Прием на работу (документы и процедура оформления) на предприятии (в организации)

Анализ персонала по возрастному критерию выявил увеличение среднего возраста по фабрике, то есть удельный вес пенсионеров и людей предпенсионного возраста по сравнению с молодыми (до 35 лет) работниками увеличивался. Увеличение доли пенсионеров с 4,65 % в 2015 г. до 5,82 % в 2018 г. стоит признать негативной тенденцией, поскольку это затрудняет приход новых, молодых специалистов. Во многом это объясняется достаточно стабильной, хотя и невысокой по меркам рынка труда заработной платой. Анализ категоризации образовательного уровня трудовых ресурсов никаких отрицательных тенденций не выявил.2.4. Анализ существующей процедуры приема на работу работников в ООО Концерн «КАЛИНА»Вопросами относительно персонала в ООО «Концерн «КАЛИНА» занимается служба персонала, в состав которой входит отдел кадров.Основная задача отдела кадров- это документальное сопровождение всех движений по личному составу работников.В отделе кадров на данный момент в ООО «Концерн «КАЛИНА» работают 4 сотрудника: руководитель отдела и 3 специалиста по кадрам. Между сотрудниками распределение задач не функциональное, а по отделам, т.е. специалист по кадрам отвечает за все процессы по персоналу по тем отделам, которые за ним закреплены.В связи с большой численностью персонала компании, а также очень частым сезонным привлечением дополнительного персонала, прием на работу проводится ежедневно с 8-00 до 10-00 часов.При приеме на работу в ООО Концерн «КАЛИНА» запрашивают следующие документы;- паспорт;- СНИЛС;- трудовая книжка;- военный билет (для военнообязанных граждан);- ИНН;- документы об образовании;- копии свидетельства о рождении детей (при наличии).- фото 3х4 одну шт.ИНН не является обязательным документом, поэтому в случае если работник отказывается его предоставлять, это не является основанием для отказа его в приеме на работу. Фото необходимо для личного дела. В связи с тем, что численность фабрики очень большая, при наличии фото проще идентифицировать того или иного работника.После проверки документов работника специалист по кадрам дает на ознакомление локально-нормативные акты, утвержденные в Концерне, в том числе и должностную инструкцию, где работник в конце каждого документа ставит свою подпись, свидетельствующую факт ознакомления. Пока работник ознакамливается ЛНА специалист по кадрам готовит проект трудового договора, приказ о приеме на работу, вносит данные работника в базу 1С, заполняет вручную личную карточку работника Т2. После ознакомления с ЛНА работник заполняет заявление на прием, заявление на обработку персональных данных, заявление на оформление трудовой книжки (при необходимости), заявление о конфиденциальности, заявление на выпуск банковской карты (по желанию).Далее работника ознакамливают с трудовым договором и приказом о приеме на работу, личной карточкой Т2. Один экземпляр трудового договора отдается работнику на руки. После работник проходит вводный инструктаж по охране труда и уходит на свое рабочее место.В течение дня приема на работу работника сотрудник отдела кадров должен сформировать личное дело работника, внести записи в журналы регистрации приказов по личному составу, журнала регистрации трудового договора, журнала учета движения трудовых книжек.Запись о приеме на работу сотрудники отдела кадров в ООО Концерн «КАЛИНА» вносят через 3-4 дня. Это связано с тем, что работа на производственном участке достаточно тяжелая и порой работник отработав 1-2 смены, принимает решение уволится. И в связи с этим в законодательстве установлено, что запись в трудовую книжку обязан внести работодатель в течение 5 дней с момента приема на работу, дав работнику право передумать.В ходе анализа процесса приема на работу в ООО Концерн «КАЛИНА» были выявлены следующие положительные моменты:- Соблюдение законодательства РФ. Трудовые отношения с работниками ООО Концерна «КАЛИНА» оформляются в соответствии с Трудовым Кодексом РФ;- разработанность всех шаблонов заявлений и трудовых договоров.Но также были выявлены и отрицательные моменты:- Большое количества ручного труда. Трудовые договоры печатаются специалистом по кадрам в ручную, также и личные карточки Т2, тоже заполняются от руки. И получается, что специалист по кадрам вносит данные работника в базу 1С, и дополнительно печатает трудовой договор и личную карточку. Хотя возможности базы 1С позволяют едино разовое внесение данных, а затем печать уже готовых документов: приказ, трудовой договор, личная карточка. Внедрение подобной автоматизации процесса позволит существенно снизить трудозатраты специалиста по кадрам на прием на работу и увеличить его производительность труда.