Федеральные архивы России

Функциональная структура управленияСпециализация и кооперация труда в аппарате управления привела к созданию функциональной организационной структуры. В такой структуре функциональному руководителю делегируется линейная власть в масштабе выполняемой функции управления.- линейно-функциональная организационная структураЛинейно-функциональная система обеспечивает форму разделения и кооперации труда в управлении при которой принятие решений и управляющие воздействия осуществляют линейные руководители а функциональные - разрабатывают проекты решений консультируют координируют информируют.- программно- целевая организационная структураПрограммно-целевая структура базируется на комплексном управлении всей системой как единым объектом, ориентированным на отдельную цель на решение нестандартной проблемы затрагивающей все стороны производства. В случае наших Архивов – это создание временных комиссий.Хотя для казенных и бюджетных учреждений законодательством предусмотрено единоличное управление, лишь автономные учреждения должны помимо руководителя иметь ещё наблюдательный совет, на практике все типы архивных учреждений используют возможности коллегиального управления.Для улучшения взаимодействия Архивы поддерживают деятельность так называемых «дирекций». «Дирекция» - это коллегиальный информирующий орган, предназначенный для осуществления контактов между руководителями структурных подразделений в архиве. На совещаниях представляется информация о сложившихся обстоятельствах, о состоявшихся или планируемых решениях. Цель контактов – выработать единую линию выполнения решения.Так, в РГАЛИ и РГАДА созданы и функционируют коллегиальные совещательные органы: экспертно-проверочные комиссии, комиссии по рассекречиванию, комиссии по проверке наличия и списания дел, пути розыска которых исчерпаны, и иные. Они применяются для исследования какой-либо отраслевой проблемы и разработки экспертного решения.Работа может быть организована двумя способами: или совещательный орган сам проводит исследования и принимает решение, или использует при подготовке решения экспертные заключения (результаты исследования проблемы специалистов со стороны или занимающих исполнительские должности). Цель – решить проблему, требующую синтеза суждений специалистов разного профиля.В Архивах функционируют так же координационные органы, создаваемые из руководителей органов управления архивным делом России, они предназначены для помощи руководителям РГАЛИ и РГАДА в разработке и обеспечении реализации особо важных решений. Это коллегии, общественные советы, научные советы, попечительские советы.Мотивация - побуждение работников к эффективной деятельности. Пока в архивном деле все проблемы с привлечением и удерживанием работников, а также недостаточной производительностью их труда связывают с низкой заработной платой. И во исполнение распоряжения Правительства Российской Федерации от 26.11.2012 №2190-р, утвердившего Программу поэтапного совершенствования системы оплаты труда в государственных (муниципальных) учреждениях на 2012 - 2018 годы, от руководителей всех уровней требуют решить вопрос с повышением оплаты труда. К примеру, в федеральных архивах, расположенных в Москве, оплата труда составляет от 42,0 тыс. руб. до 51,0 тыс. руб. в месяц или от 71,6 % до 85,6 % по сравнению с уровнем средней зарплаты в столице. В федеральных архивах, находящихся в иных субъектах Российской Федерации (Санкт-Петербург, Самара, Владивосток), она превысила средний региональный уровень и составила от 26,4 тыс. руб. до 44,4 тыс. руб. в месяц. При этом укомплектованность федеральных архивов кадрами – 73% .Контроль – процесс отслеживания достижения целей и выполнения задач заранее определенными методами.Цели, задачи, показатели представляются в плановой документации РГАЛИ и РГАДА, методы – в нормативной (правилах, регламентах, стандартах, инструкциях и других документах, среди которых важнейшим рассматриваются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук), фактические показатели – в отчетах. Проведение контроля в РГАЛИ и РГАДА предполагает три этапа: подготовительный, текущий, заключительный.Подготовительный этап контроля – разработка (или проверка на актуальность действующих) правил и стандартов, на основании которых должно осуществляться достижение плановых показателей. Каждый уровень управления проводит данный этап в соответствии со своими полномочиями.Текущий контроль – своевременное выявление непосредственным руководителем отклонений от планов, графиков и оперативное исправление ситуации.Заключительный контроль – сверка фактически достигнутых показателей с плановыми и (или) нормативными и анализ причин отклонений.Результаты предварительного контроля дают информацию для уменьшения рисков невыполнения или некачественного выполнения планов. Результаты текущего контроля – возможности для координации деятельности по выполнению планов работы. Результаты заключительного контроля – оценку степени выполнения управленческих решений. По мнению А.