Подготовка конфиденциальных документов для архивного хранения и уничтожения

С точки зрения архивного дела – не важно какие документы храните в организации – главное обеспечить их сохранность в течение установленных сроков хранения и провести уничтожение по правилам. Истечение срока хранения документов не означает, что они непременно отправятся на утилизацию. Истечение срока хранения — это повод провести экспертизу ценности документов. Причем это правило универсально для всех форм организаций и их структурных подразделений.Согласно рекомендации Роскомнадзор, уничтожение персональных данных субъекта осуществляется комиссией либо иным должностным лицом, созданной (уполномоченным) на основании приказа Оператора. Наиболее распространенными способами документальной фиксации уничтожения персональных данных субъекта является оформление соответствующего акта о прекращении обработки персональных данных.Для уничтожения любых документов в организации имеются общие правила.Дело в том, что дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке (п. 4.2. правил, 2015). Однако, Правила, 2015 и Правила, 2002, не содержат в себе этот самый «установленный порядок», кроме того, что отбор документов на уничтожение провидится под эгидой Экспертной комиссии. Работы по уничтожению документов отдела кадров, где хранятся документы с персональными данными, могут быть включены в план работы отдела на месяц или на квартал, если уничтожение документов не проводится организацией централизовано. Если уничтожение происходит централизовано – работы по уничтожению включают в план работы архива на год.До проведения экспертизы ценности документов уничтожение запрещается (п. 4.5. правил, 2015).Экспертиза ценности документов проводится параллельно с отбором документов на уничтожение, составлением описей дел постоянного и длительного хранения (свыше 10 лет). Краткий смысл экспертизы ценности документов в том, чтобы выявить документы, подлежащие хранению на основании Перечня, 2010 и значимости документов, и провести отбор тех документов, которые можно уничтожить, как утративших свою практическую ценность.На основании проведенной экспертизы, экспертная комиссия проводит заседание по результатам работы, о чем составляется протокол, и только после этого руководитель организации утверждает акт. Кто может входить в состав экспертной комиссии? Руководитель отдела кадров, специалисты отдела и специалист, ответственный за архив в компании. Экспертная комиссия — это коллегиальный орган, который принимает решения совместно на основании профессионального опыта. Не нужно брать всю ответственность на себя при принятии решений, по которым вы не имеете достаточной компетенции.Самое главное при уничтожении документов, содержащих персональные данные, провести эту процедуру так, чтобы действия были документально зафиксированы и документы были действительно уничтожены, исключая возможность их обнаружения там, где их не должно быть. Как правило, это полное физическое уничтожение материального носителя.Способы уничтожения Утилизация на специализированных производствах, занимающихся переработкой макулатуры. Уничтожить могут прессованием, смешивают с другими сортами макулатуры, после чего документы становятся не пригодны к прочтению. Уничтожение при высоких температурах – тепловая обработка. Ранее использовался метод сжигания на тепловых станциях. Этот способ не пригоден с точки зрения экологии. Тем более, что бумага – это вторичное сырье, которое стоит денег. Вам даже могут заплатить за вашу бумагу и вывезти бесплатно.Уничтожение через офисный шредер. Этот способ подходит только для уничтожения документов в офисе, при небольших объемах. Для отдела кадров такой способ подходит больше всего. В случае уничтожения, документов содержащих персональные данные лучше всего составить отдельный акт. Для того, чтобы не создавать отдельную комиссию, в Положение о постоянно действующей экспертной комиссии нужно внести пункт о том, что ЭК уполномочена рассматривать на заседании вопросы, связанные с уничтожением документов с персональными данными и документировать этот процесс.