Способы документирования и их развитие

Оцифровка фонодокументов на магнитной ленте началась с 2004 года. Оцифровка фонодокументов на магнитной ленте - с 2004 года. Оцифровка фотодокументов (негативов, позитивов и слайдов) - с 2005 года. Оцифровка видеодокументов - с 2009 года.Перед оцифровкой документов стоит ряд предварительных задач: 1. Выбор документального массива: распорядительных документов органов государственной власти, использование которых имеет беспрецедентное социальное значение. 2. Выбор объекта индексирования (описания): индексирование на уровне отдельного документа. Интеграция с АИС: проведение модернизации структуры и модулей АИС «Научно-справочный аппарат по документам на бумажной основе».3. Определение реквизитов индексирования электронных копий документов: номера фонда, описи и единицы хранения (архивного дела), номер листа дела, с которого начинается документ, вид документа (номер, дата, заголовок документа фамилии и инициалы персоналий, встречающиеся в документе адреса, встречающиеся в документе комментарий путь к папке с электронными копиями документа на передаваемом носителе). 4. Приведение в соответствие с правилами индексирования по описанию распорядительных документов органов государственной власти: Методические рекомендации по описанию и классификации документной информации для создания АИПС «Организационно-распорядительные документы Московского городского совета и Исполнительного совета народных депутатов за 1931–1991 гг.». (Мосгорархив, 2003)5. Оцифровка документов на специальном оборудовании.6.   Выборочный контроль качества электронных образов.7. На завершающем этапе ведется прием информационного ресурса, который оформляется только после проверки технического состояния поступивших дисков с помощью специализированного ПО. Импорт электронных копий документов и индексной информации в ИАИС. Исправление ошибок индексации: в составлении пути к электронным образам на переданных носителях в привязке электронных образов к идентификации документа в фамилиях персоналий, названиях улиц.Рабочая рекомендация Главархива Москвы - записывать экземпляры электронных документов на носители разных фирм-производителей.При создании цифровой копии следует использовать максимально возможное разрешение, цветной режим и использовать тест-объекты.До сих пор не существует апробированных методик контроля качества, поэтому применяется комбинационная система визуального и аудио контроля:- визуальное сравнение копии и оригинала;- сверка соответствия видео-, аудио- файлов,- проверка наличия всех файлов на копии,- анализ качества изображения на мониторе;- оценка плотности изображения.Оцифрованные копии хранятся на сервере архива, на цифровых носителях с подробным описанием единиц учета и хранения.ЗаключениеСовременное документирование сводится записи текста или изображения на материальный носитель. Оформляют документы на бумаге, фотопленке, дискете, перфокарте. В практической деятельности учреждений, организаций и предприятий чаще используются текстовые документы, информация которых фиксируется рукописным, машинописным или печатным способом.Таким образом,механизация и автоматизация делопроизводственных процессов в настоящее время является обязательным условием рациональной организации делопроизводства в организации, способом повышения производительности и удешевлении управленческого труда. Государственными стандартами системаорганизационно-распорядительной документации определяетсякак письменные документы, фиксирующие решения административных и организационных вопросов, а также вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подведомственных структур и должностных лиц.Так, система организационно-распорядительной документации в силу своего повсеместного применения имеет повсеместное использование и первостепенное значение для фиксирования управленческой деятельности.Кроме общепринятых для всех организаций и предприятий функциональных систем документации, существуют отраслевые – ведомственные - системы, использующиеся в документообороте соответствующих видов деятельности и отражающих их специфику. К примеру, это системы документации промышленности, здравоохранения, судебной деятельности, образования, нотариальные и др. Одновременно они используют типовую организационно-распорядительную документацию. В функции организационно-распорядительной документации входит содержание правовой основы задокументированных действий, и отражаются вопросы управления, контроля, планирования, учета, отчетности и т.д.Увеличение потока информации, растущей с развитием электронных и технических средств, вызвано активизацией общественной жизни, ростом числа учреждений и организаций, увеличением наименований изделий и усложнением процесса их изготовления, расширением экономических и культурных путей сотрудничества. В связи с этим возникла необходимость распределения, уточнения и упорядочения информации, создания необходимого и достаточного объема документов, которые бы исполняли роль информационного обеспечения функций управления. Ручная обработка документированных потоков информации не позволяла вовремя и качественно обработать растущие потоки информации. В связи с этим были разработаны электронные автоматизированные средства обработки документной информации. Их массовое внедрение и практическое применение позволяет эффективно обрабатывать информацию, учитывать, контролировать и использовать ее.Унификация и стандартизация документов является основным направлением совершенствования документопотока.Список источников и литературы1.Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. № 19«Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».2. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утверждена приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 №44. Электронный ресурс URL: http://archives.ru/sites/default/files/2018-instrukciya-deloproizvodstvo-organization.pdf3. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Новые требования к оформлению организационно-распорядительных документов // Журнал о системах электронного документооборота (СЭД). Электронный ресурс URL: https://ecm-journal.ru/docs/GOST-R-7097-2016-vmesto-GOST-R-630-2003-Novye-trebovanija-k-oformleniju-dokumentov-ORD.aspx4. ГОСТ 7.69-95 «СИБИД. Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения».5. Тихонов В.И. Оцифровка архивных документов в центральных архивах Москвы. Презентация. 2013. Электронный ресурс URL: http://www.myshared.ru/slide/265409/