Архивная информационно-документационная система

Защита данных достигается при наличии трех компонент: доступности, целостности и конфиденциальности информации. Каждая из этих компонент обеспечивается в автоматизированной архивной системе совокупностью мер и средств защиты.Только соблюдение требований к защите общедоступной информации обеспечивает ее от неправомерного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения, хакерских атак с целью искажения или уничтожения, от иных неправомерных действий, а также реализации права на доступ к информации.Достоинства электронных документов заключаются в их мобильности («перемещении» с носителя на носитель), в способности существовать во множестве экземпляров, в возможностях и простоте обработки. Недостатки связаны с технологической зависимостью: чтобы воспользоваться документом, необходимо применить адекватное аппаратное и программное компьютерное обеспечение. Поэтому единственный способ долговременного сохранения электронных документов - их своевременная миграция (конвертирование, преобразование, «перевод») в современную технологическую среду.[29]Однако новые виды архивных документов и новые методы обеспечения их сохранности ставят новые методические проблемы: проблемы хранения, учета, описания, использования и т. д. Подходов намечается множество, каждый архив старается привнести свое видение проблем и только лишь многолетняя практика сможет ответить на все поставленные вопросы.Создание и развитие сервисов для обеспечения равного доступа к информационным ресурсам, использование документов с целью обеспечения социальных прав граждан подтверждается рядом мероприятий, включенных в Стратегию развития информационного общества в РФ на 2017-2030 гг., республиканские, областные и краевые программы.Например, программный комплекс (ПК) «Архивный фонд» является общеотраслевой, постоянно пополняемой системой автоматизированного централизованного государственного учета документов Архивного фонда РФ. ПК «Единая архивная информационная система» представляет собой автоматизированную учетную и информационно-поисковую систему в области состава и содержания архивных фондов, находящихся на хранении в архиве. Возможности ПК позволяют объединить все имеющиеся автоматизированные информационно-поисковые системы архивных учреждений края и предоставить удаленный доступ к документам и научно-справочному аппарату (НСА), что способствует сокращению сроков исполнения запросов юридических и физических лиц.Социальный эффект от работы ПК «Единая архивная информационная система» - это возможность пользователей осуществлять полноконтекстный поиск информации по заголовкам фондов и описей дел, использовать удаленный доступ к НСА и оцифрованным делам.Использование ПК накладывает на государственные архивные учреждения обязательство по использованию только тех программных продуктов, которые прошли соответствующую сертификацию. [24; 225-234] Это необходимо в первую очередь для обеспечения сохранности, неизменности сведений в системе.В основном создатели архивных программных комплексов берут за основу уже известные проверенные модели (G2C,DoD 5015.2-STD, MoReq2) и на их базе строят более эффективные архивные информационно-документационные системы подчиненные территориальным требованиям. Основной целью создания новых систем является повышение эффективности взаимодействия государственных организаций и граждан, уменьшение доли бумажного оборота между ними, что оптимизирует бизнес-процессы.[15; 97-98]Таким образом, существующие противоречия и «белые пятна» в законодательных, нормативных и правовых актах по вопросам делопроизводства широко освещаются в периодических изданиях и литературе. На их основе Росархиву возможно строить работу по более тщательной проверке законодательных проектов, существующим правилам и перечням.2.3. Анализ эффективности от внедрения системыАнализ после внедрения системы – это оценка эффективности информационно-документационной системы с точки зрения соблюдения требований к служебным документам и учета организационных ограничений, а также анализ процесса развития системы для того, чтобы можно устранить недостатки и установить режим мониторинга на время действия системы.Анализ эффективности действия системы включает:1. насколько быстро и правильно создаются служебные документы, сохраняются согласно потребностям деловой деятельности и соответствующим образом связывают с рабочими процессами, частью которых они являются;2. опрос руководства, персонала и других заинтересованных сторон;3. осуществление обследования полученных документов;4. проверка документации, подготовленной системой;5. надзор за операциями и их выборочные проверки.Для проведения анализа составляется план анализа с критериями оценки; собираются и анализируются показатели качества функционирования документационной системы. Также необходимо задокументировать и представить отчет о результатах руководству; провести корректирующиемероприятия; организовать регулярный анализ функционирования системы.Ключевыми средствами оценки качества функционирования системы являются показатели, разработанные для создания системы, определенные требования к служебным документам и оценка функций управления документацией. Это поможет установить признаки производительности труда и дать ответы на контрольные вопросы по следующим направлениям:1. Создание и поиск служебных документов.2. Организация работы со служебными документами.3. Передача служебных документов в архив и изъятие для уничтожения.4. Обучение работников.5. Достижения и недостатки процесса.