Автоматизация системы документооборота на предприятии.

2.2 Рабочее проектирование2.2.1 Программное обеспечениеРазрабатываемый программный продукт будет автоматизировать функции обработки данных и подготовки документов по контролю заявок службы технической поддержки.Выделяется два подмножества функций программы [20]: — служебные функции (проверка пароля, управление окнами и др.)— основные функции обработки данных (ввода первичной информации, обработки, ведения справочников, подготовки и распечатки документов и др.)В главном меню системы расположим служебные функции: вход в систему, управление окнами, выход из программы, помощь по системе.Вызов основных функций будет осуществляться при помощи кнопочной панели. При нажатии на одну из кнопок, в левой части экрана будет открываться «дерево объектов» для данной функции. Правая часть экрана – это рабочая зона, в которой и будут располагаться открытые окна.Преимущество данного решения заключается в следующем:Основные функции системы будут доступны пользователю одним кликом мышки;В дереве объектов будет располагаться произвольное количество заявок и проектов, причем их можно фильтровать при помощи специального инструмента.На кнопочную панель будут вынесены следующие функции:Новая заявка. Стоит отдельной кнопкой, т.к. для ввода данных по новой заявке менеджеру необходимо вызвать эту функцию быстро, не заставляя долго ждать клиента. После нажатия на эту кнопку откроется дерево заявок и диалоговое окно «Новая заявка».Справочники. По этой кнопке в дереве объектов открывается список справочников системы.Документы. По нажатию на эту кнопку выходит список документов.Отчеты. По этой кнопке осуществляется доступ к подготовке отчетов. На рис.14 приведена структурная схема пакета.Рисунок - Структурная схема пакетаВыделим 3 группы программных модулей системы:Управляющие модули – выполняющие функции по управлению объектами системыФункциональные модули – позволяющие обеспечить ввод и обработку данныхСервисные модули – обеспечивающие дополнительные сервисыТаблица - Описание функций модулей№ п/пНаименование модуляФункции модуляМодуль безопасностиСодержит процедуры и функции, обеспечивающие ввод и проверку пароля, вход пользователей в систему, напоминание о необходимости смены пароля, автоматический выход из системы при отсутствии пользователя на рабочем месте.Модуль инициализации интерфейса программыПосле успешного входа в систему, запускает программу, используя настройки прав доступа для учетной записи пользователяМодуль управления деревом объектовСодержит процедуры и функции, позволяющие управлять отображением дерева объектов и его элементамиМодуль взаимодействия с базой данныхСодержит процедуры и функции, используемые для установления соединения с базой данных, а также управляющие операциями чтения, записи и редактирования данныхМодуль справочной системыСодержит процедуры и функции, необходимые для отображения справочной информации Модуль «Справочники» Содержит процедуры функции, позволяющие просматривать содержимое справочников системы, и редактировать их (если позволяют права доступа)Модуль ввода данных «Заявки»Содержит процедуры и функции, позволяющие создавать новые заявки, вводить данные, управлять статусом заявокМодуль «Отчеты»Содержит процедуры и функции для просмотра типовых отчетов и создания произвольного отчетаМодуль «Печать документов»Обеспечивает предварительный просмотр, настройку параметров документов и печать на принтереРазрабатываемая система специалистов по подготовке средств сотовой связи ООО «СКЛ» будет использовать ресурсы MSSQLServerорганизации. Ввиду этого разрабатывать отдельные организационно—правовые и программно—аппаратные средства обеспечения информационной безопасности не логично. Существующих регламентов доступа к серверам, внедренной и применяемой политики безопасности локальной сети, программно—аппаратных средств защиты информационной системы предприятия от внешних угроз вполне достаточно. Защита данных осуществляется на уровне разграничения доступа к серверу, парольной защиты пользователей, антивирусная защита реализована на основе решений от KasperskyLab. Помимо этого, ведется еженедельное резервное копирование жесткого диска и базы данных сервера на съемный носитель. Для аутентификации и разграничения прав доступа к системе будут использоваться внутренние механизмы системы управления содержимым «MSSQLServerManagementStudio».При этом предусмотрено разграничение доступа на уровне программного обеспечения на следующие уровни:— Администратор;— Оператор;— Специалист.