Ведение журналов регистрации на предприятии (в организации)

Образец представлен ниже.2.3. Разработка мероприятий по совершенствованию регистрационных форм в кадровом делопроизводствеВ соответствии с основными задачами, на отдел возложены функции по работе с личным составом; по организации и проведению всех видов подготовки и повышения квалификации персонала на производстве; работа с пенсионным фондом; работа с молодежью.В связи с этими вопросами создаются документы по личному составу, которые требуют регистрации.Перечисленные выше документы, которые в настоящее время используются в работе ООО Лидер Спорт, на наш взгляд требуют мероприятий по их совершенствованию.Так, Журнал регистрации по личному составу следует тиражировать с полностью заполненными графами, что позволит ежегодно вносить в него необходимую информацию, а не искать ее в журналах за каждый год. Следует также убрать на правой странице повторную графу «№п/п», которая не несет смысловой нагрузки. Убрать следует также и графу«наименование, должность, № и дата приказа о возложении ответственности на работника по ведению регистрационного журнала», т.к. данная информация наиболее полно отображена в должностных инструкциях сотрудников отдела кадров, дублирование ее в журнал не требуется. Использование данной графы также не будет востребовано при использовании журнала после передачи на архивное хранение (для составления справок и поиска по журналу нужных приказов).Данный журнал по нашему мнению может выглядеть следующим образом (таблица 5):Левая сторона№п/пДата приказа№ приказаКраткое содержаниеИсполнительПравая сторонаПериодФамилия имя отчествоДолжность, структурное подразделение/ния, ПподписьспоТаблица 5. Журнал регистрации по личному составу.Так как приказы по отпускам и командировкам имеют одинаковый срок хранения – 5 лет, и содержат во многом идентичную информацию, то следует разработать форму журнала для регистрации приказов по отпускам и командировкам. Заголовок журнала будет следующим: «Журнал регистрации приказов по отпускам и командировкам».Также следует журнал дополнить графой подпись об ознакомлении с приказом. Таблица 6Левая сторона№п/пДата приказа№ приказаКраткое содержаниеФИО работникаДолжность, структурное подразделение/нияПравая сторонаПериодотпуска/командировкиВсего календарных днейОснование приказаПримечаниеПодписьспоТабл.5. Журнал регистрации приказов по отпускам и командировкамНеобходимость ведения учета приказов по командировкам вызвана тем, что тренеры – действующие спортсмены, часто уезжают на соревнования, олимпиады и подготовку к ним. То вызвано частыми отъездами, иногда на длительный срок.Мы предлагаем дополнить каждый журнал по учету кадровой документации, графой «подпись об ознакомлении с приказом», что отменит необходимость ведения отдельного журнала учета ознакомления с локальными нормативными актами в отделе кадров.2.4. Оценка эффективности предложенных мероприятийВ данной работе мы можем представить предполагаемые результаты в социальной и экономической сфере.Постоянная работа с сотрудниками по организации труда, по обеспечению их нормативными документами, положениями, проведение мероприятий по их реализации в будущем приведет к улучшению условий и интенсивности труда.В течение всего года работникам отдела кадров следует постоянно обрабатывать и обобщать информацию по ходу выполнения мероприятий, которую начальник отдела должен доводить до сведения руководства. За отчетный год следует проводить работу по пересмотру должностных инструкций, положений структурных подразделений со внесением корректировок, изменений и дополнений.Работа специалиста по охране труда, который входит в отдел кадров должна проводиться по графику. Сотрудники отдела кадров должны следить за исполнением решений руководителя. Контроль за исполнением решений поможет осуществлять четкая регистрация приказов по видам деятельности, максимум информации во время регистрации. Своевременное внесение соответствующих изменения в трудовые договоры, оформление дополнительных соглашений, вносить изменения и дополнения в трудовые отношения при переводах, перемещениях, повышении квалификационного разряда, категории, изменения личных данных работника позволит фиксировать текучесть и сменяемость кадров. Ведение кадрового делопроизводства должно быть четко прописано в инструкции по делопроизводству вЛидер Спорт. Прием на работу, перемещение из одного структурного подразделения в другое, должно осуществляться строго по стандартам, правилам и инструкциям, это позволит соблюдать лимит численности и установленный порядок.Учет личных дел сотрудников позволит более точно собрать сведения на работников о трудовой пенсии и стаже работы согласно закона «О трудовых пенсиях» [12].Это позволит выявить необходимость в пополнении кадров.Предоставление отделом кадров ежеквартального отчета о работе отдела и использовании выделенных средств, позволит повысить требования к сотрудникам и рассчитывать на совершенствование системы кадрового обеспечения и управления персоналом.В итоге осуществления всех запланированных программ по внесению предложений социальной эффективности нормативно-методического обеспечения ожидается участие сотрудников в разработке рационализаторских предложений, от использования которых возможно получение прибыли или улучшение условий труда. Введение в регистрационную базу данных большего количества учетных форм информации необходимо для составления отчетов и анализа работы вЛидер Спорт, что сократит время поиска информации с целью ее использования. Качественное и своевременное внесение данных о сотрудниках из приказов позволит провести более точную работу по начислению заработной платы, создать приказы об установлении повышенных тарифных ставок, окладов за интенсивность труда, установить право на досрочное назначение трудовой пенсии, провести перемещение сотрудников на более высокие должности, повысить качество работы сотрудников.