Общая характеристика электронного документооборота

При инвентаризации ЭП информация об авторе документа извлекается из старых сертификатов ЭП и переносится в новые для сохранения информации об авторстве документа [14].Регулярная проверка (не реже 1 раза в 3–5 лет) и перенос информации на новые носители должны обеспечить защиту от отказов и физической деградации цифровых носителей информации. Назовем такую процедуру инвентаризацией носителей. Данная операция должна включать проверку целостности данных на носителе, оценку оставшегося времени хранения данных на носителе и, при необходимости, перенос данных на новый носитель.Перенос (миграция) данных должен касаться не только самих электронных документов, но и метаданныхдокумента [3].Для снижения вероятности «неинтерпретируемости» должен быть подобран формат хранения архивных документов, отвечающий требованиям: простой, открытый и документированный. При приеме в архив документы должны проходить процедуру «нормализации» – конвертация в формат долговременного хранения с сохранением оригинала.Общие правила конвертации и хранения документов в ЭА просто необходимы, т. к. существуют следующие риски(рис. 2) [15]: 1) проблема скрытой информации, 2) изменяемые поля, автозаполнения, макросы и др. в документе, 3) гиперссылки на веб-страницы или на другие связанные объекты (рисунки, схемы, другие документы).Рисунок 2 Риски проектаВ качестве формата архивного документа использовать открытые документированные форматы XML, ODF9, PDF/A10, TIFF, PNG. Необходимо законодательно утвердить правила приема документов в ЭА и их «нормализации» при сдаче на длительное хранение.2.2. Юридические аспекты применения электронного документооборотаГражданский кодекс Российской Федерации (далее ГК РФ) устанавливает возможность при совершении сделок использование электронно-цифровой подписи как аналога собственноручной подписи. Федеральный закон «Об электронной подписи» легально закрепил понятие электронно-цифровой подписи (ЭЦП) как реквизита электронного документа. Федеральным Законом от 08.03.2015 № 42-ФЗ «О внесении изменений в часть первую Гражданского кодекса Российской Федерации» закреплено понятие электронного документа в гражданском праве, под которым понимается информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств. Существенно, что определение электронного документа дано в тексте статьи 434 ГК РФ, посвященной форме договора [10, c. 217]. Определенную ясность здесь вносит Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2015 № 25. При этом процедура заключения договора в электронной форме значительно упрощается – в ГК РФ конкретно устанавливается возможность заключить договор путем обмена сообщениями по электронной почте. Главное условие при этом – наличие возможности достоверно установить, что документ исходит непосредственно от стороны по договору. Как правило, подтверждающей информацией в данном случае служат сведения об организации, должности конкретного лица и другие контактные данные, например, телефон, электронная почта – чаще всего они содержатся в тексте писем, посылаемых по электронной почте (обычно, в подписи).Договор в электронной форме может быть заключен путем обмена электронными документами, позволяющими установить автора документа. В сетевом договоре должны содержаться следующие условия:процедура (технология) его заключения; технология и процедура использования аналогов собственноручной подписи; порядок внесения изменений при согласовании его условий; способ и порядок акцепта;способ и порядок отзыва возможного ошибочного акцепта;указания на условия, включаемые в договор, путем отсылки к иному электронному документу и порядок технического доступа к соответствующей отсылке;способ хранения и предъявления электронных документов, а также случаи и условия предоставления бумажных копий электронных документов.Требования к сетевому стандартны – в договоре недвусмысленно фиксируется волеизъявление сторон о заключении сделки на русском языке, которые представлены в форме, доступной для восприятия лицом, не обладающим специальными знаниями.Категория «сетевой договор» наиболее полно отражает суть электронных сетевых обменов, является равнозначной и без потери смысла переводится на другие языки.Рассмотрим понятие сетевого договора в узком и широком смысле.В широком смысле сетевой договор это соглашение двух и более лиц, направленное на установление, изменение и прекращение прав и обязанностей, вытекающее из деятельности субъектов с использованием сетей различной природы на основе принципов равенства сторон и приоритета интересов потребителей информации. В узком смысле под сетевым договором понимается обязательство, определяющее субъективные права и обязанности договорных контрагентов в сфере электронного документооборота (торгового оборота).