Сущность, содержание функций самоуправления деятельности начальников и других должностных лиц органов управления, не имеющих подчинённых

Сетевые возможности данной программы очень велики: она позволяет оптимизировать командную работу через назначение встреч и задач, эффективно актуализировать планы в случае непредвиденных обстоятельств, управлять делегированными задачами, анализировать переписку с клиентами и партнерами, стандартизировать офисную работу и т.д. На начальных этапах внедрения CRM Microsoft Outlook может выступить в качестве полноценной CRM-системы.Одним из наиболее редко используемых инструментов Microsoft Outlook является «Дневник», однако он имеет несколько важных возможностей, которые делают его незаменимым в корпоративной деятельности. Он позволяет фиксировать, на что работники тратят свое время, какие файлы открывают, сколько с ними работают, как взаимодействуют с клиентами и т.п.Outlook также позволяет коллективно работать над заметками. С их помощью можно организовать простую базу знаний: сохранять в ней информацию о клиентах, предложения сотрудников, данные о проделанной работе и т.п.Таким образом, Microsoft Outlook позволяет упростить личные системы планирования работников, повысить гибкость и удобство планирования, существенно снизить затраты времени на формирование отчетности для руководства, увеличить ее удобство и наглядность, усилить контроль над задачами, быть уверенным в их своевременном решении.Уже издано несколько десятков книг, в которых описаны возможности использования Microsoft Outlook, как для «чайников», так и для профессионалов. Однако необходимо признать, что большая часть его возможностей отражена в стандартном файле Help, прилагаемом к программе. Одной из лучших книг на данную тему является работа Г. Архангельского «Формула времени: тайм-менеджмент на Outlook 2007». Рекомендуем использовать ее в качестве путеводителя при освоении тайм-менеджмента с помощью Microsoft Outlook.Использование тайм-менеджмента в практике руководителей критически важно для повышения эффективности использования их времени, установления ориентиров для его правильного распределения на решение наиболее важных вопросов, снижения нагрузки и создания резерва времени на ресурсоемкие задачи.Составляющими управления временем являются:1правила планирования, распределения мероприятий по категориям и расстановки приоритетов;2правила назначения и отклонения встреч и мероприятий;3правила проведения встреч;4правила работы с контактными данными. Рассмотрим ключевые направления тайм-менеджмента в работе руководителя организации.Начнем с порядка планирования различных мероприятий. Планирование мероприятий начинается с планирования перечня задач. Как было отмечено ранее, руководитель должен фиксировать с помощью Microsoft Outlook все свои задачи и мероприятия. Планирование осуществляется с учетом времени, необходимого для достижения ключевых организационных целей, стоящих перед руководителем. Оно должно осуществляться на год, квартал, месяц. При планировании графика необходимо учитывать мероприятия из корпоративного календаря, в которых предполагается участие руководителя.Актуализацию графика на следующий месяц, а также целей и задач необходимо проводить не позднее последнего рабочего дня текущего месяца. В календаре в обязательном порядке устанавливается время для планирования мероприятий на неделю и на день. Рекомендуемое время:•30 минут в последний рабочий день недели для планирования на следующую неделю;•15 минут вечером рабочего дня для уточнения мероприятий на следующий день.Планирование начинается с мероприятий, имеющих жесткие временные рамки, — встреч и заседаний, которые не могут быть перенесены / отменены в силу их важности, обязательности, участия в них ключевых персон, прямой необходимости их посещать. К такого рода мероприятиям относятся:•заседания различных коллегиальных органов;•регулярные плановые встречи с руководителями подразделений организации;• другие обязательные встречи.При планировании между «жесткими» мероприятиями рекомендуется оставлять интервал в 30 минут.