порядок формирования дел

Вопрос в том, когда электронный документ становится архивным электронным документом, как вести учет таких документов, как хранить и использовать, остается главным и в Концепции развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 г. В рамках этой Концепции, с учетом развития телекоммуникационных технологий, развитием электронных форм документов и электронных носителей, предлагается разработать «Порядок подготовки и передачи в государственные и муниципальные архивы документов Архивного фонда Российской Федерации, созданных в форме электронных документов».Несмотря на то, что перспектива признания электронного документа равносильным письменному документу не близка, сохраняется необходимость в комплектовании архивов электронными документами. В этом есть ряд преимуществ относительно письменных документов.Термин «архивный» в российском законодательстве определён не четко, поэтому, когда речь идет об архивном хранении электронных документов, стоит уточнить, что мы под этим понимаем. Согласно правилам делопроизводства, в архив на хранение документы передаются с длительным (свыше 10 лет) сроком хранения и с постоянным сроком хранения. В то же время большинство организаций на эту норму мало обращают внимание и хранят у себя все свои документы, имеющие значение для делового оборота. То есть необходимо различать государственное хранение и ведомственное.На текущий момент в данном вопросе, мы руководствуемся Правилами работы архивов организаций и Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных в 2015 году.Так, Правила работы архивов организаций содержат лишь краткое описание порядка передачи на хранение электронных документов:П. 2.3.5. Подготовка электронных документов (ЭД) к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:•проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;•запись ЭД на машинные носители;•проверка качества записи;•описание ЭД;•проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу;•подготовка комплекта сопроводительной документации.Сопроводительная документация ЭД должна быть достаточной для обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для БД, сайтов и т.п.), объем документа (для БД также - количество записей).Однако правила не содержат более расширенного толкования о том какой должна быть сопроводительная документация – в свободной форме или в строгом соответствии с единой формой.В Правилах 2015 года более широко изложен порядок хранения и требования к формату электронных документов – пп. 2.30 – 2.33. Так как основная задача архивного хранения любых видов документов — это обеспечение их сохранности и воспроизведения, то необходимо ставить документы на архивный учет. Схематически учет архивных электронных документов можно представить так:Рисунок 2 – Учет электронных документов в архивеГлава 2 Практическая частьОформление делКак известно, одним из требований к оформлению архивных дел является переплет (раздел 3.6. п. 3.6.3 Основных правил работы архивов организаций). Не все организации располагают необходимым оборудованием и материалами для переплетных работ архивных дел длительного срока хранения. Часто такие работы выполняют типографии. Более подробные требования к переплету изложены в ГОСТе 17914-72 Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размер, технические требования. Так как не было более позднего переизданного ГОСТа, то этот действует и в настоящее время. Одним из требований ГОСТа является - картон толщиной от 0,35 до 1,50 мм и корешок обложки шириной 40 мм должен быть гибким. Обложки дел длительного срока хранения лучше всего переплетать в твердую картонную обложку с печатью содержимого титульного листа на лицевой стороне обложки. Твердая обложка может быть из картона и использоваться для дел по личному составу, а может быть из бумвинила. Обложку из бумвинила можно использовать для приказов и распоряжений, и, например, сделать ее красного цвета, а также для договоров и соглашений, например, зеленого или синего цвета. На корешок таких дел наносится золотое тиснение с номером дела и номером первого и последнего документа в деле. Подобное разделение дел по цвету и типу обложки удобно для использования и поиска документов в архиве. Такое оформление требуется только для дел с длительным сроком хранения. Бухгалтерские документы можно переплетать и в мягкую обложку на 4 прокола используя специальные настольные аппараты, такие как прошивочно-переплетный комплекс, приспособление для ручной сшивки документов, настольное устройство для прошивки документов.Если организация не сдает документы на хранение в государственный архив, то можно распечатать титульный лист и приклеить на клей ПВА, если документы подлежат сдаче в госархив, то как правило, требуется оформление титульного листа от руки. Это связано с тем, что текст напечатанный принтерными чернилами выцветает. Допустимо заполнять данные на обложке дела шариковой ручкой с черной пастой. Категорически запрещены: любые цветные чернила (синие, красные, фиолетовые и так далее), любые фломастеры, любые маркеры. Если текст от руки пишется на обложке, соблюдаем отступ от краев не менее 5 сантиметров.Реквизиты обложки дела:наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.Переплет делРисунок 3 – Схема брошюровки томаРисунок 4 – Схема прохождения нитиДокументирование оформления документов в делаСоставные части дела (тома) на бумажном носителеЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №________В деле подшито (вложено) и пронумеровано_________________________________________________________________________________________________листа (ов)в том числе: литерные листы______________________________пропущенные номера ____________________________________+ листов внутренней описи________________________________Особенности физического состояния и формирования делаНомера листовДолжность ____________________ДатаВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬдокументов ед. хр. N ______________N п/пИндекс документаДата документаЗаголовок документаНомера листов ед. хр.Примечание123456123Итого _______ (_______________) документ.