Порядок формирование текста документа

Образец приведен ниже.
Подлинник документа хранится в деле (орган власти – наименование) № __ за ____ г.
Верно Главный специалист (подпись) /И.И. Коровкина/ 21.07.2015
При этом необходимо не забывать о том, что многостраничные документы (выписки из них) следует первоначально пронумеровать, а отметка о заверении должна быть дополнена указанием количества листов: «Всего в копии ____ листов».
Является допустимым проставить на каждом листе отметку «Верно», либо нужно подшить их при помощи металлических скоб или иголки и нитки.
Каким образом заверяется копия документа в «обычной» организации? Не следует забывать о том, что в сфере делопроизводства действует по-прежнему Указ президиума ВС, который был издан еще во времена Советского Союза, под номером 9779-Х от 04 августа 1983 года. Именно данным указом и оговорен вид заверительной подписи на документах всех рядовых организаций, не попадающих в две первые категории, которые были рассмотрены ранее. Официально этот Указ по-прежнему не отменен, кроме того, 08 августа 2003 года он претерпел некоторые изменения.
Указанные правила применяются в обязательном порядке. В соответствии с пунктом №1 документа, верность копии подтверждает подпись руководителя либо должностного лица, уполномоченного на это, и печать организации. Помимо этого, необходимо указать дату выдачи и место, где хранится подлинник, иными словами данное учреждение (предприятие и т.д.).
Специфическая особенность состоит и в том, что напрямую не прописан состав надписи, поэтому многие применяют не «ВЕРНО», а «КОПИЯ ВЕРНА», что также является допустимым.
Следует рассмотреть отдельно вопрос права подписи подобного документа. Кто может заверять копию? Прежде всего, конечно, руководитель организации. Это право предоставляет ему Устав и закон.
Поэтому имеет смысл на наиболее существенных пакетах документов проставлять его подпись. Согласно практике, суд к этому вопросу относится вполне лояльно, но раз на раз не приходится.
Во-вторых, заверять копию могут должностные лица, иными словами сотрудники организации, которые в ней состоят по штату. Но необходимо следить за тем, чтобы они были уполномочены на такие действия, в противном случае заверенная копия (трудовые книжки, паспорта, лицензии, приказы по основной деятельности и т.д.) не будут обладать юридической силой. Полномочия сотруднику, который не является руководителем, установить можно несколькими способами.
Можно применять:
Внутренний документ организации, к примеру, приказ, инструкцию по делопроизводству и т.д.
Доверенность. Она, главным образом, необходима при представлении интересов организации во взаимоотношениях с третьими лицами.
Трудовой договор с определенным лицом либо в его должностной инструкции. Формулировка может быть, например, следующей: «Удостоверять по письменным заявлениям работников верность копий документов, подлинники которых хранятся у Работодателя».
Как уже было выше оговорено, невзирая на, что Указ ВС Советского Союза продолжает действовать, и, в соответствии с его положениями, кадровая служба обладает полномочиями на заверение копий: документов, исходящих от работодателя, иными словами протоколов, актов, приказов и др.; документов, принадлежащих другому предприятию, если оригинал хранится при этом у работодателя, в том числе дипломов и разного рода свидетельств о повышении квалификации; других документов, которые предоставляют работники в кадровые службу, если не требуется нотариального заверения или оригиналов.
Рассмотрим также услуги нотариуса.
Подтверждение достоверности копии документа, пожалуй, является наиболее распространенным видом нотариальных действий.
С необходимостью обращения в эту структуру граждане очень часто сталкиваются.
Нотариус может подтвердить достоверность документа (копии) как в полном объеме, так и выписки из него. Во втором случае, следует отметить, имеется условие – оригинал должен содержать несколько различных решений, которые между собой не взаимосвязаны.
Чтобы заверить копию документа с копии, следует также обратиться к нотариусу. Но в данном случае есть свои нюансы. Первая копия должна быть заверена уже аналогичным способом либо выдана юридическим лицом, у которого хранится оригинал. И тут необходимо соблюсти все правила оформления.
