Зарубежный опыт внедрения электронного документооборота

Позднее, к 2000 г., усилиями Национальных Архивов Австралии в сотрудничестве с Управлением государственных документов австралийского штата Новый Южный Уэльс этот типовой план внедрения превратился в законченную методологию DIRKS (аббревиатура от DesigningandImplementingRecordkeepingSystems – «Проектирование и внедрение систем управления документами»). Было опубликовано две «федеральных» редакции методологии – 2001 и 2003 гг. несколько лет использовались для анализа деловых информационных систем представителями ряда ИТ-дисциплин. Этап B методологии DIRKS как раз и предусматривал анализ деловой деятельности организаций. Методология DIRKS использовалась в Австралии до 2007 г., когда была заменена другими рекомендациями.Примерно в это же время на основе AS 4390 был подготовлен и в 2001 г. опубликован международный стандарт ISO 15489:2001. Те положения, по которым удалось добиться консенсуса, были выделены в отдельный документ и известны теперь как стандарт ISO 15489-1:2001. Из тех положений документа, по которым полного согласия достичь не удалось, был сформирован технический отчет ISO/TR 15489-2:2001 «Информация и документация – Управление документами. Часть 2: Руководство» (Information and documentation – Records management – Part 2: Guidelines). В частности, в него вошло и краткое описание методологии DIRKS, переименованной уже в DIRS (от DesignandImplementationofRecordsSystems – «Проектирование и внедрение документных систем»).В 2003 г. Национальные Архивы Австралии выпустили отдельный стандарт AS 5090-2003 «Анализ процессов работы с точки зрения управления документами» (Workprocessanalysisforrecordkeeping), в котором эта часть методологии DIRKS была раскрыта более детально.В сентябре 2005 г. Национальные Архивы США выпустили «Рейтинговый отчет по вопросам анализа деловых процессов и проектирования систем для управления электронными документами», в котором постарались дать развернутую оценку как достоинств, так и недостатков австралийского стандарта AS 5090-2003.В этом отчете было отмечено, что как международный стандарт ISO 15489, так и руководство Национальных Архивов Австралии по методологии DIRKS рекомендуют проводить анализ деловых процессов в качестве одной из составных частей второго этапа проектирования и внедрения документных систем, но ни один из этих документов не детализирует, как именно это делать, – и AS 5090 восполняет этот пробел.В конце 2008 г. Международная организация по стандартизации на основе австралийского стандарта AS 5090-2003 выпустила технический отчет ISO/TR 26122:2008 «Информация и документация – Анализ процессов работы с точки зрения управления документами» (Informationanddocumentation – Workprocessanalysisforrecords). Этот документ позиционируется как расширение основного стандарта ISO 15489, детализирующее вопросы, связанные с одним из этапов разработки и внедрения систем управления документами.В 2002 г. теперь Австралия адаптировала стандарт ISO 15489 в качестве национального взамен AS 4390 (которым австралийские специалисты и сейчас продолжают пользоваться, поскольку он охватывает существенно более широкий круг вопросов).В 2012 г. Австралией и Новой Зеландией был адаптирован технический отчет ISO/TR 26122:2008 в качестве национального стандарта SA/SNZTRISO 26122:2012, заменившего AS 5090-2003.Подведем итоги.1. Стандарт ISO 15489 существует более десяти лет. С одной стороны, это позволяет сказать, что содержащиеся в нем рекомендации прошли проверку временем. Стандарт ISO 15489 отчасти устарел и не отражает в полной мере самых последних тенденций развития ИТ-технологий, управления документами и анализа деловых процессов; однако для России он по-прежнему достаточно полезен.2. Стандарт опирается на австралийский опыт управления документами и, в частности, отражает характерный для Австралии и некоторых других англоязычных стран упор на функциональный анализ. В России следует освоить данный вид анализа; но это не означает, что нужно отказываться от других подходов – например, от тех, в которых первостепенное внимание уделяется организационной структуре.ЗаключениеКомитет МСА по делопроизводственным документам в электронной среде объединил специалистов из 25 стран.В 2005 г. Комитет МСА завершил подготовку практического пособия по управлению, хранению и обеспечению доступа к электронным документам «Электронные документы: рабочая книга архивистов», в котором даются советы по практической реализации концепций и стратегий, содержащихся в выпущенном МСА в 1997 г. «Руководстве по управлению электронными документами с архивной точки зрения», а также комментирует и дополняет содержание стандарта ИСО 15489. Пособия содержат миссию архивистов - сохранение документов долгосрочной ценности и обеспечение доступа к таким документам, однако архивисты должны еще в делопроизводстве влиять на качество архивного фонда.Организация управления документацией в ФРГ основывается на национальных особенностях населения ФРГ. Так, документоведы Германии строят работу по управлению документацией, основываясь на прагамтизме и существующих возможностях данной сферы.Таким образом, в государственной сфере разработаны регламенты по работе с документами, в отличие от серы частного бизнеса, вынужденной использовать регламенты государственных органов. Однако в данных регламентах вопрос контроля исполнения документов затронут лишь поверхностно, что является недостатком регламентации ведения делопроизводства в государственных органах исполнительной власти.