Архитектуры современных корпоративных систем обработки данных

Google поддерживает поиск документов по содержанию и ключевым словам в различных форматах: PDF, RTF, PostScript, MicrosoftWord, MicrosoftExcel, MicrosoftPowerPoint и др. Так, по заданному параметру поисковая система Google выдала 342 000 ссылок на различного рода источники.Типичным поисковым признаком значимой информации, наряду с ее семантической составляющей, является имя файла и тип содержащихся в нем сведений, определяемых форматом записи. Имя файла, как считает В.Б. Вехов, имеет два значения: во-первых, позволяет отличить его от множества других файлов; во-вторых, дает некоторое представление о категории сведений, содержащихся в нем, или о лице, его создавшем. В развитие мысли В.Б. Вехова отметим, что при поиске необходимой электронной информации следует учитывать, что имя файла может присваиваться компьютерной программой самостоятельно при сохранении информации в автоматическом режиме или ее автором или исполнителем. При сохранении информации автором (исполнителем) имя файла, как правило, определяется:семантическим содержанием документа (сообщения) (например, включает данные адресата,указание темы сохраняемой информации, дату создания документа и прочее), а может представлять особую привычку автора (исполнителя) присваивать имя файла в соответствии с избранной им индивидуальной системой структурирования личной информации. Сведения об индивидуальном подходе автора к созданию имен файлов можно получить из анализа его личной информации, содержащейся на машинных носителях.Важным атрибутом при поиске информации является формат сохраненных данных. Формат компьютерного файла определяется стандартами компьютерной программы, используемой для сохранения данных, и их видом (текстовые, табличные, графические, звуковые, видео). Таким образом, содержание искомого электронного документа (сообщения) тесно связано с форматом сохраняемых данных. Сведения о форматах файлов и видах информации, содержащейся в нем, программном обеспечении, способном прочесть соответствующий формат электронной информации, можно получить из банков данных интернет-ресурсов. Однако следует учитывать, что не всегда формат файла достоверно отражает вид его семантической информации. Так, графическим форматом файла (например, bmp, gif, png, psd, pgf, tiff, tif, .jpg, peg, pe и пр.) может быть представлена в электронном документе (сообщении) оцифрованная текстовая информация, полученная путем ее сканирования с аналогового документа. Поэтому при поиске необходимой текстовой информации следует учитывать не только ее содержание и формат файла, но и другие атрибуты электронного документа (сообщения), в частности, дату и время создания файла, имя его владельца, а также размер файла. Такие атрибуты файла при поиске значимой информации носят вспомогательный характер, так как могут модифицироваться автором семантической информации или пользователем аппаратно- программного средства. Как отмечает В.С. Матвеева, умышленное изменение временных атрибутов файла может осуществляться как вручную, так и с использованием специальных программ. Поэтому для анализа временных атрибутов, как правило, необходимы специальные знания. В завершение отметим, что электронный документ и электронное сообщение как объекты анализа должны иметь более четкую законодательную формулировку, что отразится на порядке их создания, регистрации и использования в электронной среде. Кроме того, это позволит более точно определить их содержание, выраженное в семантическом смысле и реквизитную часть электронного документа в процессе их поиска и анализа в электронной среде. Предложенные средства и методы поиска документов и сообщений в электронной среде в ряде случаев позволят экономить время.Использование СЭД в делопроизводстве порождает риск уничтожения или утраты единственного экземпляра электронного документа, что влечет серьезные проблемы для предприятия. Решением этой проблемы является процедура резервного копирования и правильная организация хранения электронных документов. Даже в случае чрезвычайных обстоятельств содержание и работоспособность СЭД следует восстановить, а резервные копии электронных документов не должны быть утрачены.Также возможен риск приостановления работы службы по причине недоступности или неисправности СЭД. На сегодняшний день актуальным является вопрос придания электронному документу юридической силы наравне с документом на бумажном носителе. Для этого необходимо быть уверенным в подлинности содержащихся в электронном документе сведений. Следовательно, необходимо обеспечить защиту электронного документа и информационных систем.Учитывая, что компьютер, телефония, средства массовой информации и т.п. являются средством развития информационного общества, его технологической основой, в массовом сознании информационное общество чаще всего ассоциируется с ИКТ – информационными и коммуникационными технологиями.Внедрение электронного документооборота, как в органах государственного управления, так и в работе отдельного руководителя нового поколения, стало рассматриваться руководством и должностными лицами органов власти как неотъемлемое технологическое средство, обеспечивающее своевременную обработку запросов и способствующее выработке и принятию обоснованных решений.