Организация контроля исполнения документов на предприятии

При этом следует отметить, что периодичность представления такой информации в нормативных документах не определена.В данных справках указываются сведения о корреспонденте (авторе), документе, номере, дате, кратком содержании, резолюции, сроке исполнения, фамилии исполнителя.Контроллер не должен выяснять правдивость предоставленной исполнителем информации о ходе выполнения поручения. Ответственность за правдивость предоставления информации должны нести исполнители. Если ответственный исполнитель не успевает исполнить поручение к установленному сроку, то он должен за несколько дней до окончания срока подготовить докладную записку на имя руководителя с указанием причин невозможности исполнения поручения вовремя и просьбой о продлении срока исполнения, указав планируемый срок. Снятие исполненного документа с контроля допускается после фактического исполнения предусмотренных резолюцией (иным образом) заданий, поручений, запросов и/или документированного подтверждения их исполнения по существу с обязательным сообщением результатов исполнения заинтересованным сторонам. Своевременность, полнота и качество исполнения документа проверяются в соответствии с действующим в организации порядком.На основе полученной информации руководитель организации принимает решения, направленные на совершенствование работы по исполнению документов и оптимизации системы контроля за исполнением документов. Учет и обобщение результатов контроля исполнения поручений в ПАО «Сибур Холдинг» полностью отсутствует. Для ПАО «Сибур Холдинг» нами предложена следующая форма отчетности по исполнительской дисциплине (см. табл. 2.2).Таблица 2.2Сводный отчет по исполнительской дисциплине в отношении поручений, выданных руководителем организацииДата составления отчета02.10.2017Отчетный периодС 01.09.2017 по 30.09.2017Общее количество выданных поручений322- из них поставлено на контроль300- из них снято с контроля298Анализируемые показателиЗаместитель директора И.О. ФамилияДиректор учебного центра И.О. ФамилияЗаместитель директора по АХЧ И.О. ФамилияКол-во%Кол-во%Кол-во%Поступившие на исполнения поручения103-99-98-Исполненные поручения103100%99100%9698%Неисполненные поручения00.0%00.0%22.0%Поручения, не исполненные в срок00.0%00.0%11.0%Прирост нарушений по сравнению с предыдущим отчетным периодом (с 01.08.2009 по 31.08.2009)--1.2%-0%-3.2%Также может быть использована и иная форма отчетности. В ней хорошо видны данные как по отдельным исполнителям, по подразделениям, так и по организации в целом, а также очень полезна детализация информации о поручениях, выполненных с нарушением срока и невыполненных (см. табл. 2.3, 2.4, 2.5).Таблица 2.3Отчет об исполнении контрольных поручений руководителя организации, имеющих срок исполнения с 01.10.2017 по 26.01.2018Дата составления отчета: 26.01.2018Подразделение/ исполнительКонтрольные порученияВсегоИсполненоНа исполнениив срокс переносом срокас нарушением срокасрок не поступилсрок перенесенсрок истекБухгалтерияИ.О. Фамилия 1312410600И.О. Фамилия 214701420ВСЕГО:4531111020Отдел кадров<…>Отдел сбыта<…>ИТОГО:307225935875Таблица 2.4Данные о поручениях, исполненных с нарушением срока№п/пРег. №/датаКоррес-пондент/кто подписалКраткое содержа-ниеПоруче-ниеПлановая дата испол.Исполни-тельПричины неисполнения в срок1Вх.-326 от 05.10.2017ООО «Восток»О прод-лении договора на обслу-живание техникиПродлить договор на обслу-живаниетехники09.10.2017И.О. ФимилияВ проект дого-Вора были вне-сены правки, ООО «Восток» задержал подписание измененного проекта<…>Таблица 2.5Данные о неисполненных поручениях, срок которых истек№п/пРег. №/датаКоррес-пондент/кто подписалКраткое содержа-ниеПоруче-ниеПлановая дата испол.Исполни-тельПричины неисполнения в срок1Пр-31 от 07.10.2017И.О. ФамилияО проведе-нии обучения работе в корпора-тивном порталеПровести обучение по работе в корпора-тивном портале для сотрудников12.10.2017И.О. Фамилия07.10.2017 трое сотрудников, которые должны были проходить обучение, заболели.<…>В работе разработаны методические рекомендации и образцы проектов положения о службе ДОУ и положений об отделах, входящих в службу ДОУ, должностных инструкций сотрудников службы ДОУ.На наш взгляд, внедрение положений и должностных инструкций в практику поможет разрешить большинство из возникающих в организации конфликтных ситуаций. Кроме того, их применение позволит более полно и обоснованно оценивать результаты труда всего коллектива подразделения и вклад отдельных работников, принимать решения о моральном и материальном стимулировании сотрудников.В результате слабого контроля за исполнениями документов и поручений нами предложено: ставить на контроль все документы в обществе, требующие исполнения; обязать контролеров формировать отчеты об исполнении документов и поручений и предоставлять их руководству; утвердить период формирования отчетов об исполнении документов и поручений; утвердить перечень отчетов об исполнении документов и поручений, а также их форму.На основе результатов анализа отчетов должны разрабатываться и приниматься меры по ускорению исполнения поручений, повышения качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля у управления в целом.ЗаключениеПо существующим правилам делопроизводства, контролю следует подвергать документы, требующие исполнения. Также согласно указаниям руководства в управленческих целях на контроль могут быть поставлены любые:документы;пункты документов;устные распоряжения руководителя;письменные распоряжения руководителяВ процессе контроля исполнения документов необходимо учитывать сроки исполнения документов. Выделяют следующие виды сроков исполнения документа:типовые;индивидуальные.