Информационные технологии в организации архивного хранения документов

Документы на электронных носителях всегда должны храниться в условиях, которые исключают прямое попадание света, также они подлежат дополнительной защите от электромагнитно-ионизационного воздействия (радиации), агрессивных примесей в воздушной среде (сероводорода, сернистого газа, окислов азота, паров ртути, аммиака).
Защита документов от разрушающего действия естественного и искусственного освещения должна осуществляться во всех помещениях архива при каждом виде работы с архивными документами.
Архивохранилища должны быть обеспечены охранной и пожарной сигнализацией, а также современными средствами пожаротушения. Рубильники, как поэтажные, так и общие, располагаются вне архивохранилищ. Архивные здания также должны быть оборудованы углекислотным огнетушителями, противопожарным водоснабжением, охранно-пожарной сигнализацией.[8]
Является недопустимым размещение архивохранилищ в полуподвальных, подвальных и цокольных помещениях. Сквозь архивохранилища не должны быть проведены газовые, водопроводные и канализационные трубопроводы.
Обязательному опечатыванию и оснащению средствами охранной сигнализации подвергаются архивохранилища и помещения, в которых временно либо постоянно хранятся архивные документы, а также материальные ценности, аварийные и запасные выходы из здания архива, основной вход (в условии отсутствия круглосуточного поста охраны).
Выносить из архива книги научно-справочной библиотеки, архивные документы, материальные ценности, а также научно-справочный аппарат разрешено исключительно по специальным пропускам, которые выдаются в установленном порядке.
В архивохранилищах, которые оборудуются системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться следующий температурно-влажностный режим для хранения документов в зависимости от носителя:
На черно-белых пленочных носителях - относительная влажность воздуха в пределах 40-55 процентов, температура +15оС;
На бумажных носителях - относительная влажность воздуха в пределах 50-55 процентов, температура +17 - +19оС;
На электронных носителях - относительная влажность воздуха в пределах 40-60 процентов, температура +15 - +25оС;
На цветных пленочных носителях -относительная влажность воздуха в пределах 40-55 процентов, температура +2 - +5оС.[9]
В архивохранилищах с нерегулируемым климатом должно применяться проветривание здания, рациональное его отопление и увлажнение (либо осушение) воздуха. Резкие колебания (сезонные и в пределах одних суток) температуры (+-5.С) и относительной влажности воздуха (+-10%) являются недопустимыми.
Температурно-влажностный режим должен контролироваться посредством периодического измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха через определенные промежутки времени: в архивохранилищах с нерегулируемым климатом - 2 раза в неделю; в кондиционируемых помещениях - не реже 1 раза в неделю; при нарушениях режима - 1 раз в сутки.
В помещениях хранилищ должны постоянно поддерживаться образцовый порядок и чистота, исключающие возможность появления и распространения насекомых, плесени, накопления пыли и грызунов. В архивохранилище должна осуществляться свободная циркуляция воздуха, которая исключает появление непроветриваемых зон устойчивого микроклимата. Недопустимо размещение архивных документов в не разобранных кипах, на полу, на подоконниках.
Основные средства, используемые в целях хранения документов - это передвижные либо стационарные металлические стеллажи, деревянные стеллажи, обрабатываемые огнезащитными средствами. В качестве специального или вспомогательного оборудования могут быть использованы металлические сейфы, шкафы, шкафы-стеллажи, а также стационарные отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками.
Рулонные микрофильмы, кинодокументы должны храниться в горизонтальном положении в пластиковых или металлических коробках на стационарных стеллажах или на стеллажах типа "елочка". Кинодокументы на негорючей триацетатной основе хранятся в неплотно закрывающихся пластиковых или металлических с отверстиями коробках в целях недопущения скапливания в полости коробки паров уксусной кислоты, которые выделяет основа кинопленки. Видеодокументы должны храниться в заводской упаковке в вертикальном положении.[10]
Является недопустимым хранение архивных документов на носителях с магнитным рабочим слоем на ферромагнитных металлических стеллажах; стальные стеллажи можно использовать в особых случаях, лишь с условием размагничивания и замыкания контуров стеллажа (соединение металлических частей стеллажа электропроводом и их эффективное заземление).
Любая отдельно взятая единица хранения электронного либо аудиовизуального документа должна быть уложена в индивидуальную негерметичную упаковку. Причем должно исключаться свободное перемещение архивного документа внутри упаковки.
Архивные документы с бумажным основанием должны размещаться в металлических шкафах, на стеллажах в вертикальном или горизонтальном положении в коробках или иных первичных средствах хранения (футлярах, папках и других). Недопустимо размещение документов на подоконниках, полу, лестничных площадках или в неразобранных кипах.
Средства хранения должны быть установлены перпендикулярно относительно стен с оконными проемами. Является недопустимым размещение их вплотную к наружным стенам здания и источникам тепла.