В обязательном порядке должны быть указаны следующие реквизиты: «Верно», наименование предприятия, кем выдано (ФИО), дата, а также количество листов в случае, если это многостраничный документ. Обращаясь к нотариусу, необходимо быть готовым ему предоставить паспорт. Это нужно для установления личности.
Среди документов, которые для приобретения юридической силы нуждаются в обязательном нотариальном заверении, выделяют:
Нотариальный перевод документов.
Брачный контракт.
Доверенность на передоверие прав.
Договор пожизненного содержания и ренты.
Отказ или принятие наследства.
Долевую продажу недвижимости.
Продажу недвижимости, когда владельцев более одного.
Разрешение родителей на вывоз ребенка за границу.
Регистрацию общества с ограниченной ответственностью.
Другие документы, которые в соответствии с договоренностью между сторонами, зафиксированной дополнительном соглашении или в договоре.
Необходимо иметь в виду, что для осуществления каждого из указанных пунктов потребуется предоставить определенный пакет документов нотариусу.
К примеру, для регистрации ООО нужно при себе иметь его Устав, протокол или решение о создании. Если работа поручена представителю, то нужны паспорт и доверенность. Нотариально заверенные копии документов не имеют ограниченного по времени срока действия.
Машинный или рукописный текст не должен быть выполнен простым (грифельным) карандашом. У документа должны отсутствовать повреждения, нарушения целостности (повреждения, разрывы и т. д.). Текст должен быть читаемым, выполнен однотонными чернилами, без бледных участков и выпадания, печати и подписи должностных лиц должны быть четкими. Документы не должны быть заламинированными, если же они заламинированы, нужно убрать пленку. При проставлении подписи должностным лицом нельзя применять технические средства (факсимильный штамп, светокопирование).
Следовательно, копии документов заверяются при помощи специальной заверительной надписи, а также печати и подписи государственного регистратора, что приравнивает такую копию к оригиналу.
Нотариус действует исключительно в рамках законодательства, а соответственно следует единым установленным стандартам. Документы, копии которых необходимо заверить, должны соответствовать ряду требований, в противном случае их не станут заверять. Необходимым является отсутствие зачеркнутых слов, подчисток, дописок, а также неоговоренных исправлений.
Заключение

Следовательно, можно сделать следующие выводы.
Любое современное сообщество может существовать в настоящее время лишь на основе обмена информацией. Сейчас мир переживает информационный бум, что связано напрямую с развитием человечества и научно-технической революцией, которая изменила способы фиксации и передачи информации и средства связи. XXI век назван веком информатизации, а информация сейчас является важнейшим ресурсом общества. Поэтому актуальной является проблема служебной документации, рассматриваемая в рамках данной работы.
Делопроизводство собой представляет «нервную» систему управленческого «организма», оно интегрирует и превращает в единое органическое целое процесс разработки, оформления согласно установленным стандартам, учета, прохождения документов и контроля выполнения намеченных мероприятий, хранения и уничтожения в соответствующие сроки документации, а также информационно-аналитические, поисково-справочные работы и отчетные процедуры.
Любой служебный документ должен соответствовать действующему законодательству и другим руководящим документам, основываться на фактах и содержать реальные и конкретные указания или предложения, не дублировать требования, которые содержатся в изданных ранее документах, а при необходимости иметь на них ссылки, а также соответствовать утвержденной форме, если предусмотрена таковая.
Список использованных источников

Артамонова И.А. Электронная подпись и электронный документ в акте «Об электронных подписях в международных и внутригосударственных торговых отношениях» // Делопроизводство .— 2002 .— N3.-С.72-74 .
Байкова И.Ю. Документооборот и делопроизводство: как организовать работу с документами. М., 2010.