Основой законодательства Австралии по вопросам управления электронными документами стали следующие законы:1) Закон об архивах.2) Закон о свободе информации (1982).3) Закон о конфиденциальности информации о частной жизни (1988). 4) Законы о судебных доказательствах 1995 года;5) Электронные сделки 1999 года. Кроме того, в Австралии существует региональное законодательство по вопросам управления электронными документами. Особенно выделяются штаты Виктория и штата Новый Южный Уэльс. Так, архивная служба штата Новый Южный Уэльс разработала множество различных документов: методических и практических пособий, стандартов, директив, правил. Национальный орган стандартизации Австралии (SAI - StandardsAustraliaInternationalLtd) обеспечивает работу подкомитета "Управление документацией".Национальный архив Австралии управляет документацией правительственных учреждений на территории Австралийского Союза и выпускает важные нормативные разработки по управлению деловой документацией и архивному делу.В 1995 году Национальный архив Австралии издал пособия:"Управление электронными документами";"Работа с электронными документами";"Управление сообщениями электронной почты как документами" (1997 г.). Национальный архив Австралии участвует в деятельности электронного правительства и разрабатывает:государственный стандарт метаданных AGLS;тезаурус интерактивных функций австралийских государственных учреждений (AGIFT).Национальный архив принимает внутренние электронные документы государственных учреждений, которые образуются в ходе их деятельности; копии публичного сайта, фиксирующие его состояние в определенные промежутки времени.Список литературыПостановление Правительства РФ от 01.11.2012 № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных / «Российская газета», N 256, 07.11.2012.Постановление Правительства РФ от 03.02.2012 N 79 «О лицензировании деятельности по технической защите конфиденциальной информации» (вместе с «Положением о лицензировании деятельности по технической защите конфиденциальной информации») / «Собрание законодательства РФ», 13.02.2012, N 7, ст. 863.Рос. газета. 2006. 29 июля.ИСО (R) 30300 «Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь». М.: Стандартинформ, 2013.ISO 22310:2006 «Information and documentation. Guidelines for standards drafters for stating records management requirements in standards» (ИСО 22310:2006 «Информация и документация. Руководстводляразработчиковстандартов, устанавливающихтребованиякуправлениюдокументами»).ДокументИСО/ТК 46/ПК 11 N 1314, 2012 г. «Relationships between the ISO 30300 series of standards and other products of ISO/TC 46/SC 11: 2/Vocabulary», 2012.Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) - 1973 г.Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - 1988 г. (1991 г.).Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации - 1992 г. (1993 г.).Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти - 2000 г. (2004, 2005 гг.).Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти - 2009 г. с дополнениями 2011 г.ISO 15489-1:2001 «Information and documentation - Records management - Part 1: General» («Информация и документация. Управлениедокументами. Часть 1. Общиеположения»), ISO/TR 15489-2:2001 «Information and documentation - Records management - Part 2: Guidelines» («Информация и документация. Управление документами. Часть 2. Руководство») // http://www.iso.com.Практика сферы ИТ [Электронный ресурс]: Электронное издание от 7 апреля 2011. – Режим доступа: http://ithappens.ru/story/5896.Бушкева Е. Опыт зарубежных стран по управлению электронными документами часть I. Австралия // Кадровик. 2011. № 2. С. 223-229.Зарубежные справочно-информационные издания об архивной россике / СабенниковаИ.В., ГентшкеВ.Л., Ловцов А.С. // Отечественные архивы. 2013. № 2. С. 21-29. Зарубежный опыт управления электронными документами и организации их архивного хранения / ЯнковаяВ.Ф., ЧуковенковА.Ю., ПрозороваВ.Б.: Аналитический обзор / Москва, 2014.РешетнякВ.И. Электронное правосудие в гражданском процессе Австралии // Право и политика. 2016. № 12. С. 1513-1517. РешетнякВ.И. Электронное правосудие в гражданском процессе Австралии // Российский юридический журнал. 2016. № 3. С. 174-178.Рысков О. И. Об основных направлениях деятельности зарубежных архивных органов в области исследования и нормативного регулирования работы с электронной документацией // Секретарское дело. – 2005. - № 3. – С. 85.Рысков О. И. Управление документацией в Австралии // Отечественные архивы. – 2005. - N 2. – С. 82.Рысков О. И. Управление документацией в Австралии // Отечественные архивы. – 2005. - N 2. – С. 82.Старостин Е.В. Зарубежное архивоведение: проблемы истории, теории и методологии. М.: Информационно-издательское агентство «Русский мир», 1997. – С. 102.ХрамцовскаяН.А. Проект нового российского стандарта "Информация и документация - анализ процессов работы с точки зрения управления документами" // Современные технологии делопроизводства и документооборота. - 2013. - № 3.Dubosq Guy. Op. cit.http://termika.ru/issao?d&nd=982302697&nh=0&ssect=7http://termika.ru/issao?d&nd=941702531&nh=0&ssect=64http://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?277