Таким образом, значение электронного документооборота для предприятия несомненно и несет множество положительных моментов. Однако, следует учитывать и недостатки, такие как – возможность сбоев, сопротивление персонала изменениям, необходимость обучения и адаптации персонала.ЗаключениеТаким образом, информационные технологии широкий класс дисциплин и областей деятельности, относящихся к технологиям создания, сохранения, управления и обработки данных, в том числе с применением вычислительной техники. В данной работе под информационными технологиями понимаются компьютерные технологии.Основной сутью электронного документооборота является ведение электронного документооборота в «Электронном офисе». Данное понятие подразумевает использование систем электронного документооборота (СЭД). Также система обеспечивает централизованное хранилище электронных документов, возможность доступа к документам из любого места, где есть Интернет. Для каждого документа предусмотрены карточки, которые позволяют хранить его реквизиты.Связь документов с контрагентами и основной деятельностью компании: заказами, проектами, контрагентами, договорами и пр. Вся связанная с документом информация отображается на карточке документа. При формировании документов, необходимая информация берется системой из карточки и вставляется в реквизиты документа.Над одним документом могут одновременно работать несколько сотрудников компании.Предусмотрен гибкий механизм подписки на изменения документа: сотрудники могут подписываться на изменения только тех документов, которые им интересны.Механизм маршрутизации, который поддерживает согласование, регистрацию (при необходимости), рассмотрение документа, его исполнение. По любому документу на любой стадии его жизненного цикла можно создать поручение. Поддерживаются маршруты параллельного, последовательного или последовательно-параллельного согласования и рассмотрения документов. Возможна настройка формата регистрационных номеров документовСписок литературыФедеральный закон Российской Федерации от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ Об электронной подписи.Постановление Правительства РФ от 01.11.2012 N 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных» // «Собрание законодательства РФ», 05.11.2012, N 45, ст. 6257.Постановление Правительства РФ от 03.02.2012 N 79 (с изм. от 15.06.2016) «О лицензировании деятельности по технической защите конфиденциальной информации» (вместе с «Положением о лицензировании деятельности по технической защите конфиденциальной информации») // «Собрание законодательства РФ», 13.02.2012, N 7, ст. 863.ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Типовые требования к автоматизированным системам электронного документооборота. Спецификация MoReq. Версия 5.2.1, Март 2001. Электронная публикация [http://www.cornwell.co.uk/moreq.html].ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008. Процессы управления документами. Метаданные для документов.Елисеев Н.И., Финько О.А. Теоретические аспекты развития системы электронного документооборота министерства обороны Российской Федерации // Военная мысль. 2015. № 7. С. 55-63.Крутова О.Е. Организация серии обучающих семинаров как условие совершенствования управления документооборотом в муниципальном учреждении дополнительного образования детей // Международный студенческий научный вестник. 2015. № 5-3. С. 399-400.Макаров С. Хранение e-документов: как угнаться за ИТ? (http://www.cnews.ru/reviews/index.shtml?2011/02/08/426535).Матвеева В. С. Криминалистический подход к анализу временных атрибутов файлов в операционной системе семейства MicrosoftWindows и файловой системе NTFS. URL: http://xakep.ru/60167/ (дата обращения: 12.08.2018).Поиск Google: применение в учебном процессе. URL: https://www.youtube.com/watch?v=nekjXsi1IjA#t=364 (дата обращения: 12.08.2018).Программа подготовки государственных судебных экспертов государственных судебно-экспертных учреждений Министерства юстиции Российской Федерации по судебной лингвистической экспертизе: утв. приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 9 марта 2006 г. № 37 // Теория и практика судебной экспертизы. 2006. № 1. C.41.ПутькинаЛ.В. Особенности применения электронного офиса в сфере услуг // Nauka-Rastudent.ru. 2016. № 1. С. 5.Рябова Н.А. Обеспечение сохранности электронных документов // Труды Санкт-Петербургского государственного университета культуры и искусств. 2013. Т. 200. С. 404-407.Соловьев А.В. Возможные решения проблем доступности информации электронных документов при долговременном хранении // Ежегодная богословская конференция Православного Свято-Тихоновского гуманитарного университета. 2014. № 24. С. 393-395.Типы файлов. URL: http://www.filetypes.ru (дата обращения: 12.08.2018).Электронные следы в системе криминалистики / В.Б. Вехов, Б.П. Смагоринский, С.А. Ковалев // Судебная экспертиза. Вып. 2 (46) 2016: науч.-практ. журнал. – Волгоград: ВА МВД России, 2016. – С. 10-19.Энговатова О. 500 советов секретарю. Режим доступа: http://www.libma.ru/delovaja_literatura/500_sovetov_sekretaryu/index.php.