Банасюкевич В.Д. Управленческая документация как исторический источник (на материалах Министерства угольной промышленности СССР за (1971-1975 гг.): Автореф. дис. … канд. ист. наук. 05.25.02 /МГИАИ. М., 1977;
Басаков, М.Н. Делопроизводство: Документационное обеспечение управления: Учебник / М.Н. Басаков, О.И. Замыцкова. – 10-е изд. – Ростов н/Д: Феникс, 2010. – 376 c.
Бугров Д.В. Специальность «Документоведение и документационное обеспечение управления» на историческом факультете УрГУ: опыт, проблемы и перспективы развития // Делопроизводство .— 2002 .— N1.-С.92-95
Гаврилова И.В. Особенности документирования Интернет-трейдинга // Делопроизводство .— 2002 .— N3.-С.34-36 .
Гринберг А.С. Документационное обеспечение управления: Электронный учебник. – М.: Юнити-Дана, 2011. – 390 с.
Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. М., 2007.
Делопроизводство: Учебник для вузов. - Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой / Рекомендовано Министерством образования РФ. М., 2010.
Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник для вузов / И.Н. Кузнецов. – 2-е изд. – М.: Издательство Юрайт, 2010. – 576 с. // ЭБС «Лань», 2012.
Документоведение, его задачи и перспективы развития // Вопросы архивоведения. 1964. №2. С. 27-37
Земсков А. И. Документоведение - было, есть и будет (обзор зарубежных публикаций) А. И. Земсков // Научные и технические библиотеки .— 2006 .— N 7. - С. 63-73 .
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2006.
Кирсанова М.В., Анодина Н.Н., Аксенов Ю.М. Деловая переписка. М., 2008.
Кокорев В.И. Разработка и исследование системы моделей для унификации и стандартизации управленческих документов: Автореф. дис. … д-ра техн. наук. 05.25.02, 08.00.02 / МГИАИ. М., 1980;
Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) 5- е издание, испр. и дополн. – М.:ООО «Журнал «Управление персоналом», 2011.
Кушнаренко Н.Н. Документоведение. М., 2008.
Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии: Автореф. дис. … д-ра ист. наук. 05.25.02 /МГИАИ. М., 2000.
Ларин М.В., Сокова А.Н. Оформление служебных документов. М., 2006.
Малитиков А.С. Основные направления документоведческих и архивоведческих исследований в СССР (1956-1970 годы): Дис. … канд. ист. наук. 05.25.02 /МГИАИ. М., 1971.
Мингалев В.С. Общие закономерности и тенденции документообразования в социально-экономических системах управления (проблемы изучения): учеб. пособие. М. 1983.
Мосеев, Р.Н. Современное документоведение: учебное пособие / Р.Н. Мосеев; Министерство образования и науки Российской Федерации, Московский государственный открытый университет. – М.: АСТ: Восток-Запад, 2007. - 377 с.
Плешкевич, Е. А. «Документоведение» - новый учебник для высшей школы / Е. А. Плешкевич // Научные и технические библиотеки. — 2009 .— N 8 .— С. 77-83 .
Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах. М., 2009.
Рогожин, М.Ю. Документационное обеспечение управления: Учебно-практическое пособие / М.Ю. Рогожин. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2010. – 384 c.
Рудельсон К.И. Классификация документной информации Государственного архивного фонда СССР: (Историография. Современные проблемы): Автореф. дисс. … д-ра ист. наук. М., 1968.
Сокова А.Н. Документоведение как научная дисциплина: объект, предмет, основные задачи // Документирование управленческой деятельности: Сб. науч. трудов. М., 1986. С.5-30
Сокова А.Н. Развитие советского документоведения в условиях научно-технической революции (1960-1980 гг.): Дис. … д-ра ист. наук. 05.25.02 /МГИАИ. М., 1987.
Сологуб, О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: учебное пособие / О.П. Сологуб. - 2-е изд., стер. – М.: Омега-Л, 2007. – 206 с.
