко. - М.: Эком, 2016. - 288 c. Попов, Э.В. Общение с ЭВМ на естественном языке / Э.В. Попов. - М.: [не указано], 2016. - 503 c.Постолит Visual Studio .NET: разработка приложений баз данных / Постолит, Анатолий. - СПб: БХВ, 2014. - 544 c.Пряжинская, В.Г. Компьютерное моделирование в управлении водными ресурсами / В.Г. Пряжинская, Д.М. Ярошевский, Л.К. Левит-Гуревич. - М.: [не указано], 2014. - 272 c.Растригин, Л.А. Адаптация сложных систем. Методы и приложения / Л.А. Растригин. - М.: [не указано], 2013. - 200 c.Романов, А.В. Информационные системы в экономике (лекции, упражнения и задачи) / Романов, Анатолий Николаевич; Одинцов, Ефимович Борис. - М.: Вузовский учебник, 2014. - 300 c.Синай, Я.Г. Динамические системы - 2 / Я.Г. Синай, А.М. Вершик, Р.Л. Добрушин. - М.: [не указано], 2015- 231 c.Стеклов, С.В. Использование CASE-технологий в проектировании информационных систем / С.В.Стеклов. - М.: ДАНА, 2016. - 597 c.Стефанюк, В.Л. Локальная организация информационных систем / В.Л. Стефанюк. - М.: [не указано],2017 - 171 c.Трояновский, В.М. Информационно-управляющие системы и прикладная теория случайных процессов / В.М. Трояновский. - М.: Гелиос АРВ, 2015. - 304 c.Тютюнник, А.В. Информационные технологии в банке / А.В. Тютюнник, А.С. Шевелев. - М.: БДЦ-пресс, 2015. - 368 c.Фурман, Я.А. Комплекснозначные и гиперкомплексные системы в задачах обработки многомерных сигналов / Я.А. Фурман. - М.: [не указано], 2015. - 703 c.Харитонов, С.А. Информационные технологии налогового учета / С.А. Харитонов. - М.: 1С Паблишинг, 2015. - 182 c.Ярочкин, В. Безопасность информационных систем / В. Ярочкин. - М.: Ось-89, 2015. - 320 c.Современные IT-решения для финансовой индустрии (+ CD-ROM): моногр. . - Москва: Высшая школа, 2017. - 560 c.. Брусакова, И. А. Информационные системы и технологии в экономике / И.А. Брусакова, В.Д. Чертовской. - М.: Финансы и статистика, 2017. - 352 c.