Индивидуальные сроки исполнения документа могут быть установлены:в тексте документа;резолюции;устных указаниях руководителя.Конкретный срок исполнения документа устанавливается в:распорядительных документах;нормативных документах;отчетной документации;статистической документации.Таким образом, в государственной сфере разработаны регламенты по работе с документами, в отличие от серы частного бизнеса, вынужденной использовать регламенты государственных органов. Однако в данных регламентах вопрос контроля исполнения документов затронут лишь поверхностно, что является недостатком регламентации ведения делопроизводства в государственных органах исполнительной власти.Контроль исполнения документов в организациях, которым занимается делопроизводственная служба или общий отдел, имеет своей целью:содействие своевременному и правильному исполнению документов и поручений руководителя;оперативное обнаружение первых признаков срыва исполнения поручения;получение информации, используемой с целью деятельности подразделений и исполнителей;своевременное информирование руководителя о ходе выполнения поручения.Сущность контроля исполнения документов в организациях состоит в создании условий для принятия своевременных мер по исполнению при угрозе его срыва.На основании рассмотренных типовых регламентов ведения делопроизводства в организациях разрабатываются регламенты различных федеральных органов исполнительной власти и их территориальных органов. Данные документы не рассматриваются в качестве нормативного документа для негосударственных структур управления. При этом подробное описание программы контроля сроков исполнения документов, также может быть использовано и частными предприятиями. Ведение контроля исполнения документов необходимо для:улучшения работы службы делопроизводства по контролю сроков исполнения;для повышения исполнительской дисциплины всего органа управления.Список литературыАхатов А.Р. Повышение эффективности методов контроля достоверности обработки электронных документов на основе нечеткой гиперсети // Проблемы современной науки и образования. 2017. № 19 (101). С. 16-19. Богров Е.Г., Василенко М.А. Организационные аспекты построения системы внутреннего контроля предприятия // В сборнике: Инновационное развитие современной науки: проблемы, закономерности, перспективы Сборник статей IV Международной научно-практической конференции. В 2-х частях. 2017. С. 21-23.Внутренний контроль качества и управление персоналом: 5 образцов локальных документов / ЧикинаО.Г., ШароваН.Ю., Ульянова И.В., Холина С.Н. // Заместитель главного врача. 2017. № 4. С. 34-57.ДубаневичО.А. Значение локальных нормативных документов в организации внутрихозяйственного финансового контроля // В сборнике: Наука и технологии XXI века: возможности и риски Материалы Международной научно-практической конференции. 2017. С. 162-165.Дятлова О.В., Порошина А.О. Особенности контроля и ревизии денежных средств, денежных документов и ценных бумаг в организации // В сборнике: Повышение эффективности управления социально-экономическими системами Сборник научных трудов преподавателей и студентов кафедры "Экономика и предпринимательство" и кафедры "Бухгалтерского учета и аудита". Москва, 2017. С. 115-121.Козлюк Н.В., Людкевич Т.В. Повышение роли внутреннего контроля в условиях рыночной экономики // Наука и образование: хозяйство и экономика; предпринимательство; право и управление. 2017. № 2 (81). С. 48-51. КоноховИ.В., Воинов О.А. Порядок проведения контроля защищенности автоматизированной системы обработки конфиденциальной информации // Аллея науки. 2017. Т. 3. № 10. С. 186-189.Куприн С.А. Разработка системы контроля документов с применением многовариантной персистентности // В сборнике: Проблемы управления в социально-экономических и технических системах Сборник материалов XIII Международной научной конференции. 2017. С. 147-149.Моделирование конструкторско-технологического документооборота при генерации технологических карт неразрушающего контроля / Москвичева И.С., Ковшов Е.Е., Попов В.С. // Контроль. Диагностика. 2017. № 6. С. 58-63.Оптико-электронный сканер для оперативного контроля подлинности защитных голограмм на документах / Цыганов И.К., КолючкинВ.В., Талалаев В.Е., ПирютинН.В., ОдиноковС.Б., Злоказов Е.Ю. В книге: Голография. Наука и практика XIV международная конференция HOLOEXPO 2017: тезисы докладов. Общество с ограниченной ответственностью "Микро и наноголографические системы". 2017. С. 84-87.Пальмина Е.А. Виды аудита кадровой документации // Аллея науки. 2017. Т. 3. № 13. С. 33-42.ПупковаД.Ю., Суворова Е.В. Особенности системы контроля над исполнением документов и их регистрации // Новое поколение. 2017. № 11 (1). С. 127-133. Рыбак В.В., ЛанскаяД.В. Проведение SWOT-анализа сферы делопроизводства государственных учреждений как один из этапов принятия управленческого решения // В сборнике: Проблемы общества и экономики, основанных на знании: инновации и неоиндустриализация Сборник научных статей молодых исследователей. Научный редактор Д.В. Ланская. Краснодар, 2017. С. 124-130.Чуйко А.С. Проблемы и особенности систем автоматизации документооборота вуза и их решения // Тенденции развития науки и образования. 2017. № 24-2. С. 32-33.