Спивак, В.А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство). / В.А. Спивак. – СПб.: Питер, 2007. – 240 с.
Стенюков М.В. Делопроизводство (консп. Лекций). – М.: ПРИОР-издат, 2011.
Тамм И.Е. Становление советского государственного делопроизводства. 1917-1923 гг.: Автореф. дис. … к.и.н. 05.00.02 / МГИАИ. М., 1975 и др.
Тезисы докладов и сообщений к теоретическому семинару «Теоретические проблемы документоведения» / ВНИИДАД. М., 1975.
Шишин И.О. Корпоративный документооборот: Учебное пособие. – СПб.: УЭФ, 2008. – 80 с.
Приложение

Пример заверения копии

Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР: учеб. пособие. М., 1959.
Малитиков А.С. Основные направления документоведческих и архивоведческих исследований в СССР (1956-1970 годы): Дис. … канд. ист. наук. 05.25.02 /МГИАИ. М., 1971.
Банасюкевич В.Д., Сокова А.Н. Вопросы формирования теории документоведения // Развитие советского документоведения 1917-1971 // Сб. науч. тр. М. 1983. С.5-27.
Тезисы докладов и сообщений к теоретическому семинару «Теоретические проблемы документоведения» / ВНИИДАД. М., 1975.
Мингалев В.С. Общие закономерности и тенденции документообразования в социально-экономических системах управления (проблемы изучения): учеб. пособие. М. 1983.
Сокова А.Н. Документоведение как научная дисциплина: объект, предмет, основные задачи // Документирование управленческой деятельности: Сб. науч. трудов. М., 1986. С.5-30; Сокова А.Н. Развитие советского документоведения в условиях научно-технической революции (1960-1980 гг.): Дис. … д-ра ист. наук. 05.25.02 /МГИАИ. М., 1987.
Рудельсон К.И. Классификация документной информации Государственного архивного фонда СССР: (Историография. Современные проблемы): Автореф. дисс. … д-ра ист. наук. М., 1968.
Кокорев В.И. Разработка и исследование системы моделей для унификации и стандартизации управленческих документов: Автореф. дис. … д-ра техн. наук. 05.25.02, 08.00.02 / МГИАИ. М., 1980; Он же Унификация документов управления. М.: Экономика, 1979; Он же Основы стандартизации в информационных системах: учебник. – М. : Изд-во стандартов, 1988 и др.
Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии: Автореф. дис. … д-ра ист. наук. 05.25.02 /МГИАИ. М., 2000.
Банасюкевич В.Д. Управленческая документация как исторический источник (на материалах Министерства угольной промышленности СССР за (1971-1975 гг.): Автореф. дис. … канд. ист. наук. 05.25.02 /МГИАИ. М., 1977; Тамм И.Е. Становление советского государственного делопроизводства. 1917-1923 гг.: Автореф. дис. … к.и.н. 05.00.02 / МГИАИ. М., 1975 и др.
Байкова И.Ю. Документооборот и делопроизводство: как организовать работу с документами. М., 2010.
Гринберг А.С. Документационное обеспечение управления: Электронный учебник. – М.: Юнити-Дана, 2011. – 390 с.
Делопроизводство: Учебник для вузов. - Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой / Рекомендовано Министерством образования РФ. М., 2010.
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2006.
Плешкевич, Е. А. «Документоведение» - новый учебник для высшей школы / Е. А. Плешкевич // Научные и технические библиотеки. — 2009 .— N 8 .— С. 77-83 .
Плешкевич, Е. А. «Документоведение» - новый учебник для высшей школы / Е. А. Плешкевич // Научные и технические библиотеки. — 2009 .— N 8 .— С. 77-83 .
Шишин И.О. Корпоративный документооборот: Учебное пособие. – СПб.: УЭФ, 2008. – 80 с.
Стенюков М.В. Делопроизводство (консп. Лекций). – М.: ПРИОР-издат, 2011.












32