Офисная деятельность и путь ее автоматизации

Их проведение также не требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение.
Факсимильная связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом. Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.
Но, как правило, такого рода автоматизация допустима в очень мелких фирмах. В большинстве случаев внедрение информационных технологий в процесс управления организациями не ограничивается только автоматизацией сбора, хранения и представления данных, а распространяется также на анализ информации и поддержку принятия решений. В большинстве случаев решения принимаются на основе математического моделирования технико-экономической ситуации в конкретной предметной области. Рассматриваемое в таком аспекте АРМ руководителя становится усилителем его интеллекта, помогает находить достаточно эффективные (неубыточные) управленческие решения в сложных, динамически изменяющихся ситуациях. Следовательно, необходимо внедрение информационных систем, систем принятия решения. Новейшей технологией информационного обслуживания организаций являются создание использование автоматизированных информационных систем интеллектуального типа (экспертные системы, функционирующие в режиме реального времени, ситуационные комнаты, интеллектуальные системы поддержки принятия решения и т.д.).
Рассмотрим путь автоматизации офисной деятельности средней фирмы со средним объемом информации. Для автоматизации ее офисной деятельности последовательно выполняются следующие этапы:
На основе анализа потребностей формируется структура информационной интегрированной сети, подбирается оборудование и составляется проект сети,
Приобретается необходимое оборудование,
Производится монтаж кабельных трасс и монтаж кабельной системы. Объединение автоматизированных рабочих мест сотрудников  в локальные вычислительные сети (ЛВС) позволяет снизить затраты на информационный обмен, решить задачу оптимального использования вычислительных мощностей и ресурсов. Включение в качестве элемента ЛВС высокопроизводительной ЭВМ с внешними запоминающими устройствами большого объема позволяет централизовать информацию, необходимую для совместной обработки всеми пользователями сети и исключить дублирование такой информации.
Производится установка активного оборудования, серверов, коммутаторов, источников бесперебойного питания. Тестирования кабельной системы на соответствие требованиям стандартов.
Производится установка и тестирования сетевого, офисного и специализированного программного обеспечения.
На современном этапе автоматизированная обработка данных в организационных системах характеризуется переходом от централизованной обработки информации к распределенной (децентрализованной), на основе широкого применения персональных ЭВМ. Ядром предлагаемого решения является сервер коллективной работы. Основой сервера является встроенная база данных. База данных является обязательным компонентом любой информационной технологии. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных. Выбирается СУБД в зависимости от объема и сложности обработки информации, СУБД должна позволять наиболее просто и эффективно строить системы хранения документов с целью их коллективного использования. Выбор СУБД во многом зависит от используемой системы управления офисом.
Устанавливается выбранная система управления, настраивается технология «клиент-сервер» с поддержкой широкого спектра серверных и клиентских платформ.
Настраивается встроенный Интернет-сервер и система электронной почты. Технические средства "электронной почты" и вычислительных систем позволяют внедрять в организационных системах безбумажные технологии, при которых часть информационных потоков и массивов (файлов) переносятся на бумажный носитель лишь в строго регламентированных случаях, связанных в основном с подготовкой и представлением в официальных итоговых отчетов.
Настраиваются система защиты информации средства резервного копирования
Заполняются база данных, тестируется весь комплекс автоматизации

Заключение
Максимальная автоматизация операций служит для повышения эффективности работы сотрудников и позволяет избежать многих ошибок, следствием которых могут стать финансовые потери. Грамотно организованная автоматизация офисной деятельности позволяет добиться прозрачности и эффективности в управлении предприятием. Сократить время выполнения большинства стандартных офисных операций. Наиболее эффективно использовать интеллектуальный потенциал сотрудников фирмы, сократить штат сотрудников - эффективно использовать ресурсы, задействованные в офисной деятельности предприятия.
Для достижения выше озвученных целей необходимо чтобы автоматизация офисной деятельности реализовывала следующие функционал:
Информационная поддержка процессов принятия управленческих решений на всех уровнях (сбор, хранение, консолидация, анализ и представление данных управленческого учета),
Информационное обеспечение заключения сделок, ведение договоров, контрактов (в том числе с субподрядными организациями).
Планирование и контроль выполнения заданий на всех уровнях,
Поддержание документооборота и делопроизводства,
Планирование основной деятельности организации,
Учет финансово-хозяйственной деятельности предприятия,
Формирование документов бухгалтерской и финансовой отчетности,
Защиту и конфиденциальность информации;
Обслуживание входных информационных потоков разнообразных видов.
Список литературы
Куперштейн В.И. Современные информационные технологии в делопроизводстве и управлении. СПб.: БХВ Санкт-Петербург, 1999. 256 с.
http://ria-stk.ru/mmq/adetail.php?ID=34530
http://www.compress.ru/article.aspx?id=10301&iid=424
http://citforum.ru/ofis/ofis96/102.shtml
http://www.studfiles.ru/dir/cat32/subj1177/file9555/view96587.html
http://technologies.su/avtomatizaciya_ofisa











16