Порядок формирование текста документа

В настоящий момент РСХБ считается универсальным коммерческим банком, предоставляющим весь перечень банковских услуг, а также занимает одну из лидирующих позиций в кредитовании аграрного и промышленного секторов Российской Федерации. Голосующие акции Россельхозбанка в полном объеме находятся в собственности Российской Федерации в лице Федерального агентства по управлению государственным имуществом.
Главным органом правления Банка выступает Общее собрание акционеров. РСХБ проводит ежегодное годовое Общее собрание акционеров, которое может быть проведено не ранее чем через два месяца и не позднее чем через шесть месяцев после окончания финансового года. Наблюдательный совет Россельхозбанка, избирается акционерами и подотчетен им. Он обеспечивает стратегическое управление и контроль над деятельностью исполнительных органов в лице Председателя Правления и Правления. Председатель Правления и его заместители, члены Правления и осуществляют текущее руководство РСХБ и реализуют задачи, поставленные перед ними акционерами и Наблюдательным советом Банка.
Ввиду того, что сто процентов акций акционерного общества «Российский сельскохозяйственный банк» принадлежит государству, организация приравнивается к государственной структуре. Данный факт накладывает особые обязательства на деятельность организации, в том числе в сфере организации и ведения документооборота. Рассмотрим основные особенности.
3.1 Особенности оформления документов в АО «Россельхозбанк»

Документооборот в АО «Россельхозбанк» строго регламентирован внутренними положениями и инструкциями для каждого отдела и для Банка в целом. Каждый локальный нормативный акт, направленный на регулирование документооборота, разработан юридическим департаментом Банка на основе общепринятых правилах ведения документационного обеспечения управления, а также государственных стандартах, приказах и т.д.
Так, помимо Положения об отделе, регламентирующего его деятельность, создаются Порядки инструкции для осуществления соответствующей деятельности.
Рассмотрим на примере процедуры проверки службой безопасности сведений, предоставляемых кандидатом для замещения вакантной должности.
Для того, чтобы официально закрепить процедуру проверки на уровне локальных нормативных актов, Банк формирует приказ об утверждении регламента проверки данных сведений.
Ниже предоставлена шапка приказа «Об утверждении и введении в действие Регламента проверки достоверности и полноты сведений, представленных гражданами, претендующими на замещение отдельных должностей в АО «Россельхозбанк», и работниками, замещающими эти должности, и соблюдения работниками требований к служебному поведению»:


Настоящее изображение наглядно иллюстрирует соответствие оформления шапки приказа основным требованиям, предъявляемым документационному обеспечению управления в организации: наименование организации, дата создания приказа и его номер, место принятия приказа, заголовок, отражающий суть документа, а также соблюдены интервалы между реквизитами документа.


Далее в приказе отражаются все необходимые части, такие как преамбула, констатирующая (распорядительная часть), контролирующая часть, должность подписанта, место для подписи, инициалы и фамилия подписанта. Отметим, что в реквизите «подписант» инициалы прописываются перед фамилией, что также может быть использовано для реквизита «исполнитель».
Так как приказ утверждает и вводит в действие «Регламент проверки достоверности и полноты сведений, представленных гражданами, претендующими на замещение отдельных должностей в АО «Россельхозбанк», и работниками, замещающими эти должности, и соблюдения работниками требований к служебному поведению», рассмотрим его оформление.


Как показано на рисунке, в шапке регламента указано полное и сокращенное наименование организации, как и в приказе. Помимо этого присутствует гриф утверждения со ссылкой на приказ, а также заголовок с указанием типа документа.
Настоящий регламент АО «Россельхозбанк» разделен на несколько частей: общие положения, непосредственно порядок осуществления проверки и заключительные положения.
В данном случае подписантом выступает директор департамента, ответственный за соблюдение регламента (см. ниже).