Н. Артизова, руководителя Федеральным архивным агентством, контроль и составление планово-отчетной документации надо считать одним из проблемных участков управления архивами России. Не повсеместно во всех архивах, но бывает, что составление документации имеет место само по себе, а не является частью управленческой работы: есть отчеты архивов о работе за год, в которых абсолютно все фактические количественные значения показателей стопроцентно соответствуют плановым. Встречаются отчеты, в которых фактические количественные значения показателей превышают плановые на 200-400%, что также свидетельствует о формальном подходе к заполнению планово-отчетных форм. Его применение может повлечь за собой неправильный расчет требующихся архиву финансов, закупок, а также кадровые перегрузки при выполнении работы сверх плана.Что касаетсяРГАЛИ и РГАДА, то их планово-отчетной документации руководителем Росархива дана высокая оценка. Кроме того, в ходе исследования не удалось найти в открытом доступе планово-отчетный документ о работе РГАЛИ и РГАДА на /за год, в котором были бы исчерпывающе проанализированы все направления деятельности. Если основная деятельность (хранение архивных документов, их учет, комплектование архива новыми документами, организация использования архивных документов) хотя бы в основных чертах изложена на официальных сайтах Архивов, то вспомогательную деятельность (управление персоналом, хозяйственное обеспечение и другие) полностью проигнорированы. Безусловно, вспомогательная деятельность меньше нуждается в планировании, чем основная. Но какие-то ориентиры у пользователей архивной информацией должны быть. Для выполнения всех функций управления нужна информация о работе каждого подразделения и сотрудника Архива – любые данные независимо от источника и формы представления. Это нужно для проведения текущего контроля и своевременного вмешательства в работу.Формализованные информационные системы Архивов (путеводители по фондам, электронные каталоги, виртуальные архивы и др.) изначально не автоматизированы и представляют собой упорядоченную документацию, с которой работают специалисты, ответственные за вычислительно-аналитическую обработку документной информации и разработку проектов управленческих решений. Сейчас информационные системы надо рассматривать как совокупность содержащейся в базах данных информации, обеспечивающей ее обработку на каждом этапе работы. Уже подготовлена Концепция информатизации (автоматизации) государственного архива, в которой задекларировано «поэтапное полномасштабное автоматизированное управление архивом».Таким образом, управленческий процесс в архивной сфере, сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску, использованию информации (знаний) для выработки необходимых управленческих решений. Каждое принятое решение - это новая информация управляющего органа, предназначенная как для использования внутри самой организации, так для внешних потребителей (вышестоящих организаций, контролирующих государственных органов, пользователей). На основании всего вышесказанного можно сделать следующие выводы. Документационное обеспечение управления в РГАЛИ и РГАДА охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения, где основными функциями ДОУ являются технологические, организационные, методические, контрольные, а делопроизводство: комплекс мероприятий по документационному обеспечению управления предприятия или организации.Специфика исполнения функций управления федеральным архивомвключает следующие функции: управленческая, информационная, социальная, коммуникативная, культурная, правовая, учетная функция, плюс функция исторического источника.В состав типовых функций документационного обеспечения управления входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные.ЗАКЛЮЧЕНИЕПо итогам исследования по заданной теме,были решены поставленные задачи, и сделаны следующие выводы: Во-первых, на протяжении последних лет сохранилась организационно-правовая форма и сеть подведомственных Федеральном архивному агентству учреждений в составе 16 федеральных архивов и одного научного (ВНИИДАД).Во-вторых, что касается функций управления РГАЛИ и РГАДА, то они состоят из четырех этапов: планирования, организации, мотивации и контроля.1.Составление планово-отчетных документов РГАЛИ и РГАДА осуществляется в соответствии с приказом Росархива. По заявлению руководителя Росархива, плановые показатели совпадают с отчетными. 2. В РГАЛИ и РГАДА сформирована структура Архива и ведется координация действий подразделений и сотрудников. РГАЛИ и РГАДА проектируют организационную структуру исходя из объема и состава находящихся в архиве документов, кадровых, финансовых, материально-технических условий работы, а также поставленных Федеральным архивным агентством задач. В РГАЛИ и РГАДА предусмотрено единоличное управление, но на практике учреждения используют возможности коллегиального управления (коллегии, комиссии, советы).3.