Сетевой договор позволяет реализовать бизнес-программы организации, осуществлять прогнозирование и последующую стратегию в том или ином сегменте рынка. Сделка в Интернете может включать в себя несколько видов договоров:1) предварительные договоры с целью заключить в дальнейшем основной договор;2) основной (сетевой) договор;3) дополнительные и (или) вспомогательные договоры, заключаемые для надлежащего выполнения или во исполнение основного.Согласно ст. 432 ГК РФ договор считается заключенным, если между сторонами в требуемой в подлежащих случаях форме достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. Договор заключается посредством направления оферты (предложения заключить договор) одной из сторон и ее акцепта (принятия предложения) другой стороной. Причем вышесказанное относится и к договорам, заключенным в виртуальной среде. В данном случае различие форм не подразумевает разницу в содержание. Но, понятно, что наличие электронного элемента будет образовывать ряд проблем, и регулирование договорных отношений, возникающих посредством использования сети Интернет – это «гибрид» по унификации информационных отношений посредством не информационного законодательства.В соответствии с п. 1 ст. 435 ГК РФ под офертой понимается адресованное одному или нескольким конкретным лицам предложение, которое достаточно определенно и выражает намерение лица, сделавшего предложение, считать себя заключившим договор с адресатом, которым будет принято предложение. Характеризующие признаки: 1) направленность оферты: она должна выражать намерение лица, которое выступает с предложением, считать себя заключившим договор на условиях, указанных в договоре с адресатом, в случае если последний примет предложение;2) определенность оферты: она должна содержать все существенные условия будущего договора.Естественно, что указанные требования друг без друга не жизнеспособны. Оферта должна быть настолько определенная, чтобы можно было путем ее принятия достигнуть соглашения обо всем договоре.Если же дать оценку требованию об адресности оферты, тов данном случае адресат – не всегда конкретное лицо. Речь идет о публичной оферте «содержащее все существенные условия договора предложение, из которого усматривается воля лица, делающего предложение, заключить договор на указанных в предложении условиях с любым, кто отзовется» (п. 2 ст. 437 ГК РФ). Причем, все те последствия, которые вызывает обычная оферта, следуют и из публичной.Реклама и иные предложения, адресованные неопределенному кругу лиц, признаются только приглашением к оферте, но не офертой, как отмечено в ГК РФ.Если обратиться к ст. 494 ГК РФ «предложение товара в его рекламе, каталогах и описаниях товаров, обращенных к неопределенному кругу лиц, признается публичной офертой, если оно содержит все существенные условия договора розничной купли-продажи». Т.е., если речь идет о договоре розничной купли-продажи, то наличия в предложении всех существенных условий договора будет являться основанием для признания его офертой. Более того, признание договор может быть признан публичной офертой даже в случае отсутствия существенного условия. Согласно ст. 494 это возможно в следующих случаях:выставления товаров в месте продажи (на прилавке, в витрине и т.п.), демонстрации их образцов или предоставлении сведений о продаваемых товарах (описаний, каталогов, фотоснимков товаров и т.п.). За исключением случаев, когда от продавца поступает конкретно информация о том, что товар не предназначен для продажи.ЗАКЛЮЧЕНИЕБумажные и электронные документы нельзя сравнить друг с другом, ведь цифровые обладают целым рядом преимуществ. Среди них: возможность длительного хранения; удобство в совершении дополнительных операций (редактирования, удаления, архивирования и т.д.); возможность поиска данных внутри файлов с использованием ключевых маркеров; простота в обработке материалов с помощью автоматизированных систем, используемых организациями, практикующими электронный оборот.В работе было выявлено, что электронный документ – это информация, закрепленная на материальном носителе. Как и в бумажном документообороте, электронные документы также разделяются по назначению и виду документа.Для работы с электронным документом необходимо внедрить на предприятии СЭД, что, с одной стороны, влечет за собой расходы на внедрение и обслуживание системы, с другой – повышает эффективность деятельности предприятия и ее прибыль, соответственно.Кроме того, носитель документа определяет специфическую классификацию таких документов.