В таблице 14 приведено описание системы разграничения доступа в системе специалистов по подготовке средств сотовой связиТаблица - Разграничение прав доступаПользователиМодулиАдминистраторОператорСпециалистМодуль«Сотрудники»Полный доступНетНетМодуль «Операторы сотовой связи»Полный доступПолный доступНетМодуль «Подразделения»Полный доступНетНетМодуль «Ввод заявки»НетПолный доступНетМодуль «Передача на исполнение»Полный доступНетнетМодуль «Входящие документы»НетНетПолный доступМодуль «Закрытие заявки»Полный доступНетнетМодуль отчетностиПолный доступНетНетРассмотрим дерево функций разрабатываемой системы (рис.15). Функции поделены на основные – доступные пользователям—специалистам и операторам и служебные – доступные администратору системы.На основе этого древа разработан сценарий диалога, представленный на схемах ниже (рис.16). Рисунок - Дерево функцийРисунок 16 - Сценарий диалога программы2.2.3Контрольный примерУстановка программы производится из файла—дистрибутива.В программе реализованы режимы работы администратора, оператора и специалиста.Схема технологических этапов:Бизнес—процесс инициируется заявкой оператора, работающего с оборудованием сотовой связи на удаленной площадке.1. Оператор принимает заявку (режим «Ввод обращения»), вносит обращение и при необходимости вносит нового оператора в картотеку (справочник «Операторы»)2. Администратор распределяет поступившие заявки (режим «Передача на исполнение»)3. Специалист принимает в работу поступившие обращения (режим «Входящие документы») и после отработки заявки вносит данные о проделанной работе.4.Администратор принимает информацию об отработке заявки (режим «Закрытие отработки»), проверяет ее корректность и либо отправляет на новую отрабтку – в состояние новго документа, либо закрывает отработку.Администратор также имеет право редактировать все справочники, формировать отчеты. Оператор также имеет доступ к справочнику клиентов.Этапы установки программы.1.Восстановить базу данных из копии на MSSQLServer. Имя базы данных —tobs.2.Установить программу из файла – дистрибутива.3. Отредактировать файл C:\tobs\connect.txt, указав имя своего сервера.4. Запуск программы осуществляется с использованием ярлыка, созданного установщиком на рабочем столе.На рис.17 показано окно установщика ПО.Рисунок - Окно установщика ПООкно запуска приложения показано на рисунке 18.Рисунок - Окно запуска ПОДля входа в базу данных необходимо пройти процедуру авторизации, нажав «Вход» (рис.19), выбрать ФИО пользователя и набрать пароль. В случае неверно введенного пароля выводится сообщение об ошибке авторизации (рис.20).Рисунок - Окно авторизацииРисунок - Сообщение об ошибке авторизацииДля администратора первоначально установлен пароль «0».Окно справочника «Направления работы» показано на рис.21 – 22.Рисунок - Справочник «Направления работы»Рисунок 22 - Справочник «Направления работы» — добавление новой записиНа рис.23 – 24 показан режим работы со справочником сотрудников.Рисунок - Справочник «Сотрудники»Рисунок - Новая запись в справочник сотрудниковИз режима данного справочника доступна возможность установки прав доступа специалистам (рис.25) по нажатию кнопки «Данные авторизации».Рисунок - Данные авторизации специалистаДля ввода информации об операторах удаленных офисов ООО «СКЛ», работающих с оборудованием сотовой связи, предусмотрен справочник «Операторы» (рис.26 – 27). Для редактирования данных о подразделениях – удаленных площадках ООО «СКЛ» предусмотрен соответствующий справочник (рис.28—29).Рисунок - Справочник «Операторы»Рисунок - Справочник «Операторы»Рисунок - Справочник «Подразделения» — Новая записьРисунок - Перечень удаленных площадок, работающих с оборудованием ООО «СКЛ»Рассмотрим режим вода заявок на осуществление работ с оборудованием средств сотовой связи. Данный режим доступен с правами «Оператор».Рисунок - Ввод новой заявки для специалистов по подготовке средств сотовой связиЧтобы заявка поступила в работу специалистам, администратору системы необходимо эту заявку отправить в соответствующее подразделение (рис.32 – 33) с использованием режима «Передача на исполнение».Рисунок - Режим «Передача на исполнение» — Новые заявкиРисунок - Передача заявки на специалистаДля того, чтобы начать отработку этой заявки, в систему необходимо войти под учетной записью указанного специалиста. Также необходимо, чтобы у указанного специалиста была роль «Специалист». На рис.33 приведен режим работы специалиста с входящими документами.Рисунок - Отработка входящего документаИнформация об отработке данных поступает администратору, который, после проверки факта отработки либо закрывает отработку, либо производит ее возврат на этап новой заявки.Рисунок - Закрытие отработкиРассмотрим режим формирования отчетности.На рис.35 показан режим «Новые заявки», на рис.36 – отчет «Не исполненные заявки»Рисунок - Отчет «Новые заявки»Рисунок - Режим «Не исполненные заявки»На рис.37 – 38 – показано формирование отчета «Анализ заявок за период»Рисунок - Запрос отчетаРисунок - Отчет «Состояние обращений за период»Таким образом, все поставленные задачи автоматизации реализованы в рамках данного проекта.