Первый анализ работы документационной системы проводят не ранее, чем через полгода после ее внедрения, а затем повторяют через определенные промежутки времени. Этим организация гарантирует постоянное возвращение своих инвестиций в документационную систему. В ней будут объективные данные демонстрирующие то, что она создает служебные документы, соответствующие требованиям ее деятельности, и как управляет ими. Анализ, проведенный после внедрения системы, уменьшает риск организации, связанный с неудачным функционированием системы, а со временем дает возможность предусмотреть существенные изменения в требованиях к документации и организационных потребностях, которые делают необходимым новый цикл разработки. После завершения анализа организация будет иметь:1. разработанную и принятую методологию объективной оценки документационнойсистемы;2. задокументированную деятельность системы и процесс разработки;3. отчет о результатах анализа деятельности документационной системы и рекомендации по ее улучшению.Поскольку рабочие процессы и документационные системы меняются, следует периодически осуществлять мероприятия поанализу работы системы.Таким образом, методика разработки и внедрения документационной системы обеспечиваетцелостную систему действий, направленную на улучшение информационного менеджмента организаций.Благодаря гибкости ее можно применить как в целом для организации, так и для отдельныхдокументационных систем, направлений архивной деятельности или производственных подразделенийв зависимости от потребностей организации.Для создания экономической выгоды от работы баз данных, программных комплексов архивов необходим ежедневный контроль за работой его сотрудников.В соответствии с положением об архиве и обозначенной в нем целью деятельности, в течение делопроизводного года должны проводиться регулярные проверки состояния условий труда работников: соответствия профессиональных навыков, знаний и умений, квалификации и обученности сотрудников своим профессиям.Необходимо постоянно проводить работу с начальниками структурных подразделений, нормировщиками, экономистами организации труда и по оплате труда.Правильное распределение обязанностей по созданию, наполнению и использованию информационных систем, качественное и своевременное применение обновленных ПК позволит провести более точную работу по установлению повышенных тарифных ставок за переработку и надлежащее исполнение обязанностей, окладов за интенсивность труда, провести перемещение сотрудников на более высокие должности, повысить качество работы сотрудников. Для решения задач повышения эффективности деятельности, усиления конкурентоспособности, следует осуществлять мероприятия по реструктуризации управления архивным учреждение и оптимизации численности персонала. Такие изменения предусматривают централизацию документооборота и совмещение (изменение) обязанностей должностных лиц. Взяв за основу положение об архиве, нормы выработки и отчеты структурных подразделений и сотрудников архива, мы предлагаем разработать программу: «Совершенствование системы управления нормативно-методического обеспечения Архива». По результатам работы за год, подвести итоги на коллегиальном совете и поощрить или направить на дополнительное обучение сотрудников тех отделов, которые не используют в работе усовершенствованную нормативную документацию.Из-за возможной нехватки численности сотрудников для обеспечения работы над рекомендациями, привлекать их к работе в выходные дни с двойной оплатой труда.Формирование информационно-документационных систем в соответствии с установленными сроками хранения документов позволит предоставить отпуска, денежные компенсации за неиспользованный отпуск или дополнительные дни. В инструкцию по делопроизводству следует включить раздел по работе с архивными информационно-документационными системами. Для увеличения дефицита рабочего времени следует разработать максимальное количество баз данных и внести их в инструкцию и электронную базу структурного подразделения. В последнее время руководители используют новые способы стимулирования. Не в их силах удовлетворить финансовые претензии сотрудников в виде больших зарплат и премий, они прибегают к не денежным поощрениям. Применяемые психологические и организационные меры воздействия играют не меньшую роль для работников. В качестве поощрения часто используют частичную оплату обучения и повышения квалификации в ВУЗах.Подготовка, повышение квалификации и другие формы обязательного и развивающего обучения персонала должно производиться ежегодно на основании обобщенных данных о потребности в обучении и проблемах, связанных с компетентностью персонала.Планирование обучения персонала необходимо осуществлять на основе результатов анализа потребности в обучении с учетом требований к его периодичности.Как способ стимулирования работы сотрудников архивной службы, можно использовать доплату за увеличение объема работ и возложения ответственности за дополнительные обязанности по внесению информации в электронные базы данных по направлениям деятельности сотрудников. Электронная задокументированная информация сократит время создания документов – ответов на запросы, на составление отчетной и статистической документации.Не смотря на вложенные средства предприятия в повышение зарплат или выплату премий сотрудникам, задействованным в усовершенствование электронных систем, следует отметить всего три экономически выгодные стороны, которые превысят расходы и увеличат прибыль в от работы информационно-документационных систем с архиве:Оптимизация согласованных действий сотрудников, основанных на нормативно-методической документации, приведут к целесообразности процессов управления базами данных, позволит избежать повторных действий в различных структурных подразделениях. Установленное централизованно программное обеспечение по ведению делопроизводства позволит более рационально использовать технические средства, ПК и предотвратить их простой.