Такая классификация выделяет различные основания:наличие или отсутствие аналогов на бумажном носителе;виды информации;целевое назначение;формат документа.Также имеют значение атрибуты документа, по которым осуществляется их поиск:название вида документа;номер документа;название организации или имя автора документа;дата документа;место разработки, издания, принятия или подписания документа; подпись. Поиск в электронной среде необходимого документа или сообщения определяется его содержанием и атрибутами файла, т.е.:именем файла и его типом; датой и временем создания файла; именем владельца файла; размером файла.СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВПостановлением Правительства РФ от 01.11.2012 № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных / «Российская газета», N 256, 07.11.2012.Постановление Правительства РФ от 03.02.2012 N 79 «О лицензировании деятельности по технической защите конфиденциальной информации» (вместе с «Положением о лицензировании деятельности по технической защите конфиденциальной информации») / «Собрание законодательства РФ», 13.02.2012, N 7, ст. 863.ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008. Процессы управления документами. Метаданные для документов.ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Типовые требования к автоматизированным системам электронного документооборота.Программа подготовки государственных судебных экспертов государственных судебно-экспертных учреждений Министерства юстиции Российской Федерации по судебной лингвистической экспертизе: утв. приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 9 марта 2006 г. № 37 // Теория и практика судебной экспертизы. 2006. № 1. C.41.Голованов Н.М.Проблемы представления доказательств в гражданском и арбитражном процессах // В сборнике: Наука сегодня: фундаментальные и прикладные исследования Материалы международной научно-практической конференции. В 2-х частях. 2017. С. 38-42Даниленков А. Электронные документы как квалифицированные письменные доказательства // Хозяйство и право. 2017. № 9 (488). С. 99-106.Елисеев Н.И., Финько О.А. Теоретические аспекты развития системы электронного документооборота министерства обороны Российской Федерации // Военная мысль. 2015. № 7. С. 55-63.Колонтаевская И.Ф. Электронный документ в гражданском праве // В сборнике: Актуальные направления фундаментальных и прикладных исследований материалы XI международной научно-практической конференции. НИЦ «Академический». 2017. С. 217-219.Крутова О.Е. Организация серии обучающих семинаров как условие совершенствования управления документооборотом в муниципальном учреждении дополнительного образования детей // Международный студенческий научный вестник. 2015. № 5-3. С. 399-400.Макаров С. Хранение e-документов: как угнаться за ИТ? (http://www.cnews.ru/reviews/index.shtml?2011/02/08/426535).Матвеева В. С. Криминалистический подход к анализу временных атрибутов файлов в операционной системе семейства Microsoft Windows и файловой системе NTFS. URL: http://xakep.ru/60167/ (дата обращения: 09.01.2018).Поиск Google: применение в учебном процессе. URL: https://www.youtube.com/watch?v=nekjXsi1IjA#t=364 (дата обращения: 09.01.2018).Практика сферы ИТ [Электронный ресурс]: Электронное издание от 7 апреля 2011. – Режим доступа: http://ithappens.ru/story/5896.Рябова Н.А. Обеспечение сохранности электронных документов // Труды Санкт-Петербургского государственного университета культуры и искусств. 2013. Т. 200. С. 404-407.Соловьев А.В. Возможные решения проблем доступности информации электронных документов при долговременном хранении // Ежегодная богословская конференция Православного Свято-Тихоновского гуманитарного университета. 2014. № 24. С. 393-395.Соловьев А.В. Решение проблем оценки и сохранения аутентичности электронных документов при долговременном хранении // Системы высокой доступности. 2014. Т. 10. № 4. С. 99-106.Соловяненко Н.И. Вопросы развития электронного правосудия в условиях цифровой экономики // Гуманитарные, социально-экономические и общественные науки. 2017. № 11. С. 130-131.Спецификация MoReq. Версия 5.2.1, Март 2001. Электронная публикация [http://www.cornwell.co.uk/moreq.html].Типы файлов. URL: http://www.filetypes.ru (дата обращения: 09.01.2018).Toronto police use NFI software in fight against child exploitation [Electronic resource]: Netherlands Forensic Institute Ministry of Security and Justice. URL: https://www.forensicinstitute.nl (датаобращения: 09.01.2018).http://www.bosshr.ruhttps://www.eos.ruhttps://www.directum.ru/corporationhttp://www.docsvision.com/vnedreniya/http://www.evfrat.ru.