Далее происходит планирование «гибких» мероприятий. К ним относятся работы, которые необходимо выполнить к определенному сроку, но при этом не имеющие четко фиксированного времени, которое на них необходимо тратить в день. К такого рода мероприятиям относятся:•подготовка к выступлениям и отчетным мероприятиям;•разработка материалов;•работа с документами;•работа с персоналом;•остальные мероприятия, не являющиеся«жесткими».Мероприятия длительностью до 15 минут могут не фиксироваться. Все отменяемые мероприятия должны удаляться из календаря. После того как мероприятия запланированы, им необходимо присвоить соответствующие категории. Для работы с категориями мероприятий все календари менеджеров организации должны быть открыты для непосредственных руководителей и подчиненных. В целях оптимизации структуры времени, визуализации приоритетов и занятости все мероприятия, планируемые и фиксируемые в календаре, должны быть отнесены к одной из утвержденных категорий и иметь соответствующую цветовую разметку (на усмотрение ответственных за внедрение тайм-менеджмента в практику организации).Мы предлагаем использовать основные, специальные и дополнительные категории.Основные категории являются самостоятельными, отражают цели, на которые тратится большая часть времени мероприятия. Дополнительные категории — те, которые не могут быть указаны как самостоятельные, но позволяют более эффективно ориентироваться среди мероприятий, относящихся к какой-либо основной категории. Допускается использование не более двух дополнительных категорий в привязке к основной. К специальным категориям не относятся проводимые в основное рабочее время мероприятия, однако данные категории выступают в качестве самостоятельных.К числу наиболее распространенных мероприятий, которым может быть присвоена категория «Дополнительные», относятся командировки — время на них не регламентировано. К специальным могут быть отнесены мероприятия, осуществляемые в отрыве от организационной деятельности: отпуск, развлечения и т.п. Время на них также не регламентировано.Распределение времени между категориями может варьироваться при текущей работе, но в течение квартала в целом должно соблюдаться. При определении категорий отдельных мероприятий следует руководствоваться здравым смыслом.После планирования необходимо отсортировать мероприятия по приоритетности их проведения. Для этого следует использовать инструмент «Матрица Эйзенхауэра».Для использования матрицы нужно составить перечень задач, а затем распределить их по приоритетности:•первый приоритет у мероприятий категории «Срочные и важные»;•второй приоритет — «Несрочные и важные»;•третий — «Срочные и неважные»;•четвертый — «Несрочные и неважные».Правила назначения и отклонения встреч и мероприятийВсе встречи назначаются, отклоняются и согласуются с помощью электронных средств Microsoft Outlook. Все мероприятия и встречи должны быть в обязательном порядке внесены в календарь на компьютере. Перед назначением встречи проверяется доступность предполагаемого времени ее проведения в календарях приглашаемых участников.Приглашения на встречи и мероприятия направляются по Microsoft Outlook участникам не позднее чем за три часа до встречи. В случае если приглашение направлено менее чем за три часа, приглашаемый участник может принимать участие во встрече без направления ответа и уведомления инициатора.Если на встрече планируется обсуждать рабочие материалы, то они вместе с повесткой должны быть приложены к приглашению. При наличии таких материалов они вместе с приглашением на встречу должны быть высланы не позднее чем за 24 часа до проведения мероприятия.При получении приглашения на встречу участник в обязательном порядке должен подтвердить / отклонить встречу или предложить другое время ее проведения. В случае неполучения ответа инициатор встречи может считать участника подтвердившим встречу, но при условии, что приглашение было отправлено не позднее чем за три часа до ее начала.