Совершенствование автоматизированных систем электронного документооборота на предприятии

Цель данной системы предполагает возможность повышения эффективности и качественных характеристиктехнологии документооборота как с использованием бумажных, так и электронных носителей. На сегодняшний деньСЭД «ДЕЛО» представляет собойнаиболее распространенную в России систему и является отраслевым стандартом во многих организациях. К основным функциям системы «ДЕЛО» относятся:- Работа с документами по полному циклу– от проекта до списания в дело- Возможность поддержки всех основных функций в технологии документооборота: регистрации, контроля исполнения, маршрутизации, различной отчетности, полноценного поиска, списания в дело;- реализация возможностей по делегированию должностными лицами прав на работу с резолюциями и распределением документов по специалистам;- наличие простого и интуитивно понятного интерфейса;- возможность быстрого ввода данных за счет применение сервисов автоматической подстановки и создания списка типовых текстов, которые формируются самими пользователями;- Наличие эффективных механизмов по разграничению доступа к документации и функционалу системы- Возможность работы с документами, имеющими значительные объемы;- возможность работы с пользовательскими настройками, позволяющими ускорить процесс обработки документов и обеспечить удобство представления данных- Возможность поддержки централизованных, децентрализованных и смешанных схем по организации системы документооборота- Возможность обеспечения автоматизации как формы традиционного делопроизводства в организациях, так и системы в форме полноценного электронного документооборота. Имеются возможности плавного и безрискового осуществления перехода от традиционной системыделопроизводства к современным технологиям по управлению электронными документами- Возможность легкой и быстрой установки и настройки системы.- Приведение в соответствие программного продукта со спецификой организации;-Масштабируемость – система имеет практически неограниченный охват. 2. Решения на базе «1С - Управление производственным предприятием».Данное ПО продукт поставляется в виде конфигурации «1С-Предприятия 8.3». К основным функциям системы относятся [5]:Регистрируются типы документов: Входящие, Исходящие, Внутренние.Для любого документасуществует возможность присоединения одного или нескольких файлов (например, фотографий, отсканированных изображений бумажных документов) Работа с входящими документами: возможности по регистрации входящей документации, поступившей как от юридических, так и от граждан, в соответствии с отечественными стандартами работы с документами. В данном ПО используется типовая схема работы с документами:Проведение первичной регистрации входящих документовПроведение рассмотренияУчет исполненияРегистрация исходящего документаИсходящие документы могут создаваться как а, так и в форме ответа на поступивший входящий документ. Процессприсвоения регистрационного номера исходящим документампроизводится делопроизводителемпосле согласования документа и его утверждения ответственным лицом. 3. IBMLotusNotesIBM Lotus Notes (также Lotus Notes, Lotus Notes/Domino) представляет собой программный продукт, платформу для автоматизации документооборота в рабочих группах. К преимуществам платформы относятся [1]: возможности создания территориально-распределенных систем; открытость архитектуры, механизмов для разработки приложений; возможности подключения мобильных и оффлайн пользователей; использование современных технологий репликации с минимизацией использования трафика, что позволяет специалистам эффективно работать даже при отсутствии доступа к сети; наличие встроенных средств обмена мгновенными сообщениями; возможность интеграции с другими информационными системами; использование документно-ориентированных баз данных - возможности работы с многочисленными типами электронных документов, в том числе неструктурированных данных; обеспечение безопасности IT инфраструктуры, наличие многоуровневой модели защиты, настраиваемой от серверного уровня до уровня индивидуальных полей в документе; кроссплатформенность.Далее проведем сравнительный анализ рассмотренных систем документооборота, определим программное решение, максимально соответствующее поставленным задачам автоматизации.Сравнительная характеристика программных платформ автоматизации документооборота приведена в таблице 13. Сравнение проведем по: функциональным технологиям документооборота, используемым средствам безопасности, параметрам совместимости с ИС предприятия, возможностям конфигурирования.Таблица 4 - Сравнительная характеристика программных платформ автоматизации документооборотаДело1С: Управление производственным предприятиемLotus NotesРегистрация входящих документов+++Учет резолюций+++Контроль сроков исполнения+++Выборки по исполнителям+++Создание электронных картотек--+Создание корпоративных конференций--+Создание собственных приложений автоматизации документооборота--+Наличие системы администрирования+-+Наличие парольной защиты+++Система разграничения доступа по ролям+++Наличие встроенных средств обслуживания баз данных+++Формирование отчетности по резолюциям+++Настраиваемость выборок по выбранным параметрам+++Ведение корпоративных картотек+++Сервисы мгновенных сообщений--+В ходе анализа функционала программных продуктов автоматизации документооборота было показано, что:- общий функционал документооборота реализован в каждом из трех программных решений;- в каждом из трех рассмотренных программных решений присутствуют необходимые средства информационной безопасности;- функционал средств администрирования в «1С: Документооборот» представляет собой конфигуратор от ПО 1С, что позволяет проводить доработки информационной системы под специфику организации;- возможности работы с корпоративными библиотеками и конференциями, а также сервисы мгновенных сообщений присутствуют только в ПО LotusNotes, но данный сервис не востребован в условиях ООО «Инновационные системы»;- в системе «1С: Управление производственным предприятием» имеются возможности интеграции с подсистемой кадрового и бухгалтерского учета.