Уполномоченное приказом руководителя по основной деятельности, лицо или лица, имеющие доступ к персональным данным, подготавливают проект акта об уничтожении документов с персональными данными. За основу акта можно взять шаблон Приложения N 21к пп. 3.15, 4.11, 4.13 Правил организации хранения,комплектования, учета и использования документовАрхивного фонда Российской Федерации и другихархивных документов в органах государственной власти,органах местного самоуправления и организациях, либо разработать свой шаблон и утвердить его в локальных нормативных актах.(Приложение N 21к пп. 3.15, 4.11, 4.13 Правил организации хранения,комплектования, учета и использования документовАрхивного фонда Российской Федерации и другихархивных документов в органах государственной власти,органах местного самоуправления и организациях)ООО «Проектный институт»«Отдел кадров»УТВЕРЖДАЮДиректор«ООО Проектный институт»__Сидоров__________Сидоров П.И.«15» «января» 2018 г.АКТ15.01.2018 № 1-ПДг. Москвао выделении к уничтожению документов,содержащих персональные данные сотрудников Во исполнение требований Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", статьи 5, пункта 7, Экспертной комиссией ООО «Проектный институт», после достижения целей обработки персональных данных, к уничтожению подготовлены документы:N п/пЗаголовок дела (групповой заголовок документов)Номер делаКоличество ед. хр.Сроки хранения и номера статей по перечнюПримечание1234561Копии паспортов сотрудников 34п. 7, ст. 5 N 152-ФЗ2Копии ИНН, СНИЛС, свидетельств34п. 7, ст. 5 N 152-ФЗ3Копии дипломов 34п. 7, ст. 5 N 152-ФЗИтого 3 (три) дела.Ведущий специалист отдела кадровПономареваТ.И. ПономареваСОГЛАСОВАНОПротокол ЭК отдела кадров ООО «Проектный институт»от 15.01.2018 № 1Документы в количестве 102 (сто две) единицы хранения (цифрами, прописью): - на бумажном носителе весом 5 кг. сданы на уничтожение; - на электронном носителе сданы на уничтожение - нетСледующим способом через шредерДолжность сотрудника, сдавшего документы на уничтожение, в присутствии которого произвели уничтожение:Ведущий специалист отдела кадровПономареваТ.И. ПономареваДата 15.01.2018Пример протокола Экспертной комиссииОбщество с ограниченной ответственностью «Проектный институт»(ООО «Проектный институт»)ПРОТОКОЛ15 января 2018№ 1-ПДМоскваЭкспертной комиссии ООО «Проектный институт»Сергеева Ирина ПетровнаРуководитель отдела кадровПредседатель Экспертной комиссии Пономарева Татьяна ИвановнаВедущий специалист отдела кадровСекретарь Экспертной комиссии ПРИСУТСТВОВАЛИ:Иванова И.А. - юристБоталова Е.Н. - архивистПОВЕСТКА ДНЯ:Рассмотрение проекта акта о выделении к уничтожению документов содержащих персональные данные сотрудников. СЛУШАЛИ:Т.И. ПономаревуО проекте сводного акта о выделении к уничтожению документов содержащих персональные данные сотрудников. В период с 11 по 15 января 2018 года была проведена работа по отбору документов отдела кадров, подлежащих уничтожению в связи достижением целей обработки персональных данных.РЕШИЛИ: Одобрить проект акта о выделении к уничтожению документов содержащих персональные данные сотрудников.Председатель Экспертной комиссии СергееваИ.П. Сергеева Секретарь Экспертной комиссии ПономареваТ.И. ПономареваЗаключениеДля обеспечения конфиденциальности одной и той жеинформации приходится устанавливать различные режимы, которые могут привести к возникновению конфликтов интересов субъектов тайн. Поэтому, для исключения конфликтов при осуществлении информационного обмена целесообразно закрепить в нормативных актах понятие «режимконфиденциальности информации», который позволил бы установить единые правила и требования кобеспечению безопасности информации как в органах государственной власти, так и хозяйствующихсубъектов.Реальный механизм, который может обеспечить защиту документированной конфиденциальной информации, — это создание в организации системы конфиденциального делопроизводства либо, как минимум, применение в открытом делопроизводстве средств и методов, используемых при работе с закрытыми документами. Однако для реализации этого необходимо соблюдение целого ряда принципов. В первую очередь необходимо отметить, что в отличие от открытого делопроизводства, цель которого состоит в создании справочно-информационной системы, цель учета конфиденциальных документов состоит в сохранности документов и фиксировании их местонахождения.