Внедрение информационных технологий в процесс архивного хранения документов (электронный архив)

На сегодняшний день информационные технологии используются практически во всех областях архивной деятельности: в подготовке научно-справочного аппарата архивов, в сфере учета и комплектования, создании электронных баз данных. Формирование информационно-поисковых баз данных, создание электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа через телекоммуникационные системы и сети позволяет значительно расширить доступ к архивной информации всех пользователей, начать архивным учреждениям оказывать государственные услуги в электронной форме. Была разработана и принята Программа информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011-2020 гг. Согласно программе основной задачей в архивной сфере являлось создание информационного пространства [1].
Несмотря на все преобразования, произошедшие в архивном деле, тема внедрения информационных технологий достаточно актуальной, так как существует значительное количество проблем, которые требуют немедленного решения.
Под объектами информатизации понимаются направления работы и функции архива, которые эволюционируют в процессе внедрения современных информационных технологий. На сегодняшний день к объектам информатизации работы архива учреждения и государственного архива можно отнести:
- экспертизу ценности документов и комплектование архива;
- ведение и создание информационно-поисковых архивных справочников по всем документам архива с целью ускорения процессов поиска информации (описей, номенклатуры дел, указателей, каталогов и др.);
- комплектование, поиск и хранение документации на электронных носителях, которые создаются в учреждении или в учреждениях-источниках комплектования;
- учет документов архива и контроль за обеспечением сохранности документации;
- создание фонда пользования и страхового фонда документами;
- информационно-справочная работа, контроль за исполнением запросов, которые поступают в архив от структурных подразделений учреждения, других учреждений, граждан и исследователей;
- контроль за делопроизводством и принятие участия во внедрении автоматизированной системы делопроизводства;
- контроль за внедрением электронного документооборота и автоматизированных систем делопроизводства в учреждениях-источниках комплектования.
Цели информатизации работы архива состоят в следующем:
- избавление от рутинных операций труда архивиста;
- увеличение оперативности и точности учета архивной документации;
- получение сводных статистических сведений и осуществления статистического анализа документооборота учреждения, движения документации в ведомственном архиве, оценки интенсивности и эффективности использования документации;
- улучшение исполнительской дисциплины, точности и скорости поиска документации при исполнении запросов по архивам;
- обеспечение сохранности документации – создание фонда пользования и страхового фонда на электронных носителях при помощи оцифровывания архивной документации.
Информатизация архивного дела России основывается на следующих главных принципах:
- преемственность по отношению к традиционно сложившейся системе государственного учета документов, контроля за обеспечением сохранности и учета использования документации;
- сопряженность с информационными системами учреждений-источников комплектования и учреждений, которые являются постоянными потребителями архивных данных, с внеотраслевыми системами передачи информации.
Реализация данных принципов должна осуществляться в определенной последовательности, которая обеспечивает снижение расходов ресурсов при получении максимального эффекта.
Одной из основных проблем является обеспечение архивов кадрами. Отмечается острая нехватка квалифицированных сотрудников. Для решения данной проблемы необходимо, в первую очередь, адаптировать имеющиеся программы в вузах к актуальным потребностям архивных учреждений, использовать различные формы дополнительного образования для работников архивов (программы профессиональной переподготовки, краткосрочные курсы) [2]. Возможно организовать подготовку сотрудников на базе архивного учреждения. В подготовке специалистов особое внимание уделять техническому направлению, работе с электронным документооборотом.
Также важной проблемой является обеспечение сохранности документов на электронных носителях. Современные электронные носители недолговечны, имеют высокую стоимость и высокое энергопотребление. Возникает риск утраты информации при разрушении носителя. Они могут быть не совместимыми с новым оборудованием и программным обеспечением. Жесткие диски применяют для хранения различных данных. Срок их службы, в среднем, составляют 5-10 лет в зависимости от внешних факторов и качества устройства. USB Flash, SSD - срок службы накопителей приблизительно 5-7 лет. Ленточные носители обладают такими свойствами: низкое энергопотребление, хранение большого объема данных, высокая скорость данных. Но такие носители также недолговечны (срок службы - до 5 лет), имеют высокий риск потери информации из-за механического повреждения ленты. Целесообразно применять для долговременного хранения архивных документов оптические накопители. Свойства оптических носителей:
Срок хранения архивной информации от 50 лет.
Поддержка функции WORM на аппаратном уровне (неизменяемость архивных данных).
Возможность организации хранения архивных документов off-line.
«Открытый» формат записи (UDF) на оптические носители.
Низкая стоимость.
Низкое электропотребление.
Они обеспечивают выполнение всех требований, которые предъявляются к архивному хранилищу и хранению архивных документов. Одним из вариантов решения проблемы является создание правил хранения документов на электронных носителях на локальном уровне, с учетом особенностей каждого вида носителя.
Оцифровка архивных документов. Целями оцифровки архивных документов является: расширение доступа к документам Архивного фонда, обеспечение сохранности оригиналов документов, создание электронного фонда пользования, упрощение оказания государственных услуг. Возникают технологические проблемы, которых можно избежать путем выбора соответствующего программного обеспечения и необходимого оборудования, строго должен быть регламентирован в архиве порядок создания электронного фонда пользования. Регламент принимается и утверждается руководством архива [3].
Для организации учета в архивах создают автоматизированные базы данных, которые обеспечивают информационную поддержку учета, ведут централизованный государственный учет, предоставляют оперативные сведения о наличии документов фонда.
Сейчас функционирует уже четвертая версия программы. Современные технологии предполагают, что с программой работают многие сотрудники архива, а также доступ к системе имеют и посетители читального зала. Эти возможности не могла обеспечить третья версия программы, имеющая проблемы совместимости с современными операционными системами. При создании новой версии был полностью переработан интерфейс программы, добавлено много новых возможностей по вводу информации о различных видах документов, формировании стандартных отчетных форм.
Существуют и недостатки четвертой версии программы: сложность установки программы, проблемы при загрузке 3-й версии, некорректная работа отдельных полей, программа полностью не учитывает многие особенности работы и специфические требования для отдельных архивов, фондов, видов носителей. Создание автоматизированных баз данных в муниципальных архивах зависит от их обеспеченности соответствующей техникой. Эта проблема остается достаточно актуальной и требует разрешения на локальном уровне. Для создания универсальной общегосударственной системы учета, необходимо создать такую базу, которая учитывала особенности работы со всеми видами документов, типами носителей информации, соответствовала потребностям архивных учреждений. Все перечисленные проблемы замедляют процесс информатизации архивного дела и требуют решения как на федеральном уровне, так и на локальном.

