Менеджмент в архивах России: организация труда и современные формы хозяйственной деятельности

В течение всего года проводились санитарные дни, в которые было продолжено научно-техническое оформление дел по личному составу ПМУП «Петропит». Упорядочение документов ПМУП «Петропит» и столовых, входящих в его структуру, в 2016 году закончено. Итого за период с 2013 по 2016 годы упорядочено 7282 дела (72 дела постоянного хранения, 7210 дел по личному составу), из них на платной основе - 6775 дел. Сотрудниками архива проделана большая работа по систематизации дел по фондам, по годам, все личные карточки (около 11200 единиц) были систематизированы по алфавиту. Большая часть документов требовала подшивки или обновления обложек, нумерации или перенумерации дел. На все дела составлен научно-справочный аппарат (описи и предисловия к ним).Продолжен комплекс работ по учету документов: все принятые на хранение документы поставлены на учет и размещены в архивохранилищах. На конец года в БД «Архивный фонд» включены сведения обо всех фондах на уровне «Фонд», «Опись» (100% заполнение).Продолжалась работа по заполнению БД «Фотокаталог». В текущем году в базу добавлена информация по 284 ед. фотодокументов. При заполнении программы отсканировано 284 фотографии.Загруженность архивохранилищ на 01.01.2017 составляет 77,9 %.В 2016 году на хранение в МКУ «МАП» принято 58 фондов и осуществлен доприем в 8 фондах. Всего принято на хранение 8633 ед.хр., в том числе:- документов постоянного срока хранения – 667 ед.хр.,- документов по личному составу – 7577 ед.хр.,- фотодокументов – 389 ед.хр.Всего по состоянию на 01.01.2017 г. на хранении в МКУ «МАП» находится 300 фондов – 39143 ед.хр. в том числе:- постоянного срока хранения 7877 ед.хр.,- по личному составу 30585 ед.хр.,- фотодокументов – 681 ед.хр.Так же в 2016 году были приняты документы МУ «Социально-реабилитационный центр для несовершеннолетних «Надежда» (ликвидация учреждения), документы ЖЭУ г.Петрозаводска 9ликвидация архива), цветные фотопозитивы ПМУП «Троллейбусное управление». Мероприятия по упорядочению, описанию, составлению научно-справочного аппарата данных документов предстоит выполнить в 2017 году.В текущем году проводилась активная работа по упорядочению документов в организациях-источниках комплектования.Для утверждения (согласования) Экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры Республики Карелия муниципальным архивом представлены 5 номенклатур дел и описи дел 27 организаций (утверждены описи дел постоянного хранения – 1162 ед.хр., согласованы описи дел по личному составу – 1290 ед.хр. Так же утверждены описи фотодокументов – 389 ед.хр.Помимо работы по упорядочению документов в источниках комплектования и подготовки описей к утверждению (согласованию) на ЭПК Министерства культуры РК, специалистом архива проводилась работа по подготовке к передаче в муниципальный архив на хранение документов ликвидируемых и реорганизованных муниципальных учреждений города: МУ СЗ «Городская социальная служба» (реорганизация), МУ СО «Центр Преодоление» (реорганизация), ГБУЗ РК «Городская поликлиника № 1» (смена формы собственности), ГБУЗ РК «Городская детская поликлиника № 1» (смена формы собственности), ГБУЗ РК «Городская детская больница» (реорганизация). В целях организационно-методической работы с организациями-источниками комплектования специалистом осуществлено 127 выходов в организации. Помимо организаций – источников комплектования оказывается консультативная помощь муниципальным и иным учреждениям г.Петрозаводска.В текущем году специалистом архива проводилась работа по уточнению списка организаций- источников комплектования. В связи с ликвидацией, реорганизацией, изменением наименований муниципальных учреждений список организаций-источников комплектования утвержден в новой редакции (постановление Администрации Петрозаводского городского округа от 18.05.2016 № 1971). Так же в список включены новые организации: Контрольно-счетная палата Петрозаводского городского округа, ПМУП «Троллейбусное управление», МУ СО Центр «Истоки». С вновь включенными организациями заключены договоры о взаимоотношениях и сотрудничестве в области архивного дела и делопроизводства.