Федеральные архивы РФ

Цель контактов – выработать единую линию выполнения решения.Так, в РГАЛИ и РГАДА созданы и функционируют коллегиальные совещательные органы: экспертно-проверочные комиссии, комиссии по рассекречиванию, комиссии по проверке наличия и списания дел, пути розыска которых исчерпаны, и иные. Они применяются для исследования какой-либо отраслевой проблемы и разработки экспертного решения.Работа может быть организована двумя способами: или совещательный орган сам проводит исследования и принимает решение, или использует при подготовке решения экспертные заключения (результаты исследования проблемы специалистов со стороны или занимающих исполнительские должности). Цель – решить проблему, требующую синтеза суждений специалистов разного профиля.В Архивах функционируют так же координационные органы, создаваемые из руководителей органов управления архивным делом России, они предназначены для помощи руководителям РГАЛИ и РГАДА в разработке и обеспечении реализации особо важных решений. Это коллегии, общественные советы, научные советы, попечительские советы.Мотивация - побуждение работников к эффективной деятельности. Пока в архивном деле все проблемы с привлечением и удерживанием работников, а также недостаточной производительностью их труда связывают с низкой заработной платой. И во исполнение распоряжения Правительства Российской Федерации от 26.11.2012 №2190-р, утвердившего Программу поэтапного совершенствования системы оплаты труда в государственных (муниципальных) учреждениях на 2012 - 2018 годы, от руководителей всех уровней требуют решить вопрос с повышением оплаты труда. К примеру, в федеральных архивах, расположенных в Москве, оплата труда составляет от 42,0 тыс. руб. до 51,0 тыс. руб. в месяц или от 71,6 % до 85,6 % по сравнению с уровнем средней зарплаты в столице. В федеральных архивах, находящихся в иных субъектах Российской Федерации (Санкт-Петербург, Самара, Владивосток), она превысила средний региональный уровень и составила от 26,4 тыс. руб. до 44,4 тыс. руб. в месяц. При этом укомплектованность федеральных архивов кадрами – 73% .Контроль – процесс отслеживания достижения целей и выполнения задач заранее определенными методами.Цели, задачи, показатели представляются в плановой документации РГАЛИ и РГАДА, методы – в нормативной (правилах, регламентах, стандартах, инструкциях и других документах, среди которых важнейшим рассматриваются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук), фактические показатели – в отчетах. Проведение контроля в РГАЛИ и РГАДА предполагает три этапа: подготовительный, текущий, заключительный.Подготовительный этап контроля – разработка (или проверка на актуальность действующих) правил и стандартов, на основании которых должно осуществляться достижение плановых показателей. Каждый уровень управления проводит данный этап в соответствии со своими полномочиями.Текущий контроль – своевременное выявление непосредственным руководителем отклонений от планов, графиков и оперативное исправление ситуации.Заключительный контроль – сверка фактически достигнутых показателей с плановыми и (или) нормативными и анализ причин отклонений.Результаты предварительного контроля дают информацию для уменьшения рисков невыполнения или некачественного выполнения планов. Результаты текущего контроля – возможности для координации деятельности по выполнению планов работы. Результаты заключительного контроля – оценку степени выполнения управленческих решений. По мнению А.Н. Артизова, руководителя Федеральным архивным агентством, контроль и составление планово-отчетной документации надо считать одним из проблемных участков управления архивами России. Не повсеместно во всех архивах, но бывает, что составление документации имеет место само по себе, а не является частью управленческой работы: есть отчеты архивов о работе за год, в которых абсолютно все фактические количественные значения показателей стопроцентно соответствуют плановым. Встречаются отчеты, в которых фактические количественные значения показателей превышают плановые на 200-400%, что также свидетельствует о формальном подходе к заполнению планово-отчетных форм. Его применение может повлечь за собой неправильный расчет требующихся архиву финансов, закупок, а также кадровые перегрузки при выполнении работы сверх плана.