Формирование дел в соответствии с установленными сроками хранения документов [5]позволит предоставить отпуска, денежные компенсации за неиспользованный отпуск или дополнительные дни. Составленные дела из правильно подобранной группы документов позволит проследить динамику увеличения дней временной нетрудоспособности.Как способ стимулирования работы сотрудников кадровой службы, можно использовать доплату за увеличение объема работ и возложения ответственности за дополнительные обязанности, в данном случае по регистрации документов.Построенные на фактических документах предположения эффективности позволили сделать вывод, что обеспечение своевременного планирования мер и надлежащая подготовка документов; ежегодное согласование новых редакций организационно-руководящих документов; обработка и анализ данных за прошлые годы позволит обеспечить экономический рост ООО Лидер Спорт и улучшить социальное положение его работников.ЗаключениеВ ходе в работы были исследованы проблемы и потребности совершенствования регистрационных форм документов по кадровым вопросам в ООО Лидер Спорт.Была достигнута цель, поставленная в начале исследования данной темы: проанализированы существующие формы журналов и разработаны рекомендации по обоснованию содержания и организации разработки по планированию работы с кадрами.Задачи, поставленные автором, были решены во 2главе, теоретическое их обоснование было приведено в 1 главе. Решением задач стало:1. Исследование нормативно-правовой базы по обеспечению кадрового дела в вопросе регистрации кадровых документов.2. Проведена оценка организационной, экономической, правовой, управленческой, социальной деятельности кадровой службы ООО Лидер Спорт.3. Предложены варианты решения проблем регистрации приказов по личному составу с описанием и предполагаемых результатов от внедренных разработок.Задачами эксперимента являются апробация механизма возможности ведения работодателем кадровых регистрационных документов в бумажном виде; оценка затрат и полученных эффектов; подготовка предложений по оптимизации документов, обязательных для ведения работодателем; подготовка предложений по внесению изменений в порядок ведения кадрового документооборота в организации.Сравнение (сопоставление) действующего законодательства России и существующих форм регистрации в организации, позволили выявить следующее. Формы учетных документов в ООО Лидер Спорт составлены на основе законов Российской Федерации и дополнений и изменений к ним. А именно:1. Инструкцию по заполнению трудовых книжек. Утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. 2. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки. Утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 // Собрание законодательства РФ. 2008. N 42. Статья 4821.3. Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».4. Приказ Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 №739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы». Зарегистрировано в Минюсте РФ 13.10.2009 №15008.5. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях. Утверждена приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 №44.Перечисленные в работе документы содержат правила и нормы, которые определяют статус кадровой службы, ее компетенцию, структуру, должностной состав, функции сотрудников, их права, обязанности, ответственность, а также регламентирует организацию делопроизводства в отделе кадров и в организации в целом. Положения названных организационно-правовых документов являются обязательными для исполнения. Все документы в зависимости от их вида прошли процедуру утверждения: директором, руководителями структурных подразделений.Кадровая служба ООО Лидер Спорт будет выполнять большой объем работ с меньшими затратами благодаря принципиально измененному подходу к регистрации документов по работе с персоналом. Эти преобразования позволят им тратить меньше времени на рутинные операции и больше внимания уделять тем видам деятельности и программам, которые оказывают существенное влияние на развитие бизнеса.Список источников и литературы1. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов, утвержден приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст. (ред. от 14.05.2018)2.Федеральный закон от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации».3. Приказ Федерального архивного агентства от 11.04.2018 №44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в организациях».4. Федерльный закон от 02.03.2016 №43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации».5. Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».6.Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 26 марта 2018 г. № 194 «О проведении эксперимента по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений». 7.Инструкцию по заполнению трудовых книжек. Утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Зарегистрирована в Минюсте России 11.11.2003 № 5219) // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 2003. N 49.8. Санкна Л. Журналы регистрации кадровой документации//Кадровая служба и управление персоналом предприятия. 2010, № 5. Электронный ресурс URL: http://hr-portal.ru/article/zhurnaly-registracii-kadrovoy-dokumentacii9. О клубе. Сайт Лидер Спорт. Электронный ресурс URL: http://www.lider-sport.ru/o_klube10. Лицензия ООО Лидер-Спорт.Электронный ресурс URL: http://www.lider-sport.ru/upload/file/license.pdf11. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Электронный ресурс URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_47274/48cc9e1f7ba2b76c0fdbbba5ede078e22d952b69/12. Федеральный закон от 17.12.2001 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» ( принят ГД ФС РФ 30.11.2001). – гл. 2.Приложение 1Расписание занятий