Все сотрудники без исключения должны в обязательном порядке в случае отсутствия на рабочем месте более одного дня включать функцию «автоответчик» на всех корпоративных устройствах (кроме мобильных) с указанием своих контактных данных или данных сотрудников, замещающих их. Кроме того, все сотрудники обязаны использовать стандартизированные электронные подписи с целью ускорения и упрощения коммуникации.Правила проведения встречВстречи должны начинаться строго в назначенное время. В случае корректировки времени начала встречи ее организатор заблаговременно оповещает всех участников, используя средства Microsoft Outlook. При задержке руководителя организации заседание по согласованию с ним начинает его заместитель.Организатор должен прибыть на место проведения встречи не позднее чем за 20 минут до ее начала. Если вопросы повестки полностью или частично рассмотреть не удалось, их обсуждение переносится на следующую встречу.При организации встречи коллегиальных органов необходимо предусмотреть визуализацию времени (таймер обратного отсчета и т.п.). Прежде чем назначать встречу, стоит первоначально оценить ее необходимость и возможность решить вопрос в рабочем порядке с помощью переписки / телефонного звонка.Встреча должна длиться в среднем 40–60 минут, в любом случае не долее двух часов. На всех регулярных встречах должен присутствовать исполнительный секретарь (или лицо, его замещающее), ответственный за организацию, подготовку повестки / протокола встречи, предоставление материалов и отслеживание выполнения поручений. Исполнительный секретарь готовит повестку встречи и рассылает ее в приглашении по Microsoft Outlook всем участникам заранее. Вопросы повестки располагаются в порядке убывания приоритетности.Если встреча принята участником, то он обязан явиться на нее либо направить другого уполномоченного для принятия решений по обсуждаемому вопросу. Опоздания на встречу не допускаются. Подготовка к ней обязательна.На встрече говорит всегда кто-то один. Мнение всех участников следует выслушивать полностью, с уважением и вниманием, и учитывать при подготовке окончательного решения. Использование мобильного телефона запрещено за исключением случаев, когда он применяется для подключения к телефонной конференции. Все телефоны должны быть переведены в бесшумный режим. В случае поступления срочного звонка его следует отклонить, а участник должен уведомить звонящего по SMS о времени, когда он будет доступен. В случае если вопрос требует немедленного вмешательства, участник выходит из кабинета для разговора.Исполнительный секретарь должен разослать протокол встречи в течение суток после ее окончания. Протокол должен в обязательном порядке содержать поручения с указанием ответственных и сроков исполнения. При отсутствии замечаний в течение 24 часов протокол считается согласованным.Правила работы с подчиненными во время регулярных встречЛичные встречи с кураторами ключевых бизнес- подразделений проводятся ежедневно (при наличии возможности), личные встречи с руководителями других подразделений — по мере необходимости, но не реже одного раза в неделю. Встречи проводятся индивидуально, но их продолжительность не должна превышать 30 минут. Правила работы с контактными даннымиВыводы по части исследования. Все поступающие контактные данные (с визиток или из другого источника) рекомендуется вносить в раздел «Контакты» Microsoft Outlook в день их получения.Для регулярной коммуникации с одними и теми же адресатами создаются «Группы контактов», которые должны поддерживаться в актуальном состоянии. В обязательном порядке должны быть созданы отдельные группы рассылок для всех сотрудников организации (например, «Все сотрудники»), руководителей структурных подразделений организации (например, «Все руководители подразделений»).ЗАКЛЮЧЕНИЕТаковы основные направления использования инструментов тайм-менеджмента применительно к работе деятельности начальников и других должностных лиц органов управления, не имеющих подчинённых. Конечно, не все аспекты эффективного управления временем руководителя были рассмотрены в данной работе, поэтому мы рекомендуем заинтересованным читателям ознакомиться с литературой, приведенной в списке источников.