Понятие об объединенных архивных фондах и коллекциях. Методика их создания (на примере какого-либо архива)

;б) ООО «Телецвет-М» с. Петропавловское (1997 - 2000 гг.)4. из документов организаций, однородных по целевому назначению и функциям, действующих на определенной территории и сменивших форму собственности, обусловлено двумя причинами: первая :а) наличие двух и более однотипных организаций; б) наличие последовательно сменявших друг друга организаций, изменивших форму собственности.На примере Томской области, в состав объединенного архивного фонда вошли документы:а) ОАО «Белоярский ЛПК» 1993-2000 гг.5. из документов руководящего органа и подчиненных ему организаций, действующих на территории муниципального образования. На примере Томской области в состав объединенного архивного фонда вошли документы: Колпашевский филиал Томского производственного авиационного объединения 1932 -2009 гг.;ДГП аэропорт «Белый ЯР»;ДГП аэропорт «Каргасок»;ДГП аэропорт «Парабель».Систематизация дел в единой описи, вошедших в объединенный архивный фонд происходит:а) по важности фондообразователя: вначале - документы головной организации;б) в хронологическом порядке (в случае вхождения в объединенный фонд организаций, поочередно сменявших друг друга);в) по названию организаций в алфавитном порядке.При оформлении отдельных описей на каждую организацию выбор схемы систематизации определяется характером деятельности конкретной организации, составом и объемом документов. Для фондов однотипных организаций должна использоваться одинаковая схема систематизации дел.Титульный лист является обязательным элементом справочного аппарата для описей всех фондов архива и содержит информацию, которая определяет принадлежность документов, внесенных в опись, к конкретному фонду, к определенному периоду времени, а так же поисковые данные. На титульном листе к объединенному архивному фонду указывается его обобщенное название, переименования организаций приводятся в листах переименований, которые помещаются за титульным листом. Если на документы каждой организации составляется отдельная опись, то к ней прилагается лист переименований данной организации. Название объединенного архивного фонда может состоять:Хронологическими границами объединенного архивного фонда являются даты регистрации наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда.3.2. Порядок формирования архивной коллекции «Хроника событий социально-экономического развития Пермской области»Порядок формирования архивной коллекции «Хроника событий социально-экономического развития Пермской области» включает в себя:формирование архивной коллекции документов в аппарате администрации области. осуществляет специалист, готовит ее к передаче в государственный архив;формирование блока аудио-, фото-, видеоматериалов, газетных публикаций и других документов, относящихся к мероприятиям с участием губернатора области и его заместителей, и с описанием каждого документа передает специалисту, который формирует соответствующее дело. осуществляет пресс-служба губернатора области;организация сбора документов по проводимым мероприятиям с участием исполнительных органов власти области и структурных подразделений аппарата администрации области, в т.ч. пресс-службы губернатора области. осуществляет консультанты-референты заместителей губернатора области;передача сформированного блока документов по мероприятию специалисту с описанием каждого документа. кроме того, консультанты-референты формируют дела по проводимым значимым совещаниям с участием губернатора области и его заместителей. дела хранятся у консультантов-референтов в течение года, затем передаются специалисту для передачи в архив;формирование документов по организуемым ими мероприятиям с участием губернатора области и его заместителей. Осуществляют: а) исполнительные органы государственной власти; б) структурные подразделения аппарата администрации области. Также они формируют блок документов, которые отражают все события международного, российского, областного уровня, происходящие как на территории Пермской области, так и за ее пределами, без участия губернатора области и его заместителей;Организационный отдел аппарата администрации области: формирует дела по мероприятиям регионального, федерального и международного уровня, проводимым администрацией области, включая документы, как на бумажных, так и на электронных и других носителях;включает в перечень участников наиболее значимых мероприятий представителей комитета по делам архивов области для обеспечения инициативного документирования.7. Специалисты органов государственной власти области, структурных подразделений аппарата администрации области, ответственные за проведение мероприятий, передают подготовленные и обработанные документы специалисту.8. Оформление документов, передаваемых в архивную коллекцию.Оформление должно соответствовать следующим требованиямТип документаИнформацияфотодокументы помещены в конвертыдата, место, информация об участниках, изображенных на фотовидеокассетыдата, место, тема мероприятия, информация об участникахаудиокассетыдата, место, информация об участниках, чей голос записан на кассетегазетные публикациидата, номер и названия изданияприлагаются афиши, пригласительные билеты, протоколы, стенограммы, письма и другие материалы, относящиеся к данному мероприятию, а также сканированные документы в электронном виде с пояснениями.9. Комитет по делам архивов области принимает участие в документировании значимых событий, которые происходят на территории Пермской области, с участием губернатора области и его заместителей. В государственных архивах создается архивная коллекция под единым названием «Хроника событий социально-экономического развития Пермской области».10. Ежеквартально специалист передает по описям документы, а государственные архивы принимают их для формирования архивной коллекции.11. Аппарат администрации области обеспечивает специалистов, участвующих в формировании архивной коллекции, необходимым инвентарем (папки, специальные коробки, CD-диски, дискеты, аудио-, видеокассеты, в т.ч. профессиональные, материалы для фотосъемок и т.д.).ЗаключениеИстория архивного дела России исчисляется на протяжении ни одного столетием. И за такой продолжительный период становления и развития архивному делу довелось пережить как взлеты, так и падения. Безусловно, крайне тяжелыми, сводящими чуть ли на нет все достигнутое прежде, были периоды массовой ликвидации документов «за ненадобностью», в результате которой полностью исчезали многочисленные ценные исторические памятники. Незнание правды о прошлом лишает общество социальной памяти и может стать причиной катастрофы. Архивисты и ученые-историки, обеспокоенные тем, что погибают документы большого научного значения, «били тревогу», убеждали общественность в том, что без прошлого нет будущего. И, по прошествии периода времени, государство начинало кампанию по спасению еще уцелевших уникальных документов.Сохранение архивных документов является символом государственности, и носит чисто информационную значимость для подпитки или обоснования тех или иных государственно-значимых инициатив.Цель курсового исследования достигнута путем реализации поставленных задач:рассмотрен архивный фонд и его основные виды;изучен и проанализирован объединенный архивный фонд как один из разновидностей архивного фонда;изучена и проанализирована архивная коллекция как один из разновидностей архивного фонда;изучены состав, структура и способы комплектования объединенных архивных фондов и коллекций;рассмотрены порядок проведения экспертизы ценности документов объединенных архивных фондов и коллекций;даны характеристики методики систематизации документов объединенных архивных фондов и коллекций и формирование единиц хранения;рассмотрены примеры формирования объединенных архивных фондов и коллекций.