Что касаетсяРГАЛИ и РГАДА, то их планово-отчетной документации руководителем Росархивадана высокая оценка. Кроме того, в ходе исследования не удалось найти в открытом доступе планово-отчетный документ о работе РГАЛИ и РГАДА на /за год, в котором были бы исчерпывающе проанализированы все направления деятельности. Если основная деятельность (хранение архивных документов, их учет, комплектование архива новыми документами, организация использования архивных документов) хотя бы в основных чертах изложена на официальных сайтах Архивов, то вспомогательную деятельность (управление персоналом, хозяйственное обеспечение и другие) полностью проигнорированы. Безусловно, вспомогательная деятельность меньше нуждается в планировании, чем основная. Но какие-то ориентиры у пользователей архивной информацией должны быть. Для выполнения всех функций управления нужна информация о работе каждого подразделения и сотрудника Архива – любые данные независимо от источника и формы представления. Это нужно для проведения текущего контроля и своевременного вмешательства в работу.Формализованные информационные системы Архивов (путеводители по фондам, электронные каталоги, виртуальные архивы и др.) изначально не автоматизированы и представляют собой упорядоченную документацию, с которой работают специалисты, ответственные за вычислительно-аналитическую обработку документной информации и разработку проектов управленческих решений. Сейчас информационные системы надо рассматривать как совокупность содержащейся в базах данных информации, обеспечивающей ее обработку на каждом этапе работы. Уже подготовлена Концепция информатизации (автоматизации) государственного архива, в которой задекларировано «поэтапное полномасштабное автоматизированное управление архивом».Таким образом, управленческий процесс в архивной сфере, сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску, использованию информации (знаний) для выработки необходимых управленческих решений. Каждое принятое решение - это новая информация управляющего органа, предназначенная как для использования внутри самой организации, так для внешних потребителей (вышестоящих организаций, контролирующих государственных органов, пользователей). На основании всего вышесказанного можно сделать следующие выводы. Документационное обеспечение управления в РГАЛИ и РГАДА охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения, где основными функциями ДОУ являются технологические, организационные, методические, контрольные, а делопроизводство: комплекс мероприятий по документационному обеспечению управления предприятия или организации.Специфика исполнения функций управления федеральным архивомвключает следующие функции: управленческая, информационная, социальная, коммуникативная, культурная, правовая, учетная функция, плюс функция исторического источника.В состав типовых функций документационного обеспечения управления входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные.ЗаключениеПроведя исследование по заданной теме, мы решили поставленные задачи, и пришли к следующим выводам: На протяжении последних лет сохранилась организационно-правовая форма и сеть подведомственных Федеральном архивному агентству учреждений в составе 15 федеральных архивов и одного научного (ВНИИДАД).Свободный доступ к информации РГАЛИ и РГАДА предоставлен исследователям на сайтах Архивов. Здесь постоянно пополняются электронные каталоги, путеводители по фондам, публикуются статьи и исследования сотрудников по документам Архивов.Каждый год осуществляется комплектование Архивов новыми документами, ведется их учет и осуществляется использование.Что касается функций управления РГАЛИ и РГАДА, то они состоят из 4х этапов: планирования, организации, мотивации и контроля.1.Составление планово-отчетных документов РГАЛИ и РГАДА осуществляется в соответствии с приказом Росархива. По заявлению руководителя Росархива, плановые показатели совпадают с отчетными. Однако отрицательной стороной данной стороны управления является тот факт, что планирование и отчетность не публикуются в открытом доступе. Руководство архивными процессами осуществляется по «накатанной схеме».2. В РГАЛИ и РГАДА сформирована структура Архива и ведется координация действий подразделений и сотрудников. РГАЛИ и РГАДА проектируют организационную структуру исходя из объема и состава находящихся в архиве документов, кадровых, финансовых, материально-технических условий работы, а также поставленных Федеральным архивным агентством задач. В РГАЛИ и РГАДА предусмотрено единоличное управление, но на практике учреждения используют возможности коллегиального управления (коллегии, комиссии, советы).3.Оплата труда сотрудников федеральных архивов с 2014 года понизилась. В связи с тем, что Архивы (РГАЛИ и РГАДА) получают заработную плату из бюджетных средств.Поэтому в архивном деле все проблемы с привлечением и удерживанием работников, а также недостаточной производительностью их труда связаны с низкой заработной платой.4. Проведение контроля в РГАЛИ и РГАДА предполагает три этапа: подготовительный, текущий, заключительный. Информационные системы Архивов направлены лишь на работу с документами, а управленческий контроль совершенно исключен. Так, у руководителей всех уровней отсутствует информация о том, на каком этапе находится исполнение поставленных задач, как следствие отсутствует возможность осуществлять вовремя текущий контроль.