В 1 квартале 2016 года было проведено 1 занятие для ответственных за архив и делопроизводство в Администрации Петрозаводского городского округа, в котором приняли участие 33 человека.В 2016 году проводилась плановая работа по описанию документов. Всего описано 1439 ед.хр.:- описание документов Администрации Петрозаводского городского округа- 465 ед.хр.,- описание документов МУ СО Центр «Надежда» – 178 ед.хр.- документы ПМУП «Петропит» и подведомственных ему столовых - 507 ед.хр.- описание фотодокументов – 289 ед.хр.Так же в текущем году на платной основе описано 4114 ед.хр. ПМУП «Петропит» и подведомственных ему столовых (оплата была произведена в 2013 году).Специалистами муниципального архива г.Петрозаводска совместно с Национальным архивом Республики Карелия была подготовлена выставка архивных документов «Умео нашему городу брат...», посвященная 40-летию установления побратимских отношений между городами Петрозаводск и Умео.Открытие выставки состоялось 24 ноября 2016 года в зале Администрации Петрозаводского городского округа. При подготовке выставки использованы документы из фондов Национального архива РК, которые составляют основу экспозиции (из фондов «Петрозаводское городское отделение общества дружбы «СССР-Швеция», «Карельский обком КПСС», «Петрозаводский горсовет», фотодокументы), а также фотодокументы из фондов Муниципального архива г.Петрозаводска, документы из архива Вестерботтена.За отчетный период сотрудниками архива исполнено 1526 запроса, в том числе:- социально-правовых запросов - 1313, (положительных 922, отрицательных 391)- тематических запросов – 213 (положительных 134, отрицательных 79)в т.ч.: исполненных в электронном виде – 761 (728 социально-правовых, 33 тематических)Социально-правовые запросы в электронном виде исполняются в рамках электронного взаимодействия с Отделением Пенсионного Фонда по Республике Карелия, территориальными органами Пенсионного фонда.Количество исполненных запросов социально-правового характера в законодательно установленные сроки составило 100 процентов от всех запросов социально-правового характера.По запросам пользователей выдано 260 копии архивных документов на 948 листах, из них 13 платных запросов на общую сумму 3760=00 руб.Посещаемость читального зала за год составила 7 посещений, количество пользователей, работавших в читальном зале – 6 чел., количество выданных в читальный зал дел – 42.Осуществлялось сопровождение сайта архива (редактирование, размещение информации, обслуживание гостевой книги и др.). Количество посещений сайта составило 6050.В 2016 году количество пользователей архивной информацией составило 1569, из них 1526 обратилось в архив за получением архивной справки, архивных копий, 6 человек – исследователи читального зала, 60 посетителей выставки, 8 экскурсанта, 33 – слушатели лекции.Ведутся электронные Базы данных:- БД «Учет обращений граждан и обращений»- БД «Методический кабинет»- Общероссийская БД «Архивный фонд»- БД «Фотокаталог»В 2016 году состоялось 4 заседания ЭПМК архива, на которых была проведена экспертиза ценности фотодокументов, рассмотрены описи дел по личному составу, постоянного хранения и другие вопросыТакже была проведена 1 экскурсия в архив (8 чел.): для студентов исторического факультета (Kафедра архивоведения и специальных исторических дисциплин) ПетрГУ.ЗАКЛЮЧЕНИЕАрхивное дело - это профессиональная деятельность по сохранению и использованию архивных документов. Согласно Российскому законодательству, архивное дело - это деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.Передачей документов в архив организации заняты государственные учреждения, органы и системы регионального самоуправления, юридические лица и граждане.В настоящее время эффективное архивное дело практически невозможно представить себе без автоматизации.В РФ системы управления архивной отраслью действуют на трех уровнях: на федеральном уровне, на уровне субъектов РФ и муниципальном уровне. Компетенции разделены ФЗ № 125 «Об архивном деле в РФ».