Заключение

Следовательно, можно подвести следующие итоги.
Одним из наиболее перспективных направлений информационных технологий использования архивной документации является CD-ROM мультимедиа.
Внедрение и активное использование архивных автоматизированных технологий должны сделать труд архивистов более содержательным и продуктивным, избавив их от выполнения многих рутинных операций. Применение современных автоматизированных технологий позволит повысить перечень платных услуг, увеличить степень их эффективности.

Список литературы

Алленова, В.А. Документоведение [Электронный ресурс] : учебно-методический комплекс для вузов / В.А. Алленова ; Воронеж. гос. ун-т .— Электрон. текстовые дан. — Воронеж: ИПЦ ВГУ, 2012 .—
Андреева В.И. Делопроизводство / В.И. Андреева. – М.: Бизнес-школа, 2001. – 201 с.
Банасюкевич В.Д. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов //Отечественные архивы. -2001. - № 2
Бардаев Э. А., Кравченко В.Б. Документоведение. – М.: Академия, 2010. – 304 с.
Виноградова, Т.В. «История и организация делопроизводства в России»: программа и методические материалы курса / Т.В. Виноградова / Федер. Гос. бюдж. образоват. учреждение высш. проф. образования «Петрозаводский государственный университет». – Петрозаводск: Изд-во ПетрГУ, 2012. - 39 с.
Гладких С.Р. Комментарий к законодательству о порядке хранения и уничтожения документов в коммерческих организациях» // Право и экономика, 2005, №6.
Гринберг А.С., Горбачев Н.Н., Мухаметшина О.А. Документационное обеспечение управления. – М.: Юнити-Дана, 2010. – 392 с.
Зиновьева Н. Б. Документоведение: уч.-метод. пособие. - М.: Профиздат, 2013.
Кирсанова М.В. Современное делопроизводство / М.В. Кирсанова. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 298 с.
Кузнецов И.Н. Делопроизводство: учебно-справочное пособие. - 6-е изд., перераб. и доп. – М.: Дашков и К, 2014. - 459 с.
Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления. – М.: МЭИ, 2010. – 232 с.
Кузнецова Т.В. Делопроизводство и техническая документация / Т.В. Кузнецова, Е.А. Степанов, Н.Г. Филлипов. М.: Высшая школа, 2001. – 202 с.
Сологуб О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: учебное пособие. - 8-е изд., - М.: Омега-Л, 2013. - 207 с.








2




2



4


4


4