- Ознакомление с ЛНА. На данный момент у каждого локально-нормативного акта есть свой лист ознакомления, где работники ставят свои подписи. Но в виду большое численности и времени использования данных документов со временем они приходят в негодность. А также через несколько лет сложно будет узнать ознакомлен работник с этим документом или нет, т.к. документ может просто не сохраниться. А при любой проверки государственных органов- это первое что проверяется. 2.5. Рекомендации по усовершенствованию процесса приема на работу работников в ООО Концерн «КАЛИНА»В ходе анализа процесса приема на работу работников в ООО Концерн «КАЛИНА» помимо положительных моментов, были выявлены и отрицательные, устранение которых значительно позволит усовершенствовать данный процесс и снизить его трудозатраты. Внедрение автоматизированной программы 1С. Точнее усовершенствование существующей программы. На данный момент получается, что при приеме на работу работника специалист по кадрам трижды вносит персональные данные работника: в программу, в трудовой договор, в личную карточку. Это значительно увеличивает время, которое тратит специалист по кадрам на оформление нового сотрудника на работу. Внедрение процесса печати документов автоматически из программы 1С снизит затраты на заполнение трех этапов с 45 минут до 15 минут, что позволит увеличить производительность одного специалист по кадрам на 65%.Разработка листа ознакомления с локально-нормативными актами. Действующим законодательством предусмотрена обязанность работодателя ознакамливать под роспись с действующими в компании локально-нормативными актами, относящимися к работе сотрудника. Есть два способа ознакомления:- лист ознакомления в конце каждого документа;- индивидуальный лист ознакомления со всеми ЛНА.Существующая практика ознакомления с ЛНА в ООО Концерн «КАЛИНА» показала свою неэффективность. Во-первых, сложно отследить все ли документы подписал работник, во-вторых, черезгода два вообще будет невозможно узнать были ли ознакомлен работник или нет. Так как документы переиздаются в новой редакции в Концерне раз в 5 лет, а за этот срок они приходят в полностью негодный вид. На основании этого предлагаю разработать единый лист ознакомления со всеми действующими ЛНА в Компании, и оформить его в виде приложения к Трудовому договору. Данный лист будет храниться в личном деле каждого работника, что позволит легко оценить был ли ознакомлен с каким-либо документом работник или нет, и даже спустя много лет, это будет легко проверить. Образец листа ознакомления в Приложении 5. Предложенные рекомендации позволят существенно усовершенствовать процесс приема на работу в ООО Концерн «КАЛИНА», а также положительно сказаться в целом на работе отдела кадров. Оценка эффективности предложенных мероприятийДля внедрения предложенных рекомендаций в процесс приема на работу ООО «Концерн «КАЛИНА» потребуются финансовые, трудовые и временные ресурсы сотрудников отдела кадров. Для реализации первой рекомендации по автоматизации программы 1С потребуется:С точки зрения финансовой части средняя стоимость работ по внесению данных в программу составляет на рынке от 45 000 до 50 000 руб. (на основании коммерческих предложений от действующих компаний, специализирующих на данном продукте на рынке г. Екатеринбурга).Трудовые и временные затраты специалистов отдела кадров. Необходимо подготовить для программиста шаблоны трудовых договоров, которые необходимо будет залить в 1С, а также последующее тестирование программы.При подсчете экономического эффекта от данного мероприятия выше было выявлено, что производительность специалиста по кадрам относительно функции приема на работу увеличится на 65 %,что позволит ему за тот же промежуток времени как и ранее оформить не одного сотрудника, а двух. Либо высвободить время для выполнения других функций. Для реализации второго мероприятия финансовых затрат не требуются. В качестве макета листа ознакомления с ЛНА можно использовать предложенный мною. Но чтобы полностью перевести компанию на новую систему ознакомления, необходимо всех действующих сотрудников вновь ознакомить с ЛНА, но уже с использованием индивидуального листа ознакомления. Учитывая численность ООО «Концерн «КАЛИНА» более 1500 сотрудников, на это необходимо значительное количество времени. Таже нужно принять во внимание, что листы необходимо будет разложить пол личным делам работников.