Таким образом, функции управления федеральными архивами в России сводятся к работе с документами (бумажными и электронными), а принятие решений остается известным только узкому кругу руководящего состава Архива. Однако, каждое принятое решение - это новая информация управляющего органа, предназначенная как для использования внутри самой организации, так для внешних потребителей (вышестоящих организаций, контролирующих государственных органов, пользователей).Список использованных источников и литературы1.Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». 2. Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ (ред. от 24.11.2014) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Статья 2.3. Постановление СНК СССР от 29.04.1941 г. № 723 «Об утверждении Положения о ГАФ СССР и сети государственных архивов СССР» // ГАРФ. Ф. Р-5325. Оп.10. Д. 822. Л. 1-9.4. Проект Концепции развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 года. URL: http://archives.ru/otkrytoe-pravitelstvo/koncepts-project.shtml. 5. Основные направления развития архивного дела. URL: http://archives.ru/reporting/basic-directions.shtml. 6. Информационные письма Федерального архивного агентства. URL: http://archives.ru/documents/letters.shtml. 7. Доклад о результатах и основных направлениях деятельности Федерального архивного агентства в 2014 году и на период до 2017 года, рассмотренный на заседании коллегии Росархива 04.03.2015. URL: http://archives.ru/reporting/reports.shtml. 8. Концепция информатизации (автоматизации) государственного архива. URL: http://archives.ru/sites/default/files/2014-koncepciya-informatization-gosarchive.pdf.9. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 18.01.2007 №19, зарегистрирован в Минюсте России 06.03.2007, регистрационный №9059; с изменениями (утверждены приказом Министерства культуры Российской Федераций от 16.02.2009 №68, зарегистрирован в Минюсте России 05.05.2009, регистрационный №13893)). URL: http://www.rusarchives.ru/lows/pohkuidaf.shtml. 10. Инструкция по научно-технической обработке документальных материалов фондов личного происхождения. ГАУ при СМ СССР. М. 1958. 11. Сборник инструкций отдела рукописей Государственной библиотеки СССР им. В.И. Ленина. Учет и обработка рукописных фондов. Под ред. Е.Н. Коншиной. М. 1955.12.Методические рекомендации по фондированию документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации / Росархив, ВНИИДАД; сост. Н.И. Химина, А.В. Елпатьевский, З.П. Иноземцева. М., 2006.13. Методические указания по работе с фондами личного происхождения. ЦГАЛИ СССР. М. 1967.14. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому дел. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».15. Устав Федерального казенного учреждения «Российский государственный архив древних актов» Утвержден приказом Федерального архивного агентства 23.03.2017 №39. URL: http://rgada.info/ustav_2017.pdf16. Устав Федерального казенного учреждения «Российский государственный архив литературы и искусства», утвержден приказом Федерального архивного агентства 23.03.2017 №39. URL: http://rgali.ru/object/203550919?lc=ru#!page:1/o:203551015/p:1Литература:17. Алексеева Е.В. Архивоведение: Учебник для нач. проф. Образования. М.: Издательский центр «Академия». 2005. – С. 14. – 272 с.18.Гаганова М.А. Документы РГАЛИ о реставрации и организации музея-заповедника в Троице-Сергиевой лавре (1940–1941 гг.) // Отечественные архивы. №3. 2017.19. Горяева Т.М.«…ЦГАЛИ – это дитя века!» // Отечественные архивы. №2. 2016.20. Ким Ю.В. Архивный фонд Мусиных-Пушкиных в РГАДА: история и состав. // Отечественные архивы. №6. 2016.21. Оборнева З.Е. Документы РГАДА о сношениях Московского государства и Кахетинского царства на греческом языке и их переводчиках (первая половина XVII в.) // Отечественные архивы. №5. 2017. 22. Специфика выполнения функций управления в федеральных архивах//Менеджмент в России и за рубежом. №6. 2015. - С. 105-110.23. Фролов А.А. Происхождение коллекции древнейших новгородских писцовых книг в РГАДА// Отечественные архивы. №6. 2017. 24. Шохин Л.И. Из истории описания документов РГАДА в 1960-е гг. // Отечественные архивы. №5. 2018. 25. История Росархива. Официальный сайт Федерального архивного агентства. Дата обращения 23.10.2018 URL: http://archives.ru/rosarhiv/history.shtml26. История Российского государственного архива древних актов. Официальный сайт РГАДА. Дата обращения 24.10.2018. URL: http://rgada.info/index.php?page=2