Как уже отмечалось ранее, АО «Россельхозбанк» приравнивается к государственной структуре, ввиду чего правильное ведение документооборота организации несет огромное значение.
Так, для проведения опредленных процедур утверждаются не только приказы, регламенты и порядки, но и формы документов, которыми следует осуществлять деятельность, закрепленную в ОРД.
Если рассматривать выше приведенный регламент, то он также закрепляет собой определенные формы документов. Рассмотрим подробнее.
«Регламент проверки достоверности и полноты сведений, представленных гражданами, претендующими на замещение отдельных должностей в АО «Россельхозбанк», и работниками, замещающими эти должности, и соблюдения работниками требований к служебному поведению» в свой состав включает также перечень документов (приложение):
Уведомление о проведении проверки достоверности и полноты представленных сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера или соблюдения требований к служебному поведению.
Согласие на обработку персональных данных.
Пояснения Имя Фамилия Отчество, представленные в ходе проведения проверки достоверности и полноты представленных сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера или соблюдения требований к служебному поведению.
Отчет о результатах проведения проверки достоверности и полноты представленных сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера или соблюдения требований к служебному поведению.
Отметим, что на каждом из приложений указана ссылка на документ, к которому они прилагаются:



При этом каждое приложение утвержденной формы является образцом для заполнения и применения и не может быть принципиально изменена без соблюдения порядка внесения документов организационно-распорядительныее документы (посредством принятия приказа об изменении документов).

Кроме ссылки на утверждающий документ, к заполнению приложений могут быть приведены пояснения (см. сноску), что является еще одной характерной чертой делопроизводства в АО «Россельхозбанк»:

Так, на примере Приказа «Об утверждении и введении в действие Регламента проверки достоверности и полноты сведений, представленных гражданами, претендующими на замещение отдельных должностей в АО «Россельхозбанк», и работниками, замещающими эти должности, и соблюдения работниками требований к служебному поведению» и «Регламента проверки достоверности и полноты сведений, представленных гражданами, претендующими на замещение отдельных должностей в АО «Россельхозбанк», и работниками, замещающими эти должности, и соблюдения работниками требований к служебному поведению» рассмотрена стандартная процедура введения в действие и официального закрепления определенных процедур в организации.

3.3 Проблемы ведения докумеентооборота в АО «Россельхозбанк»