Согласно ст. 13 и 15 ФЗ № 125 «Об архивном деле в РФ» каждая организация должна обеспечить материально-технические, финансовые и другие условия для работы с архивными документами; выделять под архивы помещения, которые соответствуют условиям труда работников архивохранилищ и нормативным стандартам содержания архивных бумаг.Положения ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ свои действия не распространяют на те отношения, которые возникают при организации комплектования, хранения, использования и учета содержащих персональные данные документов АФ РФ и иных архивных документов.Муниципальный архив города Петрозаводска начал свою работу 5 июня 2006 года.В пользовании архива находится два помещения (ул.Куйбышева, 20 и ул.Дзержинского, 38) общей площадью 392,74 кв.м., из них 120 кв.м. – площадь архивохранилищ. Общая протяженность стеллажных полок – 410 пог.м., на которых сегодня располагаются 30510 ед.хр. (это 242 фонда), в том числе: документов постоянного срока хранения 7210 ед.хр., документов по личному составу 23008 ед.хр., фотодокументов – 292 ед.хр.Муниципальный архив является методическим центром для муниципальных учреждений и предприятий Петрозаводска.Одной из главных задач муниципального архива является исполнение запросов органов власти, органов местного самоуправления, организаций и граждан, большая часть которых - это запросы социально-правового характера.Приоритетным направлением в работе муниципального архива г. Петрозаводска в настоящее время является внедрение информационных технологий, в том числе с целью предоставления электронных услуг гражданам, а также создание учетных и информационных баз данных.Загруженность архивохранилищ на 01.01.2017 составляет 77,9 %. В 2016 году на хранение в МКУ «МАП» принято 58 фондов и осуществлен доприем в 8 фондах. Всего принято на хранение 8633 ед.хр. Всего по состоянию на 01.01.2017 г. на хранении в МКУ «МАП» находится 300 фондов – 39143 ед.хр. В 2016 году проводилась плановая работа по описанию документов. Всего описано 1439 ед.хр.СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ1.Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями и дополнениями) [Электронный ресурс] Режим доступа: http://base.garant.ru/12137300/2.Основные правила работы государственных архивов РФ [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.zakonprost.ru/content/base/part/3235443.Амосова О.Д. Организация хранения архивных фондов в РГИА // Отеч. архивы. - 2013. - № 1. - С. 35-37.4.Архивоведение : учебник для академического бакалавриата / Д. И. Раскин, А. Р. Со колов. — М. : Издательство Юрайт, 2016. — 383 с.5.Архивоведение: учебное пособие. Тельчаров А. Д. Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2017 год,184 страницы6.Доронина, Л. А. Организация и технология документационного обеспечения управления : учебник и практикум для академического бакалавриата / Л. А. Доронина, В. С. Иритикова. — М. : Издательство Юрайт, 2017. — 233 с.7.Кабашов, С. Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях / С.Ю. Кабашов, И.Г. Асфандиярова. - М.: Флинта, Наука, 2015. - 294 c.8.Раскин, Д. И. Методика и практика архивоведения : учебник для СПО / Д. И. Раскин, А. Р. Соколов. — М. : Издательство Юрайт, 2017. — 350 с.9.Сичкарева М. Передача на хранение электронных архивных документов // Кадровик. - 2014. - № 5. - С. 171-178.10.Архивное дело в 2017 году [Электронный ресурс] Режим доступа: https://www.sekretariat.ru/article/210671-qqq-16-m9-arhivnoe-delo-v-2017-godu11.Архивное законодательство в РФ [Электронный ресурс] Режим доступа: http://naar.ru/articles/arhivnoe-zakonodatelstvo-v-rossijskoj-federacii/12.Справка об итогах паспортизации федеральных архивов по состоянию на 2016 [Электронный ресурс] Режим доступа: http://archives.ru/reporting/spravka-passportization-federal-archives-2016.shtml13.Архивное дело [Электронный ресурс] Режим доступа: https://vsetreningi.ru/schools/arhivnoe_delo/14.Архивное дело в РФ [Электронный ресурс] Режим доступа: https://www.sekretariat.ru/article/210671-qqq-16-m9-arhivnoe-delo-v-2017-godu15.Муниципальный архив города Петрозаводска [Электронный ресурс] Режим доступа: http://arhiv.ptz.ru/about/16.Отчет о работе МКУ "МАП" за 2016 год [Электронный ресурс] Режим доступа: http://arhiv.ptz.ru/4612/16231/