Оплата труда сотрудников федеральных архивов с 2014 года понизилась,в связи с тем, что Архивы (РГАЛИ и РГАДА) получают заработную плату из бюджетных средств. Вообще в архивном деле все проблемы с привлечением и удерживанием работников, а также недостаточной производительностью их труда связаны с низкой заработной платой.4. Проведение контроля в РГАЛИ и РГАДА предполагает три этапа: подготовительный, текущий, заключительный. Информационные системы Архивов направлены лишь на работу с документами, а управленческий контроль исключен.Так, у руководителей всех уровней отсутствует информация о том, на каком этапе находится исполнение поставленных задач, как следствие отсутствует возможность осуществлять вовремя текущий контроль. Потому что нормативными документами Росархива не предусмотрены отчеты сотрудников для руководителей своих структурных подразделений.В-третьих, функции управления федеральными архивами в России сводятся к работе с документами (бумажными и электронными), а принятие решений остается известным только узкому кругу руководящего состава Архива. На основании устава архивов, а именно функций и полномочий руководителя.В ходе проведенного исследования была достигнута поставленная цель – проанализирована организация деятельности федеральных архивов Российской Федерации, исследованы функции управления работой Российского государственного архива литературы и искусства и Российского государственного архива древних актов.Для достижения поставленной цели нами решены следующие задачи:- исследованы законодательные, нормативные, правовые и методические основы создания, деятельности архивов в РФ;- исследованы федеральные законы, касающиеся сбора и хранения документированной информации и работы с ней – это закон об архивном деле в РФ, закон об информации и информатизации, нормативно-правовая база включает приказы и распоряжения высших органов исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства. В указанных правовых документах выявлены закономерности деятельности, формирования федеральных архивов и архивов организаций, документами которых комплектуются федеральные архивы.- изучены системы классификации документов Архивного фонда Российской Федерации, документов архивов и архивных фондов;- выявлено, что внутри АФ РФ документы могут относится к федеральной собственности, собственности субъекта РФ, муниципальной или частной собственности. Организация документов и дел Архивного фонда страны осуществляется по уровневой системе;- исследована история РГАЛИ и РГАДА, состав документальных фондов, нормативно-правовая база архивов. За основу изучения были взяты старейшие крупнейшие федеральные архивы России; - изучены документальные комплексы РГАЛИ и РГАДА;- проанализирована специфика управления федеральными архивами, на примере РГАЛИ и РГАДА.В ходе исследования выделены положительные моменты:В РГАЛИ и РГАДА сформирована структура Архива и ведется координация действий подразделений и сотрудников. РГАЛИ и РГАДА проектировали организационную структуру, исходя из объема и состава находящихся в архиве документов, кадровых, финансовых, материально-технических условий работы, а также поставленных Федеральным архивным агентством задач. Не смотря на низкую заработную плату сотрудников федеральных архивов – бюджетную – РГАЛИ и РГАДА известны наибольшим количеством научных и публицистических работ по документам своих архивов. Постоянные публикации научных работ сотрудников архивов издаются в научных журналах «Вестник архивиста», «Отечественные архивы» и др.В то же время следует обратить внимание на то, что некоторые моменты в управлении требуют доработки:Отрицательной стороной управления является тот факт, что планирование и отчетность не публикуются в открытом доступе. Руководство архивными процессами осуществляется по «накатанной схеме». Т.е. федеральные архивы не имеют доступа к отчетной информации друг друга, не знают о прогрессе или регрессе своих коллег, таким образом, не имеют возможности заранее предупредить проблемы на пути поставленных задач.На их примере представлена система управления федеральными архивами, нормативно-правовая база, позволяющая успешно работать важнейшим государственным учреждениям – архивам. Исследование показало, что документационное обеспечение управления в РГАЛИ и РГАДА охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения, где основными функциями ДОУ являются технологические, организационные, методические, контрольные, а делопроизводство: комплекс мероприятий по документационному обеспечению управления предприятия или организации.СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫЭлектронные ресурсы:Российская Федерация. Законы. Об архивном деле в Российской Федерации [Электронный ресурс] : федеральный закон : [принят Гос. Думой 01 октября 2004 г. : одобр. Советом Федерации 13 октября 2004 г.] / Российская Федерация. Законы // Консультант Плюс. – Режим доступа http://www.consultant.ru.Российская Федерация. Законы. Об информации, информационных технологиях и о защите информации [Электронный ресурс] : федеральный закон : [принят Гос. Думой 08 июля 2006 г. : одобр. Советом Федерации 14 июля 2006 г.] / Российская Федерация. Законы // Консультант Плюс. – Режим доступа http://www.consultant.ru.Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" [Электронный ресурс] // Консультант Плюс. – Режим доступа http://www.consultant.ru.Доклад о результатах и основных направлениях деятельности Федерального архивного агентства в 2014 году и на период до 2017 года, рассмотренный на заседании коллегии Росархива 04.03.2015 [Электронный ресурс]. – Режим доступа : URL: http://archives.ru/reporting/reports.shtml. Информационные письма Федерального архивного агентства [Электронный ресурс]. – Режим доступа: URL: http://archives.ru/documents/letters.shtml. История Росархива. Официальный сайт Федерального архивного агентства [Электронный ресурс].– Режим доступа: URL: http://archives.ru/rosarhiv/history.shtmlИстория Российского государственного архива древних актов. Официальный сайт РГАДА [Электронный ресурс]. – Режим доступа: URL: http://rgada.info/index.php?page=2Концепция информатизации (автоматизации) государственного архива [Электронный ресурс]. – Режим доступа: URL: http://archives.ru/sites/default/files/2014-koncepciya-informatization-gosarchive.pdf.Лазаричева, О. А. Организация архивных фондов личного происхождения [Электронный ресурс]: URL: https://pandia.ru/text/80/634/8026.phpОсновные направления развития архивного дела [Электронный ресурс]. – Режим доступа : URL: http://archives.ru/reporting/basic-directions.shtml. Проект Концепции развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 года [Электронный ресурс]. – Режим доступа : URL: http://archives.ru/otkrytoe-pravitelstvo/koncepts-project.shtml. Устав Федерального казенного учреждения «Российский государственный архив древних актов» Утвержден приказом Федерального архивного агентства 23.03.2017 №39 [Электронный ресурс]. – Режим доступа: URL: http://rgada.info/ustav_2017.pdf Устав Федерального казенного учреждения «Российский государственный архив литературы и искусства», утвержден приказом Федерального архивного агентства 23.03.2017 №39 [Электронный ресурс].-Режимдоступа:URL:http://rgali.ru/object/2035019?lc=ru#!page:1/o:203551015/p:1Источники:ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Текст]. – Введ 17.10.2013 N 1185-ст: ИПК Изд-во стандартов, 2013.ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов [Текст]. – Введ. 01.07.2018 N 2004-ст.: Стандартинформ, 2017. Литература и периодические издания:Алексеева, Е.В. Архивоведение[Текст]: учебник для нач. проф. образования : учеб. пособие для сред. проф. образования / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова ; под ред. чл-корр. РАН В.П. Козлова. – 6-е изд., стер. – Москва : «Академия», 2017. - 272 с.Антипина, В.А. Документы Российского государственного архива литературы и искусства о старейшем работнике Литературного фонда СССР А. Д. Ротницком[Текст]/ В. А. Антипина // Вестник архивиста. - 2017. - №4. – С. 284-296.Гаганова, М.А. Документы РГАЛИ о реставрации и организации музея-заповедника в Троице-Сергиевой лавре (1940–1941 гг.) [Текст]/ М.А. Гаганова // Отечественные архивы. – 2017. - №3. – С.14.Горяева, Т.М.«…ЦГАЛИ – это дитя века!» [Текст]/ Т.М. Горяева// Отечественные архивы. – 2016. - №2. – С.20.Еремченко, В.А. Современные проблемы комплектования государственных архивов Российской Федерации [Текст]/ В.А. Еремченко // Вестник архивиста. – 2012. - №6. – С.30.Ким, Ю.В. Архивный фонд Мусиных-Пушкиных в РГАДА: история и состав [Текст]/ Ю.В. Ким // Отечественные архивы. – 2016. - №6. – С.45.Оборнева, З.Е. Документы РГАДА о сношениях Московского государства и Кахетинского царства на греческом языке и их переводчиках (первая половина XVII в.) [Текст]/ З.Е. Оборнева // Отечественные архивы. – 2017. - №5. – С.22.Раскин, Д.И. Методика и практика архивоведения [Текст] : учебник для СПО / Д. И. Раскин, А.Р. Соколов. – Москва : Юрайт, 2017. – 339 с.Специфика выполнения функций управления в федеральных архивах [Текст]// Менеджмент в России и за рубежом. – 2015. - №6. - С. 105-110.Фролов, А.А. Происхождение коллекции древнейших новгородских писцовых книг в РГАДА [Текст]/ А.А. Фролов // Отечественные архивы. – 2017. - №6. – С. 38.Хорхордина, Т.И. Архивная эвристика [Текст] : учебник/Т. И. Хорхордина, А.В. Попов, под ред. чл.-корр. РАН Е.И. Пивовара. – 3-е изд., стер. – Москва: Издательский центр РГГУ, 2018. – 296 с.Шохин, Л.И. Из истории описания документов РГАДА в 1960-е гг. [Текст]/ Л.И. Шохин // Отечественные архивы. – 2018. - №5. – С.54.