Подведем итоги и сформулируем основные практические рекомендации для руководителя по эффективному использованию его времени: viagraforsaleintesco, viagraonlinecanadianpharmacyvipps.•всегда планируйте рабочий день / неделю / месяц / квартал;•определяйте приоритетные цели, руководствуясь матрицей Эйзенхауэра (важность / срочность);•заранее составляйте план и отслеживайте его исполнение;•совершенствуйте навыки делегирования полномочий;•постоянно блокируйте каналы потери времени;•ориентируйте персонал на эффективное использование рабочего времени;•уважайте сами и заставьте других уважать свое время .Что касается транслирования идей тайм- менеджмента подчиненным, только своим примером руководитель может показать, как нужно управлять временем. Главная цель внедрения данной концепции в организации состоит в том, чтобы время стало ценностью, а управление им — элементом культуры пограничного подразделения.СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВАлиев И.М., Горелов Н.А., Ильина Л.О. Экономика труда.–М.: Юрайт, 2013.–672 с.Громова О.Н. Организация управленческого труда: Учебное пособие / О. Н. Громова, В. Н. Мишин, В.М. Свистунов. - М.: Изд-во ГАУ, 2012. – 247с.Громыко, В.В. Микроэкономика: Учебное пособие / В.В. Громыко, Г.П. Журавлева. - М.: ИЦ РИОР, 2012. - 159 c.Глущенко В.В. Теоретические подходы к определению сущности категории трудовой потенциал / В.В. Глущенко // Экономика АПК.-2013. - 3. - с.165-169.Ивасенко, А.Г. Микроэкономика: Учебное пособие / А.Г. Ивасенко, Я.И. Никонова. - М.: КноРус, 2013. - 280 c.Муравьев Е.М. Этика и этикет руководителя / Е. М. Муравьев.- Тверь: Золотая буква, 2013. - 207с.Симкина, Л.Г. Микроэкономика: Учебное пособие / Л.Г. Симкина. - М.: КноРус, 2013. - 360 c.Чечевицына Л.Н., Чечевицына Е.В. Экономика организации. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2012. – 384 с.Крячко К. С. Эффективная мотивация персонала [Текст] / К. С. Крячко // Экономическая наука и практика: материалы II междунар. науч. конф. (г. Чита, февраль 2013 г.). - Чита: Издательство Молодой ученый, 2013. - С. 65-71.Мартиросян А. В. Какие таланты нужны руководителю?/ А. В. Мартиросян // Человек и труд. - 2013- №3.- С.17-22.Наилучший вариант. Подходы к оценке качества управленческих решений. Ф. Салихов, «Кадровик. Кадровый менеджмент», N 6, июнь 2010 г.Савченко В. А. Управление развитием персонала / В.А. Савченко// Справочник кадровика. - 2013. - № 4. –С.3.Секачева Т.В. Мотивация персонала как фактор повышения эффективности управления // Вестн. АКСОР. - 2013. - № 3. - С. 219-224.Становление персонала: задачи, подводные камни, решения. В. Коновалова, «Кадровик. Кадровый менеджмент», N 8, август 2013 г.Трифонова Е.П. Трансформация основных функций современного менеджмента в организациях рекламного бизнеса / Е.П. Трифонова, А.П. Жабин // Изв. Ин-та систем упр. СГЭУ. – 2011. - № 1(2). – С. 237-244.Корпортавная политика организации – основные направления. http://homeurist.com/trud/kadr-uchet/politika.html[23.11.2018]Литвинюк А.А. Мотивация и стимулирование трудовой деятельности. Теория и практика: учебник для бакалавров. - М.: Издательство Юрайт, 2014. - 398 с.Блок К.Д., Жернова Н.А. Эффективная система мотивации на предприятия: синтез материально и нематериальной мотивации // Управление человеческими ресурсами – основа развития инновационной экономики. - 2014. - № 5. - С. 361-364.Марьин В.В. Мотивация к труду и профессиональная мотивация // Управление социально-экономическим развитием регионов: проблемы и решения/ отв. ред. Горохов А.А. - Курск, 2013. - С. 33-36.Микроэкономика: учебник для бакалавров / под ред. А. С. Булатова. - М.: Издательство Юрайт, 2014. - 439 с.Савкина Р.В. Планирование на предприятии: Учебник. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2013. - 324 с.Управление персоналом организации: учебник для бакалавров / под ред. А.В. Дейнека. – М.: Дашков и К, 2014. - 288 с.Шапиро С.А., Равикович H.E. Сколько стоит труд? - М.: Вершина, 2013. – 326 с.Кабушкин Н.И. Основы менеджмента // Организационные формы и структура управления организацией. – 2014. - № 3. - С.52-56.