При этом следует иметь в виду, что к утечке конфиденциальной информации приводит несанкционированное получение защищаемых сведений как лицами, непосредственно не работающими в организации, так и сотрудниками, не уполномоченными знакомиться с этой информацией. В качестве источников угроз конфиденциальной документированной информации могут выступать люди, технические средства обработки и передачи информации, стихийные бедствия и т. д. Способами дестабилизирующего воздействия на защищаемую информацию являются нарушение технологии ее обработки и хранения, физическое воздействие на носитель информации.В этом смысле в архивное законодательство необходимо внести дополнительные нормы, которые бы регулировали порядок и особенности хранения документов, содержащих конфиденциальные сведения. Сейчас наблюдается пробел в этом отношении. Тем более необходимы нормы в сфере защиты электронных документов.Список использованных источниковФедеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 29.07.2017) "О персональных данных"Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».Информация Роскомнадзор от 25.09.2015 «Ответы на вопросы в сфере защиты прав субъектов персональных данных».Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях (одобрены коллегией Главархива СССР 30.09.1988, приказ Главархива СССР от 12.10.1988 № 71, далее – Основные правила).Правила работы ведомственных архивов (Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).Доклад Роструда с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за 2 квартал 2017 г.Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”.Алексенцев А. И. Конфиденциальное делопроизводство. М.: ЗАО «Интел-Синтез», 2011Баймакова И. А. Обеспечение защиты персональных данных /И. А. Баймакова, А. И. Новиков, А. И. Рогачев, А. Х. Хадыров. М.: 1С-Паблишинг, 2011.Бурдов, С.Н. Система конфиденциального делопроизводства как форма защиты конфиденциальной информации: нормативные и организационные аспекты / С.Н. Бурдов // Управленческое консультирование. – 2014. - № 3Степанов Е. А. Информационная безопасность и защита информации / Е. А. Степанов, И. К. Корнеев. М.: Инфра-М, 2009.Сичкарева, М.М. Как принять запрос в архив коммерческой организации и выдать ответ [Текст] / М.М. Сичкарева // Секретарь-референт. – 2017. - № 11.Сичкарева, М.М. Сжечь после прочтения. Какие документы можно уничтожить в январе [Текст] / М.М. Сичкарева // Кадровое дело. – 2018. – № 1.Сичкарева, М.М. Страховой фонд и фонд пользования документов организации [Текст] / М.М. Сичкарева // Секретарь-референт. – 2017. - № 4. Выдача сведений из архива организации [Электронный ресурс]. – Загл.с экрана. – Режим доступа: https://www.glavbukh.ru/art/92844-svedeniy-o-zarabotnoy-plate-iz-arhiva (дата обращения 27.03.2018)Приложение 1АКЦИОНЕРНЫЙ КОММЕРЧЕСКИЙ БАНК«СЛАВИЯ»(АКБ «СЛАВИЯ»)ДЕЛО №02-06ЛИЧНОЕ ДЕЛО: Солдаткин Алексей ВитальевичНачато: 16.05.2012Окончено: 03.04.2015На 30 листахХранить 50 летСтатья 656 бФОНД № _____ОПИСЬ № ____ДЕЛО № ____Приложение 2ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДЕЛА 02-06Солдаткин Алексей Витальевич№ п/пИндекс документаЗаголовок документов, краткое содержаниеНомера листов делаПримечание110.04.2012Анкета1-3215.05.2012Анкета 4-7316.05.2012Согласие на обработку персональных данных8416.05.2012Обязательство о неразглашении конфиденциальных сведений9-10516.05.2012Заявление о приеме11616.05.2012Трудовой договор12-1775-к16.05.2012Копия приказа о приеме на работу18…….…….……..…….2901.09.2014Дополнительное соглашение253027.10.2014Заявление на компенсацию за обеды273127.10.2014Дополнительное соглашение № 52832Свидетельства о прохождении обучения2933№6/1503.04.2015Протокол заседания Совета директоров303403.04.2015Соглашение о расторжении Трудового договора313571-лс/1503.04.2015Копия приказа об увольнении30Итого: 35 (тридцать пять)Количество листов внутренней описи 1 (один)(цифрами и прописью)________________(должность)(подпись)(Ф.И.О.)(дата)Приложение 3ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № 02-06В дело подшито (вложено) и пронумеровано 30 (тридцать) листовВ том числе: литерные листы нетпропущенные листы: нет + листов внутренней описи: 1Особенности физического состояния и формирования делаНомера листов12Ведущий инспектор Отдела кадров Попова А.Э. Попова 25.12.2015