Таким образом, в рамках поставленных задач оптимальным решением является использование ПО«1С: Управление производственным предприятием», функционал которого будет рассмотрен в следующем разделе.2.2.Анализ функционала СЭД на платформе «1С: Предприятие»Режим учета входящих документов СЭД на платформе «1С: Предприятие» показан на рисунке 15. На рисунке 16 приведена настройка хранилища документов. На рисунке 17 показан режим учета процессов и задач.Рисунок 7 - Режим учета входящих документов СЭДРисунок 8 - Настройка хранилища документовРисунок 9 – Учет процессов и задачРисунок 10 – Режим настройки программыТаким образом, в ходе рассмотрения функционала программного продукта «1С: Управление производственным предприятием»показано соответствие его технологии поставленным задачам автоматизации.ЗАКЛЮЧЕНИЕВ рамках данной работы проведен анализ технологий электронного документооборота в условиях ООО «Инновационные системы». Проведен анализ технологий обработки документов, изучены основные стандарты жизненного цикла электронных документов. Показано, что технология работы с документами включает: учет поступающих документов, их регистрацию, определение специалистов-исполнителей документов. Далее производится мониторинг состояния отработки документов. В настоящее время существует большое количество систем автоматизации электронного документооборота. К системам указанного класса предъявляются функциональные требования на соответствие технологии работы с документами, принятой на предприятии. Также учитывается уровень соблюдения требований информационной безопасности. В ходе анализа функционала наиболее распространённых СЭД применительно к технологии работы ООО «Инновационные системы» оптимальным решением является внедрение системы электронного документооборота на платформе «1С: Предприятие. Документооборот».СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ1.IBMLotusNotes. Описание платформы. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.tadviser.ru/index.php/Акперов, И.Г. Информационные технологии в менеджменте: Учебник / И.Г. Акперов, А.В. Сметанин, И.А. Коноплева. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 400 c.Вдовин, В.М. Информационные технологии в документообороте: Учебное пособие / В.М. Вдовин, Л.Е. Суркова, А.В. Смирнова. - М.: Дашков и К, 2015. – 208Венделева, М.А. Информационные технологии управления: Учебное пособие для бакалавров / М.А. Венделева, Ю.В. Вертакова. - М.: Юрайт, 2013. - 462 c.Гвоздева, В.А. Разработка информационных систем: Учебник / В.А. Гвоздева. - М.: ИД ФОРУМ, НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 544 c.Голицина,О.Л. Алгоритмизация и программирование [Текст]: учеб.пособие / О.Л. Голицина, И.И. Попов. - М.: ИНФРА-М,2012г. - 432с.Голицына, О.Л. Технологии ЭДО: Учебное пособие / О.Л. Голицына, Н.В. Максимов, И.И. Попов. - М.: Форум, 2012. - 400 c.Грекул В. И., Денищенко Г. Н., Коровкина Н. Л. Проектирование информационных систем. — М.: Интернет-университет информационных технологий – М.: ИНТУИТ.ру, 2009. с.135Гринберг, А.С. Информационные технологии управления: [Учеб. пособие для вузов по специальностям 351400 «Прикладная информатика (по обл.)», 061100 «Менеджмент орг.», 061000 «Гос. и муницип. упр.»] /А.С. Гринберг, Н.Н. Горбачев, А.С. Бондаренко.-М.: ЮНИТИ, 2010.-479 с.Диго, С.М. Базы данных: проектирование и использование: [Учеб. для вузов по специальности «Прикладная информатика (по обл.)»] /С.М. Диго.-М.: Финансы и статистика, 2010.-591 с.Ивасенко, А.Г. Информационные технологии в экономике и управлении: [учеб. пособие для вузов по специальностям «Прикладная информатика (по обл.)», «Менеджмент орг.», «Гос. и муницип. упр.»] /А. Г. Ивасенко, А. Ю. Гридасов, В. А. Павленко.-М.: КноРус, 2011.-153 с.Информатика: [учеб. для вузов по специальности «Прикладная информатика (по обл.)» и др. экон. специальностям] /А. Н. Гуда [и др.] ; под общ. ред. В. И. Колесникова.-М.: Дашков и К°, 2010.-399 с.Информатика: учебник для студентов вузов, обучающихся по специальности 080801 «Прикладная информатика» и другим экономическим специальностям /[В. В. Трофимов и др.] ; под ред. проф. В. В. Трофимова.-М.: Юрайт, 2010.-910 с.Информационные системы и технологии в экономике и управлении: [учеб. для вузов по специальности «Прикладная информатика (по обл.)» и др. экон. специальностям] /[В. В. Трофимов и др.] ; под ред. В. В. Трофимова.-М.: Высш. образование, 2010.-480 с.Информационные технологии: [учеб. для студентов вузов, обучающихся по специальности 080801 «Прикладная информатика» и др. экон. специальностям /В. В. Трофимов и др.] ; под ред. проф. В. В. Трофимова.-М.: Юрайт, 2009.-624 с.Исаев, Г.Н. Криптографические системы ЭДО: Учебное пособие / Г.Н. Исаев. - М.: Омега-Л, 2016. - 469 c.Кириллов, В.В. Введение в реляционные базы данных.Введение в реляционные базы данных / В.В. Кириллов, Г.Ю. Громов. - СПб.: БХВ-Петербург, 2012. - 464 c.Коноплева, И.А. Разработка информационных систем: учеб. пособие : [для вузов по специальности «Прикладная информатика (по областям)] /И. А. Коноплева, О. А. Хохлова, А. В. Денисов.-М.: Проспект, 2010.-294 с.Кудинов, Ю.И. Основы современной информатики: учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по специальности «Прикладная информатика» /Ю. И. Кудинов, Ф. Ф. Пащенко.-СПб.: Лань, 2009.-255 с.Левин, В.И. Информационные технологии документооборота: Учебник для студ. сред. проф. образования / В.И. Левин. - М.: ИЦ Академия, 2013. - 272 c. Литвинов, В.А. ИТ в работе юристов: Учебное пособие. Стандарт третьего поколения / В.А. Литвинов. - СПб.: Питер, 2013. - 320 c.ООО «Инновационные системы». О компании. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://oilnet.ru/