ЗаключениеПроцедура приема на работу является точкой отсчета всей системы организации производства. Сама процедура приема на работу, как правило, состоит из целой серии ступеней выбора (различных методов), где каждая последующая ступень уточняет суть процесса приема на работу. На этих стадиях работники проходят специальные тесты и собеседования, призванные выявить, отвечают ли они тем или иным требованиям, предъявляемым нанимающей организацией, подходят ли они для выполнения той работы, для которой их нанимают.Имеется множество различного рода нюансов, которые необходимо знать работникам кадровой службы. Такое повышенное внимание к точности оформления регулируется различными нормативными актами, в том числе и таким федеральным законом, как ТК РФ, несоблюдение которого приводит к привлечению к ответственности в судебном порядке. В первую очередь это касается ведения документов по личному составу, так как в связи с оформлением именно этих документов чаще всего возникают трудовые споры между работником и работодателем. Большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых Список использованной литературы1.Конституция РФ от 12.12.1993 (в редакции от 21.07.2014 г.)2.Трудовой Кодекс РФ от 3012.2001 (в редакции от 27.12.2018 г.)3.Кирсанова М.В., Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: учеб.пособие/ М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенова– 4-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2016.4. Кузнецов И.Н., Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник для бакалавров– М.: Издательство Юрайт; ИД Юрайт, 2015.5.Настольная книга кадровика / Под ред. Касьяновой Г.Ю. –М., 2014.6.Савельева Т.О. Управление персоналом в современных организациях // Экономист. 2017. № 9. 7. http://www.consultant.ru/ - Компания «Консультант Плюс».Приложение 1ОБРАЗЕЦГенеральному директоруООО «КОНЦЕРН «КАЛИНА»Воробьевой Т.А.от Петрова Ивана Ивановичазаявление. Прошу принять меня на работу в административно-хозяйственный отдел на должность дворника с 26.января 2019 года.Дата ПодписьПриложение 2ОБРАЗЕЦСОГЛАСИЕ НА ОБРАБОТКУ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ Я, _______________________________________________________________,(ФИО)паспорт ___________ выдан _______________________________________________, (серия, номер) (когда и кем выдан)адрес регистрации:_______________________________________________________,даю свое согласие на обработку в__________________________________________моих персональных данных, относящихся исключительно к перечисленным ниже категориям персональных данных: фамилия, имя, отчество; пол; дата рождения; тип документа, удостоверяющего личность; данные документа, удостоверяющего личность; гражданство. Я даю согласие на использование персональных данных исключительнов целях ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________, а также на хранение данных об этих результатах на электронных носителях.Настоящее согласие предоставляется мной на осуществление действий в отношении моих персональных данных, которые необходимы для достижения указанных выше целей, включая (без ограничения) сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, передачу третьим лицам для осуществления действий по обмену информацией, обезличивание, блокирование персональных данных, а также осуществление любых иных действий, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации.Я проинформирован, что ___________________________________ гарантируетобработку моих персональных данных в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации как неавтоматизированным, так и автоматизированным способами.Данное согласие действует до достижения целей обработки персональных данных или в течение срока хранения информации.Данное согласие может быть отозвано в любой момент по моему письменному заявлению. Я подтверждаю, что, давая такое согласие, я действую по собственной воле и в своих интересах. "____" ___________ 201__ г.                 _______________ /_______________/Подпись Расшифровка подписиКодФорма по ОКУД0301002по ОКПОнаименование организацииДата составле-нияТабель-ный но-мерИдентификационный номер налогоплательщикаНомер страхового свидетельства государственного пенсионного страхованияАлфа-витХарактер работыВид работы (основная, по совмести-тельству)Пол (мужской, женский)ЛИЧНАЯ КАРТОЧКАработникаI. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯТрудовой договорномердата1.ФамилияИмяОтчествоКод2.Дата рождениядень, месяц, год3.Место рожденияпо ОКАТО4.Гражданствопо ОКИН5.Знание иностранного языкапо ОКИНнаименованиестепень знанияпо ОКИН6.