Количество листов внутренней описи ____ (_________).Должность, ФИОДата Закрытое акционерное общество «Моссельпром»Фонд № ______Опись № _____Дело № ______ЗАО МоссельпромДЕЛО № 01-11 ТОМ 1Дело фонда (исторические справки и тематические справки, сведения о составе и объеме дел и документов, акты проверки наличия и состояния дел фонда, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, утратах и повреждениях документов, протоколы выемки документов, акты рассекречивания и др. документы, отражающие работу с фондом)На 130 листахХранить: постоянноСт. 246Фонд № ______Опись № _____Дело № ______Пример сопроводительных документов для электронных делПояснительная записка к описи №1 электронных дел постоянного срока храненияПроведена научно-техническая обработка дел постоянного хранения ООО «Проектные решения». По итогам научно-технической обработки составлена опись № 1 дел постоянного хранения за 20___ год в количестве ______ед.хр.В опись включены следующие электронные архивные документы:Информационно-аналитические отчеты по завершенным научно-техническим проектам;Перспективные, годовые планы о НИР;Научные и технические доклады;Протоколы заседаний научного совета.Особенностью документов является: Объёмные схемы и планы;Большое количество страниц текста. Специалист по архивному делопроизводству __________/_____________/Дата _____________СОПРОВОДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ ДЛЯ БАЗЫ ДАННЫХ ЭЛЕКТРОННЫХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ООО «ПРОЕКТНЫЕ РЕШЕНИЯ»Характеристики носителя электронных документов.Сведения о структуре и архитектуре базы данных.Общий объем базы данных.Информация о резервном копировании, о перезаписи базы данных.Информация о порядке использования записей и текста базы данных.Информация о защите данных и несанкционированном доступе, ключи и пароли доступа.ФИО и должность составителя (ей)_______________/________/ЗаключениеВ завершении работы мы пришли к выводу что архивный документ имеет особое значение для организации, к нему предъявляются особые требования в части оформления, постановки на учет и использования. Любая организация является собственником своих документов и, в том числе, несет административную ответственность за сохранность своих же документов.Оформление документов в дела для архивного хранения это важная составляющая обеспечения их сохранности.Регулярная работа экспертизе ценности документов, избавит организацию от гор скопившихся документов.В целях упорядочивания документов организации проводится научно-техническая обработка документов, завершенных в делопроизводстве. Мы выяснили, что это процесс трудоемкий, необходимо соблюдать требования к виду и формату будущих архивных дел, к их экспертизе и включению в документы архивного учета.Мы рассмотрели особенности формирования дел по личному составу, лицевых счетов, личных дел, переписки, электронных дел, юридических дел клиентов банка. Рассмотрели способы систематизации документов внутри дела. Очевидна значимость архивных документов для установления юридических фактов, для представления выписок или копий в суд в качестве доказательства по делу. Архивные документы содержат исторически значимую информацию, которая необходима для научно-исследовательских целей. В этом и заключается использование и применение архивных документов. Так же архивный документ имеет огромное значение для защиты законных интересов и прав граждан (например, документы по личному составу, личные дела, лицевые счета, т.е. те документы, которые отражают трудовую деятельность гражданина, или, например, документы, устанавливающие права собственности, и иные документы, которые подтверждают специальный или иной статус гражданина). Архивный документ в данном случае – это официальный и единственный источник информации.Вот почему так важно оформлять документы в дела в соответствии с их сроками хранения – чтобы обеспечить их длительное хранение без утраты информации.Список используемых источниковФедеральный закон от 08.03.2015 N 42-ФЗ “О внесении изменений в часть первую Гражданского кодекса РФ”.Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».Правила работы ведомственных архивов (Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).Инструкция Банка России от 30.05.2014 N 153-И (ред. от 14.11.2016) "Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам), депозитных счетов" (Зарегистрировано в Минюсте России 19.06.2014 N 32813)Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”.Кожанова, Е.Н. Оформляем дела на постоянное хранение [Текст] / Е.Н. Кожанова // Секретарь-референт. - № 7. – 2017.Кожанова, Е.Н. Формируем и храним дела с перепиской организации [Текст] / Е.Н. Кожанова // Секретарь-референт. – 2017. - № 4.Кожанова, Е.Н. И снова о приказах [Текст] / Е.Н. Кожанова // Секретарь-референт. – 2017. - № 10.Сичкарева, М.М. В компании нет архива. Что за это будет и как оперативно исправить ситуацию [Текст] / М.М. Сичкарева // Кадровое дело. – 2017. - № 8/Сичкарева, М.М. Правовой статус архивного документа [Текст] / М.М. Сичкарева // Хороший секретарь - 2014. - № 3/Сичкарева, М.М. Как принять запрос в архив коммерческой организации и выдать ответ [Текст] / М.М. Сичкарева // Секретарь-референт. – 2017. - № 11.Сичкарева, М.М. Составляем опись дел [Текст] / М.М. Сичкарева // Секретарь-референт. – 2017. - № 2.Сичкарева, М.М. Переплет архивных документов [Текст] / М.М. Сичкарева // Делопроизводство. – 2015. - № 4.Храмцовская, Н.А. Об оригиналах, копиях и архивной науке [Текст] / Н.А. Храмцовская // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2016. - № 12.Храмцовская, Н.А. Пять вопросов об электронном документе [Текст] / Н.А. Храмцовская // Секретарь-референт. – 2017. - № 11.Выдача сведений из архива организации [Электронный ресурс]. – Загл.с экрана. – Режим доступа: https://www.glavbukh.ru/art/92844-svedeniy-o-zarabotnoy-plate-iz-arhiva (дата обращения 27.03.2018).Как правильно прошивать документы ниткой: образец с пошаговыми фото [Электронный ресурс]. – Загл.с экрана. – Режим доступа: http://vashbiznesplan.ru/sovety/kak-pravilno-proshivat-dokumenty.html(дата обращения 28.03.2018)