Документы по личному составу организаций высшего образования

Данный приказ изготовлен в виде текстового приказа.
Как известно, текстовые приказы по личному составу произвольной формы на бланках организации издаются во всех случаях, кроме приема, перевода, отпуска, командирования, поощрения работника и прекращения трудового договора. Случаев, когда издаются текстовые приказы, множество. Ниже перечислены основные:
поручение дополнительной работы;
изменение условий трудового договора (режима работы, должностного оклада, продление срока договора и др.);
перенос отпуска или его продление;
отстранение от работы и допуск к работе после отстранения;
применение дисциплинарного взыскания и его снятие;
изменение персональных данных работника;
направление работника на курсы повышения квалификации.
Таким образом, можно смело говорить о том, что данный вид документа составлен полностью не верно.
Еще одни документ, который будет проанализирован в данном параграфе – личное дело.
Личное дело - совокупность документов, хранящих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Данный документ обычно создается в СПбГЭУ после издания приказа о приеме на работу.
Не смотря на то, что данный документ является не обязательным. Однако в СПбГЭУ оно имеет место.
Документы, включаемые в состав личного дела, можно формально разделить на три большие группы и представить схематично на рисунке 2.8.

Рисунок 2.9 – Список документов входящие, в папку с личным делом на сотрудников СПбГЭУ
Однако, не смотря принятому списку документов, которые должны быть в личном деле на основе внутренней описи и представленной в приложении 3 видно, что отсутствует документ – личная карточка. При этом стоит отметить, что обложка и внутренняя опись личного дела оформлены верно.
В результате анализа документов по личному составу в СПбГЭУ были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования кадрового документирования деятельности данного учреждения.
Приказ о прекращении трудовой деятельности. В данном документе в ходе анализа было установлено, что в документе не заполнены некоторые разделы, а именно:
Номер и дата договор, который расторгается;
Должность увольняемого сотрудника;
Подписи руководителя и увольняемого.
На основе выявленных нарушений в приложении 4 был составлен новый приказ о прекращении трудовой деятельности.
Приказ о принятии сотрудника. Данный приказ был составлен в виде текстового приказа. Согласно ГОСТа Р. 6.30-2003 известно, что данный вид документа для государственных учреждений должен быть изготовлен в виде унифицированной формы. Исходя из этого в приложении 5, был разработан новый проект документа.
Последним документом, который был проанализирован – личное дело. В ходе анализа по оформлению и внутреннему содержанию было установлено, что отсутствует личная карточка на сотрудника. В связи с этим в приложении 6 был разработан данный документ.
Также стоит отметить, что все журналы по кадровой документации, а именно журналы по приказам и заявлениям ведутся вручную. В связи с этим можно предложить установить автоматизированную программу «Фараон».
Данная программа легка в использовании. В ней можно формировать различные документы и отчеты, которые показаны на рисунке 2.8.