Рассмотрев в предыдущей главе особенности офомрления организационно-распорядительных документов Банка, а также регламентов/порядков и т.д. к ним, можно сделать вывод о том, что документооборот в крупной организации, стремящейся к полному соблюдению законодательства РФ, занимает весомую часть рабочего времени работников, что не может не отразиться на их деятельности.
Так, для того, чтобы исходящий документ организации был зарегистрирован и направлен внешнему адресату, он предварительно проходит процедуру согласования у представителя одного или нескольких подразделений, заверщающей инстанцией которого выступает отдел делопроизводства, ткоторый контролирует верность составления документа с точки зрения его структуры, орфографии, стилистических особенностей.
Данный процесс в несколько раз может замедлить работу отделов и как следствие, привести к бюрократизации бизнес-процессов и снижению их эффективности.
Данная концепция наблюдается также в документообороте государственных органов, что приводит к заятягиванию сроков предоставления или обработки документов, полученных от граждан или юридичеких лиц.
В настоящий момент, государственные органы активно переходят на систему электронного документооборота, что пока нельзя скказать о АО «Россельхозбанк». Из данной проблемы вытекают следующие в виде отказа кандидата от конкурса на вакантную должность или отказа заемщика от предоставления кредита до момнта его согласования Банком ввиду длительного документооборота.
Нельзя не отметить, что данное обстоятельтсво снижает конкурентноспособность АО «Россельхозбанк» на рынке финансовых услуг.
Еще одним важным фактором, вытекающим из проблемы документооборота в организации, является увеличение численности (либо штата) сотрудников Банка, занимающихся архивированием документов, их сортировкой, доставкой, обработкой и т.д., что не может положительно отразиться на фонде оплаты труда организации, в то время как при максимально электронном документообороте (что предлагается внедрить) этих затрат можно было бы избежать.
Таким образом, выявлены основные проблемы и особенности ведения документооборота в АО «Россельхозбанк» и предложены пути их решения.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В результате исследования вопроса об оформлении текста документа были рассмотрены основные функции документов общего блока, было выяснено, что их классификация происходит на базе происхождение носителя информации, количество моментов, разрабатываемых в нем, степень ограниченности ознакомления, способ непосредственного документирования.
В ходе работы были рассмотрены основные требования к документам, реквизитам, оформлению и заверению их копий, а также рассмотрены основные особенности и проблемы оформления документов и ведения документооборота в организации на примере АО «Россельхозбанк», а также предложены пути решения.
Так, любое современное сообщество может существовать в настоящее время лишь на основе обмена информацией. В настоящий момент мир переживает информационный бум, что связано напрямую с развитием человечества и научно-технической революцией, которая изменила способы фиксации и передачи информации и средства связи. XXI век назван веком информатизации, а информация сейчас является важнейшим ресурсом общества. Поэтому актуальной является проблема служебной документации, рассматриваемая в рамках данной работы.
Делопроизводство собой представляет «нервную» систему управленческого «организма», оно интегрирует и превращает в единое органическое целое процесс разработки, оформления согласно установленным стандартам, учета, прохождения документов и контроля выполнения намеченных мероприятий, хранения и уничтожения в соответствующие сроки документации, а также информационно-аналитические, поисково-справочные работы и отчетные процедуры.
Любой служебный документ должен соответствовать действующему законодательству и другим руководящим документам, основываться на фактах и содержать реальные и конкретные указания или предложения, не дублировать требования, которые содержатся в изданных ранее документах, а при необходимости иметь на них ссылки, а также соответствовать утвержденной форме, если предусмотрена таковая.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Артамонова И.А. Электронная подпись и электронный документ в акте «Об электронных подписях в международных и внутригосударственных торговых отношениях» // Делопроизводство .— 2002 .— №3 — 210 с.
Байкова И.Ю. Документооборот и делопроизводство: как организовать работу с документами. М., 2010. — 113 с.
Банасюкевич В.Д. Управленческая документация как исторический источник (на материалах Министерства угольной промышленности СССР за (1971-1975 гг.): Автореф. дис. канд. ист. наук. / Банасюкевич В.Д. // МГИАИ.— М., 1977— 14 с.;
Басаков, М.Н. Делопроизводство: Документационное обеспечение управления: Учебник / М.Н. Басаков, О.И. Замыцкова. – 10-е изд. – Ростов н/Д: Феникс, 2010. – 376 c.
Бугров Д.В. Специальность «Документоведение и документационное обеспечение управления» на историческом факультете УрГУ: опыт, проблемы и перспективы развития // Делопроизводство .— 2002 .— №1. — 233 с.
Гаврилова И.В. Особенности документирования Интернет-трейдинга // Делопроизводство .— 2002 .— №3. — 56 с.
Гринберг А.С. Документационное обеспечение управления: Электронный учебник/ Гринберг А.С. – М.: Юнити-Дана, 2011. – 390 с.
Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. М., 2007— 325 с.
Кузнецова Т.В. Делопроизводство: Учебник для вузов /Т.В. Кузнецовой / М., 2010.— 189 с.
Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник для вузов / И.Н. Кузнецов. – 2-е изд. – М.: Издательство Юрайт, 2010. – 576 с. // ЭБС «Лань», 2012— 416 с.
Документоведение, его задачи и перспективы развития // Вопросы архивоведения.— 1964. №2—277 с.
Земсков А. И. Документоведение - было, есть и будет (обзор зарубежных публикаций) А. И. Земсков // Научные и технические библиотеки .— 2006 .— № 7. — 446 с.
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2006— 289 с.
Кирсанова М.В., Анодина Н.Н., Аксенов Ю.М. Деловая переписка./ Кирсанова М.В —М., 2008— 118 с.
Кокорев В.И. Разработка и исследование системы моделей для унификации и стандартизации управленческих документов: Автореф. дис. д-ра техн. наук/ Кокорев В.И. — МГИАИ. М., 1980—22 с.
Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) 5- е издание, испр. и дополн. — М. 2011— 34 с.
Ларин М.В., Сокова А.Н. Оформление служебных документов/ Ларин М.В.— М., 2006— 458 с.
Малитиков А.С. Основные направления документоведческих и архивоведческих исследований в СССР (1956-1970 годы): Дис. … канд. ист. наук. 05.25.02 /МГИАИ. М., 1971.
Мингалев В.С. Общие закономерности и тенденции документообразования в социально-экономических системах управления (проблемы изучения): учеб. пособие. М. 1983.
Мосеев, Р.Н. Современное документоведение: учебное пособие / Р.Н. Мосеев; Министерство образования и науки Российской Федерации, Московский государственный открытый университет. – М.: АСТ: Восток-Запад, 2007. - 377 с.
Плешкевич, Е. А. «Документоведение» - новый учебник для высшей школы / Е. А. Плешкевич // Научные и технические библиотеки. — 2009 .— N 8 .— С. 77-83 .
Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах. М., 2009.
Рогожин, М.Ю. Документационное обеспечение управления: Учебно-практическое пособие / М.Ю. Рогожин. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2010. – 384 c.
Рудельсон К.И. Классификация документной информации Государственного архивного фонда СССР: (Историография. Современные проблемы): Автореф. дисс. … д-ра ист. наук. М., 1968.
Сокова А.Н. Документоведение как научная дисциплина: объект, предмет, основные задачи // Документирование управленческой деятельности: Сб. науч. трудов. М., 1986. С.5-30
Сокова А.Н. Развитие советского документоведения в условиях научно-технической революции (1960-1980 гг.): Дис. д-ра ист. наук. /МГИАИ. М., 1987— 118 с.
Сологуб, О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: учебное пособие / О.П. Сологуб. - 2-е изд., стер. – М.: Омега-Л, 2007. – 206 с.
Спивак, В.А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство). / В.А. Спивак. – СПб.: Питер, 2007. – 240 с.
Стенюков М.В. Делопроизводство (консп. Лекций). – М.: ПРИОР-издат, 2011— 396 с.
Тамм И.Е. Становление советского государственного делопроизводства. 1917-1923 гг.: Автореф. дис. к.и.н. / МГИАИ. М., 1975— 54с.
Тезисы докладов и сообщений к теоретическому семинару Теоретические проблемы документоведения»— ВНИИДАД. М., 1975—88 с.
Шишин И.О. Корпоративный документооборот: Учебное пособие. – СПб.: УЭФ, 2008. – 80 с.




