Состав и порядок хранения личных дел

Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы. Работник организации своей подписью заверяет правильность внесения данных, ставит печать. Администрация обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения, сделав запись об увольнении.
В связи с тем, что 1 июля 2017 года требования к порядку сбора, обработки и хранения персональных данных ужесточились, целесообразно, чтобы личное дело содержало копию согласия сотрудника на сбор и обработку сведений личного характера о нем.
Что касается порядка хранения личных дел, то можно отметить, что хранение личных дел сотрудников организации производится в соответствии с установленными нормами архивного законодательства и положениями закона о персональных данных.
Для того, чтобы облегчить поиск нужных документов в процессе формирования, ведения и хранения личных дел, каждое из них должно содержать внутреннюю опись с перечнем всех подшитых в дело документов. Документы, которые входят в состав личного дела работника, содержат его персональные данные и при этом некоторые из них относятся к документам длительных сроков хранения. Поэтому как текущее, так и архивное хранение личных дел работников осуществляется по особым правилам и предусматривает специальную процедуру при оформлении и передаче их на хранение в архив организации.
Папки с личными делами хранятся на полках шкафов вертикально, корешками с номерами наружу. Если штатная численность предприятия превышает 50 человек, есть смысл вести алфавитные карточки, в которых, кроме фамилии, имени и отчества работника будет указан номер его личного дела и дата, когда оно было заведено. Это позволит существенно ускорить поиск нужной папки. Если кадровый состав организации небольшой, учет личных дел можно вести с помощью специальной алфавитной книги. Работник, желающий ознакомиться с содержанием своего личного дела, находящегося в текущем хранении, может это сделать только написав соответствующее заявление и получив визу руководителя. Посмотреть документы сотрудник может только в присутствии работника кадровой службы. При обнаружении ошибочных или неточных данных сотрудник должен предоставить документы, на основании которых в личное дело будут внесены изменения. Проверка наличия, правильности ведения и хранения личных дел сотрудников должна проводиться в организации ежегодно. По ее результатам составляется акт. После увольнения сотрудника, пока текущий календарный год не закончится и далее, еще в течение одного-трех лет, личные дела могут храниться в сейфе кадровой службы, но затем необходимо осуществить их архивно-техническую обработку и передать на хранение в архив по сдаточной описи.
По общепринятому правилу, исчисление срока хранения личных дел начинается с 1 января года, следующего за тем, когда дело было исполнено. То есть, если работник уволился в 2018 году, срок хранения его личного дела начнет исчисляться с 1 января 2019 года, независимо от того, когда закончилось действие трудового договора – в январе или декабре 2018 года.
Таким образом, можно сделать вывод, что все организации, которые соблюдают правила по кадровому делопроизводству и документообороту, смогут быть высококонкурентными как на региональном рынке труда, так и на общероссийском рынке труда, а также будет всегда привлекать только высококвалифицированных специалистов.
Список использованных источников

Архипова Н.И. Управление персоналом организации. – М.: Проспект, 2016. – 224 с.
Аширов Д.А. Управление персоналом: учебное пособие. – М.: ТК Велби, Проспект, 2016. – 246 с.
Веснин В.Р. Менеджмент: учебник. – М.: ТК Велби, Проспект, 2018. – 176 с.
Маслова В.М. Управление персоналом: учебник и практикум для академического бакалавриата. – Люберцы: Юрайт, 2016. – 492 c.
Мелихов Ю.Е. Управление персоналом: портфель надежных технологий: учебно-практическое пособие. – М.: Дашков и К, 2015. – 344 c.
Михайлина Г.И. Управление персоналом: учебное пособие. – М.: Дашков и К, 2016. – 280 c.
Моргунов Е.Б. Управление персоналом: исследование, оценка, обучение. – Люберцы: Юрайт, 2016. – 424 c.
Одегов Ю.Г. Управление персоналом: учебник для бакалавров. – Люберцы: Юрайт, 2016. – 513 c.
Смольянинова М.В. Заводим трудовую книжку // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2017. – № 2. – С. 7-25.
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001. № 197-ФЗ
Управление персоналом организации / под ред. А.Я. Кибанова. – М.: Кнорус, 2015. – 360 с.
Управление персоналом: учебник / под ред. Т.Ю. Базарова, Б.Л. Еремина. – М.: ЮНИТИ, 2016. – 554 с.
Храмцовская Н.А. Закон о персональных данных: последствия для делопроизводства // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2017. – № 2. – С.12.











2