Рисунок 2.10 – Основные функции программы «Фараон» [23]
Использовав данную специализированную программу СПБГЭУ сможет получить как экономический, так и социальный результат.
Выводы. На основе всего вышесказанного можно сделать следующие выводы. СПбГЭУ – крупнейший вуз в Санкт-Петербурге, который был сформирован из трех ведущих экономических вузов Санкт-Петербурга. В объединенном университете сохранены научные школы, образовательный и научный потенциал, а также инновационные учебные курсы и передовые обучающие технологии. На текущий момент вуз обучает более 26 тысяч студентов. В вузе кадровыми вопросами занимается Управление по кадрам. В данное управление входит 5 подразделений. Каждое подразделение занимается определенной группой специалистов. Например, отдел по работе с административным и обслуживающим персоналом. В ходе анализа документации по личному составу были выявленные определенные нарушения, по которым были даны также определенные предложения.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В ходе проведенного исследования по изучаемой теме «Документы по личному составу организаций высшего образования» можно сделать следующие выводы.
В настоящее время кадровое делопроизводство - это инструмент, позволяющий четко регламентировать взаимоотношения работодателя и работника. При этом главным в данном вопросе является его грамотное документальное оформление, в частности документов по личному составу.
Документы по личному составу включают в себя большую группу документов.
При этом классификация данных видов может быть различной. Ведь в законодательстве она никак не закреплена.
Стоит также отметить, что наиболее часто встречаемыми документами, которые могут быть отнесены к документам по личному составу во всех организациях: приказы, личное дело, трудовая книжка, которые были рассмотрены в теоретической части данной работы.
Во второй главе данной работы была проанализирован Санкт-Петербургский государственный экономический университет (СПбГЭУ), созданный в 2012 году в результате объединения ведущих вузов Санкт-Петербурга (ФИНЭКа, ИНЖЭКОНа и ГУСЭ).
Ведение кадрового делопроизводства занимается управление кадров, состоящий и з 5 подразделений. Каждое подразделение занимается определенной группой специалистов.
На основе одного из подразделений данного управления были рассмотрены документы по личному составу. В ходе анализа было установлено, что документы по личному составу составлены с нарушения согласно ГОСТа Р. 6.30-2003. Например, приказ о приеме на работу издан в виде текстового приказа. Приказ о прекращении трудовой деятельности имеет не достающие формулировки, подписи. Также в папке личное дело отсутствует карточка на сотрудника. Еще одной проблемой можно назвать ведение кадровой документации, в частности журналов приказов и заявлений вручную. Поэтому было предложено внедрить автоматизированную программу «Фараон», от которой СПбГЭУ сможет получить как экономический и социальный результат.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
Российская Федерация. Конституция(1993)Конституция Российской Федерации: Основной закон. - М.:Проспект,2010-32с.
Трудовой кодекс Российской Федерации 1-4часть. – М.:Юрайт, 2015 – 829с.
Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» // Собрание законодательства Российской Федерации от 12 декабря 2011 г. № 50 ст. – 7344.
Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (ред. от 19.05.2008) «О трудовых книжках» и постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек.
Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»/Бюллетень Минюста РФ, № 5, 2004 г.
ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: Требования к оформлению документов: Срок введения 01.07.2003-М.:Изд-во стандартов, 2003
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. № 558)
Автушко И. А. Положение о работе с персональными данными работников: каким ему быть? / И. А. Автушко // Справочник кадровика. – 2013. – № 1. – С. 112–116.
Андреева В. И. Делопроизводство в кадровой службе. – М.: Бизнес-школа. – 2014. – 172 с.
Булыга Н.Н. Ведение кадровой документации. // Новая бухгалтерия, , 2010. – №5. – С. 12-15.
Грудцына Л. Ю. Кадровик: практическое руководство. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Эксмо, 2012. – 304 с.
Гусятникова Д.Е. Кадровая служба без кадровика. Пособие для руководителя и главного бухгалтера. - М.: Издательство «Альфа-Пресс», 2009. – 193с.
Делопроизводство /Галахов В.В., Корнеев И.К., Ксандопуло Г.Н., Пшенко А.В. Проспект. 2012. – 408с.
Кабашов С. Ю. Делопроизводство кадровой службы: учебно-методический комплекс. – Уфа: БАГСУ, 2013. – 81 с.
Кадровик. Кадровое делопроизводство 2010 № 03. Ежемес. научно-практ. журн. / учредитель ИД «Панорама». Система кадровой документации: А. Мясникова. Должностные инструкции: методики разработки С. Синегубов. - М.: «Политэкономиздат», 2010. - 80 с.
Ларин М.В. Управление документацией в организациях — М.: Научная книга. 2012. — 228с.
Машенцева Г. А. Дегтярев В. В., Пчелинце М. А. «Кадровое делопроизводство. Создание приказов по личному составу» методические указания / Сост. Г. А. Машенцева, В. В. Дегтярев, М. А. Пчелинцева – Волгоград: ИУНЛ ВолгГТУ, 2015. – 30с.
Митрофанова В.В. Оформляем кадровые документы. – М.: Кнорус, 2012. – 285 с.
Свинцова Т. Повышение квалификации: что должен знать кадровик?// Т. Свинцова// Кадровое дело. – 2010. - №1. – С.5.
Семенихин В.В. Кадровый  документооборот. – М.: Эксмо, 2011. – 234 с.
Толбухина Н.С. Факультативные кадровые документы. //Кадровое дело, 2010. – № 11.– С. 26-28.
Труханович Л.В., Щур Д.Л. Справочник по кадровому делопроизводству. — М.: Издательство «Дело и Сервис», 2010. – 640с.
Кадровое делопроизводство [Электронный ресурс]. - URL: http://alianskadrovic.ru
Официальный сайт журнала Делопроизводство и электронный документооборот [Электронный ресурс]. URL: http:www.termika.ru/
Официальный сайт СПбГЭУ [Электронный ресурс]. URL:http://unecon.ru

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

ПРИЛОЖЕНИЕ 3
Обложка личного дела


ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов личного дела № 24

№ п/п Индекс документов Дата документов Заголовок документа, краткое содержание Номера листов дела Примечание 1 2 3 4 5 6 1 б/н 15.03.2011 Личный листок по учету кадров 1-2 2 б/н 15.03.2011 Автобиография, резюме, анкета 3-5 3 ТВ-1
№032462 22.06.1992 Диплом об окончании МГУ. Копия 4-5 5 Ун-123465 12.03.2011 Медицинская справка 6 6 б/н 15.03.2011 Заявление о приеме на работу 7 7 24 15.01.2011 Приказ о приеме на работу 15.03.2011 № 24-к 8 8 1012 15.01.2011 Трудовой договор 9-11
Итого________________________8(восемь)__________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ______________1 (один)_____________
(цифрами и прописью)



Начальник
Управления кадров Самохина А.К. Самохина

15.03.2011


ПРИЛОЖЕНИЕ 4

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

ПРИЛОЖЕНИЕ 6











2