ЗаключениеПодводя итог проделанной работе, хочется отметить успешное выполнение поставленной цели выпускной квалификационной работы: проведено внедрение автоматизированной системы документооборота в условиях ООО «СКЛ». Стоит отметить, что такой подход позволил реализовать полный требуемый функционал системы, при этом риски умышленного и случайного нанесения вреда внутриорганизационным информационным системам сведены к минимуму.Так же, в рамках данной выпускной квалификационной работы, были решены все задачи, поставленные на первоначальных этапах: детально изучена предметная область; выявлена необходимость автоматизации одного из самых значимых направлений деятельности – документооборота в инженерных подразделениях компании; помимо этого, при разработке проектных решений применялись современные технологии разработки средств сбора, передачи, обработки, хранения и выдачи информации.В аналитической части выпускной квалификационной работы выполнен комплекс работ, направленных на обоснование необходимости автоматизации: определена сущность задачи, описаны основные свойства существующей информационной системы ООО «СКЛ», дано описание основному бизнес—процессу, рассмотрены вопросы, связанные с анализом существующих разработок в этой области. Также в первой главе обосновываются проектные решения по информационному, программному и техническому обеспечению. Также определены функциональные и нефункциональные требования к системе документооборота.Далее был проведен анализ функционала наиболее распространенных программных решений в области автоматизации документооборота, определено оптимальное решение, максимально соответствующее поставленным задачам автоматизации документооборота.Список использованных источниковАгальцов, В.П. Базы данных. В 2—х т.Т. 1. Локальные базы данных: Учебник / В.П. Агальцов. — М.: ИД ФОРУМ, НИЦ ИНФРА—М, 2013. — 352 c.Акперов, И.Г. Информационные технологии в менеджменте: Учебник / И.Г. Акперов, А.В. Сметанин, И.А. Коноплева. — М.: НИЦ ИНФРА—М, 2013. — 400 c.Венделева, М.А. Информационные технологии в управлении: Учебное пособие для бакалавров / М.А. Венделева, Ю.В. Вертакова. — М.: Юрайт, 2013. — 462 c.Голицына, О.Л. Базы данных: Учебное пособие / О.Л. Голицына, Н.В. Максимов, И.И. Попов. — М.: Форум, 2012. — 400 c.Грекул В. И., Денищенко Г. Н., Коровкина Н. Л. Проектирование информационных систем. — М.: Интернет—университет информационных технологий – М.: ИНТУИТ.ру, 2009. с.135Гринберг, А.С. Информационные технологии управления: [Учеб. пособие для вузов по специальностям 351400 "Прикладная информатика (по обл.)", 061100 "Менеджмент орг.", 061000 "Гос. и муницип. упр."] /А.С. Гринберг, Н.Н. Горбачев, А.С. Бондаренко.—М.: ЮНИТИ, 2010.—479 с.Диго, С.М. Базы данных: проектирование и использование: [Учеб. для вузов по специальности "Прикладная информатика (по обл.)"] /С.М. Диго.—М.: Финансы и статистика, 2010.—591 с.Ивасенко, А.Г. Информационные технологии в экономике и управлении: [учеб. пособие для вузов по специальностям "Прикладная информатика (по обл.)", "Менеджмент орг.", "Гос. и муницип. упр."] /А. Г. Ивасенко, А. Ю. Гридасов, В. А. Павленко.—М.: КноРус, 2011.—153 с.Информатика: [учеб. для вузов по специальности "Прикладная информатика (по обл.)" и др. экон. специальностям] /А. Н. Гуда [и др.] ; под общ. ред. В. И. Колесникова.—М.: Дашков и К°, 2010.—399 с.Информатика: учебник для студентов вузов, обучающихся по специальности 080801 "Прикладная информатика" и другим экономическим специальностям /[В. В. Трофимов и др.] ; под ред. проф. В. В. Трофимова.—М.: Юрайт, 2010.—910 с.Информационные системы и технологии в экономике и управлении: [учеб. для вузов по специальности "Прикладная информатика (по обл.)" и др. экон. специальностям] /[В. В. Трофимов и др.] ; под ред. В. В. Трофимова.—М.: Высш. образование, 2010.—480 с.Информационные технологии: [учеб. для студентов вузов, обучающихся по специальности 080801 "Прикладная информатика" и др. экон. специальностям /В. В. Трофимов и др.] ; под ред. проф. В. В. Трофимова.—М.: Юрайт, 2009.—624 с.Исаев, Г.Н. Информационные технологии: Учебное пособие / Г.Н. Исаев. — М.: Омега—Л, 2013. — 464 c.Карпова, И.П. Базы данных: Учебное пособие / И.П. Карпова. — СПб.: Питер, 2013. — 240 c.Кириллов, В.В. Введение в реляционные базы данных.Введение в реляционные базы данных / В.В. Кириллов, Г.Ю. Громов. — СПб.: БХВ—Петербург, 2012. — 464 c.Комплексная система защиты информации на предприятии. Часть 1. – М.: Московская Финансово—Юридическая Академия, 2008. – 124 с.Коноплева, И.А. Информационные технологии: учеб. пособие : [для вузов по специальности "Прикладная информатика (по областям)] /И. А. Коноплева, О. А. Хохлова, А. В. Денисов.—М.: Проспект, 2010.—294 с.Кудинов, Ю.И. Основы современной информатики: учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по специальности "Прикладная информатика" /Ю. И. Кудинов, Ф. Ф. Пащенко.—СПб.: Лань, 2009.—255 с.