Образованиепо ОКИНсреднее (полное) общее, начальное профессиональное, среднее профессиональное, высшее профессиональноеНаименование образовательногоучрежденияДокумент об образовании, о квалифика-ции или наличии специальных знанийГод окончаниянаименованиесерияномерКвалификация по документу об образованииНаправление или специальность по документуКод по ОКСОНаименование образовательногоучрежденияДокумент об образовании, о квалифика-ции или наличии специальных знанийГод окончаниянаименованиесерияномерКвалификация по документу об образованииНаправление или специальность по документуКод по ОКСОПослевузовское профессиональное образованиеКод по ОКИНаспирантура, адъюнктура, докторантураНаименование образовательного,научного учрежденияДокумент об образовании,номер, дата выдачиГод окончанияНаправление или специальность по документуКод по ОКСОКод7.Профессияпо ОКПДТРосновнаяпо ОКПДТРдругая2-я страница формы № Т-28.Стаж работы (по состоянию на“”20г. ):ОбщийднеймесяцевлетНепрерывныйднеймесяцевлетДающий право на надбавку за выслугу летднеймесяцевлетднеймесяцевлет9.Состояние в бракеКод по ОКИН10. Состав семьи:Степень родства (ближайшие родственники)Фамилия, имя, отчествоГод рождения12311.Паспорт:№Дата выдачи“”г.Выданнаименование органа, выдавшего паспортДата регистрации по месту жительства“”г.Номер телефонаII. СВЕДЕНИЯ О ВОИНСКОМ УЧЕТЕ6.Наименование военного1.Категория запасакомиссариата по месту жительства2.Воинское звание3.Состав (профиль)7.Состоит на воинском учете:4.Полное кодовое обозначение ВУСа) общем (номер команды, партии)5.Категория годности к военной службеб) специальном8.отметка о снятии с воинского учетаРаботник кадровой службыдолжностьличная подписьрасшифровка подписиРаботникличная подпись“”20г.3-я страница формы № Т-2III. ПРИЕМ НА РАБОТУИ ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУДатаСтруктурное подразделениеДолжность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификацииТарифная ставка (оклад), надбавка, рубОснованиеЛичная подпись владельца трудовой книжки123456IV. АТТЕСТАЦИЯДата аттестацииРешение комиссииДокумент (протокол)Основаниеномердата12345V. ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИДатаВид повышения квалификацииНаименование образовательного учреждения, место его нахожденияДокумент (удостоверение, свидетельство)Основаниеначала обученияокончания обучениянаимено-ваниесерия, номердата12345678VI. ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПЕРЕПОДГОТОВКАДатаСпециальность (направление, профессия)Документ (диплом, свидетельство)Основаниеначала обученияокончания обучениянаимено-ваниеномердата12345674-я страница формы № Т-2VII. НАГРАДЫ (ПООЩРЕНИЯ), ПОЧЕТНЫЕ ЗВАНИЯНаименование награды (поощрения)Документнаименованиеномердата1234VIII. ОТПУСКВид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.)Период работыКоличество календарных дней отпускаДатаОснованиеспоначалаокончания1234567IX. СОЦИАЛЬНЫЕ ЛЬГОТЫ, на которые работник имеет право в соответствии с законодательствомНаименование льготыДокументОснованиеномердата выдачи1234X. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯXI. ОСНОВАНИЕ ПРЕКРАЩЕНИЯТРУДОВОГО ДОГОВОРА (УВОЛЬНЕНИЯ)Дата увольнения“”20г.Приказ (распоряжение) №от“”20г.Работник кадровой службыдолжностьличная подписьрасшифровка подписиРаботникличная подписьПриложение 4Унифицированная форма № Т-1Утверждена Постановлением Госкомстата Россииот 05.01.2004 № 1КодФорма по ОКУД0301001Общество с ограниченной ответственностью Концерн «КАЛИНА»по ОКПО(наименование организации)Номер документаДата составленияПРИКАЗ15-к25.01.2019(распоряжение)о приеме работника на работуДатаПринять на работус25.01.2019поТабельный номерПетрова Ивана ИвановичаКЛ1843(фамилия, имя, отчество)вАдминистративно-хозяйственный отдел(структурное подразделение)Дворника(должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации)Постоянно, основное место работы(условия приема на работу, характер работы)с тарифной ставкой (окладом)15 000руб.00коп.(цифрами)надбавкой-руб.коп.(цифрами)с испытанием на срок3 (три)месяца(ев)Основание:Трудовой договор от “25”января2019г. №10Руководитель организацииГенеральный директорТ.А. Воробьева(должность)(личная подпись)(расшифровка подписи)С приказом (распоряжением) работник ознакомлен“”20г.(личная подпись)Приложение 5Приложение № ___к трудовому договору № ___ от __________ 20 __ г. Лист ознакомления с локально нормативными актамиФИО ________________________________________________________________Должность ___________________________________________________________Подразделение ________________________________________________________№ п/пЛокально-нормативный актПодписьДата1Правила внутреннего трудового распорядка от 12.12.2017 г.2Положение о защите персональных данных от 12.01.2018 г.3Положение об оплате труда от 20.05.2016 г.4Положение об адаптации от 13.03.2018 г.