Приложение

Пример заверения копии


Малитиков А.С. Основные направления документоведческих и архивоведческих исследований в СССР (1956-1970 годы): Дис. канд. ист. наук. 05.25.02 /МГИАИ. М., 1971.
Сокова А.Н. Документоведение как научная дисциплина: объект, предмет, основные задачи // Документирование управленческой деятельности: Сб. науч. трудов. М., 1986. С.5-30; Сокова А.Н. Развитие советского документоведения в условиях научно-технической революции (1960-1980 гг.): Дис. … д-ра ист. наук. 05.25.02 /МГИАИ. М., 1987.
Байкова И.Ю. Документооборот и делопроизводство: как организовать работу с документами. М., 2010.
Гринберг А.С. Документационное обеспечение управления: Электронный учебник. – М.: Юнити-Дана, 2011. – 390 с.
Делопроизводство: Учебник для вузов. - Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой / Рекомендовано Министерством образования РФ. М., 2010.
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2006.
Плешкевич, Е. А. «Документоведение» - новый учебник для высшей школы / Е. А. Плешкевич // Научные и технические библиотеки. — 2009 .— N 8 .— С. 77-83 .
Плешкевич, Е. А. Документоведение - новый учебник для высшей школы / Е. А. Плешкевич // Научные и технические библиотеки. — 2009 .— № 8 .— С. 77-83 .
Шишин И.О. Корпоративный документооборот: Учебное пособие. / Шишин И.О.— СПб.: УЭФ, 2008. – 80 с.
Стенюков М.В. Делопроизводство (консп. Лекций). – М.: ПРИОР-издат, 2011.
Устав АО «Россельхозбанк» от 18 декабря 2008 г. с изменениями по состоянию на 29 декабря 2015 г.
Положение о правлении АО «Россельхозбанк» от 30 июля 2012 г.
Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации (вместе с "ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов).













20


25