Формирование дел, их оформление в строгом соответствии с утвержденными правилами и дальнейшая оцифровка, позволит достигнуть повышения оперативного поиска документов на сайте архива.[19; 113-121]Делаем следующий вывод, государственные архивы играют важную роль в формировании информационного общества и сохранения историко-культурного наследия Российской Федерации. Одной из наиболее актуальных задач архивов является обеспечение сохранности архивных документов при возможности предоставления максимально полного и оперативного доступа к архивной информации. Этот важный вопрос неоднократно поднимался на правительственном уровне и отражен в положениях программных стратегических документов. Одна из самых актуальных задач, стоящих сегодня перед органами государственнойвласти и государственными организациями -предоставление государственных услуг в электронном виде. Переход к работе государственных архивов с электронными информационными ресурсами является обязательным условием эффективного оказания информационных услуг в сфере архивного дела физическим и юридическим лицам. Таким образом, решение задач поставленных перед архивной информационно-документационной системой может быть достигнуто при наличии следующих мер:- выбраны технические средства, обеспечивающие эффективную работу с архивными данными;- достигнуто долговременное и надежное хранение данных;- существенно сокращено время доступа к данным;- обеспечена сохранность данных, накопленных на различных носителях.В современных условиях значительно повышается востребованность услуг архивных учреждений, что влечет за собой необходимость развития базы информационно-коммуникационных ресурсов архивов.ЗаключениеПеред исследователем ставилась цель – выявить и проанализировать особенности архивных информационно-поисковых систем, нормативно-методическую базу по ее обеспечению.Данная цель достигнута путем решения поставленных задач.В первой главе исследования рассмотрена нормативно-правовая база делопроизводства и архивного дела в Российской Федерации. На основании проведенного анализа нормативно-методического обеспечения службы делопроизводства, можно сделать вывод, что документирование деятельности организаций заключается в записи по установленным формам необходимой для управления информации, т.е. создании документов. Основанием для создания документов является необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передачи, сохранения и использования информации на протяжении определенного времени.Необходимость создания индивидуальной Инструкции по делопроизводству в организации обусловлено тем, что необходимо закрепить электронный безбумажный обмен информацией, подтвердить достоверность и юридическую силу электронного документа.Таким образом, знание информационно-документационных систем способствует рациональной организации электронного документооборота в производстве, обеспечению сохранности, отбору документов на хранение, установление сроков хранения документов и защите социально-правовых интересов граждан.Во второй главе проанализированы современные источники и литература по внедрению электронных архивных систем. Выявлены программные комплексы, базы информационных данных, изучен материал для их наполнения на примере архивного опыта областей и республик Российской Федерации.Изучен международный опыт внедрения программных комплексов для длительного хранения информации. Так, мы пришли к выводу о том, что перед архивной отраслью стоит еще большое количество нерешенных проблем по созданию, наполнению и использованию архивных информационно-документационных систем. В настоящее время архивисты лишь ожидают положительных результатов от внедрения и использования электронных систем.Использование информационных технологий в архивном деле постепенно проникает во все направления архивных работ и становится все более разнообразным, превращаясь в неотъемлемую часть архивной повседневности. Главной целью информатизации архивного дела является развитие системы формирования, обеспечения сохранности и всестороннего использования Архивного фонда России. Внедрение автоматизированных архивных технологий должны сделать труд архивиста наиболее продуктивным, избавив его от выполнения множества рутинных операций. Применение современных информационных технологий позволит повысить качество и эффективность работы архивов и архивного фонда в целом.Каждая система документации, или программный комплекс, или база данных содержит документы свойственный одной отраслевой системе. Система документации предусматривает максимально полный охват видов и разновидностей документов. Систематизация документов внутри системы характеризуется функциональностью и целью использования данной системы.Знание архивных информационно-документационных систем важно для правильного отбора документов на хранение, определения сроков их хранения, построения целесообразного их расположения на электронном ресурсе, т.к. документы имеют научное, политическое и историческое значение для РФ. Изученный комплекс публикаций в области исследования электронного архивного дела, не дает полностью объективной картины по всей стране, так как охватывает работы только по отдельно взятой области России. Сложная проблема выявления экономически-социальной эффективности внедрения архивных программных комплексов, еще находится на стадии ожидания. Однако положительным моментом является повсеместное внедрение и попытки планомерного создания информационной базы для развития культурного общества.Список источников и литературы